Понятие материально-производственных запасов и их классификация

При учете материалов на всех стадиях их движения следует  руководствоваться Методическими  указаниями по бухгалтерскому учету  материально-производственных запасов, утвержденными приказом Минфина  России от 28.12.01 г. № 119н.

Для оформления и учета  хозяйственных операций по движению материалов предусмотрены следующие  унифицированные формы первичной  учетной документации, представленные в табл.1.

Таблица 1 – Перечень первичных учетных документов по движению материалов

Поступающие в организацию  материалы, как правило, направляются на склад организации. Отпуск их непосредственно  на производство или на хозяйственные  нужды, минуя склад, не рекомендуется.

На материалы, поступающие  по договорам купли-продажи, другим аналогичным договорам, организация  должна получать от поставщика (грузоотправителя) расчетные и сопроводительные документы.

Расчетные документы (платежные  поручения, счета-фактуры и др.) на поступающие материалы с приложенными к ним сопроводительными документами (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и др.) передаются соответствующему подразделению организации (отделу материально-технического снабжения, складу), как основание для приемки и принятия к бухгалтерскому учету материалов.

При приемке материалов необходимо:

• зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;
• проверить соответствие данных этих документов договорам поставки по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренными договором;
• проверить правильность расчетов в расчетных документах;
• оплатить расчетные документы полностью или частично или мотивированно отказаться от оплаты;
• определить фактические размеры ответственности в случае нарушения условий договора;
• передать документы в подразделения организации (бухгалтерию, финансовый отдел и т.п.) в сроки, предусмотренные правилами документооборота в организации. [6]

Для получения материалов со склада поставщика или от организации  уполномоченному лицу выдаются соответствующие  документы и доверенность на получение  материалов.

Оформление доверенностей  производится в порядке, установленном  действующим законодательством  по формам № М-2 или № М-2а. Форму  № М-2а применяют организации, у которых получение материалов по доверенности носит массовый характер. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного  на это учредительными документами, с приложением печати организации. Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации  и выдает под расписку получателю. Выдачу доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и  прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Выдача доверенностей  лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена, содержать дату ее выдачи и образец подписи лица, на имя которого выписана. Доверенность выдается обычно сроком на 15 дней.

При приемке материалы  подвергаются тщательной проверке на соответствие ассортименту, количеству и качеству. Порядок и сроки  приемки материалов по количеству и  качеству устанавливаются специальными нормативными документами.

Приемка и оприходование  поступающих материалов и тары (под  материалы) оформляется соответствующими складами, как правило, путем составления  приходных ордеров формы №  М-4 при отсутствии расхождений между  данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству). Приходный ордер формы № М-4 в одном экземпляре составляет материально  ответственное лицо в день поступления  материалов на склад. Приходный ордер  должен выписываться на фактически принятое количество материалов.

Вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением  на документе поставщика (счет, накладная) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном  ордере. В этом случае заполняются  реквизиты указанного штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к  приходному ордеру. При перевозке  грузов автотранспортом приемка  поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при  отсутствии расхождений между накладной  и фактическими данными).

В случае несоответствия поступивших  материалов ассортименту, количеству и качеству, указанными в документах поставщика, приемку осуществляет приемочная комиссия, которая оформляет акт  о приемке материалов по форме  № М-7 в двух экземплярах с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

Акт о приемке материалов служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику и/или транспортной организации. После  приемки материалов акты с приложением  документов (транспортных накладных  и т.д.) передают: один экземпляр —  в бухгалтерию организации для  учета движения материалов, другой — отделу снабжения или бухгалтерии  для направления претензионного письма поставщику. В случае составления  приемного акта формы № М-7 приходный  ордер (форма № М-4) не оформляется.

Материалы должны приходоваться  в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, в штуках). По этим же единицам измерения устанавливается  учетная цена. Если в расчетных  и сопроводительных документах поставщика указана более крупная (или более  мелкая) единица измерения, чем принято  в организации, то материалы приходуются  в той единице измерения, которая  принята в организации. Поступившие  материалы должны быть своевременно оприходованы. Приемные акты и приходные  ордера должны, как правило, составляться в день поступления соответствующих  материалов на склад.

Оприходование материалов производится в общеустановленном порядке  на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и  чеки магазинов, квитанция к приходному кассовому ордеру при покупке  у другой организации за наличный расчет), которые прикладывается к  авансовому отчету подотчетного лица.

Сдача подразделениями на склад материалов оформляется накладными на внутреннее перемещение материалов в случаях, когда:

• продукция, изготовленная подразделениями организации, используется для внутреннего потребления в организации или для дальнейшей переработки;
• осуществляется возврат подразделениями организации на склад или цеховую кладовую;
• производится сдача отходов, образующихся в процессе производства продукции, а также сдача брака;
• осуществляется сдача материалов, полученных от ликвидации (разборки) основных средств.

Для принятия к учету материалов, оставшихся от ликвидации основных средств  и иного имущества, используется акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35). Материалы, полученные от других организаций (в том числе  безвозмездно) и изготовленные в  организации, также подлежат принятию на соответствующие склады организации.

В первичных учетных документах, отражающих поступление материалов, должны содержаться данные об их количестве и стоимости. Если документ не содержит сведений, необходимых для достоверного учета поступивших материалов, не отвечает требованиям, предъявляемым  к первичным учетным документам, то у бухгалтера нет достаточных  оснований для принятия данных материалов к учету.

Под отпуском материалов на производство понимается их выдача со склада (кладовой) непосредственно  для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также отпуск материалов для управленческих нужд организации. Материалы отпускаются  с центральных складов организации  в зависимости от структуры организации  на склады подразделений или непосредственно  в подразделения организации  в соответствии с установленными нормами и объемами производственной программы (заданиями). Отпуск материалов сверх норм производится в порядке, установленном в данной организации. При отпуске материалы должны измеряться в соответствующих единицах измерений.

Отпуск материалов со складов  организации осуществляется только выделенным для их получения работником подразделения организации. Согласованные  с главным бухгалтером списки лиц, которым предоставляется право  получать со складов материалы, а  также образцы их подписей должны быть сообщены соответствующим лицам, осуществляющим отпуск материалов со складов (кладовых). В необходимых случаях составляется также список лиц, которым предоставлено право выдавать разрешения (пропуска) на вывоз из организации материалов.

Отпуск материалов со складов  организации на производство осуществляется на основе предварительно установленных  лимитов. Лимиты отпуска материалов на производство устанавливаются отделом  снабжения или другими подразделениями  по решению руководителя организации. Лимиты на отпуск материалов устанавливаются  на основе разработанных соответствующими службами организации норм расхода  материалов, производственных программ подразделений организации, с учетом остатков (переходящих запасов) материалов на начало и конец планируемого периода.

Первичными учетными документами  по отпуску материалов со склада организации  в подразделения организации  являются лимитно-заборная карта (форма  № М-8), требование-накладная (форма  № М-11) и накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15).

Лимитно-заборная карта предназначена  для отпуска материалов, систематически потребляемых для изготовления продукции, а также для контроля за соблюдением  лимитов. Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер) сроком на один месяц. Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению  — потребителю материалов, второй — складу. Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения  своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах  дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. При небольших объемах отпуска  материалов лимитно-заборные карты  могут выписываться на квартал.

По лимитно-заборной карте  ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). В конце месяца (квартала) лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерскую службу организации. В случае отпуска материалов сверх лимита в первичных учетных документах (лимитно-заборных картах, требованиях-накладных) проставляется штамп (надпись) "Сверх лимита". Отпуск материалов сверх лимита производится при наличии разрешения руководителя или лиц, им на это уполномоченных. На документах указываются причины сверхлимитного отпуска материалов. К сверхлимитному отпуску материалов относятся дополнительный отпуск, связанный с исправлением или возмещением брака (на производство изделий, продукции взамен забракованной) и покрытием перерасходов материалов (т.е. расходов сверх норм). При получении материалов для производства продукции взамен забракованной и для исправления брака к лимитно-заборной карте или требованию-накладной прилагаются акты (извещения) о браке с указанием шифра изделия, детали или номера заказа, по которому изготовлена забракованная продукция.

Для сокращения количества первичных документов рекомендуется  оформлять отпуск материалов непосредственно  в карточках складского учета  материалов. В этом случае расходные  документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре. Лимит отпуска  можно указать и в самой  карточке. Представитель структурного подразделения при получении  материалов расписывается непосредственно  в карточках складского учета  материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик. При этой системе отпуска материалов со склада карточка складского учета  является регистром аналитического учета и одновременно выполняет  функции первичного учетного документа. Перечень материалов, отпускаемых указанным  способом в подразделения организации, где он применяется, устанавливает  руководитель организации.

Операции по передаче материалов из одного подразделения организации  в другое оформляются накладными на внутреннее перемещение материалов. Накладная на внутреннее перемещение  материалов, как правило, выписывается в трех экземплярах, из которых один экземпляр остается в подразделении, списывающем материалы, второй экземпляр передается подразделению, принимающему материалы, третий экземпляр передается в бухгалтерскую службу организации. Накладные на внутреннее перемещение материалов подписываются руководителями передающего и принимающего подразделений организации.

Для учета движения материальных ценностей внутри организации между  структурными подразделениями или  материально ответственными лицами применяется требование-накладная (форма № М-11). Накладную в двух экземплярах составляет материально  ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит основанием для  списания ценностей, а второй — основанием для их оприходования.