Бухгалтерский учет и аудит кассовых операций (на примере МУК ДК «Современник» г. Заречного Пензенской области )

Кассовая ежеквартальная заявка (в одном экземпляре) на предстоящий квартал представляется МУН ДК «Современник» в установленные ОФК сроки с целью получения информации об общем объеме потребности в наличных денежных средствах каждого получателя бюджетных средств. Все кассовые заявки получателей средств обобщаются в сводную кассовую заявку органа Федерального казначейства, которая в установленном порядке представляется им в банк.

Чековые книжки, по которым происходит поступление наличных денежных средств в кассу учреждения, в необходимом количестве бесплатно выдаются МУК ДК «Современник» органом Федерального казначейства по ее заявлению. Каждая чековая книжка выдается кассиру или уполномоченному лицу от учреждения под расписку в журнале регистрации бланков денежных чековых книжек. Ответственность за сохранность и учет полученных в органе Федерального казначейства чековых книжек несет учреждение-получатель.

Хранение чековых книжек с использованными денежными чеками осуществляется в МУК ДК «Современник» в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Чековые книжки с корешками использованных денежных чеков и неиспользованными чеками подлежат возврату по заявлению в произвольной форме, в котором указываются номера неиспользованных чеков, только в следующих случаях:

- при закрытии лицевых счетов, открытых получателю средств в органе Федерального казначейства;

- в случае изменения наименования получателя средств;

- при закрытии или изменении номера счета, открытого органу Федерального казначейства в банке.       

Накануне дня получения наличных денег бухгалтер МУК ДК «Современник» представляет в орган Федерального казначейства заявку на получение наличных денег (в двух экземплярах).

В заявке указываются серия, номер и дата денежного чека, номер лицевого счета получателя средств (номер лицевого счета по дополнительному бюджетному финансированию, номер лицевого счета для учета операций со средствами во временном распоряжении, номер лицевого счета по учету внебюджетных средств), должность, фамилия, имя и отчество представителя получателя средств, на которого выписан денежный чек, данные паспорта или иного удостоверяющего личность документа, показатели бюджетной классификации Российской Федерации, соответствующие целям получения наличных денег по данному денежному чеку, и суммы.

Рассмотрим порядок отражения кассовых операций по поступлению наличных денежных средств в кассу бюджетного учреждения.

МУК ДК «Современник» подана заявка на выдачу заработной платы работникам организации в сумме 100 000 тыс. руб. и на приобретение материальных запасов в сумме 10 тыс. руб. за счет бюджетных средств. Через день в кассу поступила денежная наличность родительская плата в сумме 3250 руб. В бухгалтерском учете будут сделаны хозяйственные операции по кассе (табл. 2.2).

Таблица 2.2

Хозяйственные операции по кассе за 15.03.2011 г. – 16.03.2011 г.

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Подана заявка в орган Федерального казначейства на получение наличных денежных средств на выдачу заработной платы	1210 03 560	1 304 05 211	100 000
Подана заявка в орган Федерального казначейства на получение наличных денежных средств на приобретение материальных запасов	1210 03 560	1 304 05 340	10 000
Поступили наличные денежные средства в кассу учреждения (100 000+10 000) руб.	1201 04 510	1210 03 660	110 000
Поступил в кассу учреждения целевой взнос (родительская плата)	2 20104 510	2 205 03 660	3 250

 

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций организации имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке. Вся остальная наличность сверх установленного лимита подлежит сдаче в банк, обслуживающий лицевой счет учреждения.

Взнос наличных денег в кассу банка производится бюджетной организацией на основании объявления на взнос наличными (ф. 0402001). В объявлении на взнос наличными в поле «Получатель» указываются полное или сокращенное наименование ОФК и номер его счета, в скобках проставляются полное или сокращенное наименование учреждения, внесшей наличные деньги, а также номер ее лицевого счета.

В поле «Источник взноса» получатель средств указывает символы отчета о кассовых оборотах учреждений Банка России и кредитных организаций и показатели бюджетной классификации Российской Федерации, по которым вносимые средства подлежат отражению на лицевом счете получателя средств (лицевом счете по дополнительному бюджетному финансированию, лицевом счете по учету внебюджетных средств). При взносе учреждением поступивших в его кассу средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, получатель средств в поле «Источник взноса» указывает соответствующие показатели классификации доходов бюджетов Российской Федерации и наименование источника образования дохода в соответствии с разрешением на открытие лицевого счета по учету внебюджетных средств. При взносе получателем средств, поступивших во временное распоряжение, в поле «Источник взноса» показатели бюджетной классификации Российской Федерации не указываются.

Ответственность за достоверность проставленных показателей несет учреждение, сдающее денежные средства.

Принятые банком наличные деньги зачисляются на счет органа Федерального казначейства. Ордер к объявлению на взнос наличными с отметкой банка о приеме наличных денег прилагается к выписке из счета органа Федерального казначейства. Квитанция к объявлению на взнос наличными выдается получателю средств, которая подшивается к расходному кассовому ордеру.

Рассмотрим отражение операций по возврату денежной наличности из кассы учреждения на лицевой счет.

Бюджетной организацией МУК ДК «Современник» была сдана выручка в сумме 3 250 руб. на ее бюджетный лицевой счет. Через два дня получена выписка из органа Федерального казначейства о поступлении денежных средств на лицевой счет учреждения (табл. 2.3).

Таблица 2.3

Фрагмент из лицевого счета учреждения за 16.03.2011–17.03.2011 г.

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма,
Сдана выручка на лицевой счет учреждения	2 210 03 560	201 04 510	3 250
Получена выписка из органа Федерального казначейства о поступлении денежных средств на лицевой счет	2 201 01 510	2 210 03 660	3 250

В процессе работы учреждения возникают хозяйственные расходы, которые не могут быть оплачены с расчетного счета или из кассы: закупка в торговле необходимых канцелярских товаров или других материальных ценностей, оплата услуг или товаров, реализуемых частными лицами или сторонними организациями, командировочные расходы.

При возникновении необходимости в таких операциях сотруднику учреждения выдаются наличные деньги под отчет с последующим отчетом о произведенных расходах.

Список подотчетных лиц утверждается руководителем предприятия. Подотчетными лицами могут быть только работники данного предприятия. Порядок выдачи денежных средств под отчет регулируется Правилами ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Деньги для выдачи под отчет получают в кассу с банковских счетов, а затем из кассы выдают подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего назначения (кроме такси) к станции,  пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Расходы по проезду командированного работника в мягком вагоне, в каютах, оплачиваемых по 1-4 группам тарифных ставок, на судах морского флота, в каютах 1-2 категории на судах речного флота, а также на воздушном транспорте по билету 1-го класса, возмещаются в каждом отдельном случае с разрешения руководителя предприятия при представлении проездных документов.

За командированным работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок во время командировки, в том числе и за время нахождения в пути. Средний заработок сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Заработная плата выдается командированному работнику по приезду либо пересылается по его просьбе в место нахождения командировки.

Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работник бухгалтерии проставляет соответствующий счет аналитического учета – сч.020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» и делает отметку об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

О расходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Карточке учета средств и расчетов.

Операции по расчетам с подотчетными лицами представлены в табл. 2.4.

Таблица 2.4

Фрагмент из лицевого счета по расчетам с подотчетными лицами

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма
Выдано из кассы под отчет на оплату услуг связи	1 208 04 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи»	120104 610 «Выбытия из кассы»	800
Выдано из кассы под отчет на приобретение материалов	1 208 22 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов»	1 20104 610 «Выбытия из кассы»	400
Признание расходов подотчетного лица по приобретению горюче-смазочных материалов по фактической стоимости	1 105 03 340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов»	1 208 22 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов»	750
Признание расходов подотчетного лица по оплате услуг связи	1 302 04 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи»	1 208 04 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи»	800

 

Командировочные расходы относятся на следующие подстатьи экономической классификации расходов бюджетов Российской Федерации:

- суточные – на подстатью 212 «Прочие выплаты»;

- оплата услуг связи – на подстатью 221 «Услуги связи»;

- оплата проезда, постельных принадлежностей, не включенных в стоимость билета, – на подстатью 222 «Транспортные услуги»;

- оплата расходов по найму жилого помещения – на подстатью 226 «Прочие услуги».

По возвращении из командировки, работник в течение трех дней обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет. В нем он фиксирует фактические расходы по данной командировке, суточные, расходы по найму жилого помещения, расходы по проезду и др., предоставляет документы, подтверждающие расходы, и командировочное удостоверение с соответствующими отметками. Руководитель организации письменно на авансовом отчете подтверждает (или не подтверждает) целесообразность произведенных расходов.

Целесообразность произведенных расходов подтверждается руководителем организации, направившим работника в командировку, о чем делается соответствующая запись в авансовом отчете. В командировочном удостоверении делается заверенная печатью отметка о дне возвращения работника из командировки, и авансовый отчет вместе с командировочным удостоверением передается в бухгалтерию организации.

Расчеты с подотчетными лицами относятся к финансовым активам учреждения и учитываются на сч.208 «Расчеты с подотчетными лицами» на соответствующих аналитических счетах:

208 01 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда»;

208 02 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам»;

208 03 «Расчеты с подотчетными лицами по начислениям на оплату труда»;

208 04 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;

208 05 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг».

Таким образом, в МУК ДК «Современник» движение наличных денежных средств совершается посредством кассовых операций. Ведение кассовых операций возложено на кассира с заключением договора о полной материальной ответственности. Порядок приема, выдачи наличных денег и оформления кассовых документов регламентируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственных операций, к ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера. При автоматизированном режиме журнал регистрации кассовых ордеров, листы кассовой книги и отчет кассира формируются в программе автоматически. По окончании календарного года вкладные листы кассовой книги брошюруются бухгалтером в хронологическом порядке. В учреждении МУК ДК «Современник» сотрудникам выдаются деньги под отчет с последующим отчетом о произведенных расходах. Контроль за правильностью ведения кассовых операций возложен в учреждении на главного бухгалтера.