Особенности бухгалтерского учета затрат в организации

- организация отпусков в соответствии с периодами снижения деловой активности подразделений;

6. Прочие затраты

- сокращение материальных запасов предприятия и расходов на их хранение.

Перечисленные меры сокращения затрат по­зволят снизить себестоимость. Это значительно повысит устойчивость предприятия.

Снижение расходов из прибыли и рационализация структуры оборотных средств

- погашение задолженности в бюджет и внебюджетные фонды с целью прекращения начисления пени и штрафов;

- анализ структуры дебиторской и кредиторской задолженности, работа с дебито­рами.

Возможные варианты организации управленческого учета и взаимодействия его с системой финансового учета подробно рассматривались В.Ф. Палием и С.А. Николаевой. Речь идет о двухкруговой (вариант автономии, или дуализма) и однокруговой (интегрированной, или вариант монизма) системах организации бухгалтерского учета.

При варианте автономии (рис. 6) каждая из систем учета — финансо­вого и управленческого — является замкнутой. В финансовой бухгалтерии затраты группируются по экономическим элементам, в управленческой — по статьям калькуляции.

Для учета издержек выбраны свободные коды счетов — 30, 31, 32 и 33. Это так называемые счета-экраны (или транзитные, зеркальные счета). Фи­нансовая бухгалтерия занимается лишь синтетическим учетом издержек, а потому содержит информацию об общей сумме затрат на производство гото­вой продукции (ГП), не учитывая место их возникновения. Так, из системы финансового учета можно почерпнуть сведения о суммарных материальных затратах за период. Они составили 1500 руб. (проводка 6).

Управленческая бухгалтерия детализирует данную информацию:

700 руб. — это материалы, ушедшие в основное производство (проводка 2), 250 руб. — на общепроизводственные цели (проводка 3), 100 руб. — на общехозяй­ственные нужды (проводка 4). Остаток материалов на складе — 450 руб.

Аналогичным образом организован учет заработной платы, начислений на нее, амортизации основных средств (ОС).

Информация о выручке от продаж присутствует как в финансовой, так и в управленческой бухгалтерии (соответственно проводки 5 и 16).

Таким образом, финансовая бухгалтерия содержит информацию как о доходах, так и об общей сумме расходов. Это позволяет заинтересованным внешним пользователям проверить правильность налоговых расчетов, не углубляясь в тайны калькулирования.

В управленческой бухгалтерии на счете 49 (из плана счетов выбран незанятый код) выводятся два финансовых результата производственной деятельности — маржинальный доход и прибыль. Если условно допустить, что все издержки, собранные на счете 25, являются переменными, то 1900 руб. (проводка 16) — себестоимость проданной продукции (ПП), рассчитанная по переменным издержкам. Тогда маржинальный доход составит 1100 руб. (3000-1900). В конце периода постоянные издержки, собранные на счете 26 как периодические, списываются на себестоимость продаж (проводка 17). В результате выводится конечный финансовый результат производственной деятельности — прибыль (705 руб.).

В финансовой бухгалтерии на счете 99 формируется балансовая при­быль, учитывающая помимо прибыли от основной деятельности внереали­зационные доходы и расходы, прибыль (убытки) от прочих операций. В дан­ном упрощенном примере никаких иных видов деятельности, кроме основной, предприятием не осуществлялось, операционных и внереализа­ционных доходов (расходов) предприятие не имело. Поэтому прибыль фи­нансовой бухгалтерии совпадает с прибылью, рассчитанной в системе уп­равленческого учета (705 руб.).

Представляет интерес порядок расчета прибыли в финансовой бухгалте­рии. Запасы товарно-материальных ценностей (ТМЦ) регистрируются в ней всего один раз в конце финансового года после проведения инвентаризации, необходимая информация берется из управленческой бухгалтерии (проводка 11). Финансовый результат рассчитывается как разница между полученной вы­ручкой, увеличенной на сумму оприходованных в конце года остатков товарно-материальных ценностей, и общей суммой затрат. В данном случае получим 3000 + 1005 - 3300 = 705 руб.

При однокруговой интегрированной системе учета (рис. 7) счета-эк­раны не применяются и используется единая система счетов и бухгалтерс­ких проводок.

Счета управленческого учета, имеющие сальдо, относятся одновременно к управленческому и финансовому учету. Для сохранения коммерческой тайны на счетах финансового учета регистрируется лишь сальдо, а обороты, показыва­ющие хозяйственные операции, отражаются в системе управленческого учета.  (Счета, принадлежащие системе управленческого учета, отмечены звездочкой.) Из схемы (рис, 2) видно, что, например, по счету 43 «Готовая продукция» в финансовой бухгалтерии отражается лишь конечное сальдо, переданное из системы управленческого учета, — 100 руб. (проводка 9), а вся информация, на основе которой это сальдо получено, содержится в управленческой бухгалтерии (проводки 13,15), Аналогично в систему финансового учета передается информация о конечных остатках незавершенного производства (проводка 19), о фи­нансовом результате от основной деятельности (проводка 17).

Передача данных из одной системы в другую осуществляется через специально выделенный передаточный счет — в данном случае счет 79 «Внутрихозяйственные расчеты». На каждую отчетную дату счет 79 закрывается и сальдо не имеет.

Важнейшим фактором при создании системы управленческого учета является ее экономическая эффективность. Это те выгоды, которые предприятие получает от наличия системы учета за счет улучшения качества принимаемых решений. Внедрение и эксплуатацию системы управленческого учета, только тогда можно считать оправданными, когда полученный в результате положительный эффект превосходит необходимые для создания данной системы затраты. При этом необходимо понимать, что, хотя отдача от внедрения системы учета пойдет немедленно, срок окупаемости затрат на ее внедрение может быть достаточно продолжительным. Экономическая эффективность в значительной мере диктует как масштаб системы управ­ленческого учета, так и степень ее компьютеризации.

Традиционно отечественный бухгалтерский учет осуществляется в рамках единого счетного плана, т.е. по интегрированной схеме.

Многие российские предприятия, понимая важность проблем, решае­мых управленческим учетом, уже сейчас пытаются самостоятельно органи­зовать такой учет на базе ныне действующего счетного плана.

В ФГУГП «Запсибгеолсъемка» существует ряд подразделений, обслуживаю­щих предприятие: автохозяйство, юридическая, финансовая, строительная служба и др.

Перед внедрением интегрированной системы было проведено исследование состояния учета на предприятиях, результаты которого сводились у. следующему:

- бухгалтерская служба занималась налоговым учетом, и основной ее задачей была сдача отчетов в налоговую службу и во внебюджетные фонды;

- отсутствовала продуманная система документооборота на предприя­тиях;

- руководство ФГУГП «Запсибгеолсъемка» получало информацию путем личного наблюдения и на основе подаваемых руководителями предприятий справок о произведен­ных расходах, а также в результате оперативных выездов на предприятия;

- управленческие решения принимались на основании разобщенной и часто противоречивой информации, основанной на субъективном мнении руководства, т.е. без предварительного анализа;

- бухгалтерский учет на предприятиях велся вручную по журнально-ордерной системе;

- при принятии инвестиционных решений со стороны руководства ФГУГП «Запсибгеолсъемка» нерационально использовались ресурсы предприятий из-за отсутствия необходимой оперативной информации;

- выявлен дефицит средств у одного из предприятий, тогда как осталь­ные имели их излишек;

- бухгалтеры подчинялись непосредственно руководителям своих предприятий, в результате чего каждый из них вел бухгалтерский учет, не принимая во внимание интересы предприятия в целом;

- на предприятиях отсутствовала система текущего финансового и централизованного налогового планирования в рамках всего предприятия, что при­водило к выплате больших налогов в бюджет.

Таким образом, основной целью разработки, создания и внедрения интегрированной системы учета являлось обеспечение руководства предприятия полной, достоверной, оперативной информацией для анализа и принятия грамотных управленческих решений. Кроме того, необходимо было устра­нить выявленные недостатки в постановке и организации бухгалтерского учета на предприятии.

Разработчики системы интегрированного учета при решении поставлен­ных задач руководствовались такими основными принципами, как:

- унификация применяемых финансовых схем деятельности предприя­тия;

- обеспечение достоверности и оперативности учета;

- превышение эффекта от внедрения системы интегрированного учета над затратами на ее разработку, внедрение и содержание.

В процессе разработки системы решались следующие задачи:

1) создание централизованной управленческой структуры бухгалтерс­кой службы;

2) организация документооборота для сбора оперативной управленчес­кой информации;

3) автоматизация системы учета;

4) обеспечение сохранности и конфиденциальности управленческой информации;                                  

5) создание системы отчетности, удобной для принятия управленчес­ких решений;

6) интеграция бухгалтерского финансового и управленческого учета.

Для решения первой задачи была предложена организационная структура бухгалтерской службы ФГУГП «Запсибгеолсъемка».

Рисунок 8 - Организационная структура бухгалтерской службы

В новой структуре заложено двойное подчинение главных бухгалтеров предприятий: руководите­лю предприятия по внутреннему распорядку и директору бухгалтерской служ­бы по методологии финансового и организации управленческого уче­та. При этом директор бухгалтерской службы и его заместитель должны проверять и нести ответственность за состояние финансового и управленчес­кого учета и отчетности, составляемой главными бухгалтерами предприятий.

При подборе соответствующей целям предприятия компьютерной программы предполагалось:

осуществить интеграцию систем финансового и управленческого уче­та на уровне применяемого программного продукта с использованием двух параллельных планов счетов;

осуществить ведение бухгалтерского управленческого учета в стабиль­ной валюте;

определить в качестве основных периодических отчетных форм управленческого учета баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств, отчет о движении капитала;

установить каждому менеджеру персональный компьютер для оперативного получения и обработки управленческой информации непосредствен­но из системы комплексной автоматизации бухгалтерского учета, что позволит отказаться от подготовки бумажных отчетов и больших трудо­затрат по их обработке;

ввести систему финансового планирования с использованием бюдже­тов по предприятиям предприятия.

Кроме того, было принято решение установить на ФГУГП «Запсибгеолсъемка» компьютерные сети с использованием выделенного сер­вера, а также использовать систему пере­дачи информации через телефонные линии связи. В качестве дубли­рования — практиковать передачу информации на дискетах через курьера.

Движение информации

Рисунок 9 – Техническое решение автоматизации бухгалтерского учета

Создание интегрированной системы финансового и управленческого учета предполагает прежде всего разработку плана счетов. Система коди­ровки счетов финансового учета принята на основании действующего пла­на счетов, утвержденного приказом Министерства финансов РФ от 31 ок­тября 2000 г. № 94н.

Система кодировки счетов, используемых в управленческом учете, показа­на на примере счетов 01 «Основные средства» и 51 «Расчетный счет». В управленческом учете они могут иметь следующий вид: 01 * 1,51 *2, что означает:

01,51 — название счета (в данном случае — «Основные средства», «Расчетный счет»);

* — счет принадлежит системе управленческого учета;

1 — счет ведется в долларах США;

2 — счет ведется в рублях.

Для ведения учета принимаются следующие допущения:

учет начисления налогов, отчислений во внебюджетные фонды и рас­четов по социальному страхованию ведется только в финансовом учете с использованием балансовых счетов 68 «Расчеты по налогам и сборам», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению». В управленческом учете налоги учитываются как затраты по моменту их перечисления в бюджет на счетах учета затрат с использованием расширенного аналитического учета. Например, счет 26* 1.007 — «Расходы по выплате налогов в бюджет и другим обязательным платежам»;

при использовании схем оптимизации налогов (например, работа со страховой компанией по страхованию работников с дальнейшей выплатой им страховых сумм) в финансовом учете данные операции отражаются на счетах в соответствии с действующим законодательством, а в управленчес­ком учете учитываются на счетах расчетов с дебиторами-кредиторами и на счетах расчетов с персоналом;

расширенный аналитический учет по счетам продаж, учета затрат и издержек и т.д. ведется только на счетах управленческого учета;

при расчете себестоимости выпущенной продукции в финансовом учете на счета учета затрат по производству относятся только те расходы, кото­рые согласно действующему законодательству разрешено относить на счета учета затрат. В управленческом учете себестоимость формируется согласно методике, принятой на предприятии, и отражается на конкретных счетах рас­ходов на производство и в валюте, удобной руководству.