Нормативно-правовое регулирование по учету расчетов персонала по оплате труда

Дебет 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - начислена зарплата сотрудникам, занятым снабжением организации материалами.

Как известно, в учетной политике отражаются только те моменты, которые не нашли отражение в нормативных актах, либо имеют несколько способов учета.

Отражение в учетной политике вопросов по оплате труда

При формировании учетной политики в целях отразить элементы учета заработной платы, можно отразить следующие моменты:

- в учетной политике для целей  бухгалтерского учета: создание  резервов за счет себестоимости: на предстоящую оплату отпусков; на выплату ежегодного вознаграждения  за выслугу лет; производственных  затрат по подготовительным работам  в связи с сезонным характером производства; предстоящих затрат по ремонту предметов проката; гарантийный ремонт и гарантийное обслуживание; на выплату вознаграждений по итогам работы за год в соответствии с п.72 “Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ” (утв. приказом МФ РФ от 29.07.1998 г. N 34н.) и Отраслевыми методическими рекомендациями по вопросам планирования, учета и калькулирования себестоимости продукции (работ, услуг).

- в учетной политике для целей  налогового учета: а) состав расходов на оплату труда; б) определение группы расходов, к которым будут относиться затраты на оплату труда. Согласно п. 4 ст. 252 Налогового кодекса РФ, если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие расходы.

Момент признания расходов организации закрепляется в учетной политике, исходя из принципа начисления: доходы отчетного периода должны быть соотнесены с расходами, благодаря которым эти доходы получены. Отсюда возникает необходимость рассмотреть, как списываются затраты, вложенные в активы, на финансовые результаты каждого отчетного периода. В связи с этим расходом может быть признана не выплата денег, а возникновение или осуществление прав на эти выплаты (метод «по отгрузке»).

Данный метод требует значительных трудозатрат. Одно из возможных решений по их минимизации при ведении учета, например в торговых компаниях, сводится к разделению всех затрат на разные группы и установлению для каждой из них порядка списания на расходы. Рассмотрим этот момент подробнее.

Все текущие операционные издержки в компании делятся на три группы: прямые текущие, косвенные и управленческие. К прямым текущим издержкам относят только те переменные расходы по приобретению, доставке и продаже товаров, которые безусловно связаны с учитываемым объектом по каждому из видов доходов. Прямые текущие издержки капитализируются и списываются как расходы на уменьшение финансового результата в том же периоде, что и выручка, для получения которой они были произведены.

Косвенными являются затраты, которые можно безусловно (прямо) отнести на тот или иной центр прибыли (например, розничный магазин № 1) и лишь условно (принятым в компании способом) – на учитываемый объект по каждому из видов доходов (например, заработная плата продавцов магазина №1 и пр). Косвенные затраты не капитализируются, они списываются на уменьшение финансового результата по факту их возникновения в соответствии с принципом начисления. Несущественные или непредвиденные косвенные расходы списываются на уменьшение финансового результата кассовым методом, то есть по факту их оплаты. При отражении косвенных расходов в отчетности финансовый директор компании может использовать принцип существенности и списывать часть таких расходов самым простым методом, установив, например, 5%-й барьер. Управленческие затраты связаны с деятельностью компании в целом, их нельзя безусловно отнести на центр прибыли (расходы по аренде центрального офиса, заработная плата управленческого персонала и т.д.). Порядок списания управленческих расходов аналогичен принятому для списания косвенных.

Отметим, что, когда оплата производится в валюте, отличной от валюты учета, величина всех указанных расходов определяется с учетом возможных суммовых разниц.

5. Документальное оформление (первичная документация)

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами и налоговыми инспекциями на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации (в ред. Федерального закона от 30.06.2003 N 86-ФЗ). Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Формы первичных документов

В данный список включены важнейшие и широко применяемые формы первичных учетных документов, утвержденные Росстатом и Центральным банком Российской Федерации (Банком России):

• Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1) и приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (ф. № Т-1a) применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору. Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию.
• Личная карточка работника (ф. № Т-2) и личная карточка государственного служащего (ф. № Т-2ГС) заполняются на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Личная карточка государственного служащего (ф. № Т-2ГС) применяется для учета лиц, замещающих государственные должности государственной службы.

• Штатное расписание (ф. № Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
• Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (ф. № Т-4) применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников.
• Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (ф. № Т-5) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (ф. № Т-5а) используются для оформления и учета перевода работника (работников) на другую работу в организации.
• Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (ф. № Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (ф. № Т-ба) применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику (работникам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором (контрактом).
• График отпусков (ф. № Т- 7) предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.
• Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (ф. № Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (ф. № Т-8а) применяются для оформления и учета увольнения работника (работников).
• Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (ф. № Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (ф. № Т-9а) применяются для оформления и учета направлений работника (работников) в командировки.
• Командировочное удостоверение (ф. № Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке.
• Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (ф. № Т-10а) используются для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.
• Приказ (распоряжение) о поощрении работника (ф. № Т-11) и приказ (распоряжение) о поощрении работников (ф. № Т-11а) применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе.
• Табель учета использования рабочего времени и расчета оплаты труда (ф. № Т-12) и табель учета использования рабочего времени (ф. № Т-13) применяют для осуществления табельного учета, контроля трудовой дисциплины и составления статистической отчетности по труду.

Форма № Т-12 предназначена для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, а ф. № Т-13 — только для учета использования рабочего времени.

• Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, обычно используют расчетно-платежную ведомость (ф. № 49), которая служит и документом для выплаты заработной платы за месяц.

В левой части этой ведомости записывают суммы начислений заработной платы по ее видам (сдельно, повременно, премии и разного рода оплаты), а в правой — удержания по их видам и сумму к выдаче. На каждого работника в ведомости отводят одну строку.

• В ряде организаций (особенно крупных) вместо расчетно-платежных ведомостей применяют отдельно расчетные ведомости (ф. № Т-51) и платежные ведомости (ф. № Т-53). В расчетной ведомости содержатся все расчеты по определению сумм заработной платы, подлежащих выплате работникам. Платежную ведомость используют лишь для выплаты заработной платы. В ней указывают фамилии и инициалы работников, их табельные номера, суммы к выдаче и расписку в получении заработной платы. Расчетно-платежные ведомости или замещающие их расчетные и платежные ведомости применяют для расчетов с работниками за целый месяц.

Аванс за первую половину месяца обычно выдают по платежным ведомостям. Сумму аванса обычно определяют из расчета 40% заработка по тарифным ставкам или окладам с учетом отработанных работниками дней.

Заработную плату выдают из кассы в течение трех дней. По истечении этого срока кассир против фамилий работников, не получивших заработную плату, делает отметку «Депонировано», составляет реестр не выданной заработной платы и на титульном листе ведомости указывает фактически выплаченную и не полученную работниками сумму заработной платы. Суммы не выплаченной в срок заработной платы по истечении трех дней сдают в банк для зачисления расчетный счет.

• На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (ф. № КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице ведомости.

В расчетных ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы.

• Журнал регистрации платежных ведомостей (ф. № Т-53а) применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации. Ведется работником бухгалтерии.