Аудит состояния расчетов с подотчетными лицами

Приобретенные физическим лицом за свой счет материальные ценности являются собственностью этого физического лица. Поэтому оплата организацией работнику приобретения товаров (работ, услуг) для производственных целей в этом случае должна оформляться договором купли-продажи.

В ООО "Рев-Строй" данное нарушение отсутствует.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 3. АУДИТ  РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

3.1 Программа  проверки расчетов с подотчетными  лицами в ООО «Рев-Строй»

Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами в ООО "Рев-Строй" возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Для сбора  информации при составлении программы  аудиторской проверки расчетов с  подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник, который представлен в приложении 12.

По результатам  опроса складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет сделать целый ряд промежуточных выводов, на основании которых можно сделать основной вывод.

В общем случае по результатам опроса оказывается  сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и  намечен состав процедур.

При проверке расчетов с подотчетными лицами в ООО "Рев-Строй" применяются практически все методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

Методы контроля аудиторской проверки расчетов с  подотчетными лицами нарушений приведены в приложении 13.

Основными контрольными процедурами являются:

"Подотчет. 1.1." – проверка соответствия  лиц, получающих наличные деньги  из кассы на хозяйственно-операционные  расходы, списку лиц, имеющих  на это право, утвержденному  руководителем предприятия;

"Подотчет. 1.2." – проверка получения под  отчет сумм денежных средств  лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;

"Подотчет. 1.3." – проверка соответствия  фактического расхода подотчетных  сумм целям, на которые они  были выданы;

"Подотчет. 1.4." – проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;

"Подотчет. 1.5." – проверка правильности  списания подотчетных сумм за  счет чистой прибыли предприятия.

"Подотчет. 2.1." – проверка полноты оправдательных  документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

Все приложения к авансовым отчетам во избежание  их повторного использования должны быть погашены.

Проверка  соблюдения порядка погашения первичных  документов проводится в рамках аудита кассовых операций.

"Подотчет. 2.2." – проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;

"Подотчет. 2.3." – проверка наличия в  командировочных удостоверениях  отметок в местах пребывания в командировке;

"Подотчет. 2.4." – проверка правильности  возмещения командировочных расходов.

"Подотчет.2.5." – проверка правильности проведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм;

"Подотчет.2.1." – проверка удержания подоходного  налога с сумм превышения командировочных  расходов сверх установленных  норм.

"Подотчет.2.2." – проверка правильности выделения налога на добавленную стоимость в сумме командировочных расходов. Суммы расходов по:

• проезду к месту служебной командировки и обратно,
• затраты на пользование в поездах постельными принадлежностями;
• расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без НДС.

"Подотчет.3.1." – проверка правильности отражения  в учете НДС по приобретенным подотчетным лицам материальным ценностям в розничной торговой сети и у населения.

"Подотчет.3.2." – проверка правильности отражения  в учете сумм НДС от стоимость  материальных ценностей, приобретенных  через подотчетных лиц у изготовителей в оптовой торговле.

"Подотчет.4.1." – проверка соответствия фактических  размеров представительских расходов сметам.

"Подотчет.4.2." – проверка правильности ведения  аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм;

"Подотчет.5.1." – проверка правильности выведения  остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами.

Задолженность подотчетных лиц предприятию  и предприятия подотчетным лицам  должна быть показана в регистрах  учета развернуто.

 

3.2 Аудит состояния  первичной документации ООО «Рев-Строй»

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок – это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть  изучению при проверке расчетов с  подотчетными лицами, являются:

- Приказ об учетной  политике;

- авансовые отчеты;

- журнал регистрации  авансовых отчетов;

- приказы о направлении  работников в командировку;

- список лиц, которым  разрешено получение наличных  денег из кассы;

- заявления на выдачу  денег из кассы;

- документы, подтверждающие  произведенные расходы (товарные, кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц);

- журнал регистрации  командировок.

Многочисленные и разнообразные  операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

- балансе предприятия  (форма № 1) (стр. баланса 236 – прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев, и стр. 628 – прочие займы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты);

- отчете о движении  денежных средств (форма №  4);

- главной книге;

- журнале-ордере №  7, объединяющем в себе аналитический  и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

Учет расчетов с подотчетными лицами ООО "Рев-Строй" ведет на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в журнале-ордере № 7, Главной книге.

Внутренняя аудиторская  проверка показала, что данные аналитического учета соответствуют данным, отраженным в Главной книге.

Однако, в нарушение  Инструкции по применению плана счетов аналитический учет по счету ведется не по каждой авансовой выдаче, а сгруппирован по подотчетным лицам.

Нарушается п. 11 Порядка  ведения кассовых операций в РФ в организации.

Согласно вышеуказанному пункту выдача наличных денег под  отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. На предприятии этот пункт Порядка не выполняется (таблица 10):

Таблица 10 Выдача денег  под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее выданному авансу

Ф.И.О. п/о лица	Остаток п/о сумм		Выдано из кассы
	дата	сумма, руб.	дата	№ РКО	сумма, руб.
Зимин В.М.	01.10.08	51 452	10.10.08	25	27652
Бородин В.П.	01.12.08	1 044	09.12.08	37	7044
Устимов А.А.	01.09.08	27 981	12.09.08	19	32891
Бочкарев В.В.	01.09.08	8 080	02.09.08	16	7610
Ванин Ю.А.	01.11.08	1 418	20.11.08	32	1891

 

В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому  не допускается. На предприятии этот пункт Порядка не выполняется, например: по а/о Зимина В.М. в январе переданы наличные деньги Бочкареву В.В. для приобретения бензина в сумме 350 руб.

Предоставленные подотчетными лицами авансовые отчеты недооформлены:

• отсутствует журнал регистрации авансовых отчетов;
• в авансовых отчетах не указаны остатки на начало и конец месяца (а/о № 3 Ванина Ю.А. в январе);
• в авансовых отчетах не указана сумма, полученная из кассы (а/о Бочкарева В.В. в марте, а/о Устимова А.А. в августе 2008 г.);
• на обратной стороне авансовых отчетов не всегда правильно заполняется графа "кому, за что и по какому документу уплачено";
• на обратной стороне авансовых отчетов не проставляется корреспонденция счетов.

В нарушение Инструкции по применению плана счетов предприятие  допускает списание расходов на себестоимость без постановки на учет товарно-материальных ценностей. Например, по а/о № 60 Устимова А.А. в октябре приобретены шурупы, краска, замок и т.п. на сумму 4096 руб. В учете отражено: Дт сч.26 Кт сч.71

Следовало приобретенные  товарно-материальные ценности оприходовать на счета:

Дт сч.10 Кт сч.71 и списать  за счет соответствующих источников согласно документам.

В нарушение вышеуказанной  Инструкции приобретение тормозной  жидкости, керосина, ацетона согласно авансового отчета № 67 Бочкарева В.В. в октябре 2008 г. отражено:

Дт сч.10/5 Кт сч.71 – 719-92 руб.

Следовало отразить:

Дт сч.10/1 Кт сч.71 – 197 руб. стоимость ацетона;

Дт сч.10/3 Кт сч.71 – 522-92 руб. стоимость керосина, тормозной  жидкости.

Согласно авансового отчета № 23 Бородина В.П. от 22.04.08 приобретен инвентарь для уборки территории стоимостью 462 руб. В учете отражено:

Дт сч.26 Кт сч.71 – 462 руб.

Согласно вышеупомянутой Инструкции это следовало отразить в учете следующим образом:

Дт сч.10/9 Кт сч.71 – 462 руб. инвентарь для уборки территорий

Дт сч.10/9 Кт сч.26 –462 руб. передача в эксплуатацию

В результате неправильного отражения ТМЦ в учете не числятся.

В ООО "Рев-Строй" приобретались подарки для работников. Например, по авансовому отчету № 26а от 17.05.08 приобретен подарок для генерального директора стоимостью 4280-79 руб.

В соответствии с Инструкцией  по применению плана счетов для обобщения информации о наличии и движении ТМЦ, приобретенных в качестве товаров для продажи (в т.ч. в случае передачи их на безвозмездной основе), предназначен счет 41 "Товары". Приобретенные в розничной торговле подарки для вручения сотрудникам организации следовало отразить:

Дт сч.41 Кт сч.71 – 4280-79 руб. оприходован товар

Дт сч.90 Кт сч.41 – 4280-79 руб. списана стоимость подарка, выданного под роспись

Дт сч.90 Кт сч.68 – 770-54 руб. начислен НДС (4280-79*18%)

Дт сч.91 Кт сч.90 - 5051-33 руб. списаны затраты по безвозмездной передаче (дарению) ТМЦ за счет прибыли предприятия

Таким образом, ООО "Рев-Строй" недоначислен НДС с суммы подарков и занижены показатели, отраженные по стр.010,020 в форме № 2.

Кроме того, ООО "Рев-Строй" следует учесть, что необходимо составлять акты на вручение подарков работникам, утвержденные комиссией.

В ряде случаев нет  документов, подтверждающих оплату (чеков  ККМ, квитанций к ПКО и др.):

• к авансовому отчету Устимова А.А. от 30.06.08 приложен только товарный чек магазина "Ирба" на запчасти для ремонта оборудования на сумму 5086-58 руб;
• согласно авансового отчета Бородина В.П. от 12.07.08 приобретены "комплектующие" на сумму 440-90 руб. (Дт сч.10 Кт сч.71). Приведен список "комплектующих", но документ об оплате отсутствует.

Суммы, не подтвержденные документально, не могут приниматься  к учету. Они должны быть взысканы с подотчетных лиц либо оплачены за счет прибыли предприятия с  включением этих сумм в совокупный доход подотчетных лиц.

В нарушение п. 11 Порядка  ведения кассовых операций в РФ на предприятии допускается передача подотчетных сумм одним подотчетным лицом другому. Например:

• к авансовому отчету Зимина В.М. № 14 от 03.03.08 приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за въезд на ЗАО "РодникСпирт Пром" – 50руб. – плательщиком в квитанции указано другое лицо;
• к авансовому отчету Бочкарева В.В. № 18 от 31.03.08 приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за автостоянку на сумму 40 руб. – плательщик Бочкарев В.В.;

Авансовый отчет Степановой Е.П. б/н от 14.08.08 на сумму 1025 рублей не нашел отражения в журнале-ордере и главной книге.

Согласно Положению  по бухгалтерскому учету "Расходы  организации" ПБУ 10/99, затраты на производство продукции (работ, услуг) включаются в себестоимость того отчетного периода, к которому они относятся, независимо от времени оплаты. ООО "Рев-Строй" данный пункт не учитывает, например: