Документирование хозяйственных операций

1. Документирование хозяйственных операций.

Документ - это письменное свидетельство, составленное в порядке, предусмотренном законом и удостоверяющее юридический факт совершения хозяйственной операции. 
 
Документальное (подтвержденное документами) оформление хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль за деятельностью материально-ответственных лиц, движением имущества и состоянием расчетно-платежной дисциплины. 
 
Создание носителей первичной учетной информации (документов) – это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий. 

Классификация документов

 
Все хозяйственные операции должны производится с оформлением первичных документов, на основании которых ведется бухгалтерский учет. 
 
Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам: 
   • по назначению: 
      - распорядительные - содержат распоряжения, разрешение, указание на проведение хоз.операции (доверенность); 
      - оправдательные - составляются в момент совершения операции, отражая ее исполнение (накладные, акты); 
      - комбинированные - сочетают в себе разрешительный и оправдательный характер (расходный кассовый ордер); 
      - бухгалтерского оформления - заполняются в учетных целях для облегчения и ускорения работы (справки, расчеты); 
   • по содержанию хозяйственных операций: 
      - материальные - отражают движение товарно-материальных ценностей; 
      - расчетные - по оформлению расчетных взаимоотношений с партнерами по возникшим обстоятельствам; 
      - денежные - по оформлению операций с наличными и безналичными денежными средствами; 
   • по объему отраженных в них операций: 
      - первичные - составляются в момент совершения операции; 
      - сводные - для обобщения учетной информации из первичных документов; 
   • по способу использования: 
      - разовые - для отражения одной или нескольких однородных хоз.операций, совершаемых одновременно; 
      - накопительные - для регистрации и накопления однородных хоз.операций, совершаемых в разное время; 
   • по числу учитываемых операций: 
      - однострочные - содержат одну операцию; 
      - многострочные - содержат две или более операций; 
   • по месту составления: 
      - внутренние - для оформления внутренних документов; 
      - внешние - поступают от других организаций;  
   • по способу заполнения: 
      - вручную; 
      - автоматизировано.

Унифицированные формы первичной учетной документации

 
В соответствии с Законом о бухгалтерском  учете и постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 "О первичных учетных документах" Госкомстат РФ по согласованию с Минфином РФ и Минэкономики РФ утверждает альбом унифицированных форм первичной учетной документации. Применение унифицированных форм первичной учетной документации регламентируется Положением по ведению бухгалтерского учета в Российской Федерации. 
 
Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета. 
 
Каждой из форм присвоено кодовое обозначение по общесоюзному классификатору управленческий документации (ОКУД), которое проставляется отдельным реквизитом в верхнем правом углу формы.  
 
В унифицированные формы организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. В обязательном порядке должны быть оставлены без изменений все реквизиты утвержденные Госкомстатом России унифицированных форм первичной документации, а также соблюдены требования стандартов к их структуре и оформлению. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускаются.  
 
Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должна быть утверждены в приказе об учетной политике предприятия и содержать следующие реквизиты: 
   • наименование документа (формы); 
   • код формы; 
   • дата составления; 
   • содержание хозяйственной операции; 
   • измерители хозяйственных операций (в натуральном и денежном выражении); 
   • наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность ее оформления; 
   • личные подписи и их расшифровки.

Право подписи первичных документов

 
Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а  если это не предоставляется возможным - непосредственно по окончании операции. 
 
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченным на то лицом. Без подписи уполномоченных лиц денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредитными документами обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договора и т.п.  
 
В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет полную ответственность за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность. 

Правила проверки первичных документов и  исправления ошибок в них

 
Проверка первичны документов - контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.  
 
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию подлежат обязательной проверке: 
  - по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов); 
  - по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей); 
  - подсчета сумм (правильность произведенных вычислений). 
 
При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа - оформленный ненадлежащим образом документ, налоговая инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения, первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договора, акты сдачи-приемки, гарантийные письма и др. 

Ошибки, выявленные в  результате проверки, можно разделить на несколько групп: 
   • по причинам возникновения - небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники; 
   • по месту возникновения - в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры; 
   • по значению - локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах). 
 
Внесение исправлений в кассовые документы не допускается!  
 
Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских документов), исправляются следующим образом:

1. зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;
2. надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;
3. на полях соответствующей строчки делается оговорка "Исправлено" за подписью лиц подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица, производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных  регистров подчистки и неоговоренные  исправления не допускаются!  
Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Типичные ошибки при  работе с первичными документами:

 
— использование форм первичных  документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике; 
— отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов; 
— отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи на первичных документах; 
— не заполнение обязательных реквизитов первичных документов; 
— наличие подчисток и помарок в документах; 
— нарушение правила исправления ошибок в документах; 
— исправления в кассовых документах; 
— записи простым карандашом; 
— отсутствие прочерков в свободных строках; 
— отсутствие штампа или записи "оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и 
    расходным кассовым ордерам; 
— арифметические ошибки при таксировке документа. 
Порядок хранения бухгалтерских документов

Первичные документы, учетные  регистры, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению согласно ст.17 Закона о бухгалтерском учете в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет. Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер. 
 
Для упорядочения количества издаваемых и получаемых документов рекомендуется вести номенклатуру дел. Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку-дело. Все папки, находящиеся в подразделении, образуют номенклатуру дел. Список дел может быть оформлен следующим образом:

 
Первичные документы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.  
 
В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатной заработной платы работникам, подлежат сдаче в государственные архивы. Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой.  
 
В соответствии с п.6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.1983 г. № 105, руководитель предприятия назначает своим приказом комиссию по расследованию. В нее следует включить работников бухгалтерии и специалистов, которые могут выявить причины утраты документов, - главного инженера, начальника службы безопасности и т.п. 
В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. 
Результаты работы комиссии оформляются актом, в котором необходимо указать причины утраты документов, описать место, которое исследовалось, характер внешних причин. У лиц, ответственных за сохранность документов (главного бухгалтера, делопроизводителя или др.), необходимо получить письменные объяснения. К акту прилагается опись пострадавших документов. Акт утверждает руководитель организации.

Документирование  хозяйственных операций

Рассмотрим порядок ведения бухгалтерского учета на стадиях:

– документального оформления хозяйственных операций;

– текущей группировки  фактов хозяйственной деятельности.

Оформление хозяйственных  операций первичными документами 

Все хозяйственные операции,  проводимые организацией должны,  оформляться оправдательными документами. Эти документы служат  первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичный учетный документ – письменное свидетельство о совершенной

операции, имеющее правовое (доказательное) значение. Первичный документ составляется в момент совершения операции,  а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания. При реализации товаров, продукции, работ и услуг в розницу с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день на основании кассовых чеков.

Реквизиты первичных  документов

Первичные учетные документы должны содержать следующие  обязательные

реквизиты: наименование документа (формы); код формы; дату составления;

наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники). Наличие данных реквизитов придает первичным документам юридическую силу.

В зависимости от характера  операций и технологии обработки  учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты, например: номер документа, адрес организации,  основание для совершения хозяйственной операции, оформленной данным документом (договор, приказ) и др.

 Создание первичных документов

Заполненные первичные  учетные документы должны отвечать следующим 

требованиям:

– содержать полные и  достоверные данные;

– содержать обязательные реквизиты;

– легко проверяться  по форме, арифметически и по существу. Проверенные

и обработанные документы должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования;

– составляться средствами, обеспечивающими сохранность записей  в течение длительного времени.

Свободные строки в первичных  документах подлежат обязательному  прочерку.

В целях контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях могут составляться сводные учетные документы на основании первичных учетных документов. Первичные и сводные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.