Нормативно-правовое регулирование по учету расчетов персонала по оплате труда

В отличие от аудиторской проверки инвентаризационная комиссия должна только подтвердить:

• либо наличие кредиторской задолженности перед работниками;
• либо наличие дебиторской задолженности работников перед организацией.

Для этого необходимо проверить документы, на основании которых задолженность возникла и, возможно, была частично погашена. 

 

Правила проведения инвентаризации

Общий порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств установлен Методическими указаниями. Инвентаризация расчетов с работниками состоит из нескольких этапов. 

I этап (подготовительный):   подготовка приказа о проведении инвентаризации; формирование инвентаризационной комиссии; определение сроков проведения и видов обязательств, по которым будет проходить инвентаризация

 

II этап (выявление расхождений между результатами инвентаризации и данными бухучета):   проверка фактического наличия обязательств; составление инвентаризационной ведомости и сопоставление результатов с данными бухучета

 

III этап (заключительный):   приведение данных бухгалтерского учета в соответствие с результатами инвентаризации

 

 Рассмотрим эти этапы более подробно. 

Особенности инвентаризации расчетов с персоналом

При проведении инвентаризации расчетов с работниками необходимо проверить задолженность, которая числится по счетам:

Счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	Обобщается информация о расчетах с работниками по заработной плате, пособиям и т.п., а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации
Счет 76 субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам»	Обобщается информация о расчетах с работниками по суммам, начисленным, но не выплаченным  в установленный срок (из-за неявки получателей)
Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»	Обобщается информация обо всех видах расчетов  с работниками кроме расчетов по оплате труда и расчетов  с подотчетными лицами
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Обобщается информация о расчетах с работниками  по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы

 

Расчеты по оплате труда

Согласно пункту 3.46 Методических указаний по задолженности работникам организации, которая отражается на счете 70, выявляются:

• суммы по оплате труда, которые не выплачены работникам и подлежат депонированию;
• суммы и причины возникновения переплат работникам.

Инвентаризационная комиссия сопоставляет сведения о суммах, начисленных работникам в 2012 году, с теми суммами, которые были выплачены. Чтобы установить, какая сумма была начислена работнику, проверяют расчетные, платежные или расчетно-платежные ведомости. Выплата зарплаты может подтверждаться расходными кассовыми ордерами (РКО) или платежными поручениями, если деньги работникам организация перечисляет по безналичному расчету.

В результате инвентаризационная комиссия выявляет, какие суммы начислений не были выплачены работникам и должны отражаться на счете 70 как кредиторская задолженность, а какие из них должны быть депонированы. 

 

Расчеты по депонентам

Депонированные суммы заработной платы могут возникать в учете организации только в случае, если организация выплачивает работникам заработную плату через кассу.

Согласно п. 4.6 Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного Банком России от 12.10.2011 № 373-П, продолжительность срока выдачи из кассы заработной платы не может превышать пяти рабочих дней. Если работник не получил зарплату в срок, бухгалтер должен депонировать невостребованную сумму.

В бухгалтерском учете суммы депонированной зарплаты отражаются по дебету счета 70 и кредиту счета 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам».

При выдаче депонированной зарплаты оформляется расходный кассовый ордер. Сведения о выданных депонентах вносятся в Книгу учета депонированной зарплаты или в карточку депонента.

При проведении инвентаризации депонированных сумм проверяется соответствие остатка по счету 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» суммам оплаты труда, не выплаченным в срок из-за неявки работников (по Книге учета депонированной зарплаты или карточкам депонентов).

Кроме того, проверяется наличие депонентской задолженности, по которой истек срок исковой давности.  

 

 

 

Расчеты по подотчетным суммам

В данном случае инвентаризационная комиссия проверяет авансовые отчеты работников и наличие в них документов, подтверждающих расходы. На основании расходных кассовых ордеров определяют суммы, которые были выданы работникам под отчет, а на основании приходных кассовых ордеров – остатки подотчетных сумм, возвращенные работниками в кассу организации.

Если организация выдает под отчет денежные средства, перечисляя их на карточные счета работников, проверяются платежные поручения и банковские выписки, в которых фигурируют эти суммы.

По итогам инвентаризации комиссия должна установить подотчетные суммы, по которым работники не представили авансовый отчет. Из них выделяют суммы, по которым сотрудники не отчитались в срок (указан руководителем на заявлении работника) (п. 4.4 Положения). Кроме того, целесообразно проверить, не числится ли дебиторская (кредиторская) задолженность за уволенными работниками. 

 

Расчеты по прочим операциям

При инвентаризации расчетов по прочим операциям проверяются расчеты организации с работниками:

• по предоставленным им займам и процентам, начисленным на сумму выданного займа. На основании договора займа и расходного кассового ордера на выдачу займа определяется сумма задолженности работника по основной сумме долга. А на основании бухгалтерских справок по расчету процентов, подлежащих уплате, и приходным кассовым ордерам устанавливается размер задолженности работника по процентам;
• возмещению материального ущерба в результате брака, недостач и хищений материальных ценностей. Размер задолженности работника по возмещению материального ущерба на дату проведения инвентаризации определяется на основании документов, которые служат основанием для взыскания. Это может быть приказ руководителя или решение суда. На основании ПКО комиссия устанавливает, какая сумма задолженности уже погашена работником;
• выплате работникам компенсации за задержку выплаты заработной платы.Чтобы определить, вовремя ли организация выплачивала своим работникам заработную плату, отпускные и т.п., необходимо сопоставить:

- даты фактической выплаты зарплаты  с днями, установленными для ее выплаты; 
- дату выплаты отпускных с датой, на которые приходится начало отпуска работника; 
- дату увольнения работника с датой выплаты ему сумм, связанных с увольнением.

Если сроки были нарушены, работодатель должен начислить работникам компенсацию. Это начисление отражается в расчетных листках.

В ходе инвентаризации, по нашему мнению, необходимо также проверить, начислялась ли подобная компенсация. Если не начислялась, ее нужно рассчитать, отразить в инвентаризационной ведомости суммы задолженности;

• другим суммам, отраженным на счете 73.

Сведения о задолженности работников, полученные в ходе инвентаризации, комиссия сверяет с дебиторской задолженностью, которая числится по счету 73. 

Документальное оформление результатов инвентаризации

Результаты инвентаризации расчетов с персоналом оформляются следующим образом.

Справка. Сначала итоги проверки дебиторской и кредиторской задолженности работников заносятся в Справку, которая является приложением к Акту по форме № ИНВ-17.

Акт. Затем на основании Справки составляется Акт инвентаризации расчетов (форма № ИНВ-17). Он составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационный комиссии. Один экземпляр Акта передается в бухгалтерию, второй остается в комиссии. 

 

Сопоставление результатов инвентаризации с данными бухучета

После того, как составлены инвентаризационные ведомости, комиссия сопоставляет данные, полученные в ходе инвентаризации, с данными бухгалтерского учета.

В результате такого сопоставления выявляются расхождения.

 

После инвентаризации

Посмотрим, что должен сделать бухгалтер после проведения инвентаризации 
и выявления расхождений с данными бухгалтерского учета. 

Взыскать с работников подотчетные суммы

Работодатель имеет право удержать из заработной платы работника невозвращенную подотчетную сумму. Но сделать это можно не позднее одного месяца со дня окончания срока, на который выдан аванс, и только при условии, что работник не оспаривает основания и размер задолженности (ст. 137 ТК РФ). Если работодатель пропустил месячный срок, он может предложить работнику вернуть долг добровольно или взыскание придется проводить в судебном порядке. Либо по истечении срока исковой давности придется признать эту задолженность как безнадежную. Безнадежной можно признать и задолженность за уволенным работником.  

Списать дебиторскую задолженность

По истечении срока исковой давности организация может списать безнадежную задолженность в расходы в сумме, в которой она была отражена в бухгалтерском учете (п. 14.3 ПБУ 10/99). Срок исковой давности составляет 3 года (ст. 196 ГК РФ).

Срок исковой давности по подотчетным суммам, которые сотрудник не вернул, начинают отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги (п. 2 ст. 200 ГК РФ).

 

Задолженность с истекшим сроком исковой давности списывается:

• либо за счет резерва по сомнительным долгам, если организация создавала такой резерв. В бухучете делается проводка по дебету счета 63 и кредиту счета 71;
• либо на финансовые результаты деятельности организации, если резерв сомнительных долгов в бухучете не формируется. При этом необходимо сделать запись по дебету счета 91 субсчет «Прочие расходы» и кредиту счета 71.

Учет задолженности. Для списания задолженности, по которой истек срок исковой давности, руководитель издает соответствующий приказ (п. 78 Положения по ведению бухучета). На его основании задолженность в бухучете будет включена в состав прочих расходов, а в налоговом учете – в состав внереализационных расходов.

НДФЛ по невозвращенным суммам. На дату принятия решения о списании задолженности у уволенного работника возникает доход в виде невозвращенных денежных средств, выданных под отчет. Указанный доход подлежит обложению НДФЛ. При невозможности удержать налог организация обязана представить в налоговые органы справку по форме 2-НДФЛ с признаком «2». Сделать это необходимо не позднее 31 января следующего года (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Списать кредиторскую задолженность

В бухучете организации может быть остаток депонированной зарплаты. Обратиться за ней работник может в течение трех лет (письмо Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/1/161). Если по прошествии трех лет зарплата не была востребована, организация может списать эти суммы кредиторской задолженности на основании соответствующего приказа руководителя. В бухучете они будут включены в состав прочих доходов (п. 7 и 10.4 ПБУ 9/99), а в налоговом учете – в состав внереализационных доходов (п. 18 ст. 250 НК РФ). 

 

Зафиксировать задолженность, не отраженную в бухучете

Если в ходе инвентаризации комиссия выявит, что бухгалтерия не начисляла компенсацию за задержку выплаты зарплаты и других выплат, то комиссии придется сделать подробный расчет и зафиксировать задолженность перед работниками в инвентаризационной ведомости. 

Размер компенсации. При нарушении установленного срока выплаты зарплаты работодатель обязан выплатить работникам денежную компенсацию в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день задержки (ст. 236 ТК РФ).

Сумму компенсации нужно показать в расчетном листке. Согласно части 1 статьи 136 ТК РФ, сведения о суммах денежной компенсации за нарушение срока выплаты зарплаты работодатель должен включить в расчетный листок.

Бухучет. Суммы компенсации за задержку зарплаты отражаются на отдельном субсчете счета 73. 

 

 

Заключение

 

Бухгалтерский учет труда и заработной платы – трудоемкая и ответственная работа, требует больших знаний и практических навыков.

Ушли в прошлое времена, когда работа бухгалтера считалась скучной и серой, а смысл ее виделся только в перекладывании бумажек и в щелканье костяшек на счетах. В XXI веке от бухгалтера требуются умение работать на компьютере, навыки работы с различным программным обеспечением, знание налогового, гражданского законодательства, умение ориентироваться в постоянно меняющейся нормативно-правовой ситуации.