Организация предметно-количественного учёта в аптеке

Образец журнала  предметно-количественного учета  наркотических и психотропных средств в аптеках приведен в приложении 6 к инструкции о порядке приобретения, хранения, реализации и использования наркотических средств и психотропных веществ в медицинских целях, утвержденной Постановлением Министерства Здравоохранения Республики Беларусь №51 от 28.12.2004. [4]

Учет ведется  в журнале предметно-количественного  учета по форме 27-АП. Предметно-количественный учет начинается с выведения остатка лекарственных средств на начало месяца. Этот остаток переносится из остатка на конец предыдущего месяца. Далее в журнале учитывается приход. Поступление отражается по каждому приходному документу (товарная накладная) в отдельности с указанием ее номера и даты. Затем подсчитывается приход с остатком. Расход по дням записывается дневными итогами. Далее в журнале подсчитывается расход и определяется остаток на конец месяца (книжный). Он определяется как разница между приходом с остатком и расходом за месяц. [10]

 

3. Организация учёта лекарственных средств списка «А»

Учет лекарственных  средств списка «А» в аптеке ведется в соответствии с требованиями Постановления Министерства здравоохранения Республики Беларусь №16 от 24.06.2005 «Об утверждении перечня лекарственных средств списка «А» и правил хранения лекарственных средств списка «А»».

Лекарственные средства списка «A» в виде фармацевтических субстанций, находящиеся на хранении, подлежат предметно-количественному учету в журнале предметно-количественного учета лекарственных средств списка «A» в виде фармацевтических субстанций в соответствии с приложением 1 к вышеназванному постановлению.

Журнал учета  должен быть пронумерован, прошнурован, подписан руководителем юридического лица или индивидуальным предпринимателем и заверен его печатью. На каждое наименование лекарственного средства списка «A» в виде фармацевтической субстанции в журнале учета заводится отдельная страница.

При инвентаризации товарно-материальных ценностей устанавливаются  фактические остатки лекарственных  средств списка «A» в виде фармацевтических субстанций, на что составляется сличительная ведомость за межинвентаризационный период и инвентаризационная опись. Фактические остатки лекарственных средств списка «A» в виде фармацевтических субстанций отмечаются в журнале учета цифрами и прописью, подписываются работником, с которым заключен договор о полной материальной ответственности, с указанием его должности, а также руководителем юридического лица или индивидуальным предпринимателем, и ставится дата проведения инвентаризации.

Образец журнала  предметно-количественного учета  лекарственных средств списка «А» в виде фармацевтических субстанций приведен в приложении 1 к Постановлению Министерства здравоохранения Республики Беларусь №16 от 24.06.2005 «Об утверждении перечня лекарственных средств списка «А» и правил хранения лекарственных средств списка «А». [7]

 

_______________________________

 (наименование организации)

 

ЖУРНАЛ

предметно-количественного  учета лекарственных средств

списка «A» в виде фармацевтических субстанций

 

Наименование  лекарственного средства списка «A» ____________________

Единицы измерения __________________________________________________

 

Месяц	Остаток на 1-е число	Приход			Расход
		от кого получено, номер документа, дата	количество	всего за месяц по приходу с остатком	номер документа (требования)	отпущенное количество	кому отпущено	всего за месяц с остатком	остаток на конец месяца
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

 

4. Организация учёта спирта этилового

Учет спирта этилового в аптеках организуется в соответствии с требованиями Постановления  Министерства здравоохранения Республики Беларусь №115 от 20.12.2006 «Об утверждении норм расхода этилового спирта и этилового ректификованного технического спирта организациями здравоохранения, иными организациями и индивидуальными предпринимателями, имеющими специальное разрешение (лицензию) на медицинскую, фармацевтическую деятельность для использования на медицинские, фармацевтические цели», а также Постановления Министерства здравоохранения Республики Беларусь №51 от 28.05.2007 «О внесении изменений в Постановление Министерства здравоохранения Республики Беларусь №115 от 20.12.2006». Эти нормативно-правовые акты дают следующие определения понятий:

Этиловый  спирт – это спирт, полученный из пищевого сырья и используемый в медицинских и фармацевтических целях, а также, относящийся к алкогольной продукции. [1, 6]

Учет этилового  спирта ведется в «Журнале предметно-количественного  учета лекарственных средств  и спирта этилового в аптеках» по форме 27-АП» ежедневно в чистом виде по массе Журнал учета должен быть пронумерован, прошнурован, подписан руководителем юридического лица или индивидуальным предпринимателем и заверен его печатью.

Учет этилового  спирта начинается с выведения остатка  на начало месяца. Этот остаток переносится  из остатка на конец предыдущего  месяца. Далее в журнале учитывается  приход. Поступление отражается по каждому приходному документу (товарная накладная) в отдельности с указанием ее номера и даты. Затем подсчитывается приход с остатком. Расход по дням записывается дневными итогами. Далее в журнале подсчитывается расход и определяется остаток на конец месяца (книжный). Он определяется как разница между приходом с остатком и расходом за месяц. [10]

Учет этилового  спирта, отпущенного учреждениям  здравоохранения, образования, социального  обеспечения и прочим учреждениям, следует вести в аптеках в «Журнале учета этилового спирта по нормативам». Аптекам разрешается производить внутриаптечную заготовку спиртовых растворов. Приготовление этих растворов отражать в «Журнале учета лабораторных и фасовочных работ» по форме АП-4 с составлением акта об их изготовлении, который является основанием для списания этилового спирта в расход по книге предметно-количественного учета. Установлено, что руководители учреждений здравоохранения несут персональную ответственность за правильное хранение, учет, отпуск и рациональное назначение врачами этилового спирта. Соответствие фактического наличия этилового спирта книжному остатку производить на 1-ое число каждого месяца. С целью обеспечения контроля за правильностью расхода этилового спирта в аптечных учреждениях проводить сверку его фактического наличия с учетными данными вышестоящими организациями во время комплексных ревизий, контрольных проверок и инвентаризаций. [1, 6]

 

5. Нормы естественной убыли

Постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь №144 от 22.09.2008 «Об утверждении норм естественной убыли лекарственных средств, ваты, этилового спирта в аптеках, аптечных складах, контрольно-аналитических (испытательных) лабораториях, государственных учреждениях, обеспечивающих получение медицинского (фармацевтического) образования, и инструкции по применению норм естественной убыли лекарственных средств, ваты, этилового спирта в аптеках, аптечных складах, контрольно-аналитических (испытательных) лабораториях, государственных учреждениях, обеспечивающих получение медицинского (фармацевтического) образования» утверждены нормы естественной убыли лекарственных средств, ваты, этилового спирта в аптеках.

Списание естественной убыли товаров возможно в аптеке при проведении инвентаризации, если в результате ее выявлена недостача товарно-материальных ценностей. Списание естественной убыли при отсутствии фактических потерь запрещается.

Списание естественной убыли лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, и  этилового спирта производится согласно сличительной ведомости наркотических лекарственных средств, лекарственных средств списка «А», спирта этилового и других лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, по установленной форме.

Нормы естественной убыли лекарственных средств в аптеках включают потери лекарственных средств, аптечной посуды, вспомогательных веществ и устанавливаются к стоимости лекарственных средств, изготовленных в аптеках по индивидуальным назначениям (рецептам) врача и требованиям (заявкам) организаций здравоохранения, а также внутриаптечной заготовки и фасовки.

Нормы естественной убыли лекарственных средств  в виде фармацевтических субстанций, подлежащих предметно-количественному  учету, и этилового спирта в аптеках  устанавливаются к стоимости  израсходованных количеств этих лекарственных средств по каждому наименованию.

Естественная  убыль лекарственных средств  и этилового спирта определяется исходя из нормы, установленной дифференцированно  для аптек, не имеющих самостоятельного отдела запасов, и аптек с раздельной материальной ответственностью с выделением отдела запасов и рецептурно-производственного отдела.

Исчисление  суммы убыли лекарственных средств  в пределах установленных норм производится на основании учетных данных по отпуску (реализации) лекарственных средств, изготовленных в аптеках по индивидуальным назначениям (рецептам) врача и требованиям (заявкам) организаций здравоохранения, в массе (ангро) при фасовке внутриаптечной заготовки. Не включаются в расчет естественной убыли наценка от фасовочных работ, стоимость воды очищенной, израсходованной на изготовление экстемпоральных лекарственных форм населению и организациям здравоохранения, и стоимость услуг за изготовление экстемпоральных лекарственных форм и фасовку внутриаптечных заготовок.

Нормы естественной убыли лекарственных средств, этилового  спирта и ваты в аптеках, аптечных складах применяются лишь к товарам, реализованным за межинвентаризационный  период.

В таблице 4 приведены  нормы естественной убыли для  наркотических средств, психотропных веществ, лекарственных средств списка «А» и спирта этилового. [5]

 

Таблица 4. Нормы естественной убыли лекарственных средств

 

	ЛС списка «А» и наркотические ЛС	Спирт этиловый
1.В аптеках,  не имеющих самостоятельных отделов  запасов: 1.1 индивидуальное приготовление лекарственных средств и производство внутриаптечной заготовки и фасовки 1.2 отвешивание  и отмеривание медикаментов в  аптечную тару без дополнительных  технологических операций	0,9     0,4	1,9     0,6
2. в аптеках  имеющих самостоятельный отдел запасов 2.1 в рецептурно-производственном  отделе 2.1.1 индивидуальное  приготовление лекарственных средств  и производство внутриаптечной  заготовки и фасовки 2.2 в отделе  запасов 2.2.1 отвешивание  и отмеривание медикаментов в  аптечную тару без дополнительных технологических операций	0,9       0,4	1,9       0,6

 

6. Документальное оформление движения наркотических

средств, психотропных веществ и спирта этилового

Документальное  оформление движения наркотических  средств регламентируется Постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь №51 от 28.12.2004.

Приобретение  юридическими лицами наркотических  средств и психотропных веществ  в медицинских целях осуществляется на основании требований на получение  наркотических средств (психотропных веществ) согласно приложению 1 к Постановлению Министерства здравоохранения Республики Беларусь №51 от 28.12.2004, за исключением юридических лиц (их структурных подразделений), осуществляющих оптовую реализацию наркотических средств и психотропных веществ. Требования составляются в двух экземплярах и подписываются руководителем юридического лица или уполномоченным им работником. Первый экземпляр требования направляется продавцу наркотических средств и психотропных веществ, а второй экземпляр остается у юридического лица. Требования хранятся у юридического лица на:

• наркотические средства – в течение трех лет;
• психотропные вещества – в течение одного года.