Аудит и анализ денежных средств

     Если в  кассовом ордере по строке "Основание"  будет значиться "Остаток подотчетных  сумм", в соответствии с которым  производится возврат денежных средств, то просматриваются приложенные к авансовому отчету документы и командировочные удостоверения или авансовый отчет с приложенными документами (хозяйственные расходы). Сравнивается дата составления авансового отчета (последний должен быть составлен не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки), является ли этот день рабочим для данного предприятия, сверяется дата составления авансового отчета, номер приходного ордера, указанный в авансовом отчете, по которому вносится остаток неизрасходованных сумм, с номером, датой и суммой по приходному ордеру, а также с журналом - ордером "Расчеты с подотчетными лицами".

     Последовательный  просмотр всех приложенных к  отчету кассира за определенный  день приходных и расходных  кассовых ордеров позволит выявить перечень документов, реквизиты которых не совпадают с Журналом регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (если таковые имеются).

     Часто на  предприятиях используются бланки  расходных кассовых ордеров, объединенных  с заявлением на выдачу денег на оборотной стороне. Если срок, на который выдаются деньги, установлен, то аудитор сверяет эту дату с датой составления авансового отчета и датой приходного ордера. Необходимо помнить, что в случае несвоевременной сдачи авансового отчета и невозврата остатка денежных средств эта сумма присоединяется к основному заработку и облагается подоходным налогом.

     Далее следует  установить, все ли приходные  и расходные кассовые ордера  зарегистрированы в журналах  регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; совпадают ли эти суммы с теми, которые указаны в журнале регистрации, каков источник поступления денежных средств, совпадают ли даты приема и выдачи денег по кассовым ордерам с датами их составления.

     Злоупотребления  посредством подлогов возможны в результате недоброкачественного составления первичных кассовых документов. Неотражение даты составления документов, нумерации, других реквизитов позволяет использовать их для целей незаконного списания денег. Недоброкачественность их исполнения может быть выявлена при формальном осмотре первичных документов. Сознательные арифметические ошибки в ведомостях и кассовых отчетах приводят к образованию искусственного излишка денег в кассе, которые затем могут быть присвоены. Пересчет итогов всех кассовых отчетов и всех платежных ведомостей проводится с целью выявления таких злоупотреблений.

     Кассовые  ордера и заменяющие их документы  должны быть заполнены бухгалтерией  четко и ясно чернилами, шариковой  ручкой или выполнены на машине (пишущей, вычислительной), компьютерах. Подчистки, помарки или исправления не допускаются.

     Все ранее  проверенные аудитором документы  следует отмечать его подписью  или штампом. Особое внимание  следует проявить при проверке  регистрации платежных ведомостей, так как одним из способов подлога является внесение в расчетно - платежные ведомости подставных лиц, на которых выписывается заработная плата с целью ее присвоения. При проверке сверяют табели учета рабочего времени, приказы о зачислении на работу и увольнении, первичные документы о начислении заработной платы с данными платежных ведомостей, карточек лицевых счетов, приказов о зачислении на работу и об увольнении, первичных документов по начислению заработной платы. Обращают особое внимание на номер или наименование подразделения (цеха, отдела), период, за который производится выплата, период работы лица на данном предприятии.

     Если в  расчетно - платежной ведомости будет  завышена сумма начисленной заработной  платы, то этот подлог можно  выявить путем сравнения данных синтетического и аналитического учета по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". Сомнения в подлинности документов могут появиться в связи с наличием подчисток и помарок в ведомостях. Проверяются: Главная книга, журналы - ордера (по кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", по кредиту счета 50 "Касса"), журнал регистрации платежных ведомостей. Также проводится выборка дебетовых оборотов по счету 70 в корреспонденции со счетами 68, 69 и т.д.

     В соответствии  с п.18 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации по истечении трех рабочих дней, включая день получения денег в банке для выплаты средств на оплату труда и выплату социально - трудовых льгот, кассир должен:

в платежной или расчетно - платежной ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать надпись от руки "Депонировано";

составить реестр депонированных сумм;

в конце платежной  или расчетно - платежной ведомости  сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их суммы с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надписью.   Нарушением (злоупотреблением) этого пункта является присвоение депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям. Выявление злоупотреблений с депонированными суммами возможно путем проверки состояния аналитического учета депонентов и сверки данных аналитического учета с данными синтетического учета. В соответствии с Планом счетов в настоящее время учет расчетов с депонентами ведется на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет "Расчеты по депонентам". Кредитовый оборот по субсчету "Расчеты по депонентам" за период - невыплаченные в течение периода в установленный срок суммы, дебетовый оборот - погашенная в течение периода задолженность по депонированным суммам. Сальдо по субсчету представляет собой депонированные суммы на конец проверяемого периода. Аналитический учет депонированных сумм ведется в журнале регистрации депонированных сумм.

     Важность  аудита данного участка учета определяется значительным числом нарушений, которые следует исключить в учетной практике.

     Ниже приводится  список наиболее часто встречающихся  ошибок при аудите кассовых  операций [9].

Типичные ошибки, выявляемые при проведении аудита кассовых операций

     Неполное  оформление первичных документов (нет подписей директора, руководителя, главного бухгалтера, не указаны  дата, номер документа, код организации  и т.д.).

     Неоприходование  и присвоение поступивших денежных  сумм (из банка, от физических лиц и юридических лиц и т.д.).

     Излишнее  списание денег по кассе, неоднократное  использование одних и тех  же документов.

     Списание  сумм без оснований и по  подложным документам.

     Искажение  остатка на начало и конец  дня путем неправильного подсчета итогов в кассовых документах и кассовых отчетах.

     Некорректное  отражение кассовых операций  в регистрах синтетического и  аналитического учета.

      Присвоение  сумм, законно и незаконно начисленных  разным лицам и организациям.

     Присвоение депонированной заработной платы и средств по другим основаниям.

     Расчеты  суммами наличных денег, превышающими  предельную величину.

     Расчеты  с начислением наличных денег  без применения контрольно - кассовых  машин, без регистрации их в  налоговых органах.

     Сверхлимитное  накопление денежных средств  в кассе. Отсутствие подтверждения  банка об установленном лимите  кассы по данному предприятию  (организации).

     Для проведения  ревизии кассы не назначается  приказом руководителя предприятия специальная комиссия.

     В нарушение  приказа руководителя предприятия  на предприятии внезапные ревизии  кассы не проводились.

     Отсутствие  договора о полной материальной  ответственности с кассиром.

     На предприятии  в установленном порядке не  ведется кассовая книга.

     В нарушение  Порядка ведения кассовых операций  в Российской Федерации кассир  при закрытии платежных ведомостей  реестр депонированных сумм не  составляет.

     При аудиторских  проверках кассовых операций  и расчетов в наличной иностранной валюте прежде всего снимаются остатки валютной кассы и составляется акт о сумме наличных денежных средств в иностранной валюте, находящихся в кассе. В акте указывается также, соответствует ли сумма наличных денежных средств данным кассовой книги и бухгалтерского учета.      

      Затем  необходимо проверить полноту  оприходования и списания валютных  средств. Для этого записи в  кассовой книге сличаются с  документами, приложенными к отчетам  кассира. Суммы, записанные в  кассовой книге, должны соответствовать тем суммам, которые указаны в первичных документах.

        Проведение расчетов в наличной  иностранной валюте при осуществлении  финансово - хозяйственной деятельности  российских организаций может  быть связано только с загранкомандировками. 

      Положением о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов, утвержденным Банком России 25.06.1997 N 62 [3], предусмотрена возможность выдачи организациям наличной иностранной валюты для оплаты расходов по загранкомандировкам. Наличная валюта может быть выдана организации с ее текущего валютного счета из средств, полученных ею в результате осуществления хозяйственной деятельности. Валютное законодательство Российской Федерации разрешает организациям приобретать иностранную валюту для оплаты командировочных расходов на внутреннем валютном рынке (Инструкция Банка России от 29.06.1992 N 7 с последующими изменениями и дополнениями). В этом случае купленная валюта согласно Указанию Банка России от 20.10.1998 N 383-У (в ред. от 21.06.2000) "О порядке совершения юридическими лицами - резидентами операций покупки и обратной продажи иностранной валюты на внутреннем валютном рынке Российской Федерации" зачисляется на специальный транзитный валютный счет организации и должна быть использована на заявленные цели в течение 7 календарных дней. В пределах этого срока организация может получить наличную валюту для выдачи авансов работникам, выезжающим в загранкомандировки. Не использованная в течение указанного срока валюта подлежит обратной продаже. Полученная, но не использованная валюта должна быть возвращена организацией для осуществления обратной продажи. [19]

      Иностранная  валюта, полученная организацией  на командировочные расходы, может  быть использована строго по  целевому назначению, т.е. только на оплату тех расходов, которые признаются командировочными. Перечень командировочных расходов по загранкомандировкам утвержден Постановлением Госкомтруда СССР от 25.12.1974 N 365. К ним относятся: стоимость проезда; стоимость проживания; суточные; провоз 30 кг багажа; оформление загранпаспорта и визы; прописка паспорта (регистрационный сбор); расходы по обмену банковского чека на валюту страны пребывания.[24]

       В  сроки, установленные в соответствии  с Положением N 62, организация должна  отчитаться за целевое расходование полученных валютных средств. При этом банк имеет право потребовать предъявления первичных документов, подтверждающих произведенные затраты. Такое требование распространяется и на валюту, полученную организацией со своего текущего валютного счета.

        Необходимо проверить при проведении  аудита кассовых операций, все  ли командируемые за рубеж  лица состоят в штате организации.  Штатными работниками являются  лица, оформленные по трудовому  договору или в качестве совместителей.  Для остальных физических лиц, не состоящих в штате организации, поездка за рубеж не может считаться командировкой.

      Лицо, не  состоящее в штате организации,  не является ее работником, следовательно,  оно не находится в административном  подчинении руководителя данной организации и на него не распространяется действие его распоряжений. Оно не может выполнять служебные задания для данной организации, а организация не может иметь перед ним обязательства по компенсационным выплатам. С такими лицами организация должна заключать договор подряда на выполнение определенного объема работ или договор на возмездное оказание конкретных услуг, по которому исполнителю выплачивается оговоренная договором сумма вознаграждения за выполненные работы или оказанные услуги.

 Проверка соблюдения расчетно-кассовой дисциплины

Цель: проверить соблюдение предприятием порядка ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, установленных нормативными актами Банка России.

Круг предприятий, подлежащих проверке, определяется руководителем  учреждения банка в зависимости  от объема налично - денежного оборота и имеющейся в банке информации о соблюдении предприятиями установленного порядка работы с денежной наличностью.   

     Для осуществления  проверки выбираются сведения  о произведенных в проверяемом  периоде операциях по поступлениям (зачислению) на счета предприятия в учреждении банка наличных денег и их выдачам (списанию) из кассы учреждения банка. Уточняется сумма установленного лимита остатка денег в кассе, наличие разрешения на расходование денежной выручки из кассы предприятия и его условия, согласованный порядок и сроки сдачи выручки в учреждение банка.

     Проверка  оформляется Справкой о результатах  проверки соблюдения предприятием  порядка работы с денежной  наличностью по форме 0408026. [5]

     В ходе  проверки предприятия рассматривается:

1. Полнота оприходования  денежной наличности, полученной  в учреждении банка (раздел I Справки).

Проверяется соответствие записей в кассовой книге данным учреждения банка по суммам и срокам. При наличии расхождений между  данными учреждения банка и записями в кассовой книге предприятия выясняются причины.