Аудит расчетов с подотчетными лицами

1. Нарушение порядка выдачи  подотчетных сумм

1.1. Отсутствует приказ  руководителя, устанавливающий порядок  выдачи работникам подотчетным  средств;

1.2. В приказе о порядке  выдачи подотчетных средств не  установлен круг лиц, имеющих  право на получение денег под  отчет, или не указаны размеры  подотчетных сумм, а также сроки  их возращения;

1.3. Выдача денежных средств  лицам, не указанным в списке  лиц, которым в соответствии  с приказом руководителя предприятия  могут быть выданы деньги и  хозяйственно-операционные расходы;

1.4. Выдача денежных сумм  из кассы  под отчет лицам,  не являющимся работниками предприятия; 

1.5. Выдача денег под  отчет лицам, не рассчитавшимся  по ранее выданным авансам;

1.6. Списание подотчетных  сумм за счет чистой прибыли  предприятия;

1.7. Несоответствие фактического  расхода подотчетных сумм целям,  на которые они были выданы;

1.8. Допускается передача  полученных под отчет наличных  денег одним работником другому;

2. Нарушения при оформлении  командировочных расходов

2.1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в  командировку;

2.2. Отсутствие командировочных  удостоверений с отметкой в  месте пребывания в командировке;

2.3. Несоблюдение установленных  норм командировочных расходов;

2.4. Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных  норм;

2.5. Отсутствие аналитического  учета командировочных расходов  в пределах норм и сверх  норм;

3. Нарушение порядка налогообложения  при оформлении командировочных  расходов

3.1. Нарушение порядка  удержания подоходного налога  и начисления фондов социального  страхования и обеспечения с  сумм превышения командировочных  расходов сверх установленных  норм;

3.2. Некорректное выделение  налога на добавочную стоимость  в суммах командировочных расходов;

4. Нарушения при приобретении  материальных ценностей, оплате  работ, услуг подотчетными лицами

4.1. Выделение сумм налога  на добавленную стоимость расчетным  путем от стоимости материальных  ценностей, приобретенных за наличный  расчет в розничной торговой  сети;

4.2. Списание на затраты  сумм налога на добавленную  стоимость от стоимости материальных  ценностей, приобретенный через  подотчетных лиц у изготовителей,  в оптовой торговле;

5. Нарушения порядка учета  представительских расходов

5.1. Несоответствие фактического  размера представительский расходов  утвержденной смете (или ее  отсутствие);

5.2. Отсутствие учета представительский  расходов в пределах норм и  сверх норм;

6. Нарушения порядка ведения  синтетического учета расчетов  с подотчетными лицами

6.1. Некорректное составление  бухгалтерских проводок по операциям  расчетов с подотчетными лицами;

6.2. Неправильное выведение  остатков на конец отчетного  периода;

6.3. Журнал-ордер № 7 ведется  не по каждому подотчетному  лицу и выданной сумме одновременно;

6.4. Несоответствие записей  в авансовых отчетах и журнале-ордере  № 7 или других регистрах;

7. Нарушения в форме  и реквизитах первичных документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

II ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

 

2 Аудит расчетов с подотчетными лицами ООО «Микс»

 

2.1 Краткая характеристика и особенности производственно-хозяйственной деятельности ООО «Микс»

 

Общество с ограниченной ответственностью ООО «Микс» зарегистрировано 20 марта 2008 года регистратором Инспекция Федеральной налоговой службы по г. Зеленогорску Красноярского края.

Генеральный директор организации - Баранкин Александр Владимирович. Компания ООО «Микс» находится по адресу 663690, Красноярский край, г. Зеленогорск, ул. Гагарина, д. 34.

Компания ООО «Микс» осуществляет следующие виды деятельности (в соответствии с кодами ОКВЭД, указанными при регистрации):

-оптовая торговля, включая торговлю через агентов, кроме торговли автотранспортными средствами и мотоциклами;

- оптовая торговля несельскохозяйственными промежуточными продуктами, отходами и ломом;

- оптовая торговля лесоматериалами, строительными материалами и санитарно-техническим оборудованием;

- оптовая торговля лесоматериалами.

ООО «Микс» осуществляет свою производственно-хозяйственную и финансовую  деятельность на принципах полной хозяйственной самостоятельности, самоуправления и самофинансирования, исходя из конъюнктуры и спроса на рынке.

Предприятие является юридическим  лицом, имеет обособленное имущество, учитываемое на самостоятельном  балансе, может открывать расчетные  счета в любых финансово-кредитных  учреждениях, иметь свою печать, свой торговый знак.

Предприятие создано с  целью извлечения прибыли. Предприятие  вправе осуществлять любые виды деятельности, не запрещённые законодательством  Российской Федерации. Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется федеральным законом, Предприятие  может заниматься только на основании  специального разрешения (лицензии). Предприятие  может иметь гражданские права  и нести гражданские обязанности, необходимые для осуществления  любых видов деятельности, не запрещённых  федеральными законами.

Руководство текущей деятельностью  предприятия осуществляет директор. Помимо иной финансово-хозяйственной деятельности, на него возложена ответственность за правильную постановку бухгалтерского учета и отражение его результатов в отчетности, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций.

Учетная политика на 2011 год разрабатывает:

- рабочий план счетов, создаваемый на основе Плана  счетов бухгалтерского учета,  утвержденного Министерством финансов  Российской Федерации; 

- формы первичных документов, применяемые для оформления бухгалтерских  операций, по которым не предусмотрены  типовые формы первичных документов, а также формы документов для  внутренней бухгалтерской отчетности;

- перечень лиц, имеющих  право подписи первичных документов;

- методы оценки отдельных  видов имущества и обязательств;

- порядок проведения инвентаризации;

- правила документооборота  и технология обработки учетной  информации;

- порядок контроля за  хозяйственными операциями.

Численность сотрудников  предприятия составляет 12 человек, из них в бухгалтерии задействованы 2 человека.

2.2 Оценка системы внутреннего контроля на предприятии

 

Как и многие другие предприятия, ООО «Микс» при необходимости  осуществляет выдачу наличных денег  своим работникам в подотчет. На предприятии имеется список штатных  сотрудников, имеющих право получать наличные деньги на хозяйственные нужды. Список утвержден руководителем  предприятия.

Бухгалтерская служба подчиняется непосредственно руководителю. Для сотрудников бухгалтерии разработаны должностные инструкции, в соответствии с которыми:

- главный бухгалтер производит  расчет зарплаты, составляет отчетность во внебюджетные фонды, формирует финансовый результат деятельности, составляет остальную статистическую и бухгалтерскую отчетность. Отвечает за формирование учетной политики, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности, контролирует деятельность второго бухгалтера, обеспечивает соответствие хозяйственных операций действующему законодательству;

- бухгалтер отвечает за  учет материалов, основных средств,  начисляет амортизацию, осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств, контролирует возврат подотчетных сумм, а так же своевременность, правильность составления авансовых отчетов.

Поскольку исследуемое предприятие  относится к малому, то необходимо учесть следующие особенности:

- Для целей правил (стандартов) аудиторской деятельности и при  планировании соответствующих аудиторских  процедур аудитору следует выбирать  методику аудита, руководствуясь  в первую очередь соображениями  возможности разделения ответственности  и полномочий сотрудников, отвечающих  за ведение учета, особенностями  организации системы бухгалтерского  учета и документооборота, по  объективным причинам невозможно  обеспечить надлежащее разделение  их ответственности и полномочий. В нашем случае разделение  полномочий существует между  бухгалтером и главным бухгалтером.

- учетные записи могут  вестись нерегулярно, без последовательного  соблюдения формальных требований, могут не отражать реального  положения дел, что повышает  риск искажений бухгалтерской  отчетности;

- ситуация, когда сотрудники, ведущие бухгалтерский учет, одновременно  имеют доступ к таким активам  экономического субъекта, которые  легко могут быть сокрыты, изъяты  или реализованы, что может  способствовать возникновению злоупотреблений. 

И другие особенности указанные  в Правиле (стандарте) аудиторской  деятельности «Особенности аудита малых  экономических субъектов».

Для того чтобы наметить направления проверки необходимо оценить  состояние СВК расчетов с подотчетными лицами.

Для этого был составлен вопросник, на который отвечал главный бухгалтер, так как работа бухгалтера подчинена главному бухгалтеру, который осуществляет контроль и отражение на счетах бухгалтерского учета расчеты с подотчетным лицами, и руководителю предприятия, который несет ответственность за организацию бухгалтерского учета в ООО «Микс». Вопросник представлен в приложении 1.

По результатам опроса ответственных работников проверяемого предприятия по вышеназванному вопроснику можно сделать следующие выводы:

- операции с подотчетными  лицами правильно отражают временной  период их осуществления, зафиксированы  в учете в правильных суммах  и на предусмотренных для этого  счетах бухгалтерского учета;

- в необходимых случаях  первичные документы заверены  разрешительной подписью руководителя  и главного бухгалтера;

- арифметический подсчет  показал отсутствие ошибок при  совершении бухгалтерских записей;

- сальдо оборотной ведомости  на 1 числа каждого месяца соответствуют  данным аналитического учета.

На основании произведенной  проверки аудитор может выразить мнение, что надежность системы внутреннего  контроля ООО «Микс» при совершении расчетов с подотчетными лицами следует  оценивать в качестве «высокой».

 

2.3 Составление плана и программы проведения аудиторской проверки

 

Планирование аудитором  своей работы способствует  тому,  чтобы важным областям аудита было уделено необходимое внимание, чтобы  были выявлены потенциальные проблемы и работа была выполнена с оптимальными затратами, качественно и своевременно.

Подготовка общего плана  аудита основывается на предварительных  данных об экономическом субъекте, оценке системы внутреннего контроля. Аудиторская организация независима в выборе приемов и методов  аудита и несет полную ответственность  за результаты своей работы в общем  плане аудита.

При проведении аудиторской  проверки основное внимание уделяется процедурам существенности ее уровня. Аудитор, в соответствии с разработанными стандартами, должен рассматривать и оценивать выводы, сделанные на основании собранного в ходе проверки фактического материала, как основу для выражения своего мнения о проверяемой информации. Получив предварительное представление о применяемой системе бухгалтерского учета и средствах внутреннего контроля, аудитор изучает и оценивает применение таких средств внутреннего контроля, на которые он хотел бы положиться. Он должен опираться только на те процедуры внутреннего контроля, применяемые на предприятии, в отношении которых он уверен, что они подходят для его целей.

Значит, планируя аудиторскую проверку необходимо установить существенность - максимально допустимый размер ошибочной суммы, которая может быть показана в публикуемых финансовых отчетах и рассматриваться как несущественная, т.е. не вводящая пользователей в заблуждение. Аудиторский риск - риск, который берет на себя аудитор, давая заключение о полной достоверности данных внешней отчетности, в то время как возможны ошибки и пропуски, не попавшие в поле зрения аудитора.

Между существенностью и  аудиторским риском существует обратная зависимость, то есть чем выше уровень  существенности, тем ниже уровень  аудиторского риска, и наоборот. Обратная зависимость между существенностью  и аудиторским риском принимается  во внимание аудитором при определении  характера, сроков проведения и объема аудиторских процедур.