Разработка базы данных учета готовой продукции в ОАО «Протвинский мясокомбинат»

Торговая сеть обеспечивает возможность быстро, удобно, с минимальной затратой сил и временем приобретать нужные товары и услуги в условиях свободного выбора и широкого ассортимента, недалеко от места работы и жилья в удобном и нужном количестве.

Правильная организация коммерческой работы в рамках розничной торговли способствует росту товарооборота, достаточно полному удовлетворению совокупного спроса населения и получению коммерческого успеха.

Розничная торговля является важнейшей отраслью хозяйственной деятельности. В сфере розничной торговли заканчивается процесс обращения товаров, и они переходят в сферу личного потребления.

Все предприятия, осуществляя хозяйственную деятельность, вступают во взаимоотношения с другими предприятиями, организациями, учреждениями, работниками предприятия и отдельными лицами. Эти взаимоотношения основаны на различных денежных расчетах в процессе заготовления, производства и реализации продукции, товаров, работ или услуг.

У предприятий возникают обязательства перед поставщиками за полученные от них товарно-материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги: перед государственным бюджетом по отчислениям от прибыли, платежам в фонды, налоговым и неналоговым платежам, перед своими рабочими и служащими по заработной плате и другие. С другой стороны, сами предприятия предъявляют требования к покупателям, заказчикам об оплате отгруженной им продукции, оказанных услуг и выполненных работ для размещения произведенных затрат, выполнения своих обязательств и получения прибыли.

Предприятия оптовой торговли реализуют товар юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, приобретающим товар для последующей перепродажи, а также организациям, закупающим товар (сырье, комплектующие) для производства иной продукции, то есть товар передается для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным (семейным, домашним и т. д.) использованием. Отношения продавца покупателя товара в данном случае чаще всего оформляются договорами поставки.

1.3 Организация учета товародвижения на предприятии

Порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности и его документального оформления регулируются действующими техническими условиями поставки, договорами купли-продажи и инструкциями о порядке приемки товаров по количеству, качеству и комплектности.

Все товарные операции делятся на два вида: поступление товаров в организацию розничной торговли и их выбытие. В организации розничной торговли товары поступают главным образом от поставщиков и оформляются товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров (накладной, товарно-транспортной накладной, счетом или счетом-фактурой).

Вначале организация должна определить потребность в товаре. Затем осуществляется поиск наиболее подходящего поставщика. Генеральный директор должен рассмотреть предложение поставщика, выяснить для себя выгодно ли ему будет заказывать у него продукцию по цене, по проценту возврата товара, по доставке (транспортировке). Если организация соглашается сотрудничать с этой фирмой - поставщиком, то между двумя организациями подписывается договор.

Поставки товаров от поставщиков на склад (базу) происходит по безналичному расчёту. Основными документами, на основании которых поступают товары, являются счета-фактуры, товарно-транспортные накладные. Товарно-транспортные накладные выписываются при поставке товаров автомобильным транспортом, в остальных случаях выписываются счета-фактуры. Счета-фактуры регистрируются в книге продаж и в книге покупок.

Счета-фактуры составляются предприятием поставщиком на имя предприятия покупателя в двух экземплярах, первый из которых не позднее десяти дней с даты отгрузки товаров или предоплаты (аванса) представляется поставщиком покупателю и дает право на зачет (возмещение) сумм по налогу на добавленную стоимость. Второй экземпляр счета-фактуры (копия) остается у поставщика для отражения в книге продаж.

В счете-фактуре указываются:

- порядковый номер счет - фактуры;

- наименование и регистрационный номер поставщика товаров;

- наименование получателя товаров;

- стоимость (цена) товаров;

- сумма налога на добавленную стоимость;

- дата предоставления счет - фактуры;

Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом ответственным за отпуск товаров и скрепляется печатью организации.

Для оплаты поступающих товаров может быть использован счет, содержание которого аналогично счету-фактуре. Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты товара.

Если с поставщиком обговорены условия возврата товара или бракованной продукции, то составляется расходная накладная, в которой указывается дата выписки, номер накладной, кому, от кого, наименование товара, количество, цена, сумма, ниже указывается итоговая сумма по документу.

На полученные заказы из торговых точек на склад (базу) оформляются документы для доставки товаров.

Накладная в торговой организации может выступать как приходным, так и расходным товарным документом, должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации.

При закупке товара или его приемке руководителям предприятий розничной торговли необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар.

Подводя итоги первой главы, можно сказать, что торговое предприятие ОАО «Протвинский мясокомбинат» закупает сырье у поставщиков, перерабатывает его и производит мясную продукцию с последующей реализацией в соответствия с сертификатами качества и другими нормативными документами. Предприятие зарекомендовало себя как надежный партнер и стабильно работающее в финансовом отношении.

В результате проведенного анализа выявили основные свойства учета товародвижения на предприятии.

ГЛАВА 2. Инфологическое моделирование системы

2.1 Этапы разработки модели данных

Современные компьютеры могут хранить самую разнообразную информацию: записи, документы, графику, звуко- и видеозаписи, научные и другие данные в разнообразных форматах. Совокупность сведений о каких-либо объектах, процессах, событиях или явлениях, организованная таким образом, чтобы можно было легко представить любую часть совокупности, называют базой данных (БД). Задачи хранения, получения, анализа, визуализации данных принято называть управлением данных, а программы для решения подобных задач - системами управления базами данных (СУБД). Таблицы в базе данных определенным образом связаны между собой, благодаря чему их называют реляционными базами данных. Такая база данных состоит из взаимосвязанных реляционных таблиц.

Работа с базой данных делится на три этапа:

       Проектирование

       Программная эксплуатация

       Эксплуатация

На этапе проектирования закладываются основы будущей базы данных, должна быть определена логическая структура базы данных для выбранной предметной области. Проект логической структуры базы данных устанавливает состав реляционных таблиц, их структуру и логические связи между таблицами. При формировании структуры каждой таблицы определяется совокупность полей (столбцов), для каждого из которых даются описание типа, размера данных и других свойств. Кроме того, должен быть указан уникальный ключ таблицы, который может состоять из одного или нескольких полей.

Проектирование проводится на бумаге и требует очень тщательного подхода, так как именно здесь будет разработана база данных. Для этого необходимо проделать следующую работу:

•собирается информация о будущей работе, о ее структуре и движении документов, изучаются задачи автоматизации, определяются объекты системы и связи между ними;

•для каждого объекта выявляются свойства и характеристики, по

которым создаются поля, составляющие исходные таблицы;

•для каждого объекта назначаются первичные ключи (поля) и проводится нормализация (разбиение) исходных таблиц, устанавливаются связи. Этап реализации выполняется на компьютере в следующем порядке:

-  составить структуры таблиц и ввести их в компьютер;

-  разработать запросы для отбора данных, отчеты для печати, при необходимости создать макросы и экранные формы работы с данными;

            -  спланировать порядок ведения и поддержание базы данных в рабочем состоянии.

Этап эксплуатации начинается с внесения в базу данных реальной информации, после чего происходит ее использование.

В целом, разработка базы данных включает следующие этапы:

1.       Определение цели создания базы данных.

2.       Принятие решения о том, какие исходные данные (таблицы) он будет содержать.

3.       Определение наборов полей, включаемых в таблицы, а также полей, значения которых являются уникальными.

4.       Проектирование связей между таблицами и анализ полученной структуры.

5.       Создание таблиц и определение связей между ними.

6.       Создание форм, отчетов и запросов, необходимых для получения и обработки информации, хранящейся в базе данных.

В предложенном курсовом проекте рассматривается учет движения товаров от поставщиков до торговых точек организаций.

Рассмотрим этапы создания базы данных на примере фирмы ОАО «Протвинский мясокомбинат», которое закупает мясную продукцию, перерабатывает ее и затем распределяет по своим торговым точкам и на отпуск другим юридическим и физическим лицам в СУБД ACCESS, которая должна будет автоматизировать работу движения товаров от поставщиков до торговых точек организаций.

2.2. Анализ деятельности предприятия ОАО «Протвинский мясокомбинат».

База данных должна адекватно отражать предметную область, которая должна охватывать реальные объекты и процессы, определять все необходимые источники информации для обеспечения предполагаемых запросов пользователя и решаемых в приложении задач. Следует заметить, что чаще всего базы данных создаются средствами СУБД в области организационно-экономического управления.

Определение состава и структуры данных, которые должны быть загружены в базу данных, осуществляется на основе анализа предметной области.  Это означает, что должны выполняться следующие условия:

• состояние базы данных в каждый момент времени должно соответствовать состоянию предметной области;

•   изменение состояния предметной области должно приводить к

соответствующему изменению состояния базы данных;

•  ограничения предметной области, отраженные в модели предметной области, должны некоторым образом отражаться и учитываться базе данных.

Методически правильно начинать работу с карандашом и листом бумаги в руках, не используя компьютер. На данном этапе он просто не нужен. Неоптимальные решения и прямые ошибки, заложенные на этапе проектирования, впоследствии очень трудно устраняются, поэтому этот этап является основополагающим.

Определив назначение базы данных, нужно сформировать перечень необходимых данных. В предыдущей главе я рассмотрел деятельность организации ОАО «Протвинский мясокомбинат», в результате были выделены следующие свойства деятельности предприятия, которые подлежат отображению в логической модели (Таблица 1).

Таблица 1. Свойства деятельности предприятия.