График документооборота в организации первичного учёта

 

Содержание

 

1.   График  документооборота в организации  первичного учёта…..……….....3

2. Разработка учётной  политики хозяйствующего субъекта  для целей бухгалтерского учёта  и налогообложения……………………………………....8

3.   Решение  практического задания……………………………………………19

Список использованных источников…………………………………………...21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.  График документооборота в организации  первичного учёта

 

Бухгалтерия предприятия  осуществляет учётные работы в определённой последовательности по определённым этапам, тесно связанным между собой. Основанием для записей в бухгалтерском учёте служат документы, которые с момента составления и до сдачи в архив проходят определённый путь – совершают документооборот.

Документооборот представляет собой создание первичных  учётных документов или получение их от других организаций, принятие их к учёту, обработка и передача в архив. Движение первичных документов в бухгалтерском учёте регламентируется графиком документооборота¹.

Правила документооборота и технология обработки учётной информации, согласно п. 4 ПБУ 1/2008 «Учётная политика организации», должны быть отражены в приказе об учётной политике организации.

Организуя документооборот, необходимо определить виды первичных  документов, применяемых в данной организации, их перечень с указанием названий и номеров форм и, в зависимости от способов обработки и группировки учётных данных, установить требования к оформлению и содержанию документа. Все документы, служащие основанием для записей в бухгалтерском учёте, должны представляться в бухгалтерию предприятия в установленном порядке к определённому сроку для проверки с точки зрения законности отражённых в них операций, правильности оформления и для последующей обработки и группировки.

Создание графика  документооборота, то есть определение порядка, сроков составления и прохождения отдельных документов, а также функций каждого исполнителя в составлении, оформлении и обработке документа, способствует рациональному использованию рабочего времени, создаёт условия для ритмичной работы и повышает ответственность каждого учётного работника за качество и сроки выполнения определённых работ.

Единой типовой  формы графика документооборота в настоящий момент не существует. Он разрабатывается для каждой организации  персонально, с учётом её конкретных особенностей.

Работу по составлению  графика документооборота организует главный бухгалтер или иное лицо, на которое в соответствии с законодательством РФ возложено ведение бухгалтерского учёта организации. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия и может быть оформлен в виде схемы или перечня работ.

На начальном этапе  работы по составлению графика документооборота устанавливаются:

– перечень первичных документов, применяемых на предприятии;

– круг лиц, которые обращаются с первичными документами;

– кто из работников предприятия имеет право подписывать  данные документы и несёт ответственность  за правильность их оформления и своевременность  представления в бухгалтерию (утверждается руководителем  организации);

–  рабочая схема функционирования отделов организации;

–  порядок  движения каждого документа между  отделами организации и крайний  срок представления документов конечному  потребителю информации (бухгалтерии);

– график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовать начисление налогов и составление бухгалтерской отчётности.

Для каждого  документа в бухгалтерском учёте  существует свой путь движения, то есть свой документ. Однако для всех документов существует пять основных этапов:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после её окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2) передача документа  в бухгалтерию, где контролируется своевременность и полнота сдачи его для учётной обработки;

3) проверка принятых  документов по форме (проверяются  полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных  операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

4) обработка документов в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:

– таксировка (расценка) – определение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в документах. Многие поступающие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели. При таксировке в таких документах указываются суммы и цены².

–    группировка  – подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;

–  контировка – совершение на основании первичного документа бухгалтерской записи, проставлении корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа. Контировка первичного документа – это фактическое  создание бухгалтерских проводок на его основании. На каждом документе (платёжке, накладной) пишется бухгалтерская проводка, которая производилась, когда документ вносился в систему учёта³.

5) сдача документов  в архив на хранение после  составления по ним учётных  регистров.

Требования  главного бухгалтера по документальному  оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую  службу документов и сведений обязательны  для всех работников предприятия. Работники  предприятия (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отдела, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчётные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, в которые представляются указанные документы. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное надлежащее создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учёте и отчётности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы⁴.

Контроль за соблюдением исполнителями графика  документооборота по предприятию осуществляет главный бухгалтер.

Порядок хранения первичных документов и учётных регистров регламентирован Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Так, в соответствии со ст. 17 Закона о бухгалтерском учёте организации обязаны хранить первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта и бухгалтерскую отчётность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учёта, другие документы  учётной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчётности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения учётных  документов, регистров бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности несёт руководитель организации.

Неиспользуемые  в работе первичные документы, учётные  регистры, бухгалтерские (и налоговые) отчёты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

Документы должны храниться в закрывающемся помещении  в специально предназначенных для этого шкафах или сейфах, исключающих возможность их пропажи или порчи.

Перед передачей  в архив первичные документы, относящиеся к определённому  учётному регистру, комплектуются в  хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива, которая содержит:

– наименование учётного регистра, к которому относятся  данные первичные документы;

– период, за который  скомплектованы документы;

– дату комплектации и передачи документов в архив;

– подпись ответственного лица.

Срок хранения первичных документов, учётных регистров, бухгалтерских (налоговых) отчётов в архиве предприятия определён согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утверждённого Главархивом СССР 15 августа 1988 г. При этом, как уже было сказано ранее, срок хранения бухгалтерских документов не может быть менее пяти лет.

  Срок хранения первичных документов может быть указан в графике документооборота. Но, поскольку он определён законодательно, достаточно предусмотреть в учётной политике по бухгалтерскому учёту порядок сдачи документов в архив организации⁵.

Сохранность первичных  документов, учётных регистров, бухгалтерских (налоговых) отчётов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.

 

2. Разработка  учётной политики хозяйствующего  субъекта для целей бухгалтерского  учёта и налогообложения

 

ПРИКАЗ (фрагмент) № ___

о принятии учётной политики на предприятии

 

г. Северодвинск                                                                 «__» _______ 2009 г.

 

На основании  федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте», Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н, Положения по бухгалтерскому учёту «Учётная политика организации» (ПБУ 1/2008), утв. Приказом Минфина РФ от 06 октября 2008 г. № 106н, Налогового кодекса РФ, иных законодательных и нормативных актов РФ, а также в соответствии с Уставом предприятия

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

 

начиная с 01 января 2010 года применять следующую учётную политику предприятия:

1. Бухгалтерский учёт вести с применением Плана счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утв. Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н.

2. Бухгалтерский  учёт вести с использованием  специализированной бухгалтерской  компьютерной программы «1С: Предприятие».

4. При начислении  амортизации объектов основных средств в бухгалтерском учёте применяется линейный способ.

5. Затраты по  ремонту основных средств покрываются  за счёт сформированного резерва на ремонт основных средств.

6. Срок полезного  использования нематериальных активов  определяется исходя из срока действия прав на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации и периода контроля над активом.

7. Ежемесячная  сумма амортизационных отчислений  по нематериальному активу производится  линейным способом.

9. Ответственность за организацию и состояние бухгалтерского учёта на предприятии возложить на генерального директора_________________.

10. Бухгалтерский  учёт в _____________ осуществляется  бухгалтерской службой как структурным  подразделением, возглавляемым главным бухгалтером.

 

Генеральный директор _________________   «___________»

Таблица 1

Выбор и обоснование элементов учётной  политики в разрезе организационно-технической  стороны (для целей бухгалтерского учёта)

 

Элементы  учётной политики	Альтернативные  варианты	Вариант, принятый в организации	Основание (законодательные и нормативные  документы)
1. Рабочий план  счетов бухгалтерского учёта	1. Рабочий план  счетов полностью соответствует  типовому плану счетов. 2. Рабочий план  счетов разрабатывается на основании типового	Рабочий  план счетов полностью соответствует  типовому плану счетов	ФЗ от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте»; Приказ Минфина  РФ от 31.10.2000 № 94н «Об утверждении  плана счетов бухгалтерского учёта  финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению»
2. Организационная  структура бухгалтерии в зависимости  от организационной структуры  предприятия	1. Централизованная 2. Децентрализованная 3. Смешанная	Централизованная	ФЗ «О бухгалтерском  учёте», Приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н «Положение по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в РФ»
3.Формы первичных  учётных документов, разработанных  организацией	1. Докладные  записки 2. Служебные  записки 3. Дефектные  ведомости 4. Акты ремонтных  работ 5.Акты по представительским расходам и т.п.	Докладные и  служебные записки, акты ремонтных  работ	ФЗ «О бухгалтерском  учёте»
4.Формы регистров  бухгалтерского учёта	1. Журнально-ордерная 2. Мемориально-ордерная 3. Упрощённая 4. Автоматизированная	Автоматизированная форма на основе журнально-ордерной формы «1С: Предприятие»	ФЗ «О бухгалтерском  учёте», Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, Письмо Минфина РФ от 24.07.1992 № 59 «О рекомендациях по применению учётных  регистров бухгалтерского учёта  на предприятиях»
5.Порядок проведения инвентаризаций	Порядок проведения инвентаризаций, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно, определяется руководителем организации	Проводить инвентаризацию: 1)товарно-материальных  ценностей – 1 раз в год перед сдачей бухгалтерской отчётности; 2) дебиторской  и кредиторской задолженности  – ежеквартально; 3) основных средств  – раз в три года	ФЗ «О бухгалтерском  учёте», Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»
6.Правила документооборота  и технология обработки учётной  информации	Формируются главным  бухгалтером или иным лицом, на которое  в соответствии с законодательством  РФ возложено ведение бухгалтерского учёта организации и утверждаются руководителем организации	Формируются главным  бухгалтером в составе учётной  политики и утверждаются генеральным  директором	ФЗ «О бухгалтерском  учёте». Приказ Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н «Учётная политика организации» (ПБУ 1/2008)
7.Порядок контроля  хозяйственных операций	Формируется в  составе учётной политики, зависит  от организационно-правовой формы предприятия. Контроль может осуществляться индивидуальными  аудиторами, аудиторскими организациями, ревизионными комиссиями, контрольно-ревизионными службами и др.	Проводится  ревизионной комиссией по распоряжению генерального директора; раз в год  – независимой аудиторской организацией	ФЗ «О бухгалтерском  учёте», ПБУ 1/2008, ФЗ от 07.08.2001 № 119-ФЗ «Об  аудиторской деятельности»
8.Способ представления  бухгалтерской отчётности	1.Представляется  пользователям бухгалтерской отчётности  в установленной форме на бумажных  носителях 2. С согласия  пользователей и при наличии  технических возможностей может  быть представлена в электронном виде	Предоставляется в электронном виде	ФЗ «О бухгалтерском  учёте»