Бухгалтерский учет материально-производственных запасов

Первичные документы  после записи их данных в карточки учета передают в бухгалтерию; сюда же передают лимитно-заборные карты по мере использования лимита, но не позднее 1-го числа следующего месяца.  Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.

В цехах, имеющих кладовые, а также в подотчетных организациях (пункты, отделения, заводы) материально ответственные лица (заведующие пунктами и отделениями, мастера заводов) составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчете и представляют их в бухгалтерию. В отчетах содержатся сведения об остатках материалов на начало месяца, их поступлении, расходе и остатке на конец месяца. В отчетах мастеров заводов наряду с фактическим расходом материалов указывают их расход по норме. Нормативный расход материалов исчисляют в бухгалтерии, где производится, кроме того, и таксировка отчета.

При использовании  материальных отчетов отпадает необходимость  в составлении других документов на расход материалов и упрощается учет материалов в подотчете, поскольку  в качестве регистров аналитического учета используются отчеты материально ответственных лиц.

Учет материалов в бухгалтерии. Все первичные  документы по движению материалов со складов и подразделений предприятия  поступают в бухгалтерию, где  они после соответствующего контроля формируются в пачки и передаются затем на вычислительную установку (ВУ). Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операции по движению материалов. После проверки первичные документы подвергаются таксировке (умножением количества материалов на цену).

Первичные документы  по движению материалов могут передаваться сразу на ВУ, минуя бухгалтерию, –  в этом случае контроль первичных документов осуществляется работниками ВУ.

Существует  несколько вариантов учета материалов в бухгалтерии. При первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которых записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек учета материалов лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах и данными карточек складского учета.

При втором варианте все приходные и расходные документы группируют по номенклатурным номерам. В конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражениях по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам, по каждому складу отдельно.

Этот вариант  значительно уменьшает трудоемкость учета, поскольку отпадает, необходимость  ведения карточек аналитического учета. Однако учет и в этом случае остается громоздким, поскольку в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а, иногда и тысячи номенклатурных номеров материалов.

Более прогрессивным  является оперативно-бухгалтерский, или  сальдовый, метод учета материалов, при котором бухгалтерия не дублирует  складского сортового учета ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки учета материалов, ведущиеся на складах.

Ежедневно или  в другие установленные сроки (как  правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии, переносит количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек учета материалов в ведомость учета остатков материалов на складе (без оборотов прихода и расхода).

После проверки и визирования работником бухгалтерии ведомость остатков передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по твердым учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.

При сальдовом  методе учета материалов поступившие  в бухгалтерию первичные документы по движению материалов после их проверки и таксировки раскладывают в контрольной картотеке отдельно по приходу и расходу с учетом складов и номенклатурных групп материалов. По данным контрольной картотеки документов составляют ежемесячную статистическую отчетность о движении и остатках важнейших видов материалов и топлива. Кроме того, по истечении месяца картотеку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Таких групп бывает несколько десятков (вместо тысяч наименований материалов). Данные этих ведомостей сверяют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета.

Сальдовый метод  учета материалов — один из наиболее эффективных, особенно в условиях ручной обработки учетных данных и малой механизации учета.

При использовании  ЭВМ все необходимые регистры при сальдовом методе учета материалов (групповые оборотные ведомости, ведомости остатков, сальдово-счислительные  ведомости) составляют на машинах.

Аналитический учет материалов в бухгалтерии с  применением ЭВМ можно осуществлять также посредством составления  сортовых оборотных ведомостей по номенклатурным номерам на основании поступающих  первичных документов. Сверка со складским  учетом в этом случае осуществляется вручную. При передаче на ВУ карточек складского учета на их основе разрабатывается сортовая оборотно-счислительная ведомость, в которой сопоставляются исходящий остаток материалов (в количественном и суммовом выражении) по первичным документам, по карточкам складского учета и выявляются отклонения между этими данными.

Оба изложенных варианта аналитического учета материалов с применением ЭВМ имеют существенные недостатки, поскольку при сальдовом  методе трудоемкой является разработка групповых и сальдово-счислительных ведомостей для сверки данных бухгалтерского и складского учета непосредственно с помощью машин. При составлении только сальдовой ведомости сверку с карточками складского учета производят вручную, что значительно затрудняет поиск и обнаружение ошибок.

При составлении  сортовых оборотных ведомостей на ЭВМ  ослабляется контроль за ведением складского хозяйства.

В связи с  этим целесообразно использовать комбинированный  метод аналитического учета материалов, сочетающий прогрессивность сальдового метода и меньшую трудоемкость разработки регистров поиска ошибок при втором варианте. При комбинированном методе осуществляется постоянный контроль за складским учетом и составляются сортовые оборотные (оборотно-счислительные) ведомости Данные о начальных остатках и оборотах по каждому номенклатурному номеру облегчают поиск ошибок и расхождений.

 

 

 

 

Глава 3. Аудит материально-производственных запасов

 

3.1 Цели  и задачи аудита материально-производственных  запасов

 

Для осуществления непрерывности процессов расширенного производства предприятия создают и пополняют запасы товарно-материальных ценностей как составной части их производственных фондов.

Аудиторская проверка материально-производственных запасов (МПЗ) позволяет минимизировать риск наличия существенных ошибок в учете.

В процессе проверки аудитор должен установить:

реальность  наличия и существования МПЗ;

все ли операции с МПЗ, которые должны быть отражены на счетах учета, действительно в  них представлены;

является ли организация собственником всех МПЗ, т.е. на них имеются имущественные права, а суммы, отраженные как задолженность, являются обязательствами;

правильность  оценки МПЗ и связанных с ними обязательств;

правильно ли выбраны  и применялись принципы учета  МПЗ.

На каждом предприятии должна быть разработана конкретная программа внутрихозяйственного контроля за сохранностью и использованием материальных ресурсов, которая должна предусматривать подробный перечень проверяемых вопросов, сроки проверки и фамилии исполнителей.

Целью аудита МПЗ является формирование мнения о достоверности показателей отчетности по статьям материальных ценностей "Запасы" и о соответствии применяемой в организации методики учета и налогообложения, действующим в Российской Федерации нормативным документам.

Это достигается  проведением проверок на существенность, дополняется проверкой структур контроля, системы бухгалтерского учета  и оценкой риска аудита, который  зависит от характера запасов  организации и их важности для  бухгалтерских отчетов.

Проверка запасов рассматривается как основная часть аудита на тех предприятиях, где их величина существенна.

Основными задачами аудита материально-производственных запасов на предприятии является проверка:

состояния учета, хранения и эффективности использования  материальных ресурсов;

соответствия  фактического наличия ресурсов данным бухгалтерского учета и потребностям предприятия;

выявления непригодных  для использования ценностей  с определением суммы причиненного ущерба и виновных лиц;

полноты и своевременности  оприходования, законности и целесообразности расходования и списания МПЗ;

обоснования и  соблюдения установленных норм расхода  сырья, материалов, топлива, нефтепродуктов и других ценностей, своевременности  и качества инвентаризаций и правильности принимаемых по результатам ревизии решений.

Для достижения целей аудита в соответствии с  федеральным Правилом №3 "Планирование аудита" составляется программа  аудиторской проверки по разделу "Материально-производственные запасы", являющаяся частью общей  программы аудита.

Перечень вопросов, подлежащих рассмотрению в ходе аудита МПЗ:

1. Оценка эффективности  системы внутреннего контроля  в отношении МПЗ:

обоснованность  и оптимальность выбора в учетной  политике организационно-технических  и методических аспектов данного  участка учета;

представление финансовой информации наиболее эффективным  образом в целях ее оптимального использования уполномоченными  лицами;

проверка объективности  информации, представленной в бухгалтерской  отчетности, об имеющихся в наличии  МПЗ;

проверка организации системы утверждений (наличие приказа об установлении круга лиц, которым дано право подписывать документы на отпуск МПЗ со склада).

2. Проверка обеспечения  контроля за наличием и сохранностью  МПЗ:

организация складского хозяйства для различных видов  МПЗ;

соблюдение  условий хранения (обеспечение измерительными приборами);

правильность  классификации и группировки  МПЗ (сырье, основные и вспомогательные  материалы, запчасти и т.д.);

правильность  хранения собственных МПЗ и находящихся  в организации на иных условиях (на ответственном хранении, на комиссии, давальческое сырье);

организация материальной ответственности за МПЗ;

организация аналитического учета МПЗ;

организация проведения инвентаризации МПЗ;

соблюдение  сроков проведения инвентаризации МПЗ  согласно учетной политике;

правильность  отражения в учете результатов  инвентаризации (проверка материалов о результатах годовой инвентаризации МПЗ).

3. Проверка правильности  документального оформления движения  МПЗ:

наличие первичных  документов, подтверждающих движение МПЗ;

применение  унифицированных форм первичной  учетной документации;

особенности документального  оформления (соответствие содержания первичного документа сути хозяйственной  операции).

4. Проверка полноты  и своевременности оприходования  материальных ценностей:

наличие и правильность оформления договоров;

соответствие  поступающих МПЗ условиям договоров;

реальность  кредиторской задолженности по МПЗ;

правильность  учета неотфактурованных поставок и МПЗ в пути.

5. Проверка правильности  оценки МПЗ при их оприходовании и списании в производство:

правильность  оценки МПЗ в текущем учета  и в балансе;

правильность  формирования учетной стоимости  отечественных и импортных материальных ценностей и соблюдение условий  договоров и учетной политики.

6. Проверка использования материальных ценностей на производственные и другие цели:

законность  и целесообразность расходования МПЗ;

использование МПЗ по различным направлениям деятельности;

правильность  оценки МПЗ при их списании.

7. Проверка правильности  отражения материальных ценностей на счетах бухгалтерского учета:

отражение операций оприходования и списания МПЗ  в регистрах синтетического учета;

вопросы налогообложения, связанные с оприходованием и  списанием МПЗ;

сверка данных синтетического и аналитического учета;

правильность списания недостач и порчи МПЗ.

Поставленные  задачи решаются путем выполнения определенного  набора аудиторских процедур, которые  выбираются при планировании аудита и в ходе проверки уточняются. Советом  по аудиторской деятельности при  Минфине РФ 23 апреля 2004г. утверждены Методические рекомендации по сбору аудиторских доказательств достоверности показателей материально-производственных запасов в бухгалтерской отчетности (протокол от 22.04.04 №25). Данные методические рекомендации содержат описание основных аудиторских процедур, выполнение которых позволит получить необходимые доказательства достоверности показателей отчетности в отношении наличия и движения МПЗ. Методика носит рекомендательный характер и может быть принята за основу при разработке внутрифирменных стандартов аудита МПЗ. К каждой процедуре разработаны свои рабочие документы. Они представлены в виде таблиц. Профессиональное сообщество аудиторов рекомендует в ходе проведения аудита МПЗ осуществить 40 процедур. Все они разбиты на три этапа. На первом этапе выполняются процедуры подготовки и планирования аудита (9 процедур). Здесь производится оценка степени надежности внутреннего контроля. Для этого аудитор должен использовать тесты внутреннего контроля учета МПЗ и получить от работников бухгалтерии ответы на вопросы, которые позволят ему определить, какие процедуры необходимо использовать при дальнейшей проверке. На втором этапе осуществляются процедуры, выполняемые в ходе проверки по существу (29 процедур). И, наконец, третий этап носит заключительный характер, связанный с анализом ошибок и их влиянием на показатели отчетности (2 процедуры).