Использование в управленческом учете информации,формируемой в системе финансового учета

      Финансовый учет представляет собой упорядоченную систему непрерывного и взаимосвязанного документального наблюдения, измерения, регистрации и контроля за фактами хозяйственной жизни организации с целью исчисления и оценки показателей и представления их соответствующим пользователям для обоснования и принятия управленческих решений.

       Среди отдельных видов хозяйственного учета бухгалтерский (финансовый) учет занимает центральное  место. Приоритет учетной информации, ее полезность определяется значимостью и достоверностью отражения фактов хозяйственной деятельности, подтвержденных их документальным оформлением. Иногда для этого применяются специфические приемы, характерные только для бухгалтерского учета (например, инвентаризация).

Бухгалтерский (финансовый) учет предназначен для  постановки и решения более фундаментальных задач, нежели те, что стоят перед другими видами учета, применяемыми на уровне предприятия (оперативным и статистическим), а именно:

-         формирование полной и достоверной информации об имущественном положении для  всех заинтересованных пользователей;

-         обеспечение их необходимой информацией об использовании различных ресурсов с целью контроля и анализа соответствия действующему законодательству и учетной политике организации;

-         предотвращение негативных последствий, установление их размера и степени влияния на формирование финансовых результатов.

В процессе реализации этих задач объектами  бухгалтерского учета выступают  собственный капитал организации, ее имущество, обязательства, связанные  с их движением, и сами хозяйственные  операции, раскрывающие сущность экономических  событий (фактов хозяйственной жизни).

             На всех этапах воспроизводства совокупного общественного продукта бухгалтерский (финансовый) учет  играет роль механизма внутреннего контроля  и основного источника информации при осуществлении анализа эффективности принимаемых управленческих решений.  Реализация этих функций предъявляет к бухгалтерскому (финансовому) учету определенные требования:

-         Каждая хозяйственная операция (экономическое событие) должна быть оформлена документом  с заполнением обязательных реквизитов. При невозможности  регистрации некоторых из них в силу  форс-мажорных  обстоятельств (хищение, усушка, утруска и пр.) фактическое соответствие отдельных видов имущества данным текущего бухгалтерского учета подтверждается периодически проводимой инвентаризацией.

-         Факты экономической деятельности получают двойственное отражение на счетах, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета, который разрабатывается и утверждается самой организацией на основе Нового  Плана счетов бухгалтерского учета Министерства Финансов РФ.

-         Бухгалтерский (финансовый)  учет имущества, обязательств и экономических  событий ведется в рублях.

-         Данные аналитического учета должны соответствовать  оборотам и остаткам по счетам синтетического учета. Их документальное оформление, а также ведение регистров бухгалтерского учета и отчетности осуществляется на русском языке. В том случае, когда информация подготовлена на иных языках, обязателен построчный ее перевод на русский язык.

-         Имущество, являющееся собственностью организации,  учитывается обособленно от имущества других юридических лиц. В бухгалтерском учете и балансе отражаются  имущество и связанные с ним обязательства, принадлежащие только данной организации. Имущество, не принадлежащее организации, но находящееся у нее, учитывается на забалансовых счетах.

-           Оценка имущества осуществляется исходя из  варианта его приобретения: по рыночной стоимости – полученного безвозмездно; в сумме фактических затрат – приобретенного за плату; по стоимости его изготовления – произведенного в самой организации (фактические затраты, связанные с производством объекта имущества). При невозможности определения стоимости (по некоторым видам нематериальных активов и пр.) имущество учитывается в экспертной оценке, определенной специалистами, имеющими квалифицированный  аттестат и соответствующую лицензию.

-         Факты хозяйственной деятельности отражаются в бухгалтерском (финансовом) учете непрерывно с момента регистрации организации в качестве юридического лица вплоть до ее ликвидации.

-         Текущие издержки на производство продукции и капитальные вложения отражаются в бухгалтерском учете раздельно.

-         Достоверность данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности должна быть подтверждена результатами инвентаризации.  

Таким образом, главной целью финансового  учета является жесткий контроль капитала, находящегося в коммерческом обороте, а  также отражение процедур выявления финансовых результатов от производственно – коммерческой деятельности. 

      Из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что финансовый и управленческий учет  очень взаимосвязаны друг с другом. Схема взаимодействия управленческого и финансового учета

Схема3

        Они дополняют друг друга, раскрывают информацию о данной организации,  только для различных пользователей и т.д.  В итоге, эта взаимосвязь позволяет  создать достаточно репрезентативную информационную базу для  принятия  оперативных и стратегических  управленческих решений. В целом же формируется качественно новый менеджмент, выгодно  отличающийся от традиционных систем управления  предприятиями, путем принятия эффективных хозяйственных решений. 

4. Понятие информации, формируемой в системе управленческого учета 

         Информация представляет собой отражение в сознании человека характеристик окружающего мира, зафиксированное впоследствии на материальных и иных носителях. Она имеет количественные и качественные характеристики, может воспроизводиться, покупаться и продаваться.

       Под управленческой информацией понимается совокупность сведений, о процессах, протекающих внутри организации и в ее окружении, уменьшающих неопределенность управления и принятия решений. Поэтому управленческая деятельность начинается со сбора, накопления и переработки информации, составляющей ее основу. Если необходимые для управления сведения в составе информации отсутствуют, она является познавательной; если же сообщения вообще не несут информации, они называются «шумом».

      Потребность в управленческой информации определяется содержанием и повторяемостью решаемых задач; пониманием их людьми; имеющимися у последних знаниями, опытом, образованием — чем они выше, тем меньше сотрудники нуждаются в дополнительной информации. 
       Информацию можно классифицировать по ряду позиций, в частности:

• по носителям (электронные, вещественные и т.п. );
• по направлению движения (входящая и исходящая);
• по источнику (внешняя и внутренняя);
• по содержанию (экономическая, правовая, техническая и пр.);
• по спектру применимости (одноцелевая связана с решением одной конкретной проблемы; многоцелевая — нескольких различных);
• по назначению (отчетная служит для анализа; оперативная — для корректировки деятельности организации; отчетная информация бывает статистической, собираемой в определенные сроки в стандартной форме и частично предоставляемой государственным органам, и не статистической);
• по возможности закрепления и хранения (фиксируемая на носителях информация может храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению, свидетельством чего являются наскальные надписи и рисунки; не фиксируемая хранится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно стирается и исчезает);
• по роли в управлении (основная информация имеет важное значение; вспомогательная самостоятельного значения не имеет);
• по степени готовности для использования (первичная информация представляет собой совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из их источника и содержащих много лишнего, ненужного; промежуточная информация несет сведения, прошедшие через процесс предварительной «очистки» и систематизации, позволяющий решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего использования; конечная информация дает возможность принимать обоснованные управленческие решения; промежуточная и конечная информация является, таким образом, вторичной, производной);
• по степени важности (особо важная, включающая сведения, необходимые для выполнения задачи, например, указания, предписания, инструкции; желательная, без которой, однако, можно обойтись — об итогах работы, перспективах на будущее, внутренней жизни и т.п. );
• по полноте (частичная информация может использоваться лишь в совокупности с другой; комплексная дает всесторонне исчерпывающие сведения об объекте и позволяет непосредственно принимать любые решения);
• по предназначению (универсальная информация необходима для решения любых задач; функциональная — родственных; индивидуализированная — данной, конкретной, уникальной проблемы);
• по характеру потребления (постоянная информация требуется в неизменной форме в течение длительного времени, например, законодательные акты, нормативы; она фиксируется на более стойких носителях и должна быть общедоступной; переменная используется в течении короткого срока, а часто бывает одноразовой);
• по степени надежности (достоверная и вероятностная информация; характер последней может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника надежные сведения, поскольку имеющиеся методы, не позволяют это сделать; неизбежными искажениями при их передаче, заведомым распространением изначально ложных сведений);
• по способам распространения (устная, письменная и комбинированная информация); форма передачи информации оказывает большое психологическое воздействие, например, устная информация, как правило, эффективнее письменной.

Информация управленческого учета может быть:

• · "количественной" (то есть связанной с цифрами, как, например, документация по товарным запасам, управленческие отчеты и т.д.);
• · "качественной" (то есть информация нефинансового характера, которая дополняет картину, привлекая внимание руководства к соответствующим проблемам, не имеющим денежного выражения).

       Специфической разновидностью управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества людей, пытающихся объяснить сложную эмоционально значимую для них ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений. При этом, исходная версия, кочуя от одного работника к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство. Достоверность этого варианта зависит не только от истинности исходного, но от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться в диапазоне от 0 до 80—90%.

       Поскольку большинство людей склонно считать, что слухи исходят из источников, достойных доверия, руководство организаций на Западе часто применяют их для распространяя сведений, которые по тем или иным причинам не могут быть преданы официальной огласке. В то же время доверием людей слухам пользуются и участники конфликтов, стремящиеся недобросовестными приемами склонить окружающих на свою сторону.

         Работники представляют ложную информацию также из желания показать себя с лучшей стороны, скрыть ошибки,  застраховаться от возможных конфликтных ситуаций и неприятностей. Причинами этого могут быть: неразумные распоряжения и излишняя строгость руководства, его чрезмерное вмешательство в выполняемую работу, излишне жесткий контроль, стремление руководителей сваливать вину на подчиненных; отсутствие регламентов, критериев достоверной информации, неэффективность системы ее проверки и оценки.

        На практике получаемая информация не всегда соответствует вышеизложенным требованиям. В результате возникает множество противоречий и ошибок при принятии управленческих решений. Одну из основных проблем можно описать следующим образом: как учитывать факторы, информация по которым поступила с опозданием? Решение этой проблемы может быть следующим:

· Информация, пришедшая с опозданием, фиксируется  в бухгалтерском учете по дате ее возникновения (когда произошло  событие, по дате документа);

· В  управленческом учете информация фиксируется  на дату ее поступления (когда информация была получена).

Это позволит решить обе задачи: проводить анализ финансовой деятельности (на основе бухгалтерского учета) и оперативно принимать решения (на основе управленческого учета). Нужно четко понимать, что управленческий учет направлен, прежде всего, на текущее  управление, а правильно поставленный бухгалтерский учет позволяет проводить  анализ деятельности в полном объеме.

        Спрос на информацию управленческого учета различен на каждом иерархическом уровне организации. На операционном уровне, где сырье или купленные детали и узлы преобразовываются в готовую продукцию и где обслуживаются клиенты, информация нужна преимущественно для контроля за операциями и для их совершенствования. Эта информация подробная и часто повторяющаяся; измеряется чаще всего натуральными, а не финансовыми показателями, и по природе своей скорее производственно-техническая, чем экономическая. По мере движения к более высоким уровням организации видно, что менеджеры среднего звена осуществляют мониторинг работ и принимают решения, касающиеся финансовых и материальных ресурсов, продукции, услуг и клиентов. Они могут получать информацию управленческого учета значительно реже, а сама информация будет более агрегирована и представлена в финансовых показателях. Менеджеры используют эту информацию как инструмент оперативной диагностики; она может предупредить их о существовании таких аспектов повседневной деятельности, которые отличаются от ожидаемых. Информация может использоваться также для совершенствования планирования и принятия более удачных решений.

        Руководители, принадлежащие к высшим эшелонам организационного управления, получают итоговую информацию управленческого учета о хозяйственных операциях и событиях, происходивших на уровне отдельного сотрудника, клиента и подразделения. Они используют эту информацию для обоснования решений, имеющих долгосрочные последствия для организации (принятие стратегических решений).

        Ведение управленческого учёта зависит от воли администрации. Дирекция может осуществлять управленческий учёт, руководствуясь принципом целесообразности. Никто не вправе указывать, в какой форме должен быть организован учет, и каким образом он будет осуществляться.           Сбор и обработка информации считаются целесообразными, если её ценность для управления выше стоимости получения. В управленческом учете отчеты могут составляться как на регулярной основе, так и по запросу. Например, внутренняя отчётность об использовании материалов составляется ежемесячно; результаты раскроя материалов отражаются в картах раскроя по каждой партии раскраиваемого материала, т.е. практически раз в смену. По запросу могут быть составлены документы на расход особо дефицитных материалов.