Бухгалтерский учет расчетов подотчетными лицами

Выдача наличных денег  под отчет производится при условии  полного отчета по ранее выданным данному под отчет лицу суммам. Передача наличных денег, выданных под  отчет одному лицу, другим запрещается.

В учёте выдача наличных денежных средств под отчёт, а  также возмещения перерасхода по авансовому отчёту отражаются проводкой:

Дебет 71 Кредит 50(51) – на выданную сумму,

соответственно при получении  работником наличных денег из кассы  предприятия или из кассы банка.

Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее  трёх дней по окончании срока, на который  они выданы, предъявить в бухгалтерию  авансовый отчет работника с приложенными документами, подтверждающие расходы.

При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт следует учитывать  лимиты, установленные Письмом Центрального банка РФ «Об установлении предельного  размера расчётов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами» (утв.20.06.2007г. № 1843-У), (в ред. Указания ЦБ РФ от 28.04.2008г.  
N 2003-У). Предельный размер расчётов наличными деньгами по одному платежу установлен в размере 100 000р.

К документам, подтверждающим факт приобретения  продукции (товаров, работ, услуг) относят: кассовый чек, товарный чек, накладная либо другие приходно-расходные  документы, утвержденные уполномоченными  государственными органами.

В бухгалтерском учёте  организации-покупателя приобретение материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд в розничной  торговле по кассовым и товарным чекам (или накладным) отражается проводками:

Дебет 20 (23,25,26,.…) Кредит 71 – на сумму произведённых работником, по распоряжению руководителя предприятия общепроизводственных, общехозяйственных и прочих расходов.

Дебет 07,08,10,41      Кредит 71 – на сумму оприходованных материалов;

При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток  должен быть внесен сотрудником в кассу организации:

Дебет 50 Кредит 71 – сумма неиспользованных подотчетных сумм, внесенных в кассу предприятия.

Иногда организация-поставщик  самостоятельно получает наличные деньги по заключённым договорам в кассе  организации-покупателя через своих  подотчётных лиц – инкассаторов, действующих на основании надлежаще  оформленных доверенностей на получение  денежных средств. В таких случаях  организация-покупатель выписывает расходный  кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает  по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего  его личность.  В этом случае используется счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В бухучёте организации-покупателя данные операции отражаются проводками:

Дебет 60 Кредит 50 – на сумму оплаченных счетов.

В соответствии со статьей 161 Гражданского Кодекса РФ сделки между  юридическими лицами и гражданами совершаются  в простой письменной форме. Сделка должна быть заверена нотариально, согласно статье 163 ГК РФ, в случаях, предусмотренных  законодательством РФ или в случаях, предусмотренных соглашением сторон.

Приобретение организациями  имущества у физических лиц, не являющихся предпринимателями, оформляется договорами купли-продажи. Данные договоры должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- паспортные данные сдатчика  продуктов;

- место его проживания;

- наименование сдаваемых  продуктов, их количество и  стоимость.

В процессе своей деятельности бухгалтеры часто сталкиваются с  необходимостью оформления покупок  за наличный расчёт у физических лиц.

Обо всех выплатах физическим лицам предприятия обязаны сообщать налоговым органам по своему местонахождению.

Согласно статье 208 Налогового Кодекса РФ суммы, полученные физическими  лицами в течение года от продажи  имущества, принадлежащего им на праве  собственности, подлежат обложению  налогом на доходы физических лиц  у источника выплаты дохода (в  нашем случае – бухгалтерией предприятия).

Как и при выдаче подотчетной  суммы на хозяйственно-операционные расходы, выдача наличных денег на командировку производится на основании расходного кассового ордера.

Цели служебной командировки могут быть разными: налаживание  контактов с поставщиками, ведение  переговоров с партнерами по бизнесу, учеба и переподготовка сотрудников. Последнее позволяет повысить уровень  культуры и качества обслуживания клиентов

Командировка оформляется  приказом руководителя организации (приложение №4), с указанием пункта назначения, наименования предприятия, куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки.

Командированному работнику  выдается командировочное удостоверение (приложение №5), подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью.

Лица, убывающие в командировки и прибывающие из них, на предприятиях регистрируются в «Журнале учета  работников, выбывающих в командировки» (приложение №6).

На работников, находящихся  в командировке, распространяется режим  рабочего времени тех предприятий, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни  отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса либо другого транспортного  средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы. При  отправлении транспорта до 24.00 часов  включительно днем выбытия считаются  текущие сутки, а с 0.00 часов и  позднее – последующие сутки.

На основании приказа  руководителя работнику выдается аванс  на командировочные расходы. Сумма  аванса включает средства на оплату проезда  в обе стороны, суточные и расходы  по найму жилья на срок командировки.

При направлении работника  в командировку на служебном или  личном транспорте оформляется путевой  лист на автомобиль (приложение №7). Ответственность за заполнение путевых листов и достоверность указанных в них сведений несет руководитель юридического лица, чьим штампом и печатью они заверены, а также лица, обеспечивающего эксплуатацию служебных легковых автомобилей.

Выдача наличных денег  под отчет на командировочные  расходы производится в пределах сумм, устанавливаемых организацией. Командировочные расходы для целей бухгалтерского учета включаются  в издержки производства в фактически произведенном размере.

В главе 23 «Налог на доходы физических» НК РФ установлено, что  в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке,

Согласно главы 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ, командировочные расходы включаются в прочие расходы, связанные с производством и реализацией в фактически  произведенном размере, т.е. в пределах сумм, установленных и прописанных в учетной политике организации. 

   После возвращения  из командировки работник в  течение трех дней отчитывается  о проделанной работе во время  командировки и использовании  полученных денег. При этом  об использовании денежных средств  составляется авансовый отчет.

К нему прилагаются: командировочное  удостоверение с отметками о  времени выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия  из него и прибытия к месту работы, документы о найме жилого помещения (включая бронирование гостиничных  номеров), фактических расходах по проезду  и др.

Расходы за пользование в  поездах постельными принадлежностями возмещаются командированным работникам при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных или мягких вагонах без представления  подтверждающих документов.

Расходы по проезду к месту  командировки и обратно к месту  постоянной работы возмещаются в  размере стоимости представленных проездных документов (включая страховые  платежи). Командированному работнику  возмещаются также расходы по бронированию билетов.

Расходы по междугородным  телефонным переговорам возмещаются  командированным работникам лишь в  случае, когда они производились  в интересах выполнения служебного задания на основании соответствующих  квитанций с подтверждением необходимости  этих переговоров нанимателем.

При командировании работников на незначительное расстояние от постоянного  места работы вопрос о том, может  ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту  своего постоянного жительства, в  каждом конкретном случае оговаривается  в приказе о командировании работника, с учетом дальности расстояния, условий  транспортного сообщения, характера  выполняемого задания, а также необходимости  создания работнику условий для  отдыха.

Сданный авансовый отчет  с приложенными оправдательными  документами проверяется бухгалтерией и утверждается главным бухгалтером  предприятия.

Проверяя законность произведенных  расходов из подотчетных сумм, бухгалтер  одновременно против каждой суммы, приведенной  в авансовом отчете, проставляет  дебетуемые счета, субсчета и статьи расходов:

Дебет 26,44 Кредит 71 – сумма  расходов на проезд;

Дебет 26,44 Кредит 71 –  сумма  суточных;

Дебет 70 Кредит 68 – удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных.

Дебет 26,44 Кредит 71 –  сумма  расходов на проживания без НДС;

В случае непредставления  в установленный срок отчетов  об израсходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу предприятия  остатков неиспользованных авансов  бухгалтерия вправе произвести удержание  их из заработной платы работников в установленном порядке:

Дебет 70 Кредит 71 – на сумму удержания долга из заработной платы подотчетного лица.        

При заграничных командировках  работников организации выполняются следующие правила:

• командировочные расходы, выдаваемые в иностранной валюте, учитываются одновременно в рублях и в валюте, полученных путем перерасчета валюты в рубли по курсу Банка России на день совершения операции;
• затраты в иностранной валюте на заграничные командировки учитываются аналогично затратам  по  командировкам на территории Российской Федерации;
• суточные выплачиваются при проезде по территории РФ, включая день пересечения границы при въезде в РФ, в российской валюте; при проезде, включая день пересечения границы при выезде из РФ и за время пребывания на иностранной территории - в иностранной валюте.

Организация вправе без ограничений  и специальных разрешений Банка  России покупать иностранную валюту за рубли на внутреннем валютном рынке  РФ для командировочных расходов, используя счет 52 «Валютные операции» для этих целей.

При возвращении из командировки остаток неиспользованной валюты работник должен вернуть в кассу организации  в валюте или рублях по курсу Центрального Банка РФ на дату утверждения авансового отчета. На счете 71 задолженность подотчетного лица по выданным суммам валюты учитывается  по курсу ЦБ РФ на день выдачи, отчет  подотчетного  лица и возврат  неиспользованных сумм - по курсу валюты на дату утверждения авансового отчета. Таким образом, на счете 71 образуется курсовая разница, которая списывается  на счет 91 «Прочие доходы и расходы».

 

 

 

 

ГЛАВА 2.  ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ И УЧЕТ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ПРИМЕРЕ ООО «НИКОЛЬ»

2.1. Краткая характеристика  деятельности предприятия

 

Общество с ограниченной ответственностью «Николь» юридическое  лицо и действует на принципах  самофинансирования и полного хозяйственного расчета.

Юридический адрес предприятия: г. Омск, ул. ХХII Партсъезда, 103б. Правовое положение ООО «Николь», порядок его реорганизации и ликвидации, а также права и обязанности участников определяются Гражданским Кодексом РФ, Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Основной вид деятельности организации – реализация запасных частей и комплектующих изделий  автомобилей ВАЗ.

Подотчетными лицами в  ООО «Николь», согласно распоряжению руководитель организации являются: директор - Папков Анатолий Петрович (таб. №01), заместитель директора –  Сынков Николай Анатольевич (таб.№02), главный бухгалтер - Мамочкина Анна Михайловна (таб. №03), бухгалтер - Бухова Ульяна Харитоновна (таб. №04), кассир –  Деньжова Евгения Денисова (таб. №05), завхоз -  Хозяйкина Ольга Зурабовна (таб. № 06), водитель дежурного автомобиля - Тарасов Тарас Тарасович (таб. №07).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 7. Структура предприятия

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Документальное оформление  и учет подотчетных сумм, выданных  на хозяйственно-операционные расходы

 

Согласно  Постановлению Правительства РФ от 2 декабря 2000г. № 914 «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (в ред. Постановлений Правительства РФ от 26.05.2009г. № 451), счет-фактура, оформленная надлежащим образом, является основанием для возмещения покупателю НДС в порядке, установленном федеральным законом.