Организация учета денежных средств предприятия

Документооборот осуществляется в соответствии с примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (утв. приказом Комитета по архивам и делопроизводству от 23.05.95г. №13), со сроками хранения типовых документов, установленными ст.25 Закона от 06.10.1994г. №3277-ХП «О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (в ред. от 20.06.2008) 

Также в учетной политике предоставлен рабочий план счетов организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Организация учета  денежных средств  предприятия

2.1. Учет кассовых операций.

2.1.1. Правила ведения кассовых операций. Порядок приема и выдачи наличных денежных средств. Оформление кассовых документов. 

Касса – помещение или место приема, выдачи, хранения наличных денег, кассовых документов.

Кассовые  операции – операции юридических  лиц, подразделений, индивидуальных предпринимателей, частных нотариусов между собой, с банком и (или) с физическими лицами, которые связаны с приемом в кассу и (или) выдачей из кассы наличных денег с отражением этих операций в соответствующих книгах учета, а также хранение наличных денег;

Кассовые  операции выполняет кассир. Его должность предусматривается в штате предприятия. С ним заключается договор о полной материальной ответственности. На небольших предприятиях, не имеющих в штате кассира, его обязанности может выполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности.

Кассир  отвечает за сохранность денежных средств  в кассе и несет полную материальную ответственность за причиненный ущерб. Ему запрещается передоверять исполнение своих обязанностей другим лицам. Если возникает необходимость в его временной замене (по болезни или другим причинам), исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия. С этим работником также заключается договор о полной материальной ответственности.

Касса организации должна находиться в изолированном помещении, куда запрещается доступ лицам, не имеющим отношения к работе кассы.

Деньги  и другие ценности должны храниться  в несгораемых металлических шкафах. По окончании работы кассы они закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи и печать запрещается оставлять без присмотра, передавать посторонним лицам и изготавливать неучтенные их дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах хранятся у руководителя предприятия.

В то же время предприятиям разрешается в определенных размерах иметь деньги в кассе и использовать их на текущие расходы — например, для расчетов наличными за покупку материальных ценностей, предметов для хозяйственных нужд. С этой целью банки устанавливают предприятиям по согласованию с их руководителями лимит остатка наличных денег в кассе.

Для установления лимита организация представляет в  банк, в котором ему открыт расчетный счет, специальный расчет по установленной форме. Лимит устанавливается с учетом особенностей хозяйственной деятельности предприятия, сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков и условий их хранения. Так, для организаций, имеющих денежную выручку наличными деньгами и сдающих денежные средства в учреждения банков ежедневно в конце рабочего дня, лимит устанавливается в размерах, которые могут обеспечить нормальную работу предприятия с утра следующего дня. А для тех организаций, которые имеют денежную выручку, но сдают денежные средства в учреждения банков на следующий день, лимит определяется в размере среднедневной выручки наличными деньгами. Если же организация, имеющая денежную выручку в наличных деньгах, сдает их в банк не ежедневно, то размер лимита устанавливается в зависимости от суммы выручки и сроков сдачи.

Организациям, не имеющим наличной денежной выручки, лимит определяется в пределах среднедневного расхода наличных денег. Лимит остатка наличных денежных средств в кассе означает, что остаток на конец каждого дня не может превышать установленный размер. Однако обороты по кассе, т.е. размер поступивших и выданных в течение дня денежных средств, не ограничивается этим лимитом. Но все суммы наличных денег, превышающие установленный лимит остатка, должны быть сданы в банк. Следует иметь в виду, что в установленный лимит остатка по кассе не включаются те денежные средства, которые получены организацией из банка на выплату заработной платы, стипендий, пособий по социальному страхованию, командировочные расходы. Эти сверхлимитные средства выдаются из банка целевым назначением (т.е. могут быть израсходованы только на те цели, которые указаны в чеке при получении денег в банке) и для них установлены свои сроки хранения — не более трех рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Если  полученные денежные средства не выданы в установленные сроки, на следующий день они должны быть сданы в банк. В течение года лимит остатка по кассе может быть пересмотрен по просьбе предприятия с учетом изменившихся условий работы.

Кассовые  операции по приему и выдаче наличных денег оформляются по формам первичных  учетных документов, установленным  в соответствии с законодательством

Наличные  деньги могут поступать в кассу организации при получении их в банке по чеку, от своих работников, от покупателей и заказчиков.

Прием наличных денег юридическими лицами осуществляется по приходным кассовым ордерам и (или) другим приходным документам в соответствии с законодательством.

Приходные кассовые ордера и другие документы установленных в соответствии с законодательством форм заполняются в порядке, установленном законодательством.

     Подтверждением  приема наличных денег являются:

• квитанция к приходному кассовому ордеру формы КО-1, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29 марта 2010 г. № 38 ”Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций и Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций“ (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2010 г., № 95, 8/22186);
• другие приходные документы, предусмотренные законодательством.

Приходный кассовый ордер выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре, подписывается главным бухгалтером или лицом, которое на это уполномочено письменным распоряжением руководителя предприятия.

Приходный  кассовый  ордер  формы  КО-1  применяется для приема денежных средств предприятиями, организациями, учреждениями, а также предпринимателями  без образования юридического лица.

Бланки   приходных   кассовых  ордеров  изготавливаются  только типографским   способом   по   заказам   Белбланкоиздата.  В  случае использования  приходных  ордеров  для  приема  денежных средств при реализации  продукции  (товаров,  работ, услуг) перед их применением они в обязательном порядке регистрируются в налоговых органах, после чего  подлежат  учету как бланки строгой отчетности. Использование копии (ксерокопии) зарегистрированного в налоговой инспекции ордера для  приема  денежных  средств запрещается и рассматривается как сокрытие  дохода.  До  передачи  в кассу предприятия, организации, учреждения (до составления) приходные кассовые ордера регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Прием наличных   денег  производится  по  приходным  ордерам,  подписанным главным  бухгалтером  или  лицом, им уполномоченным. В подтверждение факта  приема денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру формы   КО-1   за   подписями   главного  бухгалтера  или  лица,  им уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском   кассового   аппарата.   В  кассовых  ордерах  указывается основание  для  их  составления  и  перечисляются  прилагаемые к ним документы.  Прием   денежных  средств по  кассовым  ордерам может производиться только  в день их составления, причем после получения денег они должны быть немедленно подписаны кассиром. Кассир обязан правильно заполнить все реквизиты приходного  кассового ордера, исправления, хотя бы и оговоренные, в бланке ордера не допускаются.

При выписке  приходного кассового ордера нужно  указать в специальной строке основание для принятия денег в кассу. Это может быть возврат неиспользованной подотчетной суммы, остаток неиспользованного аванса на командировочные расходы, возврат ссуды, возмещение материального ущерба, выручка и т.д.

Обязательно указывается, от кого приняты денежные средства: если от юридического лица, пишется его название (например, ЗАО «Рассвет»), если от физического лица — фамилия, имя, отчество (в родительном падеже). Сумма проставляется цифрами и прописью.

В приложении указываются первичные документы, на основании которых составлен приходный кассовый ордер, с указанием их номеров и дат составления (например, при получении от работника остатка неиспользованного аванса первичным документом является авансовый отчет № ... от ...). На приходном кассовом ордере проставляются дата его выписки и номер. Все остальные указанные на бланке реквизиты приходного кассового ордера также заполняются в обязательном порядке. Одновременно заполняется квитанция к приходному кассовому ордеру, которая подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом.

Порядковые  номера присваиваются в хронологической последовательности, с начала и до конца года.

Прием в кассу наличных денег, полученных с расчетного счета в банке, также оформляется приходным кассовым ордером. В этом случае в строке «Принято от» указывается наименование банка и номер чека, по которому получены деньги в банке, номер счета, а в строке «Основание» — цели, на которые эти деньги получены (например, заработная плата за апрель 2011 г. или на командировочные расходы).

На исследуемом  мной предприятии, согласно приходного ордера в кассу поступило 534000 рублей от Жук Лилии Ульяновы за выручку от рекламы. (Приложение 5) 

     Выдача  наличных денег из касс юридических  лиц производится по:

• расходному кассовому ордеру формы КО-2, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от  
  29 марта 2010 г. № 38;
• платежной ведомости с приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

Расходные кассовые ордера и другие документы  установленных форм заполняются в порядке, установленном законодательством.

На общую  сумму выданных наличных денег по нескольким платежным ведомостям допускается  составление одного расходного кассового  ордера, дата и номер которого проставляются  на каждой платежной ведомости

     Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии с заполнением всех указанных на бланке реквизитов. Для выписки расходного кассового ордера у работника бухгалтерии должно быть основание. Например, расходный ордер на выдачу денежных средств под отчет на хозяйственные нужды может быть выписан только при предъявлении заявления с визой руководителя, а на выдачу аванса на командировочные расходы — при наличии приказа на командировку и командировочного удостоверения. Соответственно в расходном кассовом ордере в строке «Основание» указывается цель, на которую выдаются деньги, и документ, послуживший основанием для выписки расходного кассового ордера (например, на командировочные расходы согласно приказу № ... от ...).

Документ, являющийся основанием для выписки расходного кассового ордера, указывается и в строке «Приложение».

Сумма проставляется цифрами в соответствующей  рамке в верхней части документа и прописью в строке «Сумма» Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем организации, главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным.

Деньги  могут быть выданы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере.

Чтобы исключить возможность повторного получения денег по первичным документам, приложенным к расходному кассовому ордеру, кассир должен погасить их (проставить на них штамп «получено» или «оплачено») с указанием числа, месяца, года.

По расходным  ордерам производятся разовые выплаты  денег. Как правило, это выдача денежных сумм под отчет на хозяйственные нужды или на командировочные расходы, а также по результатам авансового отчета, выдача ссуд или материальной помощи отдельным работникам, могут производиться и разовые выдачи на оплату труда, но тоже отдельным работникам (например, депонированная заработная плата, т.е. заработная плата за прошедшие периоды, своевременно не полученная и сданная в банк).

Таким образом, расходный кассовый ордер  оформляется при разовой выдаче денег, одному лицу.

На исследуемом  мною предприятии согласно расходному кассовому ордеру была сдана выручка от рекламы в сумме 580400 рублей в отделение ОАО «Белагропромбанк» г. Несвижа. (Приложение 6)