Документация, ее сущность и значение. Роль документов в бухгалтерском учете и контроле

          График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы в организации, усилению контрольной функции бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации учетных работ. График оформляется либо в виде схемы, либо в виде перечня работ по формированию, проверке и обработке документов, заполняемых каждым подразделением, а также конкретными исполнителями, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Схему документооборота можно рассмотреть на рисунке 3. [11, стр.150].

Рисунок 3.Организация документооборота в организации.

         Работники производственных подразделений (начальники цехов, мастера, кладовщики, табельщики) и функциональных служб (работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, бухгалтерии) заполняют и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по этому графику. С этой целью каждому исполнителю вручают выписку из графика документооборота. В ней перечисляются первичные документы, сроки их представления и подразделения, в которые их следует представить.

        Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

         Пример графика документооборота организации в виде перечня работ на разных стадиях документооборота приведен в табл. 3.[8, стр. 68].

 

Таблица№ 3. Пример графика документооборота

Наименование документа, форма

Создание документа

Проверка документа

Обработка документа

Передача в архив

Кол-во экземпляров

Ответственный за выписку

Ответственный за оформление

Ответственный за исполнение

Срок исполнения

Ответственный за проверку

Кто представляет

Порядок представления

Срок представления

Кто исполняет

Срок исполнения

Кто исполняет

Срок исполнения

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

Штатное расписание (Форма  №Т-3)

2

Директор

Директор

Директор

По мере необходимости

Бухгалтерия

Директор

1 - в бухгалтерию, 2 - в отдел кадров

В день оформления

Бухгалтерия

В день оформления

Бухгалтерия

На следующий день после оформления

Приказ о приеме на работу  (Форма №Т-1)

1

Отдел кадров

Отдел кадров

Отдел кадров

В соответствии с поданным заявлением

Бухгалтерия

Отдел кадров

Копия (оригинал остается в отделе кадров)

В день утверждения руководителем

Бухгалтерия

В день оформления

Бухгалтерия

На следующий день после оформления

Трудовой договор, договоры гражданского правового характера

2

Отдел кадров

Отдел кадров

Отдел кадров

В день заключения

Бухгалтерия

Отдел кадров

Копия (оригинал остается в отделе кадров)

В день оформления

Бухгалтерия

В день оформления

Бухгалтерия

На следующий день после оформления

Личная карточка (Форма №Т-2)

1

Отдел кадров

Отдел кадров

Отдел кадров

В течение 1 дня после  выхода приказа о приемке на работу

Бухгалтерия

Отдел кадров

Личная карточка

В день оформления

Бухгалтерия

В день оформления

Бухгалтерия

На следующий день после оформления

Табель учета рабочего времени (Форма №Т-13)

1

Табель-щица

Табель-шица

Табель-шица

В течение месяца

Бухгалтерия

Табель-шица

Табель с приложениями

1 число следующего месяца

Бухгалтерия

В день оформления

Бухгалтерия

До 15 числа месяца получения

 

 

Контроль за соблюдением  графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

 

 

 

3.2.Исправление  ошибок в первичных документах

 

         Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:

• по причинам возникновения - небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;
• по месту возникновения - в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;
• по значению - локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

        Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

       Ошибки в первичных документах, созданных в ручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

• зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма, так чтобы можно было прочитать исправленное; надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма; на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц, подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица, производившего исправление, а также проставляется дата исправления;

         Пример. Если в учетном регистре неверно была сделана запись, скажем, вместо 100 руб. ошибочно было записано 115 руб., то запись должна принять вид:

              100 руб. Исправленному верить

            «........................115 руб......................» 15.05.2009г.  Иванченкова И.Л.

• способом «красного сторно», состоящим в том, что неправильно составленная корреспонденция счетов или сумма записывается чернилами красного цвета, что в бухгалтерском учете заменяет знак минус; записи красными чернилами можно заменить записью черными или синими чернилами в квадратной рамке, что также означает способ «красного сторно»;

        Пример. Организация оприходовала материальные ценности от поставщика, отразив кредиторскую задолженность на сумму 100000 руб., тогда как по счету поставщика она составила 90000 руб. Исправление можно осуществить следующим образом:

    Дебет 10 «Материалы» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 100000 руб. - ошибочная запись.

     Дебет 10     «Материалы» Кредит 60    «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 100000 руб. - исправление ошибки.

    Дебет 10 «Материалы» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 90000 руб. - верная запись.

• способом дополнительной записи, принимаемым в случаях, когда сумма хозяйственного факта, записанного в правильной корреспонденции счетов занижена.

        Пример. В документах на поступление материальных ценностей от поставщика значится сумма 100000 руб., а принято к учету только на 80000 руб. Необходимо  сделать дополнительную запись еще на 20000 руб. в пределах того же отчетного периода, в котором сделана неверная запись:

   Дебет 10 «Материалы»

  Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - 80000руб. - первоначально учтенная сумма.

   Дебет 10 «Материалы»

   Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - 20000 руб. - дополнительная запись.

    Все ошибки, обнаруженные в бухгалтерском учете должны быть исправлены в том отчетном периоде, когда они были обнаружены.

        В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

        Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

        Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных документов составляются сводные учетные документы.

      После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается специальная отметка, исключающая возможность ее повторного использования.

 

 

 

3.3. Порядок  хранения бухгалтерских документов.

 

       Порядок текущего хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета призван обеспечить быстроту и удобство поиска необходимого документа. Текущий архив основан на четкой классификации документов и системном формировании их в дела.

      Дело -  совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в одну обложку.

      Номенклатура дел - оформленный в установленном  порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел должна быть в каждом структурном подразделении, в том числе и в бухгалтерии. Разработка номенклатуры дел производится, как правило, в ІV квартале, завершается не позднее декабря и с января следующего года вводится в действие.

      Рассмотрим общепринятые принципы формирования дел бухгалтерского архива:

• первичные документы, как правило, хранятся отдельно от регистров бухгалтерского учета;
• каждая партия первичных документов за текущий месяц, относящаяся к какому-либо регистру бухгалтерского учета, комплектуется отдельно в хронологическом порядке и сопровождается справкой для архива, в которой указывается месяц и год, шифр синтетического счета, номера документов (с № ... по № ... включительно) и количество листов;
• кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами, другие документы (например, счета-фактуры) должны быть подобраны в хронологическом порядке и по окончании текущего месяца переплетены;
• каждое дело должно быть снабжено заголовком. Заголовки дел должны быть краткими и точными, при их составлении необходимо учитывать сроки хранения документов.

    

          Сроки хранения устанавливаются в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, которые установлены Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций (1989) с учетом изменений, внесенных Государственной налоговой службой РФ и Федеральной архивной службой 27 июня 1996 г. [11, стр. 152].

        Для большинства документов сроки хранения составляют не менее пяти лет (для некоторых - более пяти лет).

        Квартальные отчеты, инвентарные карточки, доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, гарантийные письма, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости об инвентаризации подлежат хранению в течение трех лет. В течение десяти лет организация должна хранить годовые бухгалтерские отчеты, балансы и пояснительные записки к ним, главные книги организации. Наибольший срок хранения имеют лицевые счета рабочих и служащих: они должны храниться не менее 75 лет с момента закрытия этих счетов (в случае прекращения деятельности организации, документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы и лицевые счета подлежат сдаче в государственные архивы). Документы с разными сроками хранения не могут быть помещены в одно дело.

        Документы, связанные с оперативным управлением (образцы подписей, внутренние отчеты), хранятся по мере необходимости.

       Далее производится систематизация заголовков. Рекомендуется следующий порядок расположения дел в номенклатуре:

1. Организационно-распорядительная документация вышестоящих органов
2. Организационно-распорядительная документация самой организации (положения, приказы, распоряжения и т.п.)
3. Плановая и отчетная документация
4. Учетные регистры
5. Первичные документы
6. Переписка

        Расположение дел закрепляется индексацией дел, т.е. условным обозначением каждого дела. Индекс дела включает в себя номер структурного подразделения и порядковый номер заголовка дела.

        Сформированная номенклатура дел утверждается руководителем организации.

         Дела до передачи в архив организации хранятся в бухгалтерии в специальных помещениях или запирающихся шкафах под ответственностью главного бухгалтера или лиц, им уполномоченных.

         Изъятие первичных учетных документов может производиться органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ.

         Закон РФ от 18.04.1991 № 1026-I «О милиции» (далее - Закон «О милиции») (п.33 ст.11) разрешает также милиционерам участвовать в выездных налоговых проверках. По закону сотрудники ФСНЭП могут проводить проверки не только в сопровождении налоговых инспекторов, но и независимо от них (п. 35 ст.11 Закона «О милиции»). [13].

      По Закону « О милиции» (п. 25 ст.11) милиционеры вправе в присутствии двух понятых и представителя фирмы осмотреть помещения, опечатать их, изъять документы, образцы сырья и продукции, провести инвентаризацию, ревизию.

         На изъятые документы должна составляться специальная опись, в которой  отражается содержание изъятых документов.

         Для того чтобы работа организации после изъятия документов не была затруднена, главный бухгалтер или другое должностное  лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

        Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, непронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут до оформить эти тома, например сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью.