Аудит состояния расчетов с подотчетными лицами

- приказы о направлении сотрудников в командировки (Приложение):

На основании  служебного задания кадровая служба ООО "Рев-Строй" составляет приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку (Приложение 3)..

Для приказов о направлении сотрудников в  командировку предусмотрены типовые бланки. Их формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2006 г. N 1.

В ООО "Рев-Строй" форму N Т-9 используют при командировании одного, а форму N Т-9а - при командировании нескольких сотрудников организации.

В приказе  обязательно указывается фамилия  и инициалы командируемого сотрудника, его профессия (должность), структурное подразделение, где он работает, а также цель, время и место командировки. В приказе также указывается источник оплаты командировочных расходов ( за счет ООО "Рев-Строй", направившего сотрудника в командировку).

Приказ о  направлении сотрудника в командировку подписывает руководитель ООО "Рев-Строй". Сотрудники ООО "Рев-Строй", направляемые в командировку, ознакомившись с приказом, ставят на нем свою подпись.

Приказ оформляется  в одном экземпляре и хранится в архиве ООО "Рев-Строй" 5 лет.

- командировочные  удостоверения (Приложение 4):

Получив приказ о направлении в командировку, бухгалтерия ООО "Рев-Строй" выписывает работнику командировочное удостоверение. На его основании сотруднику выплачиваются суточные, в ООО "Рев-Строй" они составляют 700 рублей в сутки.

Для командировочного удостоверения предусмотрен типовой  бланк. Его форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2006 г. N 1.

В каждом пункте назначения должны быть сделаны отметки  о времени прибытия и убытия сотрудника, которые заверяют печатью той организации, куда сотрудник был направлен в командировку. Удостоверение оформляется в одном экземпляре и хранят в архиве организации 5 лет. Все командировочные удостоверения регистрируют в специальном журнале.

Например, на Зимина Виктора Михайловича –  экспедитора, командированному в г. Магнитогорск на 4 дня с 22.11.06 по 25.11.06 для сопровождения груза выписано командировочное удостоверение №3 от 22.11.06.

Для отъезда  в командировку из кассы в подотчет выдаются деньги, которые оформляются  расходным кассовым ордером.

- приходные  кассовые ордера (КО-1) (Приложение 5):

Для приходного кассового ордера предусмотрен типовой  бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88. [18]

Приходный ордер  состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции.

Ордер выписывается в одном экземпляре. Его подписывают  кассир и главный бухгалтер ООО "Рев-Строй". Отрывную квитанцию заверяют печатью ООО "Рев-Строй", регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и передают человеку, сдавшему деньги в кассу. Срок хранения приходного кассового ордера в архиве организации - 5 лет.

Так в ООО "Рев-Строй" на основании приходного кассового ордера № 17 от 04.10.06 составлена бухгалтерская запись:

Дт сч. 50 Кт сч.51 - 200000–00 руб.

- поступили  в кассу наличные деньги с  расчетного счета для выплаты  под отчет на лимитные сделки;

- расходные  кассовые ордера (КО-2):

Для расходного кассового ордера в ООО "Рев-Строй" предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.[18]

Расходным кассовым ордером оформляется выдача наличных денег из кассы ООО "Рев-Строй".

Ордер выписывается в одном экземпляре.

Ордер подписывают  кассир, главный бухгалтер и руководитель ООО "Рев-Строй".

Ордер также  должен подписать человек, получивший наличные деньги. Кассир должен записать в соответствующей графе его паспортные данные.

Ордер регистрируют в журнале регистрации приходных  и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и хранят в архиве организации  в течение 5 лет (Приложение 7).

На основании  расходного кассового ордера составлена бухгалтерская запись:

Дт сч.71 Кт сч.50 – 20000-00 руб.

выданы из кассы наличные деньги под отчет  на лимитные сделки для приобретения материалов Устимову А.А..;

Дт сч.71 Кт сч.50 – 12958-73

- выданы из  кассы деньги под отчет на  лимитные сделки и командировочные расходы Зимину В.М.

- авансовые  отчеты:

Для авансового отчета предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55.

Авансовый отчет работник составляет в одном экземпляре.

К отчету работник ООО "Рев-Строй" прикладывает все документы, подтверждающие произведенные расходы (накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т.д.).

Перечень  этих документов приводится на оборотной  стороне авансового отчета. Все документы, приложенные к отчету, нумеруются в том порядке, в котором они приложены к отчету.

Работник  сдает авансовый отчет в бухгалтерию, а бухгалтер - передает работнику отрывную часть отчета - расписку в том, что отчет принят к проверке.

Бухгалтер ООО "Рев-Строй" проверяет целевое расходование средств, выданных сотруднику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих расходы.

Заполненный авансовый отчет утверждает руководитель ООО "Рев-Строй".

Авансовый отчет  должен храниться в архиве организации 5 лет.

Пример: В  бухгалтерии ООО "Рев-Строй" составлен авансовый отчет №77 от 30.11.2008 на Бочкарева В.В. Он отчитался за приобретенный бензин на сумму 2200-90. Составлена бухгалтерская запись:

Дт сч.26 Кт сч.71 – 2200-90 руб.

Составлен авансовый  отчет №78 от 30.11.06 на Голеву Л.Н. Она  отчиталась по расчетам за услуги связи на сумму 1000-00.

Составлена  бухгалтерская запись:

Дт сч.60 Кт сч.71 – 992-11 руб.

Дт сч.19 Кт сч.71 – 7-89 руб.

- Приказ по  учетной политике.

В данном документе, являющимся для каждой организации  основополагающим и обязательным, необходимо указывать общий максимальный срок выдачи подотчетных сумм работникам.

Например:

п.33 Учетной  политики ООО "Рев-Строй" в 2008 г. предусматривает срок отчетности по суммам, выданным в подотчет – 20 дней с момента выдачи.

- Журнал регистрации  авансовых отчетов.

В данном учетном  документе регистрируются все авансовые  отчеты в порядке хронологии.

Анализ составления и состояния первичной документации показал, что в ООО "Рев-Строй" первичная документация оформляется на унифицированных бланках, утвержденных Госкомстатом РФ. Документация оформляется в соответствии с нормами бухгалтерского учета.

 

2.2 Учет расчетов  с подотчетными лицами

Расчеты с  подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н.

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты  с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Счет 71 дебетуется на выданные под отчет суммы в  корреспонденции со счетами учета денежных средств.

Расходование  сумм, выданных под отчет, отражается по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

При оплате подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением  объектов, которые подлежат учету в качестве основных средств, нематериальных активов и пр. внеоборотных активов, в бухгалтерском учете осуществляется запись по дебету счета 08 "Вложения во внеоборотные активы" в корреспонденции с кредитом счета 71.

Организацией  отражены расходы подотчетных лиц, связанные с приобретением внеоборотных активов
Д-т 08 "Вложения во внеоборотные активы"	К-т 71 "Расчеты  с подотчетными лицами"

 

Так, в ООО "Рев-Строй" 22.09.08 Главный механик Бородин В.П. приобрел горелку с регулятором на сумму 3390-00. Авансовый отчет №56 от 22.09.08. Эта операция отражена бухгалтерской записью: Дт сч.08.4 Кт сч.71 - 3390-00 руб. Оплата подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением материально - производственных запасов, товаров, отражается по дебету счетов 10 "Материалы", 41 "Товары".

Организацией  отражена оплата подотчетными лицами приобретенных материальных ценностей
Д-т: сч.10 "Материалы", сч.41 "Товары"	К-т сч.71 "Расчеты  с подотчетными лицами"

 

В нижеследующей  таблице 7 приведены бухгалтерские  записи по расчетам с подотчетными лицами.

Таблица 7 Журнал проводок по расчетам с подотчетными лицами за июнь 2008 г.
в ООО "Рев-Строй"
Дата	Документ	Содержание	Дебет	Кредит	Сумма	Кол-во
15.06.08	Аванс.отч. 000030	Авансовый отчет: Бородин Виктор Петрович Рукавицы	10.9	71.1	204,00	20,000
30.06.08	Аванс.отч. 000033	Авансовый отчет: Устимов Алексей  Александрович Солидол	10.6	71.1	396,48	24,000

Оплата  подотчетными лицами расходов, связанных  с производством продукции (работ, услуг), их продажей, продажей товаров  и управлением производством  и организацией в целом, отражается по дебету счетов 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу".

Организацией  отражена оплата подотчетными лицами расходов по производству продукции (работ, услуг), продаже продукции, товаров, управлению
Д-т: сч.20 "Основное производство", сч.23 "Вспомогательные  производства", сч.25 "Общепроизводственные расходы", сч.26 "Общехозяйственные  расходы", сч.44 "Расходы на продажу"	К-т сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами

 

За ноябрь 2008 г. в ООО "Рев-Строй" были отражены следующие бухгалтерские записи.

Таблица 8 Журнал проводок по расчетам с подотчетными лицами за ноябрь 2008 г. в ООО "Рев-Строй"
Дата	Документ	Содержание	Дебет	Кредит	Сумма
18.11.08	Аванс.отч. 000072	Авансовый отчет: Голева Лариса Николаевна Товарный чек Аптечка	26	71.1	752,90
18.11.08	Аванс.отч. 000072	Авансовый отчет: Голева Лариса Николаевна Товарный чек Бухгалтерские бланки	26	71.1	200,00
25.11.08	Аванс.отч. 000074	Авансовый отчет: Ванин Юрий Алексеевич Товарный чек Бухгалтерские бланки	26	71.1	197,00
30.11.08	Аванс.отч. 000077	Авансовый отчет: Зимин Виктор Михайлович Чеки Бензин	26	71.1	2 200,90
Итого					3350,80

 

По дебету счета 97 "Расходы будущих периодов" отражаются расходы подотчетных лиц, относящиеся к будущим периодам.

Сальдо по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" показывает сумму денежных средств, находящихся в подотчете у работников организации, кредитовое сальдо по этому счету отражает задолженность организации перед подотчетными лицами по произведенным ими расходам в оплату материально - производственных запасов, товаров, работ, услуг.

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется в разрезе подотчетных  лиц организации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету.

Следует отметить, что счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - активно-пассивный и  в аналитическом учете он может  иметь сальдо сразу по дебету (когда  кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а ООО "Рев-Строй" их).

Выдача денег  сверяется с кассой (с проводкой). Ордер регистрируется в регистрационном журнале по счетам синтетического учета (Приложение 11) и разносится в Главной книге. Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс.