Бухгалтерский учет дебиторской и кредиторской задолженности

     Следующим источником информации для анализа учета кредиторской задолженности поставщикам и подрядчикам является комбинированный регистр - журнал-ордер №6, который ведется линейно-позиционным способом, что дает возможность судить о состоянии расчетов с поставщиками по каждому документу.

     При анализе расчетов с поставщиками и подрядчиками следует также  использовать данные Главной книги  и бухгалтерского баланса.

     Источниками информации для анализа расчетов с покупателями и заказчиками  являются первичные документы, фиксирующие переход готовой продукции из сферы производства в сферу обращения: приемо-сдаточные накладные, акты, ведомости и др. Следующим источником информации, использующимся для анализа расчетов с покупателями за отгруженную им готовую продукцию является Ведомость № 16 (раздел 2) - "Отгрузка, отпуск и реализация продукции и материальных ценностей", в которой совмещены аналитический и синтетический учет отгрузки (отпуска), реализации продукции и расчетов с покупателями. На основании данных этого регистра учета можно сделать вывод об отгрузке продукции по отдельным ее видам в натуральном выражении, а также в разрезе платежных документов в двух оценках - по фактической себестоимости и продажной цене. Также источником информации для анализа задолженности покупателей и заказчиков является Главная книга и данные актива баланса.

     Наибольший  удельный вес в общей массе  расчетов составляют расчеты по товарным операциям. Основными формами расчетов по товарным операциям являются: акцептная, аккредитивная, платежными поручениями, чеками, векселями, путем плановых платежей. Применение той или иной формы расчетов предусматривается в договоре между сторонами (поставщиком и покупателем), за исключением случаев, когда правилами банка установлены обязательные формы расчетов.

     Акцептная форма расчетов до недавнего времени была наиболее распространенной. Акцепт — это согласие на оплату расчетного документа в определенный срок. Акцептная форма расчетов и расчеты платежными требованиями применяются между поставщиками и покупателями (заказчиками) за отгруженные товары или оказанные услуги. Эта форма расчетов позволяет покупателю контролировать выполнение поставщиком условий договора: сроков, условий поставки или цен.

     Акцепт  может быть предварительный и  последующий. В случае предварительного акцепта плательщик, получив платежное требование, должен решить вопрос о его оплате. Если в этот срок не поступит отказ от оплаты, то требование считается акцептованным и оплачивается на следующий день. При последующем акцепте платежное требование оплачивается немедленно при получении его банком плательщика, но затем плательщик должен в течение трех рабочих дней рассмотреть правильность оплаты и при необходимости заявить отказ.

     При аккредитивной форме расчетов учреждение банка по заявлению своего клиента — покупателя дает поручение иногороднему учреждению банка, обслуживающего поставщика, оплатить отгруженные поставщиком товарно-материальные ценности (работы или услуги) на условиях, предусмотренных в аккредитивном заявлении покупателя. Сумму аккредитива банк покупателя депонирует на отдельном счете для последующего покрытия выплат поставщику по извещениям обслуживающего его банка. Аккредитив может выставляться как за счет собственных средств покупателя, так и за счет ссуды банка. Обычно аккредитивная форма расчетов применяется при эпизодических, разовых расчетах между поставщиком и покупателем. В данной форме расчетных отношений участвуют четыре стороны: покупатель, банк покупателя, банк продавца и продавец. Таким образом, аккредитив представляет собой поручение банка покупателя банку продавца оплатить расчетные документы.

     Наиболее  распространенной формой проведения безналичных  расчетов являются расчеты платежными поручениями. Расчеты платежными поручениями ведутся в тех случаях, когда владелец счета дает распоряжение обслуживающему его банку о перечислении указанной им суммы со своего счета на счет получателя средств. Платежное поручение считается исполненным только в момент зачисления денежных средств на указанный в поручении счет получателя.

     В условиях перехода к рыночной экономике для безналичных расчетов используются расчетные чеки. Расчетный чек — это составленное на специальном банковском бланке -письменное поручение владельца счета (чекодателя) выплатить определенную сумму денег получателю (чекодержателю) или перечислить ее на его счет. Обычно расчеты с использованием чеков производятся в следующей последовательности. Заключается договор купли-продажи товаров, в котором отражается, что расчеты производятся чеком (или чеками). Для получения чековой книжки покупатель товаров представляет в банк заявление с такой просьбой. Затем покупатель депонирует на специальном счете в обслуживающем банке сумму, за счет которой в дальнейшем будут оплачиваться чеки. После этого поставщик отгружает товар, а покупатель выписывает ему чек на стоимость полученного товара. Поставщик предъявляет чек в обслуживающий его банк на инкассо для получения платежа. Банк поставщика предъявляет полученный чек для оплаты в банк покупателя, а банк покупателя оплачивает чек за счет депонированных ранее сумм.

     В повседневной практике расчетных и  кредитно-денежных отношений все  чаще встречается вексель. Вексель является средством оформления отношений между организациями или товарных кредитов, предоставляемых продавцом покупателю в виде отсрочки уплаты денег за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги, в качестве залога для получения банковского кредита или займа, как средство обеспечения обязательств третьих лиц и пр. С момента выдачи векселя обязательство по первоначальному договору (купли-продажи, подряда и т.п.) трансформируется в долг по вексельной сделке — обязательство заемного типа.

     Расчеты в порядке плановых платежей используются при устойчивых постоянных взаимоотношениях между организациями за товары, работы и услуги. Платежи в этих случаях производят оговоренными суммами в заранее установленные сроки. Обычно такие расчеты не завершаются поступлением оплаты по отдельному расчетному документу. Не реже одного раза в месяц поставщик и покупатель проверяют, соответствуют ли платежи действительному объему поставок, и делают перерасчет.

       1.3 Отражение дебиторской и кредиторской задолженности в бухгалтерской отчетности

     Основными источниками информации для анализа  дебиторской и кредиторской задолженности  служат бухгалтерский баланс, приложение к балансу «Отчет о финансовых результатах и их использовании» (Форма №2), приложение к бухгалтерскому балансу «Форма №5» (включающая разделы о движении заемных средств и данные о дебиторской и кредиторской задолженности), оборотные ведомости, карточки аналитического учета, данные инвентаризации, первичные документы, журналы-ордера и ведомости синтетического учета, в которых отражается движение соответствующих платежей, расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам, действующие нормативные документы, определяющие ставки и льготы при производстве расчетов по направлениям платежей, другие отчетные формы.

     Дебиторская и кредиторская задолженность отражается в бухгалтерском балансе предприятия по видам.

     Учет  дебиторской задолженности ведется на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», к которому могут быть открыты субсчета «Расчеты в порядке инкассо», «Расчеты плановыми платежами», «Векселя полученные» и другие.

     Учет  кредиторской задолженности ведется  на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

     Расчеты с дебиторами и кредиторами, не являющимися  покупателями, заказчиками, поставщиками или подрядчиками, ведутся на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

     Для обобщенной характеристики объектов используются синтетические счета, на которых все показатели измеряются в денежном выражении.

     Для более детальной характеристики объектов анализируются аналитические счета, где кроме денежного измерителя может присутствовать количественный показатель (килограммы, штуки, пары и др.).

     Для обобщения и систематизации данных синтетических и аналитических счетов используются оборотные ведомости. При этом форма оборотной ведомости по счетам учета расчетов с разными дебиторами и кредиторами имеет специфику, связанную с тем, что по одним организациям задолженность может быть дебетовой, а по другим - кредитовой. Кроме того, по одной и той же организации на начало месяца остаток может быть дебетовым, а на конец месяца - кредитовым, и наоборот. Поэтому сальдо в данной оборотной ведомости показывается развернуто: дебетовое сальдо в активе, кредитовое в пассиве. Сальдо в свернутом виде, т.е. как простую разность между различными видами задолженности, в такой оборотной ведомости указывать нельзя.

     При ведении журнально-ордерной формы  бухгалтерского учета, рекомендованной для большинства предприятий промышленности, торговли и сбыта, текущая информация о движении дебиторской и кредиторской задолженности отслеживается по данным соответствующих журналов-ордеров.

     Итоги каждого месяца по данным журналов-ордеров заносятся в Главную книгу.

     Информация  о дебиторской и кредиторской задолженности отражается в бухгалтерском  балансе (форма № 1), а в Приложении к бухгалтерскому балансу (форма  № 5).

     Дебиторская задолженность отражается в активе баланса, кредиторская–в пассиве.

     С 2010 года дебиторская задолженность  в балансе не расшифровывается по строкам в зависимости от ожидаемого срока погашения. В показатель дебиторская  задолженность включаются:

• дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются более, чем через 12 месяцев после отчетной даты, в т.ч.:
• покупатели и заказчики
• дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты, в т.ч.:
• числящаяся на отчетную дату в бухгалтерском учете задолженность перед организацией ее дочерних (зависимых) обществ;
• задолженность учредителей (участников) организации по вкладам в уставный (складочный) капитал организации;
• сумма уплаченных другим организациям и гражданам авансов по предстоящим расчетам в соответствии с условиями договоров;
• переплата по налогам, сборам и прочим платежам в бюджет, государственные внебюджетные фонды;
• задолженность работников организации по предоставленным им займам за счет средств этой организации, по возмещению материального ущерба организации;
• задолженность за подотчетными лицами, задолженность по расчетам с поставщиками по недостачам товарно-материальных ценностей, обнаруженным при приемке;
• задолженность перед организацией по расчетам с государственным и (или) муниципальным органом;
• штрафы, пени, неустойки, признанные должником или по которым получены решения суда (арбитражного суда) либо другого органа, имеющего в соответствии с законодательством Российской Федерации право на принятие соответствующего решения об их взыскании.

     В ф. N 5 обособленно отражается долгосрочная и краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков, остаток выданных предприятием авансов - дебетовая часть развернутого сальдо по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", прочая дебиторская задолженность.

     В отличие от ранее действовавшего порядка, в настоящее время отсутствует необходимость выделения по отдельной строке дебиторской задолженности, превышающей 3 месяца. В рассматриваемой таблице также не нужно приводить обороты по счетам расчетов, достоверное отражение которых в ф. N 5 раньше представляло для бухгалтеров большую сложность.

     Кроме того, из таблицы «Обеспечения» (форма  № 5) можно извлечь информацию для  анализа:

• о суммах обеспечения обязательств и платежей, полученных и выданных, отраженных на забалансовых счетах 008 «Обеспечения обязательств и платежей полученные и 009 «Обеспечения обязательств и платежей выданные»;
• о движении векселей выданных и полученных;
• об изменении обязательств покупателей по поставленной им продукции (работам, услугам) по фактической себестоимости;
• о наличии дебиторской задолженности по наименованиям организаций (сгруппированной на основании данных аналитического учета).

     Кредиторская  задолженность с 2010 года в бухгалтерском балансе также не подлежит детальному раскрытию по статьям. Так в бухгалтерском балансе кредиторская задолженность отражается в одной строке. В этот показатель включаются:

• сумма задолженности поставщикам, подрядчикам за поступившие материальные ценности, выполненные работы, оказанные организации услуги;
• начисленные, но еще не выплаченные суммы оплаты труда;
• сумма задолженности по отчислениям на государственное социальное страхование, пенсионное обеспечение и медицинское страхование работников организации;
• сумма задолженности организации перед бюджетами всех уровней по налогам, сборам, включая налог на доходы физических лиц;
• задолженность перед покупателями и заказчиками по полученным от них авансам (счет 62, субсчет "Авансы полученные");
• задолженность организации по платежам по обязательному и добровольному страхованию имущества и работников организации и другим видам страхования (отраженная на счете 76);
• задолженность по отчислениям в соответствии с установленным законодательством Российской Федерации порядком во внебюджетные фонды и другие специальные фонды;
• сумма обязательств организации-арендатора за основные средства, переданные ей на условиях долгосрочной аренды и пр.