Организация учета денежных средств предприятия

 В  том случае, когда те же разовые  выплаты производятся нескольким лицам (например, нескольким работникам выдается депонированная заработная  плата или нескольким лицам выдаются суммы под отчет на командировочные расходы), может оформляться платежная ведомость.

Ежемесячные выплаты заработной платы, пособий  по социальному страхованию и стипендии выдаются только по платежным или расчетно-платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

При выдаче денег по ведомости кассир должен убедиться, что на ее титульном листе есть разрешительная подпись руководителя организации и главного бухгалтера или лица, уполномоченного на это. В ведомости указываются и сроки выдачи денежных средств, они должны быть выданы в течение трех рабочих дней включая день получения денег в банке.

Получатели  предъявляют документы, удостоверяющие их личность, но данные этих документов в ведомость не заносятся. Каждый получатель ставит подпись в соответствующей графе, но сумма прописью не указывается. В случае выдачи наличных денег по доверенности, оформленной в установленном законодательством порядке, в тексте расходного кассового ордера после фамилии, собственного имени, отчества (при его наличии) получателя наличных денег бухгалтером, индивидуальным предпринимателем учиняется запись ”По доверенности“, указываются фамилия, собственное имя, отчество (при его наличии) лица, которому доверено получение наличных денег.

В ведомости  на выплату заработной платы, пособий  по социальному страхованию и стипендий против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, кассир должен поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано». В конце ведомости делается запись о фактически выплаченных суммах и суммах денежных средств, подлежащих депонированию, она скрепляется подписью кассира. В том случае, когда деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, на ведомости пишется: «Деньги по ведомости выдавал ... (подпись)».

На ведомости  ставится штамп: «Расходный кассовый ордер  № ».

Таким образом, на все выданные по ведомости  суммы оформляется один общий расходный кассовый ордер. Бухгалтерия обязана проверить наличие всех указанных отметок и произвести подсчет выданных и депонированных сумм.

Депонированные  суммы сдаются в банк, и на сданные  суммы также составляется один общий расходный кассовый ордер. К нему должна быть приложена квитанция банка. При любой сдаче денег в банк (выручка, сверхлимитные остатки) выписывается один расходный кассовый ордер на всю сдаваемую сумму с расшифровкой, за счет каких источников и какие суммы получены.

Выдача  наличных денег лицам, не состоящим  в штате, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной платежной ведомости с составлением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям).

     Основные  требования  по заполнению и порядку движения кассовых документов.

В  соответствии с ними приходные  и  расходные  кассовые ордера, платежные ведомости, другие документы  утвержденных  в  соответствии с законодательством  РБ форм должны   быть   заполнены   бухгалтером, четко чернилами или шариковой ручкой фиолетового, синего, черного цвета или посредством технических средств. Исправления, хотя бы  и  оговоренные,  в  них  не допускаются. В приходных и расходных кассовых   ордерах   указывается  основание  для  их  составления  и перечисляются  прилагаемые к ним документы, а в случае осуществления расчетов  наличными  деньгами  между предприятиями, их обособленными подразделениями,  предпринимателями - юридический адрес предприятия, обособленного  подразделения,  предпринимателя,  код  обслуживающего банка.  Выдача  приходных  и  расходных  кассовых ордеров, платежных ведомостей  на  руки лицам, вносящим или получающим наличные деньги, запрещается.  Прием и выдача наличных денег по приходным и расходным кассовым ордерам должны производиться только в день составления этих документов.

      

При получении  приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей кассир обязан проверить:

• наличие  и подлинность подписи главного бухгалтера или лица, им уполномоченного;
• правильность их оформления;
• наличие перечисленных приложений;
• на расходном кассовом ордере или приложенных к нему документах, платежной  ведомости  -  наличие  и подлинность подписи руководителя  предприятия, предпринимателя или лиц, ими уполномоченных.

В случае несоответствия приходных и расходных  кассовых ордеров, платежных  ведомостей  предъявляемым  к  их  заполнению  требованиям кассир   возвращает   документы   бухгалтеру,   предпринимателю  для надлежащего  оформления.   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.1.2. Порядок ведения кассовой книги,  составление отчетов кассира, их проверка и обработка.

Все поступления  и выдачи наличных денег записываются в кассовую книгу.

Основанием  для записей в кассовую книгу являются оформленные в соответствии с законодательством приходные и расходные кассовые ордера. На каждом листе кассовой книги проставляются дата и остаток наличных денег в кассе за предыдущий день (период). Учинение записей в кассовой книге начинается на лицевой стороне неотрывной части листа после строки ”Остаток на начало дня“.

Предварительно  лист необходимо согнуть пополам  по линии отреза так, чтобы отрывная часть была подложена под неотрывную часть листа, которая остается в  книге. Для ведения записей после строки ”Итого по странице“ отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальным линиям оборотной стороны неотрывной части листа.

Записи  ведутся в двух экземплярах через  копирку чернилами или шариковой ручкой. По каждому кассовому ордеру или заменяющему его документу делается отдельная запись.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит  остаток денег по кассе на конец  дня и передает в бухгалтерскую  службу в качестве отчета кассира второй отрывной экземпляр листа кассовой книги с приложенными приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Записи  в кассовой книге ведутся до полного  использования листов кассовой книги.

Каждая  организация ведет одну кассовую книгу. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

Количество  листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. При нумерации листов книги первые и вторые экземпляры должны иметь одинаковый номер. Первые экземпляры остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они передаются в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми документами в качестве отчета кассира под расписку в кассовой книге. При ведении кассовой книги не допускаются подчистки и неоговоренные исправления. Каждое исправление должно быть заверено подписями кассира и главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

Контроль  за правильным ведением кассовой книги  возлагается на главного бухгалтера. А ответственность за соблюдение правил ведения кассовых операций несут три лица — руководитель организации, главный бухгалтер и кассир. В свою очередь банки должны систематически проверять соблюдение организациями порядка ведения кассовых операций.

Ведение кассовой книги допускается с помощью программно-технических средств при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов и выведения остатка наличных денег на начало и конец рабочего дня. При этом листы кассовой книги формируются в виде выходной формы ”Вкладной лист кассовой книги“. Одновременно с ней формируется выходная форма ”Отчет кассира“. Названные выходные формы должны составляться на конец рабочего дня и иметь одинаковое содержание.

В последней  выходной форме ”Вкладной лист кассовой книги“ за каждый месяц должно быть автоматически напечатано общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год – общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир  после получения выходных форм ”Вкладной  лист кассовой книги“ и ”Отчет кассира“ обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами и другими приходными и расходными документами в бухгалтерскую службу под расписку во вкладном листе кассовой книги.

Согласно  записей в кассовой книге ГУ «Редакция газеты «Нясвiжскiя навiны» 28 февраля 2011 года остаток на начало дня составил 416000 рублей; в кассу поступило 534000 рублей; из кассы выдано 580400 рублей; остаток на конец дня составил 369600 рублей. (Приложение 7)  
 
 
 
 

2.1.3. Синтетический учет  кассовых операций. Ревизия кассы  и контроль за  соблюдением кассовой  дисциплины.

Для учета  поступления наличных денег в кассу и выдачи их из кассы в Плане счетов используется счет 50 «Касса». Этот счет активный, сальдо по дебету счета 50 «Касса» показывает остаток наличных денег в кассе. Все поступления денежных средств в кассу организации отражаются по дебету счета 50 «Касса», а выдача денег из кассы — по кредиту этого счета. Корреспондирующий счет зависит от содержания хозяйственной операции.

      К счету «Касса» могут быть открыты субсчета:

      - 50/1 – «Касса организации»;

      - 50/2 – «Операционная касса»;

      - 50/3 – «Денежные документы»;

      - 50/4 – «Валютная касса»;

      - 50/5 - «Касса филиала» и др.

На субсчете 50/1 «Касса организации» учитывается движение наличных денежных средств в кассе организации в национальной валюте РБ.

На субсчете 50/2«Операционная касса» отражается движение наличных денежных средств в кассах товарных контор, кассах отделений и т.д.

На субсчете 50/3 «Денежные документы» учитываются денежные документы, хранящиеся в кассе организации (почтовые марки, марки госпошлины). Денежные документы учитываются по сумме фактических затрат на их приобретение.

Если организация  осуществляет операции с наличной иностранной валютой, к активному счету 50 «Касса» должен быть открыт субсчет 50/4 «Валютная касса» для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты в отдельности.

Учет по счету 50 «Касса»  ведется в журнале-ордере ф. № 1. Данный журнал – ордер открывается на месяц. На лицевой стороне отражаются кредитовые обороты по счету 50 «Касса» в корреспонденции с дебетом счетов 51 «Расчетный счет»,55 «Специальные счета в банках»,57 «Переводы в пути»,71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др. Записи осуществляются на основании отчетов кассира и первичных документов. До записи в журнал- ордер суммы по однородным операциям в отчете кассира складываются и заносятся в журнал-ордер общим итогом. В графе «Дата» указываются даты составления отчетов кассира.

Оборотная сторона  журнала-ордера предназначена для  отражения дебетовых оборотов по счету 50 «Касса». Заполнение оборотной стороны также осуществляется на основании отчетов кассира итогами за соответствующий день. Здесь показывается сальдо на начало месяца, а также отражается сальдо на конец месяца по счету 50 «Касса», которое сверяется с конечным сальдо по последнему за отчетный месяц отчету кассира.

Основные  проводки по движению денежных средств  в кассе предприятия:

1. Получено  в кассу  с расчетного счета:

     Дт 50 "Касса";

     Кт 51 "Расчетный  счет".

2. Получена  наличными выручка от реализации:

а) работ, услуг, продукции, товаров:

     Дт 50 "Касса";

     Кт 90/1 "Выручка ";

б) основных средств, прочих активов:

     Дт 50 "Касса";

     Кт 91/1 "Операционные доходы";

3. Сдан  в кассу остаток подотчетной  суммы:

     Дт 50 "Касса";