Аудит расчетов с подотчетными лицами

При выдаче валютных средств под отчет работнику делается следующая бухгалтерская запись:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса», субсчет  «Касса в иностранной валюте» - выданы денежные средства в подотчет в иностранной  валюте.

Движение валютных средств  отражается в бухгалтерском учете  в валюте платежа и в рублевом эквиваленте, рассчитанном по курсу  Центрального банка РФ на день выдачи. При изменении за период командировки курса валют возникшая курсовая разница отражается:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 91 «Прочие доходы и расходы» - на положительную разницу;

Дебет 91 «Прочие доходы и  расходы» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на отрицательную разницу.

Выдача наличных денег  командированному работнику отражается: Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  Кредит 50 «Касса» - выданы денежные средства работнику организации в подотчет .

Расходование подотчетных  сумм:

Дебет 20, 23, 29 Кредит 71 - списаны  расходы по командировке, необходимой  для нужд основного, вспомогательного и обслуживающего производства;

Дебет 25, 26 Кредит 71 - сумма  командировочных расходов отнесена на общепроизводственные, общехозяйственные  расходы;

Дебет 08, 10 Кредит 71 - отражена сумма командировочных в составе  расходов, связанных с приобретением  основных средств, материалов;

Дебет 91-2 Кредит 71 - списаны  расходы по командировке, связанной  с получением организацией прочих доходов;

Дебет 19 Кредит 71 - учтена сумма  НДС по командировочным расходам;

Дебет 68 Кредит 19 - принята  к вычету уплаченная сумма НДС;

Дебет 91-2 Кредит 19 - списан НДС  по расходам непроизводственного характера;

Дебет 71 Кредит 50 - возмещены  сотруднику затраты по командировке, превышающие ранее выданный аванс;

Дебет 50 Кредит 71 - оприходованы денежные средства, не израсходованные  сотрудником и возмещенные в  кассу организации.

Лица, получившие наличные деньги под отчет на командировочные  расходы, обязаны не позднее 3 рабочих  со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия  отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

 

 

1.2 Расчеты по подотчетным суммам, выданным на хозяйственные нужды.

 

Под расходами на хозяйственные нужды обычно понимаются затраты на приобретение в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплату мелкого ремонта и т.п.

Руководитель организации  должен утвердить своим приказом список работников, которым могут  выдавать денежные средства под отчет. Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные  нужды, законодательно не ограничен. Такой  срок также может установить руководитель организации своим приказом. Если руководитель такой срок установил, работник должен отчитаться за потраченные  деньги не позднее чем через три  рабочих дня после истечения  этого срока.

Поэтому, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными. Если он нарушит предел расчетов, то фирма может быть оштрафована.

Работник, получивший денежные средства под отчет, должен за них  отчитаться, представив в бухгалтерию  авансовый отчет по форме №  АО-1 (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу фирмы (суммы, обоснованно истраченные сверх  выданной подотчетной суммы, могут  быть возмещены работнику).

При покупке ценностей в розничной торговле работник должен представить в бухгалтерию товарный чек или накладную и чек контрольно-кассовой машины.

Налоговый вычет по НДС  предоставляется только при наличии  счета-фактуры поставщика товаров (работ, услуг).

Выдача наличных денег  работнику на хозяйственные нужды  отражается: Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса» - выданы денежные средства работнику организации в подотчет.

Расходование подотчетных  сумм:

Дебет 08, 10 Кредит 71 - отражены расходы, связанных с приобретением  основных средств, материалов;

Дебет 19 Кредит 71 - учтена сумма  НДС;

Дебет 68 Кредит 19 - принята  к вычету уплаченная сумма НДС;

Дебет 71 Кредит 50 - возмещены  сотруднику затраты, превышающие ранее  выданный аванс;

Дебет 50 Кредит 71 - оприходованы денежные средства, не израсходованные  сотрудником и возмещенные в  кассу организации.

 

1.3 Расчеты по подотчетным суммам, выданным на представительские расходы.

 

Представительскими считаются  расходы фирмы по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих  в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а  также участников, прибывших на заседания  совета (правления) организации.

Полный перечень представительских  расходов, которые могут быть учтены при налогообложении прибыли, приведен в статье 264 НК РФ. Затраты на организацию  развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами  для целей налогообложения не являются.

Для контроля за затратами  по приему делегаций необходимо установить предельные размеры (нормативы) отдельных  видов представительских расходов. Нормативы и перечень лиц, ответственных  за использование средств, утверждаются приказом руководителя.

После окончания приема работник, ответственный за расходование средств  на представительские расходы, должен составить авансовый отчет по форме №АО-1. К авансовому отчету прилагают все первичные документы, подтверждающие расходы по приему делегации (чеки ККМ, товарные чеки, закупочные акты и т.д.).

Корреспонденция счетов по представительским расходам аналогична корреспонденциям, приведенным выше.

Таким образом, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны  не позднее 3 рабочих дней по истечении  срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет  об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Суммы налога на добавленную  стоимость по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам, оплаченным из подотчетных сумм (для зачета НДС признается счет-фактура с  выделением его отдельной строкой) отражаются следующей записью: Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость  по приобретенным ценностям» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Лица, не предоставивших отчеты и оправдательные документы в расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу предприятия остатки неиспользованных сумм авансов, бухгалтерия вправе удержать из зарплаты данную задолженность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

В соответствии со статьей 138 Трудового кодекса РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате  заработной платы не может превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50 % заработной платы, причитающейся работнику. При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником должно быть сохранено 50 процентов заработной платы.

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - так отражается подотчетная сумма, не возвращенная вовремя работником.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Аудит расчетов с подотчетными лицами по методике Р.А. Алборова

 

Приступая к проверке расчетов с подотчетными лицами, аудитор должен сначала проверить:

- кто ведет учет расчетов с подотчетными лицами (должность, образование, стаж работы по специальности, нет ли родственных связей с руководителем, кассиром организации);

- имеется ли в наличии нормативная база для работы бухгалтера;

- кому подотчетен данных бухгалтер и кто его проверяет по исполняемой работе;

- имеется ли утвержденный руководителем организации список (круг) подотчетных лиц (круг подотчетных лиц определяется в начале года и список по ним утверждается руководителем организации).

Далее необходимо сверить  остатки сумм по счету 71 «Расчеты с  подотчетными лицами» в журнале-ордере № 7, Главной книге и балансе  организации на первое число последнего месяца перед датой проведения проверки. При наличии расхождений выявить  их причины.

Проверяя записи по каждому  лицевому счету в журнале-ордере № 7, необходимо выявить:

- суммы выдаваемых под отчет авансов;

- имеются ли приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку;

- назначение и фактическое использование авансов;

- сроки представления авансовых отчетов;

- имеются ли командировочные удостоверения с отметками о местах пребывания согласно заданию;

- правильность и своевременность составления (представления) авансовых отчетов;

- правильность возмещения командировочных расходов и затрат на операционно-хозяйственные нужды;

- правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами;

- своевременность погашения задолженности по ранее выданным авансам;

- наличие оправдательных документов по всем операциям

Необходимо также установить законность и целесообразность операционных и хозяйственных расходов через  подотчетные лица, возможность проведения этих расходов по безналичным расчетам.

При сплошной проверке авансовых  отчетов подотчетных лиц требуется  проверить:

- подписываются ли авансовые отчеты бухгалтером и утверждаются ли руководителем организации. В случае, если представленный отчет не подписан или не утвержден, по нему нельзя списывать сумму с подотчетного лица на затраты или другие объекты учета организации.

- полноту и действительность прилагаемых документов. Часто допускают ошибку, прилагая к авансовому отчету недействительные документы (товарный чек без отметок, штампов магазина, различные квитанции, талоны, чеки без обязательных реквизитов) или списывая на себестоимость выданные подотчетным лицам суммы на ГСМ, техремонт, приобретение запасных частей и ремонтных материалов без оправдательных документов. В то же время к авансовым отчетам не прилагают квитанции от приходных кассовых ордеров при оплате стоимости материальных ценностей (работ, услуг) организации-корреспонденту через подотчетное лицо, хотя эти суммы бывают солидные. Выявляя такие факты, аудитор должен признать списание сумм на затраты необоснованными и определить сумму заниженного для налогообложения дохода, а также скрытый размер платежей по социальному страхованию и обеспечению, транспортному налогу;

- правильность отражения суточных и затрат на жилье, а также правильность выделения по ним НДС. Превышение норм суточных бухгалтерия должна относить на уменьшение прибыли, остающейся в распоряжении организации, одновременно с удержанием с этой суммы подоходного налога. Кроме того, расходы, списанные на затраты (себестоимость), должны быть снижены на сумму НДС (со стоимости проезда и оплаты найма жилья).

- правильность отражения выручки от реализации продукции (товаров) через подотчетное лицо. В данном случае поступление выручки от реализации показывают на кредите счета 71 без предварительного (или последующего) отнесения этой суммы на кредит счета 46 «Реализация продукции (работ, услуг)». При выявлении таких фактов необходимо определить размер сокрытого объекта налогообложения (выручки);

- правильность отнесения представительских расходов через подотчетные лица на издержки производства (обращения) организации.

Проверяя расчеты с  подотчетными лицами, связанными с  загранкомандировками, аудитор должен установить:

- правильность учета расчетов;

- правильность возмещения работнику расходов в однодневную командировку, а также в случаях, когда работник в стране пребывания обеспечивается бесплатным питанием и жилищным помещением;

- правильность расчета курсовых разниц на день представления подотчетным лицом авансового отчета;

- правильность корреспонденции счетов по данному объекту контроля. Здесь необходимо обратить внимание на сторнировочные и другие исправительные записи, за которыми могут скрываться факты нарушений и злоупотреблений. Для этих целей кредитовые обороты сета 71 в журнале-ордере № 7 сверяют: по счетам 25 и 26 — с данными сводных лицевых счетов (производственных отчетов) по общепроизводственным и общехозяйственным расходам, по счету 50 — с данными раздела дебетовых оборотов журнала-ордера № 1, по другим счетам — с данными раздела дебетовых оборотов журнала-ордера № 10 и ведомости № 46 по материальным счетам. Дебетовые обороты счета 71 сверяются: по счету 50 — с данными журнала-ордера № 1, по счетам 51, 52 — журнала-ордера № 2 и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами

 

Нередко в организациях допускаются  ошибки в расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения  бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Основные нарушения (злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с  подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом: