Разработка базы данных учета готовой продукции в ОАО «Протвинский мясокомбинат»

Использование констант уже не требует пояснений. Отметим только, что в Microsoft Access различаются два типа пустых значений: значения Null и пустая строка. Значение Null можно ввести в поле или использовать в выражениях и запросах для указания отсутствующих или неизвестных данных. Поля первичного ключа не могут содержать значения Null. Пустая строка - это строковое значение, не содержащее символов. Она используется в том случае, когда значение поля отсутствует. Для ввода пустой строки с клавиатуры следует ввести два символа прямых кавычек без пробела "". В некоторых случаях пустое значение указывает на то, что могут существовать данные, которые пока неизвестны (Рис.8).

Рис.8. ЗапросСотрудникиТелефон в режиме конструктора

Для проверки, является значение столбца Телефон значение Null, SQL предоставляет специальный оператор сравнения – Is Null, при котором результатом будут все записи, в которых нет номера телефона.

Т.е., в таблице будет происходить выборка тех клиентов, у которых отсутствует запись о номере телефона (рис.9).

Рис.9. ЗапросСотрудникиТелефон

Таким же образом строятся и все остальные запросы.

          4.3 Создание и использование отчетов

Любая работа заключается отчетом или каким-либо другим печатным документом. Отчет - это общее название результирующих документов. К ним относятся накладные, счета, приказы, справки и т.д.

Общий принцип создания отчетов во многом схож с методом создания форм: определяется источник данных для отчета, поля источника данных перетаскиваются в отчет, имеется возможность определить подотчет, то есть подчиненный отчет, и т.д. отчет, так же как форма, может состоять из заголовка и примечания. Эти части выводятся только на первой и последней страницах многостраничного документа. В отличие от форм в отчетах есть верхний и нижний колонтитулы, которые выводятся на каждой странице многостраничного документа. Основная часть отчета область данных.

В Microsoft Access первоначально создается макет отчета, по которому осуществляется вывод данных в виде печатного документа. Организация макета позволяет создавать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц, их группировку и вычисление итоговых данных.

При обработке информации из нескольких таблиц, составление отчета лучше всего начать с базового запроса. Разработаем запросы «ПриходТовара» и «ПодчПриход» для отчетов.

           Рис.10. ЗапросПриходТовара.

Рис.11. Запрос ПодчПриход.

Теперь можно приступать к созданию отчета Накладная на базе построенного запроса. Прежде всего, отметим, что для удобного просмотра и анализа большого количества записей разных таблиц, содержащихся в многотабличных отчетах, данные следует сортировать и объединять в группы.

Рис.12. Накладная на приход товара в режиме конструктора

По такому же принципу создаются и остальные накладные на РасходТовара, ЗаказТовара, СписаниеТовара.

4.4 Создание главной кнопочной формы

Главная форма используется для организации эффективной работы, в ней все необходимые компоненты объединены в систему. Все предыдущие объекты служили для создания базы данных, а главная форма создается для пользователя, который будет применять базу данных в своей работе, и ему неинтересны промежуточные построения - для него главными будут удобства ввода и поиска информации. Для этого необходимо обеспечить удобный графический интерфейс (вид экрана), чтобы можно было решать задачи, не тратя силы на поиск объектов - таблиц, запросов, форм, отчетов и макросов.

Для объединения объектов в одном диалоговом окне можно создать так называемую кнопочную форму, которая представляет собой панель управления и содержит кнопки, обеспечивающие вызов других кнопочных форм, а также отдельных объектов - отчетов, форм, макросов. Тогда главная форма будет иметь несколько страниц, уровней. В этом случае появятся дополнительные кнопки, предназначенные для возврата к кнопочным формам предыдущих уровней или выхода из Access. Пользователь, нажимая на кнопку на панели управления, инициирует событие нажатие кнопки, к которому могут привязываться действия для открытия других кнопочных форм или конкретные действия обработки данных.

Вызов главной кнопочной формы при открытии базы данных позволяет сразу начать работу.

Для более эффективной работы предприятия были сгруппированы объекты приложения по функциональному назначению. Этим была обеспечена удобная работа с приложением объектов. Создана следующая главная кнопочная форма:

Рис.13. Главная кнопочная форма

Менеджер (товаровед) приступает к работе на кнопочной форме. Здесь он получает доступ к интересующим его объектам: формам и отчётам.

Данная кнопочная форма осуществляет переход к:

      форме работы с документами (рис.14), где можно осуществить переход на следующие формы:

       вид документа;

       товарные группы;

       наименование товара;

       приходные накладные;

       расходные накладные;

       накладные списания;

      накладные заказов.

Рис. 14. Форма работы с документами

          Форме получения информации о:

       поставщиках;

       получателях;

       сотрудниках;

      предприятии.

Рис. 15. Форма для получения и добавления информации

При открытии тех или иных форм можно добавлять, изменять и удалять информацию, хранящуюся в СУБД. После любого изменения можно посмотреть сделанные изменения и если нужно, то и распечатать. Все формы имеют одноименные отчеты, которые при необходимости можно распечатать, также при работе с формами можно распечатать только что заполненную текущую форму, например при составлении заказа, списании товара и т.д. Так же имеются кнопки перехода на главную форму или выхода из программы. Делая вывод по этой главе, можно сказать, что одним из важнейших факторов (в условиях рынка), позволяющих обеспечить получение максимальной прибыли, является оперативное управление, учёт, контроль и обеспечение максимальной реализации продукции. Это возможно в том случае, когда каждый сотрудник современного предприятия обеспечен возможностью быстрого доступа к требуемой информации. Для этого и предназначены информационные системы.

предприятие торговля данные база документооборот

Заключение

В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Небольшие организации используют для этого шкафы с папками, однако крупные корпоративные предприятия используют компьютеризированные системы автоматизации, позволяющие эффективно хранить, извлекать информацию и управлять большими объемами данных.

В результате проведения исследовательской работы были решены следующие задачи:

       проанализирована деятельность предприятия ОАО «Протвинский мясокомбинат»;

       создана база данных, позволяющая моделировать функции хранения, доступа к данным с целью отображения ввода, обработки;

       разработаны приложения, позволяющие эксплуатировать и сопровождать печать необходимых документов.

Разработанная СУБД позволяет осуществлять следующие задачи:

       хранение большого количества информации;

       своевременное и правильное оформление документов и контроль над каждой операцией поступления товаров от поставщиков, операцией отпуска, отгрузки товара;

       печать необходимой документации.

Таким образом, поставленные на начальном этапе задачи оказались решёнными, а цели достигнутыми. Но, несмотря на все это система, конечно же, имеет ряд недостатков. Она является узкоспециализированной, так как позволяет вести только учет товародвижения товара от поставщиков до точек реализации готовой продукции. Но в дальнейшем при доработке СУБД есть возможность учета оплаты поставок, составление более полных отчетов на предприятии.

Список литературы

1. Бакаревич Ю.Б. Самоучитель Microsoft Access 2002. — СПб.: БХВ — Петербург. 2004. — 720с.

2. Кузнецов A. Microsoft Access 2003: учебный курс. — СПб.: 2006. —363с.

3. Широков Л.А., Рабинович А.Е., Широкова О.Л.. Информационное обеспечение систем управления. СУБД «AССESS».-М.: МГИУ 2001-234с.

4.  Широков Л.А. Базы данных и знаний: Учебное пособие Ч.1.-М.: МГИУ, 2000.-86с.

5. Голицына О.Л. Базы данных. — М.: Форум. 2005. — 351с.

6. Диго С.М. Базы данных: проектирование и использование. — М.: Финансы и статистика. 2005. — 591с.

7. Прак К.Н. Интенсивный курс программирования в Access 2003 за выходные. — М.: "Вильяме". 2004. — 480с.

8. Фатхудинов Р.А. Стратегический менеджмент. — М.: ЗАО Бизнес-школа. 1997. —

9.   Кренке Д. Теория и практика построения баз данных. - СПб.: Питер, 2005. - 859с.

Размещено на Allbest.ru

Аннотация

Объем  работы  29 стр., 15 рис., 1 табл., 8 источников  информации.

Работа написана на тему: «Разработка базы данных учета готовой продукции в ОАО «Протвинский мясокомбинат».

Основной целью курсового проекта является разработка базы данных для учета товародвижения и документооборота открытое акционерное общество «Протвинский мясокомбинат» в СУБД ACCESS.

Во введении описано краткое содержание курсового проекта. рассмотрена  актуальность выбранной темы в целом, приводится ее общая характеристика, важность  разработки  базы данных для  деятельности  предприятия, кратко формулируется конкретная цель курсового проекта.

В  первой  главе дана общая характеристика и анализ объекта исследования (предприятия). Более развернутое описание рассматриваемой экономической задачи.

Во  второй  главе  курсового  проекта  описан анализ деятельности предприятия,  этапы разработки модели данных. В  третьей  главе описано построение схемы данных, построена  информационно-логическая модель данных.

В  четвертой  главе выделены несколько уровней моделирования, при

помощи которых происходит переход от предметной области к конкретной реализации БД средствами СУБД. Выделены несколько уровней.

В  заключении  описаны  основные  выводы  и  итоги  по  выполненной  работе.

17