Бухгалтерский учет расчетов подотчетными лицами

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.5. Аналитический и синтетический  учет расчетов с подотчетными  лицами.

 

        Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах: журнал-ордер, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Таблица

Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

 

По дебету	По кредиту
Сальдо начальное по счету 71 – это остаток долга подотчетного лица на начало периода	Сальдо начальное —  это остаток долга подотчетному лицу на начало периода
Оборот по дебету – выдача денег подотчетному лицу	Оборот по кредиту –  списание денег с подотчетного лица
Сальдо дебетовое на конец  периода — это остаток долга  подотчетного лица на конец периода	Сальдо кредитовое на конец  периода — это остаток долга  подотчетному лицу на конец периода

 

Расходы, оплаченные из подотчетных  сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки  неиспользованных сумм списывают с  подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  ведется по каждой авансовой выдаче.

В ООО счет 71 дебетуется в  корреспонденции со счетами:

Дебет 71 Кредит 50 "Касса"

- на выданную сумму  соответственно при получении  работником наличных денег на  оплату услуг связи.

Дебет 71 Кредит 73 "Расчеты  с персоналом по прочим операциям"

- оплата подотчетным лицом  ТМЦ за организацию (момент  предоставления ссуды) 

Дебет 71 Кредит 91 "Прочие доходы и расходы"

- отражена курсовая разница  при возвращении подотчетного  лица из загранкомандировки;

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции  со счетами:

Дебет 10 "Материалы" Кредит 71

- отражена сумма оприходованных  материалов, купленных подотчетным  лицом;

Дебет 19 " Налог на добавленную  стоимость по приобретенным ценностям" Кредит 71

- учтен НДС, отраженный  в счете-фактуре по приобретенным  запчастям;

Дебет 20 "Основное производство Кредит 71

- приобретение материальных  ценностей подотчетным лицом;

Дебет 26 "Общехозяйственные  расходы" Кредит 71

- приобретены канцелярские  принадлежности подотчетным лицом;

Дебет 50 "Касса" Кредит 71

- на суммы, возвращенные  в кассу подотчетным лицом,  неиспользованные во время командировки;

Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит 71

- отражена задолженность  организации перед работником  на основании авансового отчета;

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 71

- на суммы, удержанные  из зарплаты подотчетного лица;

Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" Кредит 71

- если недостача будет  удерживаться в течение нескольких  отчетных периодов;

Дебет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" Кредит 71

- если командировка носит  непроизводственный характер и  финансируется за счет собственных  средств;

Дебет 91 "Прочие доходы и  расходы" Кредит 71

- если недостачу по  расчетам с подотчетным лицом  нельзя возместить.

Дебет 94 "Недостачи и  потери от порчи ценностей" Кредит 71

- если сотрудник не  отчитался за выданные ему  денежные средства;

Дебет 97 "Расходы будущих  периодов" Кредит 71

- приобретена лицензия  на осуществление деятельности  подотчетным лицом.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер— комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера являются расходные  кассовые ордера на суммы, выданные под  отчет, авансовые отчеты — на израсходованные  суммы; новые приходные или расходные  кассовые ордера — на расхождения  в суммах, полученных и израсходованных.

Ежемесячно итоги из журнала  – ордера переносятся в главную  книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим  счетам, кредитовые – общей суммой. Данные из главной книги переносятся  в баланс.

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 В данной работе рассмотрены вопросы документирования, учета и налогообложения хозяйственно-операционных, командировочных и прочих расходов, приведены бухгалтерские проводки, даны примерные формы и образцы их заполнения

В результате всего вышеизложенного  материала можно сделать следующие  основные выводы.

Основными ошибками, допускаемыми организациями являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет, отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами, приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов и другие.

Прежде всего, следует  отметить, что расходы на командировки – неотъемлемая часть состава  затрат исследуемого предприятия, в  связи с чем основной задачей  ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами - знание всех нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, условия, сроки командировок, расходы по ним, а также их документальное оформление.

Что касается ООО “Николь”, то на нем учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с законодательством Российской Федерации. Все операции, отражающие выдачу аванса, отчет по нему, учитываются в бухгалтерии посредством составления определенных записей на основании первичных и иных документов.

Зачастую в результате указанных нарушений на затраты  списываются необоснованные суммы, занижается налогооблагаемый доход, происходит скрытие платежей по НДФЛ.

Для ускорения всякого  рода расчетов, в том числе и  с подотчетными лицами, в ООО “Николь” используются автоматизированные системы учета, которые позволят снизить затраты времени на оформление документов и обработку данных и повысить многие экономические показатели работы предприятия.

Выводы и предложения

По данным показателям  финансового состояния предприятия  в целом можно охарактеризовать как устойчивое, что обеспечивается высокой долей собственного капитала и предполагает стабильность его  деятельности в будущем. Но снижение коэффициента обеспеченности собственными средствами в 2005 году (-0,7) вызывает опасение и поэтому предприятию следует  обратить внимание на использование  собственного капитала.

Анализ структуры полученной прибыли в 2004-2005гг (63,7 и 24,7) позволяет  установить, что основную ее часть  составляет прибыль от основной деятельности. Убыток (-98,6) полученный в 2003 году полностью  получен от реализации услуг.

У предприятия прочие операционные расходы намного превышают прочие операционные доходы, это дало в 2004г  отрицательный результат, снизив чистую прибыль на 30 тыс.руб.

В 2003г предприятие имеет  внереализационные доходы. А в 2004-2005гг. у предприятия отсутствует внереализационная деятельность.

Проведенные исследования позволили  сделать вывод, что учет расчетов с подотчетными суммами в ООО «Николь» в основном отвечает требованиям бухгалтерского, аудиторского и налогового контроля и экономического анализа.

На предприятии бухгалтерский  учет автоматизирован и внедрена программа 1С:Бухгалтерия.

В программе ведут учет дебиторской задолженности подотчетных  лиц и заполнение авансовых отчетов.

На предприятии утвержден  список лиц имеющих право получать авансом денежные средства из кассы  на хозяйственные нужды. Деньги выдаются в подотчет работникам на основании  заявления с указанием суммы, цели, срока на который выдаются подотчетные средства.

Также ведется строгий  контроль за сроками предоставления авансового отчета по фактически израсходованным  суммам, с приложением оправдательных документов. В связи с изменениями  формы авансового отчета с 1 января 2001 г. (Постановление Госкомстата  России от 01.08.01. № 55) предприятие заказал  новую форму в типографии. Авансовые  отчеты утверждаются руководителем  в положенные сроки и в нормах установленных приказом Минфина  РФ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Теория бухгалтерского учета. (Учебно-метод. компл.) Соколова Е.С., Бебнева Е.В., Богачева И.В. (ЕАОИ; 2008, 231с.);
2. Анализ финансовой отчетности. (Учебно-метод. компл.) Ронова Г.Н., Ронова Л.А. (ЕАОИ, 2008, 240с.)Гражданский кодекс Российской Федерации. Части 1 и 2.-М.: Проспект, 2008 год;
3. Главбух. Ежемесячный журнал .2010.№7.-116с.
4. Главбух. Ежемесячный журнал .2009.№15.-70с.
5. Главбух. Ежемесячный журнал .2009.№20.-20с.
6. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях – М.:ТК Велби, издательство Проспект, 2009.-288с.;
7. Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина З.Н., «Бухгалтерский учет в организациях» - М.: Финансы и статистика, 2009.-800с;
8. Н.П. Кондраков «Бухгалтерский учёт» Инфра-М, 2009г.-832 с;
9. Налоговый Кодекс Российской Федерации. Части 1 и 2 по состоянию на 29.01.2010г Омега-Л, 2010г.-583 с
10. Бухгалтерский (управленческий) учет. (Учебно-метод. компл.) Егорова Л.И. (ЕАОИ; 2008, 111с.) 
11. «Бухгалтерский и управленческий учёт» Сергей Молчанов Эксмо 2008 г. – 736 с
12. «О безналичных расчетах в Российской Федерации». Положение Центобанка РФ от 22.01.2008 N 1964-У;
13. «О формах бухгалтерской отчетности организации». Приказ Минфина РФ от 02.07.10 г. N 66Н;
14. Р.З. Тумасян «Бухгалтерский учёт» Омега-Л, 2010г.-888 с
15. «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами». Указание Центробанка РФ от 20.06.07г. N 1843-У
16. «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации» Приказ Минфина РФ от 26.11.09г. N 15329
17. Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации». ПБУ 1/2008. Утверждено приказом Минфина РФ от 06.08.08 г. №106н;
18. Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте». (утверждено приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н, с изменениями от 11.03.09 №22н
19. Приказ Минфина РФ от 6 октября 2008 г. N 106н "Об утверждении положений по бухгалтерскому учету" (с изменениями от 11 марта 2009 г.)
20. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия и Инструкция по его применению. Утверждены приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. №94н (с изменениями на 18 сентября 2006 года);

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЯ

 

Приложение 1 - Унифицированная  форма № АО-1

Приложение 2 - Унифицированная форма № КО-2

Приложение 3 -  Унифицированная форма № КО-1

Приложение 4 - Унифицированная форма № Т-9

Приложение 5 - Оборотная сторона формы № Т-10

Приложение 6 - Журнал учета  работников, выбывающих в командировки         Приложение 7 -  Типовая межотраслевая форма № 3                                               Приложение 8 - Карточка счета 71

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1                                  

 

Унифицированная форма N АО-1

Утверждена

                                                        Постановлением

Госкомстата России

от 01.08.2001 N 55

                                                         ┌───────┐

                                                         │  Код  │

                                                         ├───────┤

                                           Форма по ОКУД │0302001│

                                                         ├───────┤

_________ООО «Николь»______________________   по ОКПО │       │

           наименование  организации                      └───────┘

 

                                 УТВЕРЖДАЮ

                  ┌─────┬────┐   Отчет в  сумме ___4000-00_________

                  │Номер│Дата│   __Четыре_тысячи___ руб. __00_ коп.

  АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ ├─────┼────┤   Руководитель _____директор_______

                  │  1  │11.01.                      должность

                  └─────┴────┘   __________ ____Папков А.П._______

                                  подпись    расшифровка подписи

                                 " 11 " __января_____ 2010г.

                                                     ┌───────────┐

                                                     │    Код    │

                                                     ├───────────┤

                               склад                 │           │