Бухгалтерський облік в Міжнародному Бізнесі

Велике значення у виконанні  цих вимог мають уніфікація та стандартизація документів. Під уніфікацією документів розуміють розробку єдиних зразків документів для оформлення однотипних господарських операцій на підприємствах, в організаціях і установах незалежно від виду діяльності та форм власності. Так, уніфіковано всі банківські та касові документи, бланки авансових звітів та посвідчень на відрядження, товарно-транспортних накладних, розрахунково-платіжних відомостей, податкових накладних та інших документів. Уніфікація документів забезпечує широту використання, можливість всебічного опрацювання на ПЕОМ, масове тиражування бланків, що здешевлює їхню вартість.

Під стандартизацією документів розуміють встановлення для бланків однотипних документів однакових, найбільш раціональних розміру і форми із завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів. Друкування стандартних бланків документів великими тиражами дає значну економію паперу, здешевлює їх виготовлення.

Розробляє і затверджує типові форми первинного обліку Державний комітет статистики (Держкомстат) України. Будову та форми первинних документів подано в дод. 2.

34. Документообіг та його організація

Документи з моменту  їх складання або одержання від  інших підприємств до передачі в  архів на зберігання проходять певний шлях. Відомо, що первинні документи містять інформацію про факти господарського життя, і ця інформація належним чином опрацьовується, узагальнюється й накопичується з метою одержання підсумкових даних у балансі та звітності. Своєчасний і якісний облік забезпечується певним порядком організації складання й опрацювання документів, або документооборотом.

Документооборотом називаються порядок і шляхи руху документів з моменту їх складання або надходження до моменту здачі в архів. 
Головне завдання документообороту — прискорення руху документів, і чим коротше і швидше буде організовано цей процес, тим він буде ефективнішим, і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень.

Кожне підприємство, враховуючи специфіку своєї господарської діяльності та структури управління, визначає напрями й обсяги документів. Організує документооборот на підприємстві головний бухгалтер чи бухгалтер, який розробляє правила і технологію обробки облікової інформації. Ця технологія визначає основні етапи проходження документів: складання первинних документів або реєстрація тих, що надійшли зі сторони, облікова обробка та реєстрація документів; передача документів на зберігання до архіву.

Організаційно перелічені етапи документопотоку  відображаються у спеціальному документі, який називається план (графік) документообороту. Він має визначати здійснення систематичного контролю складання і строків проходження первинних, зведених документів між окремими структурними підрозділами, передачі їх у бухгалтерію. План (графік) документообороту розробляється головним бухгалтером і затверджується керівником. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку складання і подання до бухгалтерії та опрацювання документів є обов'язковими для'всіх підрозділів і служб підприємства.

Документи, як правило, складаються  оперативними працівниками підприємства (касирами, рахівниками цехів, комірниками, майстрами та ін.) або надходять  зі сторони через канцелярію з  обов'язковою реєстрацією (рахунки, акти, листи, повідомлення тощо). Кожному виконавцю видають виписку з плану (графіка) документообороту, в якій наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов'язків виконавця, термін їх подання і перелік служб (підрозділів) підприємства, в які передаються ці документи.

При надходженні  документів до бухгалтерії проводять  їх перевірку:

• за формою (формальна перевірка заповнення всіх реквізитів, відповідності стандарту і формі документа, своєчасності складення документа і подання до бухгалтерії);
• за змістом (змістовна перевірка правильності відображення господарської операції, її відповідність законодавчим та нормативним вимогам, інтересам власника чи підприємства);
• арифметична (перевірка правильності проставлених цін і тарифів, розрахованих сум і підсумків).

Перевірені бухгалтерією документи проходять облікову реєстрацію. Процес обробки в бухгалтерії прийнятих від виконавців бухгалтерських документів включає три етапи: розцінка (таксування), групування і бухгалтерське проведення (проводка).

Розцінка (таксування) документів полягає у проставленні у відповідних графах документа ціни і суми, тобто переведення натуральних і трудових вимірників у грошовий здійснюється в самому документі шляхом множення показника на ціну. Ця операція характерна для документів, якими оформлюють рух матеріальних цінностей (вимоги-накладні, лімітно-забірні карти тощо), оскільки в момент їх складання записують тільки кількісні показники. Документи, в яких проставлено ціну та суму, не підлягають розцінці. У результаті розцінки здійснюється оцінка господарської операції у грошовому вимірнику.

Групування документів полягає в об'єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи з метою підготовки зведених даних (за складами, цехами, замовленнями, касами тощо) і спрощення ведення первинного обліку. Документи, згруповані за певними ознаками однорідності в накопичувальні та групувальні відомості, істотно скорочують подальші реєстраційні операції.

Бухгалтерське проведення (проводка) передбачає вказування у первинних або згрупованих документах (відомостях) бухгалтерської проводки (кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку), яку в майбутньому буде відображено в регістрах бухгалтерського обліку, а потім у звітності. Здебільшого первинні документи, накопичувальні та групувальні відомості, меморіальні ордери містять для зазначення кореспондуючих рахунків спеціальні графи.

Оформлені бухгалтерськими  кореспонденціями документи обліку використовують для подальшого відображення господарських операцій, що в них  містяться, у регістрах синтетичного й аналітичного обліку. На цьому практично завершується облікова робота з первинними бухгалтерськими документами. Первинні документи, виконавши свою обліково-аналітичну функцію, підлягають передачі в архів.

Для зберігання документів призначені архіви. Розрізняють  поточні й постійні архіви. Поточний архів організовують безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки в поточному році часто є потреба звертатися до нього за довідками й інформацією. Поточний архів міститься у спеціальних закритих шафах. Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні й призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітів, а й справ інших підрозділів і служб підприємства. Всі прийняті на зберігання справи реєструють в архівній книзі, що полегшує пошук документів чи справу в разі необхідності.

Відповідно опрацьовані: систематизовані у хронологічному порядку, прошиті й марковані  ярликами (рубриками) документи з  поточного архіву передають у  постійний після закінчення звітного року. Первинна документація зберігається в архіві окремо від облікових регістрів.

Терміни зберігання документів у постійному архіві визначено Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України. Відповідно до Переліку, затвердженого наказом цього  управління від 20 липня 1998 р. № 41, документи поіменовані в розд. 42. Бухгалтерський облік та звітність зберігаються від 3 до 5 років.

Так, для первинних  документів, що фіксують факт виконання  господарських операцій і є підставою  для бухгалтерських і податкових записів, встановлено термін зберігання 3 роки; розрахунково-платіжних відомостей, актів документальних ревізій, податкових та інших перевірок — 5 років; особових рахунків робітників та службовців, студентів — 75 років; статути та положення, бухгалтерські звіти і баланси, передавальні, розділювальні та ліквідаційні баланси зберігаються постійно.

Витяг із наказу Головного  архівного управління про терміни  зберігання облікових документів та звітності подається в дод. 4. 
Після закінчення встановлених термінів зберігання документи, що мають особливо важливе значення, передають на безстрокове зберігання до державного архіву, а інші документи підлягають знищенню спеціальною комісією за актом з відповідною відміткою в архівній книзі.

35. Класифікація прийомів дослідження документальних даних, дослідження окремого документа

Документи після виконання  господ. операцій передаються в бухгалтерію  у порядку і строки, встановлені  головним бух-ром. Обробка, мета якої –  підготувати документи для наступних  записів в регістри синтетичного і аналітичного обліку. Обробка складається з:

1) перевірка (у відпов. з Положенням про документальне  забезпечення записів в бух.  обл.):

• перевірка по суті (встановлення законності і доцільності операції, дотримання кошторису, норм, розцінок, лімітів)

• формальна (встановлює повноту і правильність заповнення реквізитів);

• арифметична (перевірка  правильності всіх арифметичним підрахунків в документі).

Якщо виявляються помилки  в оформленні, документи повертаються для дооформлення чи складання заново.

2) розцінка (проставлення  у відпов. графах ціни і суми, тобто грошова оцінка натуральних  показників операції). Документи, де грошовий вимірник є обов'язковим, розцінці не підлягають.

3) групування (об'єднання  однорідних первинних документів  і запис у групувальні відомості для визначення результатів по кожній групі).

4) контировка (складання  бух-х проведень. Записи роблять  в документах чи користуються  спеціальними меморіальними ордерами).

Документооборот — це рух бухгалтерських документів від  моменту їх складання або одержання від інших підприємств до передачі в архів. Протягом цього часу бухгалтерські документи використовуються не тільки для перевірки й опрацювання, а й для оперативного управління.

Після того як документи  складено на місцях або прийнято від сторонніх організацій, вони потрапляють до бухгалтерії у порядку й строки, встановлені керівником підприємства.

Документи, що надійшли до бухгалтерії, підлягають арифметичній перевірці, формальній та юридичній і за суттю, тобто з погляду законності й доцільності господарської операції.

При цьому забороняється  приймати до виконання та оформлення первинні документи за операціями, які суперечать законодавству і встановленому порядку приймання, зберігання та використання активів і зобов'язань. Такі документи передаються безпосередньо головному бухгалтеру для прийняття відповідних рішень. Первинні документи можуть бути прийняті до обліку в тому разі, якщо вони складені за формою та підписані особою, на це уповноваженою.

Прийняті документи  підлягають перевірці перед рознесенням їхніх даних на рахунки бухгалтерського обліку. Залежно від мети контролю первинних документів використовуються різні методичні прийоми їхньої перевірки: формальна, арифметична, експертна, логічна, економічна, нормативно-правова та інші.

Після перевірки документи  підлягають подальшому опрацюванню, тобто вони повинні пройти всі стадії обробки. Оформлені первинні документи при звітах матеріально відповідальних, підзвітних чи посадових осіб в установлені строки подаються до бухгалтерії. У процесі приймання звітів фахівці з обліку додані первинні документи звіряють із реєстром чи звітом, звертаючи увагу на правильність оформлення документа та наявність всіх необхідних підписів. Недооформлені документи до обробки не приймаються і повертаються матеріально відповідальним чи підзвітним особам.

Прийняті документи  бухгалтерією перевіряються вже  по суті, тобто з погляду законності й доцільності господарської  операції. Можуть бути ситуації, коли господарська операція є законною, але недоцільною, або навпаки — доцільною, але незаконною. Ці факти фахівці бухгалтерії повинні фіксувати окремо, терміново інформуючи про них керівника підприємства.

Арифметична перевірка  — це перевірка правильності визначення суми господарської операції, а тому всі арифметичні підрахунки, що містяться у документі, працівники бухгалтерії перевіряють суцільним способом.

36. Зміст та особливості документальної ревізії.

Ревізія, призначена на вимогу осіб, що проводять дізнання, слід-чих, прокурора  чи суду у справах, що перебувають в їх проваджен-ні, є ефективним засобом збирання доказів, які зафіксовані в доку-ментах і мають бути виявлені під час документальної перевірки фінансово-господарської діяльності підприємства. Мета такої реві-зії — за ревізованими документами встановити, чи законні й доцільні проведені підприємством операції, чи свідчать вони про нестачі, розтрати, привласнення грошових коштів і матеріальних цінностей, інші господарські злочини та фінансові зловживання. Інколи пара-лельно (і дуже зрідка самостійно) можуть ставитися завдання і щодо перевірки законності тих чи інших операцій і правильності ведення бухгалтерського обліку (у випадках, коли це може стосуватися фак-тів розкрадання та інших економічних злочинів).

Документальні ревізії полягають у тому, що всі господарські операції перевіряють по тих документах, які в бухобліку є основою для бухгалтерських записів. У процесі документальної ревізії перш за все перевіряються: 
• наявність і достовірність первинних документів; 
• правильність оформлення і своєчасність їх обліку; 
• законність видатків, відповідність їх планам, ефективність використання.

Документальна ревізія є одним  із найефективніших інструментів документального  контролю за фінансово-господарською  діяльністю підприємств, установ, організацій, дотриманням законодавства з фінансових питань, достовірності обліку і звітності. З її допомогою здійснюється також виявлення нестач, розтрат, привласнень і розкрадань коштів та матеріальних цінностей, попередження фінансових зловживань. Вказані  корисливі злочини, що скоюються в різних галузях економіки, завжди знаходять своє відображення у документах і записах бухгалтерського обліку підприємств. Цей фактор і визначає роль документальної ревізії як одного з ефективних засобів розкриття таких злочинів.