Документация, ее сущность и значение. Роль документов в бухгалтерском учете и контроле

         По охвату хозяйственных операций документы разделяются на разовые и накопительные.

         Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйственную операцию в отдельности и составляются в один прием.

         Накопительные документы составляются в течении определенного периода (за несколько приемов) путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. К накопительным документам относятся, например, двухнедельные (месячные) наряды на работы, лимитно-заборные карты на отпуск материалов со склада.

         По степени обобщения учетной информации учетные документы разделяются на первичные (единичные) и сводные.

         Первичные (единичные) документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения.

          Сводные документы обобщают показатели, взятые с первичных документов, путем соответствующей их группировки и систематизации. Это реестры, сводки, авансовые отчеты и др.

           В отличие от накопительных документов сводные составляются на основании первичных документов и являются их сводкой, в то время как накопительные - первичный документ, составляемый постепенно.

          По содержанию хозяйственных операций учетные документы разделяются на материальные, денежные и расчетные.

          Материальные документы - документы, которыми оформляют операции по движению товарно-материальных ценностей (материалов, топлива, тары, запасных частей, полуфабрикатов, готовой продукции, товаров и др.)

          Денежные документы (кассовые, банковские) служат основанием для оформления операций с наличными денежными средствами организации (расчетные чеки, платежные поручения, платежные требования-поручения, кассовые поручения и др.).

         Расчетные документы служат для оформления расчетных взаимоотношений организации со своими контрагентами по возникающим обязательствам (счета на поставленные товарно-материальные ценности, счета-фактуры на их оплату, платежные поручения и др.).

        Необходимо отметить, что при разделении документов по указанным выше классификационным признакам один и тот же документ может быть отнесен к нескольким группам. Так, расходный кассовый ордер является одновременно оправдательным (для кассира), распорядительным (основанием-распоряжением руководителя на выплату денежных средств), первичным, разовым и многострочным документом.

 

 

 

 

2.2. Реквизиты  и формы документов

 

      Одним из важнейших условий оформления документации является наличие в документе всех сведений, необходимых для оперативной работы, учета и контроля. В связи с этим документы на хозяйственные факты должны иметь реквизиты.

       Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

        Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета.

       Унифицированные документы - это типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями.

         Правительство РФ Постановлением от 08,07,97 №835 «О первичных учетных документах» возложило на Госкомстат России функции по разработке, утверждению и распространению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий, а также обязало Госкомстат и Минин России определить порядок поэтапного введения в организациях независимо от форм собственности, осуществляющих хозяйственную деятельность на территории РФ, унифицированных форм первичной учетной документации. Указанный порядок был утвержден  Постановлением Госкомстата и Минфина России от 29,05,98 г. и 18,06,98 г. № 57а/27-н. [13].

        В соответствии с этим порядком с 1 января 1999 г. первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом по согласованию с Минфином России и другими федеральными органами исполнительной власти.

        Введение унифицированных форм первичной учетной документации в организациях на территории РФ как элемент учетной политики производятся с начала финансового года и должно быть оформлено соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

        Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридических лиц независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории РФ.

         В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме  форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Исключение  отдельных реквизитов из унифицированных форм  не допускается. Вносимые изменения должны быть  оформлены соответствующим  организационно-распорядительным документом организации.

        Стандартизация - установление одинаковых, стандартных размеров для типовых документов, что позволяет сократить расход бумаги  на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение. 

       Первичные документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, в том числе на бумажных и машиночитаемых носителях информации, должны иметь следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа (формы);
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

 

      В зависимости от характера операции, требований нормативных актов и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты:

• номер документа;
• адрес организации;
• основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом;
• другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

 

        В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

       Записи в первичных документах должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве (чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и др.). Запрещается использовать для записи простой карандаш.

       Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

       Образец заполнения первичных документов можно посмотреть на примере приходного и расходного кассового ордера (рис.2, рис.3).[12].

   

Рисунок 2. Образец заполнения приходного кассового ордера.

Рисунок 3. Образец заполнения расходного кассового ордера.

      Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченным ими на то лицами.

       Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не предоставляется возможным - непосредственно по окончании операции.

        Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленном порядке и сроки для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в данной организации графиком документооборота.

        Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке, проходящей в три этапа:

1. по форме - проверяется полнота и правильность заполнения документа, всех его реквизитов;
2. по содержанию - проверяется законность совершенных операций, логическая увязка отдельных показателей;

арифметическая проверка - подсчет сумм.

         После указанных процедур производится бухгалтерская обработка документации, которая заключается в группировке, таксировке, проставлении корреспонденции счетов (контировке), «гашении» (делают надпись и ставят штамп на документе).

          Группировка состоит в подборе и объединении первичных документов в однородные по содержанию группы.

          Таксировка документов заключается в проставлении в них на ряду с количественными показателями операции ее денежного выражения. Расценка производится либо в момент создания документа, либо при его обработке в бухгалтерии.

          Составление бухгалтерских проводок, имеющих назначение переноса информации из документа на счета бухгалтерского учета, как уже говорилось, называется контировкой.   

          Затем  содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учета, рекомендуемых Минфином России или разработанных министерствами, ведомствами и организациями при соблюдении общих методологических принципов бухгалтерского учета. При этом на самом первичном документе делается отметка бухгалтера, исключающая возможность его повторного использования. Например, ставятся дата записи в учетный регистр и подпись бухгалтера.

         Все первичные документы, на основании которых производится прием или выдача наличных денег, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» и указанием даты (числа, месяца, года).

        Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

         Информация о хозяйственных операциях, произведенных за определенный период времени, из регистров бухгалтерского учета переносятся в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность.

          Первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с установленном порядком и сроками. Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Организация  системы управления документооборотом 

3.1. Организация документооборота

 

         Документооборот – это движение документов от момента их составления или получения от других организаций до использования их для бухгалтерских записей и последующей передачи в архив.

        На предприятии различают три основных потока документации:

· входящие документы, поступающие из других организаций;

· исходящие документы, отправляемые в другие организации;

· внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.

       Все документы, поступающие на предприятие проходят:

1. Первичную обработку;

2. Предварительное рассмотрение;

3. Регистрацию;

4. Рассмотрение руководством;

5. Передачу на исполнение.

       Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии, как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.