Разработка базы данных учета готовой продукции в ОАО «Протвинский мясокомбинат»

В курсовом проекте рассматривается учет движения товаров от поставщиков до торговых точек организации. По мере этого сформировался перечень необходимых данных, указанных в таблице 1. Можно определить, какие фактические данные следует сохранять в базе данных. Каждое поле содержит определенные фактические данные. Например, может потребоваться следующая информация о товарах: код товара, его название, принадлежность к товарной группе. Для каждого типа сведений следует создать отдельные таблицы.

Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Список нужных полей подскажет, какие требуются таблицы.

При решении вопроса, к какой таблице должно относиться каждое поле, необходимо учитывать следующие принципы разработки:

-    включайте каждое поле только в одну таблицу;

- не включайте поле в таблицу, если в результате его добавления одни и те же данные будут появляться в нескольких записях этой таблицы. Если оказывается, что поле таблицы содержит много повторяющихся данных, это поле, вероятно, помещено не в ту таблицу.

Данные, хранящиеся только в одной таблице, обновляются только один раз. Это более эффективно и, кроме того, исключает возможность дублирования записей, содержащих разные сведения.

Основные задачи учета товаров и их реализации состоят в том, чтобы обеспечить контроль за состоянием товарных запасов и их сохранностью на складах.

ГЛАВА 3. Датологическое моделирование системы

3.1 Построение информационно-логической модели данных

Информационно-логическая модель (ИЛМ) отображает данные предметной области в виде совокупности информационных объектов (ИО) и связей между ними. Эта модель представляет данные, подлежащие хранению в базе данных. Каждый информационный объект в модели данных должен иметь уникальное имя. Информационный объект — это информационное описание некоторой сущности предметной области; реального объекта, процесса, явления или события. Информационный объект является совокупностью логически взаимосвязанных реквизитов, представляющих качественные и количественные характеристики сущности. Примерами сущностей являются: товар, поставщик, содержимое документов, документы, товарные группы товаров и т.п.

Логическое проектирование заключается в определении числа и структуры таблиц, формировании запросов к базе данных, определении типов отчетных документов, разработке алгоритмов обработки информации, создании форм для ввода и редактирования данных в базе и решении ряда других задач. При проектировании структур необходимы: сбор информации об объектах решаемой задачи в рамках одной таблицы (одного отношения) и последующая декомпозиция её на несколько взаимосвязанных таблиц, на основе процедуры нормализации отношений. Ранее были выявлены свойства (таблица 1), которые подлежат отображению в логической модели. На данном этапе, необходимо выявить таблицы, которые будут составлять ядро базы данных.

Основным структурным компонентом базы данных является таблица. Там хранятся вводимые нами данные. Таблицы - это основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства).

При разработке структуры таблицы, прежде всего, необходимо определить названия полей, из которых она должна состоять, типы полей и их размеры. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя. Далее надо решить, данные, какого типа будут содержать в каждом поле. Данные сохраняются один раз в одной таблице, но просматриваются из различных расположений. При изменении данных они автоматически обновляются везде, где появляются. Данные, хранящиеся только в одной таблице, обновляются только один раз. Это более эффективно и, кроме того, исключает возможность дублирования записей, содержащих разные сведения. Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно ввести все данные. Затем можно создать все необходимые объекты базы данных — запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.

3.2 Построение схемы данных

Access позволяет строить реляционные базы данных, отдельные таблицы которых могут быть связаны между собой. Связь между таблицами определяет тип отношения между их полями. Как правило, связывают ключевое поле одной таблицы с соответствующим ему полем другой таблицы, которое называют полем внешнего ключа. При наличии связи между таблицами Access будет автоматически выбирать связанные данные из таблиц в отчетах, запросах и формах. Между двумя таблицами может быть задано только одно отношение, тип которого можно изменить. Есть несколько типов связей между таблицами. Более всего распространены связи «один ко многим» и «один к одному». Связь между таблицами строится на основе общего поля, и в одной из таблиц оно обязательно должно быть ключевым, то есть на стороне «один» должно быть ключевое поле, содержащее уникальные, неповторяющиеся значения. Значения на стороне «многие» могут повторяться.

Построение схемы данных состоит в добавлении в неё таблиц и установлении связей между таблицами. Добавление таблиц в схему данных обычно производится с помощью соответствующей кнопки на панели инструментов.

В случае совпадения имён и типов полей у нескольких таблиц схемы данных и добавления в схему всех нужных таблиц, Access образует связи автоматически. Если образованные связи не устраивают пользователя, то их можно изменить или удалить. На схеме базы данных связь представляется в виде линии, соединяющей две таблицы. При работе со связанными таблицами необходимо настроить режим обеспечения целостности данных. Следует установить флажок Обеспечение целостности данных .

Связь между данными в таблице устанавливается при помощи флажка в  окне  Обеспечение  целостности  данных.  Установленный   флажок Каскадное обновление связанных полей означает, что при изменении ключевого поля главной таблицы автоматически изменяются соответствующие значения поля в связанных полях. Если установлен флажок Каскадное удаление связанных записей, то при удалении записи в главной таблице будут удалены все связанные записи в подчиненной таблице.

Таким образом, придерживаясь всех правил, объединив данные, получили следующую схему данных:

Рис.1. Схема данных.

Для базы данных была построена схема данных, которая состоит из 6 таблиц, и была установлена связь между таблицами "один - ко -многим". Также для связывания данных в одной таблице было установлено рекурсивное соединение. Рекурсивное соединение - соединение таблицы с самой собой, используется в ситуациях, когда таблица содержит записи, содержащие ссылки на другие записи этой же таблицы.

Делая вывод по данной главе, заметим, что были созданы все необходимые таблицы с конкретными данными, которые составляют ядро базы данных, то есть все свойства деятельности предприятия отображены в логической модели, установили связь между таблицами.

Следующим этапом в моем курсовом проекте является разработка интерфейса приложения, т.е. создание СУБД учета товародвижения на предприятии ОАО «Протвинский мясокомбинат».

              ГЛАВА 4. РАЗРАБОТКА ПРИЛОЖЕНИЯ

4.1 Предоставление данных для пользователя

При разработке базы данных обычно выделяется несколько уровней моделирования, при помощи которых происходит переход от предметной области к конкретной реализации базы данных средствами конкретной СУБД. Можно выделить следующие уровни:

       сама предметная область - это часть реального мира, данные о которой

мы хотим отразить в базе данных;

       модель предметной области - это наши знания о предметной области;

       логическая модель данных - она описывает понятия предметной

области, их взаимосвязь, а также ограничения на данные, налагаемые предметной областью;

       физическая модель данных описывает данные средствами конкретной

СУБД;

      собственно база данных и приложения.

Как результат предыдущих этапов появляется собственно сама база данных. База данных реализована на конкретной программно-аппаратной основе, и выбор этой основы позволяет существенно повысить скорость работы с базой данных. В нашем случае в качестве этой программно-аппаратной основой служит Microsoft Access.

При создании базы данных и предоставлении данных для пользователей, безусловно, необходимо учитывать интересы тех, кто в последующем будет с ней работать.

Работа с данными непосредственно в режиме таблицы не всегда удобна. Для того чтобы сделать более удобным выполнение часто повторяющихся задач принято использовать графический интерфейс доступа - диалоговые окна с различными дополнительными элементами, которые служат для организации удобного интерфейса пользователя при работе с данными, а также для ввода, редактирования и поиска информации. В MS Access такие окна называются формами. Формы позволяют получить доступ к данным сразу в нескольких связанных таблицах. При этом в них используются такие элементы управления, как текстовые поля, кнопки, списки, переключатели и др.

Работая с формой, пользователь может добавлять и удалять записи в таблицах, изменять значения в полях, получать расчетные данные. В форме можно контролировать вводимые значения, устанавливать ограничения на доступ к информации, выводить необходимые сообщения.

Была создана форма для составления заказов поставщикам «ЗаказТовара» с подчиненной формой «ПодчЗаказ», которая будет отображать заказанные товары, цена, количество, сумма по каждому товару в данном документе – заказе (рис.2).

Рис.2. Форма «ЗаказТовара»

            После заказа товара происходит его поставка и это отражает следующая форма:

Рис.3. Форма «ПриходТовара»

Следующая форма, которая тоже важна – форма отправки товара по магазинам:

Рис.4. Форма «РасходТовара»

            Следующая форма создана для списания товара по некоторым причинам:

          Рис.5. Форма «СписаниеТовара»

Все эти формы имеют свои подчиненные формы. Каждая форма имеет кнопки вывода на печать как все отчеты так и текущее действие с товаром, кнопку закрытия данной формы и перехода в главную форму, имеет специальное поле, где выводится сумма по текущему документу.

4.2 Создание запросов

Запрос - это поиск данных из многообразия записей, находящихся во всех таблицах. Запросы выбирают из базы данных информации, которая в данный момент интересует пользователя. Результат такого запроса представляет собой новую таблицу, в которой содержится только нужная информация.

Запросы могут выполнять следующие операции:

       Выбирать данные из таблиц;

       Группировать записи и получать итоговые значения полей по группам;

      Получать данные из нескольких таблиц одновременно.

Существует несколько видов запросов. Основным является запрос на выборку. Отбирать информацию можно не только из таблиц, но и вновь из созданных запросов. Результаты можно использовать как справку, тогда запрос не запоминается. Если же отобранные данные понадобятся для дальнейшей работы, они будут сохранены в новых таблицах. Этот способ используют в базах данных для разделения работы между сотрудниками. Все остальные запросы начинаются с выборки данных.

Запросы связаны с основными таблицами: если данные вносятся в таблицы, то они автоматически отражаются в запросах, и, наоборот, при внесении данных в запросы они перейдут в одноименные таблицы.

На примере рассмотрим построение запроса на выборку. Заранее надо решить, какую информацию мы хотим увидеть в результате выполнения запроса. Запрос заказы был создан для формы ЗаказТовара. Запрос был создан в режиме конструктора. Верхняя его половина напоминает схему данных, с той лишь разницей, что в ней отражены не все таблицы, а только те, которые мы выбрали для составления запроса - в данном случае две таблицы. В нижней половине конструктора запросов нужно задать сначала имя таблицы (вторая строка), потом имя поля (первая строка). Можно и просто перетащить нужные поля из верхней половины конструктора в нужную ячейку. Ниже при необходимости записываются условия отбора. Так как в таблице Документы не содержится названий документов, то условием отбора является Код, который записан в поле КодДокумента. Сформированный в окне конструктора запрос показан на рис.6.

Рис.6. ЗапросЗаказТовара в режиме конструктора

В режиме таблице запрос на выборку Заказы выглядит следующим образом:

Рис.7. ЗапросЗаказТовара

Рассмотрим простой запрос Клиенты с использованием выражений. Любой критерий отбора записей в запросе на выборку, например условие на значение является выражением. В частности, запросы используются при создании вычисляемых полей, то есть дополнительных столбцов запроса, в которые выводятся результаты вычисления по какой-либо формуле, а не данные из столбца таблицы. Для создания сложных выражений нужно знать некоторые правила. Так, выражение может содержать константы, идентификаторы, функции и операторы.

Константы содержат неизменные значения, которые, как правило, задаются при вводе данных. Например, любой код (идентификатор записи, например, КодДокумента) является константой. Константы широко используются для сравнения значений при выборке. Существуют также именованные константы: True, False, Yes, No, Null.