Документирование хозяйственных операций

Книги представляют собой пронумерованные сброшюрованные листы.  Преимуществом книг является невозможность замены отдельных листов  с целью злоупотреблений и хищений. Например, для сверки данных бухгалтерского и оперативно-складского учета и для контроля сохранности ценностей на складах ведется Книга учета материалов.  В организации ведется Главная книга, Кассовая книга, также могут применяться Книга учета хозяйственных операций, Книга учета доходов и расходов, Инвентарная книга учета основных средств. Недостаток книг в том, что их можно заполнять только от руки.

Машинограммы – отдельные листы, заполненные при использовании

вычислительной техники и содержащие показатели учетных регистров.

При использовании средств вычислительной техники регистры бухгалтерского учета могут  вестись также на  машинных носителях информации (дисках, дискетах). При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации.

Формы регистров бухгалтерского  учета разрабатываются и рекомендуются 

Министерством финансов РФ и другими  органами при соблюдении ими общих  методологических принципов бухгалтерского учета. Организации могут самостоятельно приспосабливать применяемые регистры бухгалтерского учета к специфике своей деятельности при соблюдении общих методологических принципов, установленных Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской

отчетности является коммерческой тайной, а в предусмотренных законодательством случаях  – государственной тайной. Лица,  получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством.

 

 Документальное оформление операций и метод двойной записи

 

Согласно основному равенству  бухгалтерского учета, каждая финансово-

хозяйственная операция производит два изменения в активах и пассивах организации,  что  отражается двумя записями (по дебету и по кредиту) на счетах бухгалтерского учета. Можно сказать, что любая хозяйственная операция имеет две составляющие, и каждая составляющая оформляется своим первичным документом. Первый первичный документ является основанием для записи на сумму операции в учетном регистре дебетуемого счета, другой первичный документ является основанием для записи на сумму операции в учетном регистре кредитуемого счета.

Пример.  Документальное оформление операций и метод двойной записи

Учредитель организации  «А» при ее учреждении внес в кассу  организации 20000 руб. в счет вклада в  уставный капитал. Для совершения данной операции учредителем было написано заявление с просьбой принять 20000 руб. в качестве вклада в уставный капитал согласно учредительному договору. Заявление учредителя вместе с выпиской из учредительного договора было представлено в бухгалтерскую службу.

Главный бухгалтер проверил соответствие формы вклада порядку, определенному для данного учредителя учредительным договором. В бухгалтерской службе был выписан приходный кассовый ордер, который после подписи главным бухгалтером был передан в кассу. Кассир принял деньги от учредителя, подписал приходный ордер, выдал учредителю квитанцию от приходного ордера в подтверждение принятия средств, а также погасил заявление учредителя штампом или надписью «получено».

Соотнесем составленные первичные документы с отражением  операции  внесения средств в  счет вклада в уставный капитал в  бухгалтерском учете. Данной операции соответствует два изменения в активах:  увеличение актива «денежные средства в кассе» и уменьшение актива «дебиторская задолженность за учредителями по вкладу в уставный капитал». Согласно методу двойной записи, данная операция отражается записями в сумме 20000 руб. в учетных регистрах по дебету счета 50 «Касса» и по кредиту счета 75 «Расчеты с учредителями». Подтверждающим документом для дебетовой записи по счету 50 «Касса» является приходный кассовый ордер на сумму 20000 руб. Подтверждающим документом для кредитовой записи по счету

75 «Расчеты с учредителями»  является заявление учредителя  с просьбой о внесении 20000 руб.  с отметкой об оплате.

Важно подчеркнуть, что  первичные документы оформляются  на основании

представленных документов (договоров,  счетов, транспортных накладных,

приказов и пр.). Документы, явившиеся основанием для оформления первичного учетного документа, прилагаются  к нему. В приведенном выше примере  на основании выписки из учредительного договора было составлено заявление работника, на основании заявления работника был выписан приходный кассовый ордер. Данное правило обоснования оформляемых документов обеспечивает выполнение следующих элементов метода двойной записи:

– на корреспондирующих  счетах будет записана одна и та же сумма по операции;

– внутри каждого из двух счетов, участвующих в операции, дебетовые и кредитовые записи будут  соотноситься друг с другом.

Поясним последнее утверждение на примере.

 Пример. Операция погашения дебиторской задолженности учредителя по вкладу в уставный капитал была отражена записью по кредиту счета 75 «Расчеты с учредителями» и оформлена заявлением учредителя. Заявление учредителя было написано на основании выписки из учредительного договора.

Операция начисления дебиторской задолженности учредителя по вкладу в уставный капитал ранее была отражена записью по дебету счета 75 «Расчеты с учредителями». Документом, оформляющим данную операцию, был учредительный договор.

Таким образом, хотя записи по дебету и по кредиту счета 75 «Расчеты с учредителями» были оформлены двумя разными документами, но основанием для второго документа послужил первый (учредительный договор). Этот факт обеспечивает то, что задолженность учредителя

будет полностью погашена (по кредиту счета) в той же сумме, в какой она была начислена (по дебету счета), то есть в сумме, указанной в учредительном договоре.

 

Исправление ошибочных  бухгалтерских записей 

 Ошибочные записи, возникшие в процессе ведения  бухгалтерского учета, исправляются  различным образом в зависимости от вида документа, в котором была допущена ошибка. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими  эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц с указанием даты внесения исправлений.

Исправления в первичные  учетные документы вносятся корректурным способом. Исправление ошибки в учетных  регистрах производится корректурным способом, способом дополнительной записи или способом «красного сторно».

Корректурный  способ – применяется для исправления ошибок в учетных регистрах, если они выявлены в течение отчетного периода до подведения итогов учетного регистра. Неправильно записанные суммы или текст аккуратно зачеркиваются одной горизонтальной чертой так, чтобы можно было их прочитать. Правильная сумма или нужный текст записываются сверху, справа или слева и подтверждаются записью «Исправлено», подписями соответствующих лиц и датой.

Способ  дополнительной записи – используется в случае заниженной суммы

операции при правильной корреспонденции счетов. Для увеличения суммы 

делается дополнительная запись с той же корреспонденцией счетов на разницу между правильной и уже записанной суммой. Для обоснования  такой проводки выписывается справка бухгалтерии, подписанная бухгалтером и ответственным лицом, со ссылкой на первую запись.

Способ  «красного сторно» – используется в следующих случаях:

1) при неправильной  корреспонденции счетов и верной  сумме операции;

2) при правильной корреспонденции счетов, но завышенной сумме операции;

3) для корректировки  некоторых учетных данных.

При применении способа «красного сторно» для исправления ошибочных

учетных данных выписывается справка бухгалтерии, исправления  вносятся

специальной строкой  «справка бухгалтерии». Исправляющая запись содержит: номер строки, которая  должна быть исправлена, повтор неверной записи от руки красными чернилами  или очерчивание рамкой (при автоматизации  – со знаком минус), правильную корреспонденцию счетов с той же суммой, записанную обычным способом.

 

Порядок организации документооборота

Документооборотом называется движение первичных документов в  бухгалтерском учете, которое начинается с создания или получения первичных  документов от других организаций, после чего производится принятие их к учету, обработка и последующая передача в архив. Особенности документооборота в условиях автоматизации учета определены нормативными документами.

Документооборот регламентируется графиком.  График документооборота

представляет собой  схему или перечень работ по созданию, проверке и обработке документов. В графике документооборота определяются подразделения организации и  круг лиц, ответственные за оформление документов, указывается взаимосвязь  всех работ и сроки их выполнения. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации.

График должен устанавливать  в организации рациональный документо-оборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документо-оборота должен способствовать улучшению всей учетной работы в организации, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

Работники организации (начальники цехов, мастера, табельщики, работники 

планово-экономического и финансового отделов, отделов труда и заработной

платы, отдела снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгал-

терии) создают и представляют документы, относящиеся к сфере  их деятель-

ности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке из графика перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя,  сроки их представления и подразделения организации, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, за своевременное  и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Главный бухгалтер осуществляет контроль за соблюдением исполнителями

графика документооборота. Требования главного бухгалтера в части  порядка 

оформления операций и представления в бухгалтерию  или на вычислительные установки  необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб организации.

Порядок хранения документов бухгалтерского учета

Первичные документы, учетные регистры, документы бухгалтерской отчетности подлежат обязательной передаче в архив организации. Данные документы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерской службе в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических  шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых

носителях определен  в соответствующих нормативных  документах, регламентирующих ведение  бухгалтерского учета в условиях его автоматизации.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их

защита от несанкционированных исправлений. Сохранность документов бухгалтерского учета в период работы с ними и при передаче в архив несет главный бухгалтер. В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации.

 

Сроки хранения документов бухгалтерского учета 

 

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Установленные сроки  хранения типовых документов дифференцированы по

двум группам организаций. К первой группе отнесены организации, в резуль-

тате деятельности которых  образуются документы, имеющие политическое,

народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или  историческое

значение и подлежащие приему в государственные архивы.

Ко второй группе отнесены организации вспомогательного и  обслуживающего характера, документы  от которых непосредственно не поступают  в государственные архивы. В приведенной  ниже таблице показаны сроки хранения основных документов бухгалтерского учета для второй группы организаций.

 

Таблица 1.7  Сроки хранения документов бухгалтерского учета (для

организаций вспомогательного и обслуживающего характера)

 

Документы	Срок    (лет)
Годовые бухгалтерские  отчеты и пояснительные записки Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы  Первичные документы  и приложения к ним  Лицевые счета  Расчетные (расчетно-платежные) ведомости  Инвентарные карточки Учетные регистры (главная  книга, журналы-ордера) Вспомогательные и контрольные книги, кассовые книги Журналы, книги регистрации  счетов, кассовых ордеров  Документы об инвентаризации	10 10 5 75-«В»* 5 5 5 5 5
* «В» – возраст  лица на момент прекращения  ведения лицевого счета