Документация, ее сущность и значение. Роль документов в бухгалтерском учете и контроле

       Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

· направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;

· направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

            Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым могут принимать ответственные исполнители.

      На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

     Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для обработки мер о совершенствованию работы с документами.

        Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения».

Регистрация преследует три цели:

• учет документов;
• контроль за их исполнением;
• справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования  в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс  регистрации – это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определённую регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации создаётся информационно-поисковая система по всем документам организации (фирмы).

         Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

        Формы регистрации могут быть трех видов:

• журнальная;
• карточная;
• автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

     Журнальная система регистрации нужна только тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.

  Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов.

  Во всех остальных случаях эта форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

  Более удобной является карточная система регистрации документов. Форма карточки (РКК – регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

  Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

  Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется как минимум две.

    Наиболее рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе.

   Карточку на документ можно заполнить сначала не полностью, до передачи документа руководителю, т.е. без резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем карточка дозаполняется, т.е. эти сведения вносятся в нее.

 

          При четком взаимодействии с руководителем, если руководитель утром просматривает полученную корреспонденцию, можно сначала дать документы на просмотр руководителю, а затем, уже, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму.

 

   Разработка механизма управления документооборотом является необходимым звеном процесса постановки бухгалтерского учета в организации и в конечном итоге обеспечивает:

• стабильность работы бухгалтерской службы;
• четкость и оперативность обработки и движения документов;
• своевременность принятия управленческих решений.

Основные этапы создания системы управления документооборотом в организации:

1. разработка Положения о бухгалтерской службе;
2. разработка должностных инструкций работников бухгалтерии;
3. составление графика документооборота;
4. создание технологии обработки учетной информации;
5. разработка номенклатуры дел и порядка текущего хранения документов;
6. подготовка дел к длительному хранению.

        Рассмотрим подробнее первые три этапа.

     Как правило, при достаточно большом объеме учетной работы организовывается бухгалтерская служба как отдельное структурное подразделение организации с несколькими штатными сотрудниками. При этом необходима четкая регламентация деятельности каждого из них и всего подразделения в целом путем разработки Положения о бухгалтерской службе и должностных инструкций работникам подразделения.

        Положение о структурном подразделении (бухгалтерской службе) - внутренний нормативно-правовой документ, регламентирующий деятельность этого подразделения.

       Положение определяет статус подразделения, его место в системе управления и его внутреннюю организацию.

           Текст Положения обычно включает следующие разделы.

1. Общие положения
2. Основные задачи
3. Функции
4. Права и обязанности
5. Ответственность
6. Взаимоотношения (служебные связи)
7. Организация работы

     В разделе «Взаимоотношения (служебные связи)» определяются взаимосвязи подразделений в ходе осуществления своей деятельности, указываются виды документов, которыми обмениваются подразделения, при необходимости - сроки обмена информацией, ее периодичность, вид носителя информации и т.д.

           Приведем извлечение из примерного Положения о бухгалтерской службе (табл.1). [11, стр. 146].

 

 Таблица №1. Положение о бухгалтерской службе

(извлечение)

6.Взаимоотношения (служебные  связи)

Структурные подразделения, сторонние организации	Бухгалтерская служба получает документы	Бухгалтерская служба передает документы
1	2	3
Взаимоотношения со структурными подразделениями
Кадровая служба	Копии приказов по личному  составу  Табели учета рабочего времени сотрудников Больничные листы Отчеты о расходовании бланков  трудовых книжек	Ведомости использования  очередных отпусков Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним
		Продолжение
1	2	3
Коммерческий отдел	Хозяйственные договоры, сметы, акты и другие материалы по вопросам выполнения договорных обязательств Счета на приобретение товарно-материальных ценностей Авансовые отчеты сотрудников	Сведения о нормах расхода денежных средств и материалов Сведения о затратах по видам деятельности и отдельным  договорам Сведения об оплате счетов, дебиторах и кредиторах Указания по вопросам оформления и  представления для учета документов и сведений
Секретариат	Копии приказов и распоряжений директора по основной деятельности Корреспонденция в адрес  бухгалтерии	Проекты приказов и распоряжений по вопросам финансовой деятельности Сводки, справки, сведения по запросам руководства Отчеты о результатах  финансово-хозяйственной деятельности
Взаимоотношения со сторонними организациями
Обслуживающий банк	Выписки по счетам и прилагаемые  к ним документы Письменные разъяснения по вопросам взаимодействия с банком	Расчетно-платежные банковские документы Чеки на получение  денежных средств и объявления на взнос наличными Сведения по вопросам работы с денежной наличностью Бухгалтерские балансы  и отчеты
Государственная налоговая инспекция	Акты и документы  по вопросам правильности исчисления и уплаты налогов в бюджет Письменные разъяснения  по налогооблажению	Приказы, документы и  пояснения, необходимые для правильного  исчисления налогов Расчеты по налогам (налоговые  декларации) Бухгалтерские балансы  и отчеты
Финансовое управление	Разъяснения по вопросам назначения и выплаты пособий  на детей сотрудников	Документы по возмещению пособий на детей сотрудников  из бюджета

 

       Положение о бухгалтерской службе разрабатывается главным бухгалтером, согласовывается с другими должностными лицами и только поле этого утверждается руководителем организации.

    Срок действия утвержденного Положения  о бухгалтерской службе не ограничен. Внесение отдельных изменений в текст Положения производится соответствующим приказом. С Положением о бухгалтерской службе и вносимыми в него изменениями должны быть ознакомлены все сотрудники бухгалтерии.

      Должностные инструкции сотрудников обеспечивают четкое разграничение их прав и обязанностей, взаимосвязь в работе сотрудников, позволяют исключить дублирование в выполнении определенных трудовых функций и, кроме того, дать объективную оценку деятельности сотрудников.

    Должностная инструкция является внутренним документом организации, определяющим организационно-правовое положение работника и отражающим весь круг его должностных обязанностей, полномочий и ответственности.

        Должностная инструкция состоит из следующих разделов:

1. общие положения;
2. функции;
3. должностные обязанности;
4. права;
5. ответственность;
6. взаимоотношения (служебные связи);
7. организация работы и оценка деятельности.

        Раздел «Взаимоотношения (служебные связи)» должностной инструкции каждого сотрудника бухгалтерии разрабатывается на основании соответствующего раздела Положения о бухгалтерской службе и отражает взаимный обмен документацией между должностными лицами внутри организации (в том числе внутри одного подразделения), а также между должностным лицом и сторонними организациями.

     В качестве примера можно рассмотреть извлечение из должностной инструкции бухгалтера-кассира (табл.2). [11, стр. 149].

 

                                                          Таблица 2. Образец должностной инструкции.                                                             

ООО «Вест»                                                       УТВЕРЖДАЮ

15.05.2009 №12                                                 Руководитель организации

г. Воронеж                                                         Картавцев  (Картавцев В.В.)

                                                                                                           20.05.2009

 

Должностная инструкция

бухгалтера-кассира

6.Взаимоотношения  (служебные связи)

 

Должностные лица структурных  подразделений, сторонние организации	Бухгалтер-кассир получает документы	Бухгалтер-кассир передает документы
Взаимоотношения с должностными лицами бухгалтерской службы
Главный бухгалтер	Приходные и расходные  кассовые документы	кассовые отчеты
Взаимоотношения с должностными лицами других структурных подразделений
Продолжение
Инспектор отдела кадров	Отчеты о расходовании бланков трудовых книжек	Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним
Взаимоотношения со сторонними организациями
Обслуживающий банк	Выписки по счетам и прилагаемые  к ним документы Письменные разъяснения  по вопросам взаимодействия с банком	Расчетно-платежные банковские документы Чеки на получение  денежных средств и объявления на взнос наличными сведения по вопросам работы с денежной наличностью

 

         Должностные инструкции сотрудников бухгалтерии разрабатываются, как правило, главным бухгалтером, согласовываются с другими заинтересованными должностными лицами, а затем утверждаются руководителем организации.

        Полномочия сотрудника на получение документов от сторонних организаций подтверждаются письмами (доверенностями), направляемыми в адрес этих организаций.

        Утвержденная должностная инструкция в обязательном порядке доводится до сведения работника, занимающего данную должность.

       Факт ознакомления с текстом должностной инструкции фиксируется с помощью отметки «С инструкцией ознакомлен» и подтверждается личной подписью работника с указанием даты ознакомления.

          На основании структурной схемы организации, положений о структурных подразделениях, должностных инструкций сотрудников, иных внутренних актов организации  разрабатывается график документооборота в организации.

       Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График утверждается приказом руководителя организации.