Лекции по "Бухгалтерский облык"

 

ТЕМА 7. ФОРМИ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ

 

Облікові регістри і їх класифікація:

Всі господарські операції після їх оформлення первинними документами записуються до облікових регістрів.

Обліковий регістр  — це спеціальна таблиця, призначена для відображення документально  оформлених господарських операцій у системі рахунків, накопичення та зберігання облікової інформації.

Облікові регістри — це носії спеціального формату (паперові, машинні) у вигляді відомостей, журналів, книг, журналів-ордерів тощо, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку.

Інформація, що міститься в облікових регістрах, використовується для оперативного управління, економічного аналізу діяльності підрозділів і підприємства в цілому, а також для складання звітності. Тому своєчасне і повне відображення господарських операцій в облікових регістрах — одна із обов'язкових умов якості й оперативності обліку.

Запис у регістрах  бухгалтерського обліку виконується на підставі первинних облікових документів, які фіксують факти виконання господарських операцій і розпоряджень (дозволів) на їх проведення, накопичують і систематизують інформацію первинних документів. Інформація до облікових регістрів переноситься після перевірки первинних документів за формою і змістом.

Перенесення інформації має здійснюватися у порядку  надходження первинних документів до місця обробки (бухгалтерії) або  не пізніше терміну, що забезпечує своєчасну  звітність, наприклад, нарахування  і виплату заробітної плати, складання бухгалтерської, статистичної звітності тощо.

Регістри бухгалтерського  обліку мають містити назву, період реєстрації господарських операцій, прізвища і підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у їх складанні.

Облікові регістри складаються щомісяця і підписуються виконавцями та головним бухгалтером  або особою, на яку покладено ведення  бухгалтерського обліку підприємства. Ведення облікових регістрів  та контирування документів первинного обліку здійснюють із застосуванням, щонайменше, коду класів рахунків і коду синтетичного рахунка. Аналітичні дані в облікових регістрах мають узгоджуватися з даними синтетичного обліку на останнє число місяця.

Інформація  про господарські операції, здійснені підприємством за певний період, в облікових регістрах переноситься у згрупованому вигляді до бухгалтерської звітності підприємства.

Облікові регістри-картки. Прикладом можуть бути картки кількісно-сумового обліку матеріалів. Картки не скріплюються між собою і зберігаються у спеціальних ящиках. Картки ведуть на підприємствах, де не застосовується обчислювальна техніка для відображення аналітичних даних за кожною номенклатурою обліку. Залежно від обліковуваного об'єкта картки аналітичного обліку поділяють на картки кількісно-сумового обліку, призначені для обліку товарно-матеріальних цінностей, картки контокорентної форми, призначені для обліку розрахунків, та багато-графні, призначені для обліку витрат на виробництво. Крім типових форм карток, в обліковій практиці застосовують інші спеціальні форми, як наприклад, картки складського обліку, інвентарні картки тощо. Зібрані разом картки складають картотеку, яка розділяється за певними ознаками.

Облікові регістри-листки мають стандартний формат, кожний з них призначений для обліку певних операцій і залежно від цього має специфічний зміст. До таких листків належать журнали-ордери, відомості, розроблювальні групові таблиці тощо. У них, як правило, систематизують інформацію, необхідну для контролю й економічного аналізу.

За обсягом  змісту облікові регістри поділяють  на регістри синтетичного й аналітичного обліку та комбіновані. Такий поділ  обумовлений відмінностями і  призначенням синтетичних і аналітичних  рахунків, різним ступенем узагальнення облікових даних та їх комбінування.

Синтетичні  облікові регістри — це регістри, в  яких облік ведуть за синтетичними рахунками: Головна книга, Журнал-ордер, Журнал-Головна. Всі вони є матеріальними носіями синтетичного обліку.

Аналітичні  облікові регістри — це регістри, в  яких облік ведеться за аналітичними рахунками. Дані подають у натуральних, трудових і вартісних вимірниках. До таких регістрів належать книги, картки. У цих регістрах враховують специфіку обліковуваних об'єктів.

Останнього  часу значного поширення набули так звані комбіновані регістри систематичного обліку, які поєднують синтетичні й аналітичні записи. Застосування комбінованих регістрів дає змогу оперативно отримувати хронологічні й систематичні дані або показники синтетичного й аналітичного обліку разом, що скорочує облікову роботу за реєстрації і дає повне уявлення про здійснені операції. Прикладом комбінованого регістру може бути Журнал-ордер.

За видами бухгалтерських записів облікові регістри поділяють  на: хронологічні, систематичні та змішані (комбіновані).

Хронологічними  називаються регістри, призначенням яких є реєстрація операцій у порядку  хронологічної послідовності їх виконання та оформлення. Так, ведеться Касова книга, в якій рух коштів у  касі відображається за їх отриманням і видачею. До таких регістрів належать: Журнал реєстрації операцій, де записують всі господарські операції в календарній послідовності їх здійснення, журнал обліку надходження готової продукції, вантажів, відомість відвантаження і реалізації продукції; табель відпрацьованого часу та ін. Особливе значення цих регістрів полягає в їх оперативній та контрольній функціях, характеристиці руху об'єктів обліку.

Систематичними  називаються облікові регістри, в  яких виконується групування однорідних операцій на синтетичних і аналітичних  рахунках. Такі записи ведуть у Головній книзі, в якій узагальнюються записи за кожним синтетичним рахунком, а також на картках і книгах, де відображаються і групуються дані аналітичного обліку.

Комбінованими називаються регістри, в яких одночасно  поєднуються хронологічний і систематичний записи. Таку побудову має книга Журнал-Головна, в якій перша частина відображає журнал реєстрації операцій, а друга — групування операцій на синтетичних рахунках.

Техніка облікової реєстрації:

Господарські  операції в облікові регістри записують тільки на підставі належно оформлених і опрацьованих документів чорнилом темного кольору або пастою кулькових ручок, машинними засобами, які б забезпечували збереження цих записів протягом тривалого часу і запобігали б внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень.

Перенесення інформації із первинних документів в облікові регістри має здійснюватися в  порядку надходження документів до місця опрацювання відповідно до затвердженого плану-графіка документообороту.

Відповідальність  за правильність реєстрації інформації в облікових регістрах несуть особи, які склали та підписали ці регістри відповідно до службових обов'язків кожного працівника.

У разі складання  та зберігання регістрів бухгалтерського  обліку на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних та інших відповідних органів у межах їхніх повноважень, передбачених законами.

Підприємство  має забезпечити запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у регістрах бухгалтерського обліку, а також належне їх зберігання протягом встановленого терміну. Регістри бухгалтерського обліку можуть бути вилучені у підприємства тільки за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їхніх повноважень, передбачених законами. Посадова особа підприємства має право у присутності представників органів, які здійснюють вилучення, зняти копії регістрів, що вилучаються, при цьому обов'язково складати реєстр документів, що вилучаються.

При ручному  способі записи здійснюють за допомогою копіювального паперу. При використанні обчислювальної техніки (ПЕОМ) копіювання інформації здійснюється в автоматичному режимі.

Порядок відображення господарських операцій в облікових регістрах залежить від форми бухгалтерського обліку, що застосовується на підприємстві. Так, при меморіально-ордерній формі операції спочатку відображають у регістрах синтетичного обліку, а потім — аналітичного. При журнально-ордерній формі поточний облік операцій здійснюється одночасно в комбінованих регістрах хронологічного і систематичного обліку, а за окремими об'єктами обліку — також синтетичного й аналітичного обліку (наприклад, журнали-ордери та відомості за операціями розрахунків). При перенесенні інформації в обліковий регістр з документа, в останньому роблять відповідну відмітку, що засвідчує закінчення облікової процедури щодо документа і має контрольне значення.

Наприкінці  кожного місяця облікові регістри закривають. Ця процедура включає підрахунки підсумків за дебетом і кредитом та сальдо за кожним синтетичним і аналітичним рахунком. Підсумкову інформацію переносять у регістри, на основі яких складають звітність. Важливою при цьому є система контролю записів, яка ґрунтується, як правило, на взаємозв'язках і взаємоконтролі даних облікових регістрів. Так, загальний підсумок оборотів за синтетичними рахунками за звітний період, показаних в оборотній відомості за синтетичними рахунками, має збігатися з підсумком Журналу реєстрації операцій.

У регістрах  шахової форми, а це здебільшого журнали-ордери, загальний підсумок граф по горизонталі має збігатися з підсумком граф по вертикалі. Щодо контролю відповідності аналітичного обліку рахункам синтетичного обліку, то ця відповідність забезпечується за допомогою оборотних та сальдових відомостей. Сума записів за синтетичним рахунком має збігатися із підсумками оборотної відомості за його аналітичними рахунками.

Якщо в регістрах  бухгалтерського обліку поєднані дані синтетичного й аналітичного обліку, то процедура контролю стає зайвою, оскільки підсумки аналітичних рахунків і синтетичного збігаються, тобто є однаковими. Перевіркою правильності облікових записів та виправленням допущених помилок завершується процедура облікової реєстрації. Зведені дані облікових регістрів використовують для складання звітності з метою здійснення контролю й економічного аналізу.

 

 

Способи виправлення помилок в  облікових регістрах:

Від помилок  в обліку не застрахований ніхто. Причиною тому можуть бути несвоєчасне  надходження в організацію первинних облікових документів, неправильне обчислення оподатковуваної бази по податках, помилкова кореспонденція рахунків і т.д. Нерідко до обліку приймаються первинні документи, не оформлені відповідно до вимог законодавства, що призводить до неправомірного відображенню в регістрах бухгалтерського та податкового обліку витрат. У результаті спотворюються дані фінансової (бухгалтерської) та податкової звітності.

Щоб виправити  помилки, допущені у звітному році, достатньо внести виправлення в первинні облікові документи та регістри бухгалтерського обліку.

Запис в облікові регістри здійснюється ручним або машинним способом. У першому випадку операції реєструються вручну чорнилом або кульковою ручкою. Машинну запис роблять при використанні друкарських машин та засобів автоматизації.

Записи в  облікових регістрах виробляють не пізніше наступного дня після  отримання первинних документів. Вони повинні бути короткими, акуратними, чіткими, ясними, чіткими. Після реєстрації господарської операції в обліковому регістрі на бухгалтерській проводці або на самому первинному документі роблять відповідну відмітку для полегшення подальшої перевірки правильності рознесення. Після закінчення місяця по кожній сторінці облікових регістрів підбиваються підсумки. Підсумкові записи синтетичних і аналітичних регістрів обов'язково звіряються шляхом складання оборотних відомостей або іншим способом.

Зміст регістрів  бухгалтерського обліку та внутрішньої  бухгалтерської звітності є комерційною  таємницею.

Після затвердження річного звіту облікові регістри групують, переплітають і здають на зберігання в поточний архів організації.

Найбільш поширеним  способом відшукання помилок є суцільна перевірка записів в реєстрі. Суть цього способу полягає в  тому, що всі записи в обліковому регістрі, що містить помилку, послідовно звіряються з документами. При такій перевірці помилковий запис буде знайдена.

На практиці застосовуються і інші способи знаходження помилок.

В основі їх лежать розроблені схеми взаємоперевірки  рахункових записів і підсумкових показників облікових регістрів.

Після того як помилка  знайдена, проводиться її виправлення. Правильне виправлення помилки  в рахункових записах має велике значення для забезпечення достовірності  облікових відомостей.

Виправлення помилок у регістрі бухгалтерського обліку має бути обґрунтовано і підтверджено підписом особи, який зробив виправлення, із зазначенням дати виправлення. У тексті та цифрових даних первинних документів і облікових регістрів підчистки і необумовлені виправлення не допускаються.

Коректурний неправильний текст або сума закреслюються, над  закресленим текстом записуються  правильний текст або сума. Закреслення  здійснюється однією рисою, для того щоб виправлений текст можна  було прочитати. Виправлення помилки  обумовлюється і підтверджується: у документі підписами осіб, які підписали документ, в облікових регістрах особою, яка проводила виправлення. Застереження робиться на полях проти виправленої запису.

Коректурним способом користуються у випадках допущених  описок, неправильного підрахунку підсумків, а також записи операції не в той обліковий реєстр, який вказаний в бухгалтерській проводці. У прибуткових і видаткових касових ордерах виправлення не допускаються. При перенесенні підсумків у Головну книгу ніякі виправлення не допускаються. У цьому випадку на суму допущеної помилки складають бухгалтерську довідку, дані якої заносяться в Головну книгу окремим рядком.

Виправлення помилок  в облікових регістрах крім коректурного способу проводиться способом додаткової проводки і способом «червоного сторно».

Додаткова проводка застосовується в тих випадках, коли в бухгалтерській проводці і в  облікових регістрах вказана  правильна нумерація рахунків, але  записана сума операції менше дійсної. Виправлення робиться шляхом складання додаткового запису з тієї ж кореспонденцією рахунків на суму різниці між правильною сумою операції та сумою, відображеної попередньої бухгалтерським записом.