Організація та шляхи вдосконалення обліку основних засобів

Аналітичний облік основних засобів здійснюється з розбиттям за кожним інвентарним об'єктом окремо. Облік основних засобів ведеться за місцями їх експлуатації і матеріально відповідальними особами.

Для обліку основних засобів використовуються наступні типові форми інвентарних карток, описів і актів, а саме:

03-1 «Акт прийому-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів»;

ОЗ-2 «Акт прийому-здачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об'єктів»;

03-3 «Акт на списання основних засобів»;

03-4 «Акт на списання автотранспортних засобів»;

03-6 «Інвентарна картка обліку основних засобів», яка застосовується для обліку, як окремих об'єктів, так і групи об'єктів;

03-7 «Опис інвентарних карток по обліку основних засобів»;

ОЗ-8 «Картка обліку руху основних засобів»;

ОЗ-9 «Інвентарний список основних засобів».

Типова форма 03-1 «Акт прийому-передачі основних засобів» застосовується для оформлення прийому-передачі основних засобів і складається на кожний окремий придбаний або безкоштовно отриманий від інших організацій об'єкт. На об'єкт, який був в експлуатації, одночасно робиться запис на суму зносу.

Після оформлення акт разом з технічною документацією, що стосується даного об'єкту, передається в бухгалтерію. [ 24, с2-12 ]

Для оформлення прийому декількох об'єктів однотипних, що мають однакову вартість (господарський інвентар, інструменти, устаткування, постільна білизна та інше), дозволяється складання загального акту прийому.

Якщо в картку обліку основних засобів неможливо внести всі якісні і кількісні зміни характеристики об'єкта, які відбулися в результаті його реконструкції або модернізації, її доповнюють новою, а стару інвентарну картку бережуть як довідковий документ (в ній робиться відмітка про відкриття нової картки).

Інвентарні картки зберігаються в картотеках бухгалтерії, в яких вони розміщуються з розбиттям за відповідними субрахунками і групами з розподілом за матеріально відповідальними особами, а також додатково за обслуговуючими установами.

Інвентарні картки списаних об'єктів після внесення в них відміток про списання здаються в архів.

Термін зберігання інвентарних карток в архівах установ складає три роки після їх списання. Інвентарна картка обліку реалізованих або ліквідованих необоротних активів додається до документів (актів, накладних), якими була оформлена їх ліквідація або реалізація.

Записи в картках обліку основних засобів здійснюються в кількісному і сумарному виразах.

Основні засоби на підприємстві обліковуються за місцями їх зберігання (місцезнаходженню) і за інвентарними об'єктами.

Окремим інвентарним об'єктом вважається завершений єдиний пристрій на всі пристосування і обладнання, що відносяться до нього, конструктивно відособлений предмет, призначений для виконання певних самостійних функцій, або комплекс конструктивно з'єднаних предметів, що складають єдине ціле і разом виконують певну роботу.

Наприклад, інвентарним об'єктом є кожна окрема будівля. В його склад входять всі необхідні для експлуатації і розміщені усередині комунікації, тобто система опалювання приміщення, включаючи і котельну установку для опалювання (якщо остання знаходиться в самому приміщенні); внутрішня сіть водо-, газопроводу та каналізації зі всіма пристроями; внутрішня сіть силової і освітлювальної електропроводки зі всією освітлювальною апаратурою; внутрішні сіті сигналізації і телефонних і вентиляційні пристрої загально санітарного призначення; підйомники (ліфти) та інші.

Основні засоби, які стали непридатними для подальшої експлуатації: морально застарілі, зношені, пошкоджені в результаті аварії або стихійного лиха (за умови, що відновлення їх є неможливим або економічно недоцільним і вони не можуть бути реалізовані), підлягають списанню. Крім того, підлягають списанню будівлі, споруди, що підлягають зносу у зв'язку з будівництвом нових об'єктів та зруйновані часом.

При документальному оформленні господарських операцій з обліку основних засобів на підприємстві відбувається рух облікової інформації між первинною документацією, регістрами синтетичного та аналітичного обліку і звітністю.

Для визначення непридатності основних засобів і встановлення неможливості або неефективності проведення відновного ремонту, а також для оформлення необхідної документації на списання, наказом керівника щорічно створюється постійно діюча комісія у складі:

- замісник керівника підприємства (голова комісії);

- головного бухгалтера або його замісника;

- особи, на яку покладена відповідальність за збереження основних засобів;

- інших посадовців.

Постійно діюча комісія на підприємстві  проводить:

1) огляд об'єктів основних засобів для складання акту на їх списання, використовуючи при цьому необхідну технічну документацію, а також дані бухгалтерського обліку;

2) встановлює неможливість відновлення і подальшого використання об'єкта на даному підприємстві і вносить пропозицію про його продаж, передачу або списання;

3) встановлює конкретні причини списання об'єкта: фізичний або моральний знос, реконструкція, порушення нормальних умов експлуатації, аварії та інші;

4) встановлює осіб, з вини яких відбулося передчасне вибуття необоротних активів з експлуатації;

5) встановлює можливість використання окремих вузлів, деталей, матеріалів списаного об'єкта і здійснює їх оцінку;

6) здійснює контроль за вилученням із списаних основних засобів вузлів, деталей і матеріалів з кольорових та дорогоцінних металів, визначає їх кількість, вагу і контролює їх здачу на склад.

Розбирання і демонтаж основних засобів до затвердження актів на їх списання не допускається.

Первинна облікова документація про наявність, склад, рух і інші операції, що здійснюються з основними засобами, затверджена наказом Мінстату "Про твердження типових форм первинного обліку" від 29.12.95 р. № 352. Для більш загального осмислення розглянемо ці форми документів, порядок їхнього складання і взаємозв'язок. Розглянемо їх більш детально.

1. Типова форма № ОЗ-1 "Акт  прийому-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів"(Додаток 1) є підставою для зарахування на баланс окремих об'єктів основних засобів.

Акт складає постійно діюча комісія, призначена наказом або розпорядженням керівника організації, у трьох екземплярах. На великих підприємствах, де значні обсяги впровадження в експлуатацію основних засобів, можуть створюватися спеціалізовані комісії з питань їхнього зарахування на баланс по окремих групах (механічне й енергетичне устаткування, обчислювальна техніка і т.п. ).

Перший екземпляр акта після його повного оформлення передається в бухгалтерію і він є підставою для зарахування об'єктів на баланс, другий - залишається в підрозділі, що здає об'єкт в експлуатацію, третій - передається матеріально відповідальній особі, що приймає об'єкт на відповідальне збереження.

До актів, що надходять у бухгалтерію, додається відповідна технічна документація (паспорт, інструкція з експлуатації і т.д. ), що використовується для оформлення інвентарних карток обліку основних засобів і перевірки правильності зазначених технічних характеристик об'єктів. Потім ця документація передається службі, що здійснює контроль за експлуатацією (використанням) відповідних об'єктів основних засобів (служба головного механіка, відділ капітального будівництва і т.п. ).

Форма № ОЗ-1 використовується також для оформлення реалізації об'єктів основних засобів і їхньої безоплатної передачі іншим юридичним і фізичним особам. У цьому випадку акт теж складає комісія. Доцільно складати його також у трьох екземплярах: перший - для бухгалтерії; другий - покупцеві; третій - матеріально відповідальній особі, у підзвіті якого знаходився об'єкт основних засобів.

Акт типової форми № ОЗ-1 служить підставою для внутрішнього переміщення (прийому-передачі) об'єктів основних засобів на тому самому підприємстві від однієї матеріально відповідальної особи іншому. Його можна використовувати для оформлення передачі устаткування, інших об'єктів зі складу в експлуатацію, якщо вони не вимагають спеціального монтажу. Акт доцільно використовувати і при оформлення операцій прийому-передачі об'єктів основних засобів по договорах оперативної і фінансової оренди.

2. Типова форма № ОЗ-2 "Акт прийому-передачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об'єктів" (Додаток 2) використовується для оформлення впровадження в експлуатацію основних засобів після завершення їх капітального або середнього ремонту, реконструкції або модернізації.

Документування зазначених вище робіт виконують підрозділи-виконавці. Пізніше акти передають у бухгалтерію і вони є підставою для складання бухгалтерських записів, записів в інвентарних картках обліку основних засобів про проведені роботи, їхньої вартості й ін.

У технічний паспорт відповідного об'єкта основних засобів, у разі потреби (наприклад, при їхній модернізації), вносять дані про зміну технічних характеристик, добудуванню і т.п. "Акт прийому-передачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об'єктів" складається теж у трьох екземплярах: перший - для бухгалтерії; другий - для підрозділу, що виконує відповідні роботи. Третій екземпляр акта одержує матеріально відповідальна особа, що приймає об'єкт на відповідальне збереження.

Якщо ремонтні роботи виконує організація-підрядчик, можуть складатися й інші відповідні документи.

3. Типова форма № ОЗ-З "Акт на списання основних засобів" (Додаток 3) використовується для оформлення ліквідації окремих об'єктів (крім автотранспортних засобів) або їхніх складових частин.

Акт складається в двох екземплярах: перший -для бухгалтерії, другий - матеріально відповідальній особі, у підзвіті якого знаходився списаний об'єкт.

4. Типова форма № ОЗ-4 "Акт на списання автотранспортних засобів" застосовується для оформлення списання з балансу підприємства вантажних або легкових автомобілів, причепів і напівпричепів. Порядок оформлення актів форми № ОЗ-4 аналогічний актам форми № ОЗ-З.

6.  Типова форма № ОЗ-6 "Інвентарна  картка обліку основних засобів"(Додаток 4) використовується для аналітичного (пооб'єктного) обліку основних засобів. Виписує її бухгалтерія підприємства в одному екземплярі. Підставою для оформлення цього регістра є "Акт прийому-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів" (типова форма № ОЗ-1), а також дані технічної й іншої документації про цей об'єкт.

Оцінки про виконані роботи по реконструкції, модернізації і капітальному ремонтові робляться на підставі даних "Акта прийому-передачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об'єктів" (типова форма № O3-2) або інших відповідних документів.

Підставою для оцінок вибуття основних засобів є "Акт прийому-передачі (внутреннею переміщення) основних засобів" (типова форма № ОЗ-1), "Акт на списання основних засобів" (типова форма № ОЗ-З) або "Акт на списання автотранспортних засобів" (типова форма № ОЗ-4).

Якщо маються значні зміни кількісних або якісних характеристик об'єкта внаслідок реконструкції або модернізації, що неможливо відбити в картці, то картку заміняють нової. Попередня інвентарна картка зберігається як довідковий документ.

7. Типова форма № ОЗ-7 "Опис інвентарних карток по обліку основних засобів" використовується для реєстрації інвентарних карток обліку основних засобів і ведеться по класифікаційних групах (видам) основних засобів з метою контролю за наявністю інвентарних карток.

8. Типова форма № ОЗ-8 "Картка обліку руху основних коштів"(Додаток 5) щомісяця заповнюється бухгалтерією на підставі інвентарних карток і звіряється з даними синтетичного Обліку основних засобів. Дані карток використовуються для складання річної статистичноїзвітності (форма № 11 "Звіт про наявність і рух основних фондів, амортизаційні відрахування") і бухгалтерської звітності за формою № 5 "Примітки до річної звітності".

9. Типова форма № ОЗ-9 "Інвентарний список основних засобів"(Додаток 6) складається в одному екземплярі і використовується матеріально відповідальною особою для пооб'єктного обліку основних засобів. Дані пооб'єктного обліку, що приведені в інвентарних списках, повинні відповідати записам в інвентарних картках. Списки ведуть по класифікаційних групах основних засобів.

Надходження основних засобів може відбуватися унаслідок введення в експлуатацію закінчених будівництвом будівель і споруд підрядним або господарським способами, придбання різних об'єктів основних засобів за плату; безкоштовне отримання основних засобів, виявлення надлишків при інвентаризації, отримання основних засобів як внесок в статутний капітал, при переведенні тварин з груп молодняку в основне стадо, в результаті закладки і вирощування багатолітніх насаджень та ін.

У разі придбання основних засобів їх первісна вартість збільшується на суму вартості придбання з урахуванням транспортних і страхових платежів, а також інших витрат, понесених у зв'язку з таким придбанням.