Составление и использование внутренней управленческой отчетности на примере ОАО «Воронежский ликёро-водочный завод «Висант»

Оперативная информация, адресованная низовым центрам ответственности, не должна в неизменном виде представляться на высший уровень управления. На нижнем уровне принимаются оперативные решения по согласованию и выполнению производственных планов использования ресурсов подразделения. Данная информация должна обобщаться, агрегироваться в более общие показатели для представления на средний уровень управления. На высшем уровне требуется еще большая степень обобщения информации.

По объему информации внутренние отчеты подразделяются на сводки, итоговые отчеты, общие (сводные) отчеты.

Сводка - это краткие сведения об отдельных показателях деятельности подразделения за короткий период (иногда за день, неделю).

Итоговые отчеты составляются за месяц  или другой отчетный период. Они  обобщают информацию о контролируемых показателях центра ответственности.

Общие (сводные) отчеты составляются по ОАО «Воронежский ликёро-водочный завод «Висант» в целом, и содержит информацию, соответствующую формам финансовой отчетности, приспособленным для целей внутреннего управления.

По формам представления внутренние отчеты составляются в табличной, графической или текстовой форме.[7]

Табличная форма представления  внутренней отчетности наиболее приемлема  и для составителей, и для пользователей. Большая часть внутренней отчетной информации выражается цифровыми показателями, которые удобнее всего представлять в табличной форме. К тому же, к ней все привыкли, она стала традиционной. Нужно уметь правильно структурировать отчетные показатели, разделять их на зоны, выделяя главные, требующие особого внимания, а самое важное, стараться изложить отчет на одной странице без оборота.

Для пояснений к отчету может  быть приложена записка с комментариями  и раскрытием основных показателей.

Графическая форма более наглядна, но не следует перегружать графики (диаграммы) излишней цифровой информацией; нужно стремиться уместить в один график (диаграмму) всю имеющуюся информацию. Отображение большего числа показателей в данной форме затрудняет ее восприятие. Большое количество цифровых данных нагляднее представлять в табличной форме.

Текстовая форма подачи информации приемлема в тех случаях, когда отсутствуют цифровые данные либо их объем незначителен; нужно подробно объяснять взаимосвязь и значение представляемой информации. Текстовые отчеты часто составляют в дополнение к отчетам, составленным в табличной или графической форме.

3.3. Аналитические расчёты

 

Анализ управленческой информации в полном объеме с применением  сложных вычислений и качественных суждений не входит в задачи подготовки внутренней управленческой отчетности. Безусловно, управленческий учет как  информационная система включает и управленческий анализ, т.е. информационную подготовку к принятию решений, к оценке вариантов и альтернатив. Такие расчеты мы частично приводили в предыдущих разделах. Во внутренней управленческой отчетности необходимо обеспечить первичные предварительные аналитические расчеты, способствующие лучшему восприятию информации.[8]

Управляющие всех уровней не любят  заниматься расчетами даже для первичной  оценки результатов работы, стремятся  затрачивать минимум времени  на ознакомление с внутренней отчетностью. Хорошая управленческая отчетность должна быть представлена в такой форме, которая поможет управленческому персоналу работать с ней.

Оценка отклонений - непременный компонент хорошо составленной внутренней управленческой отчетности. Суммы отклонений по издержкам отражаются в виде сальдо на счетах управленческого учета. Нужно стремиться к выявлению абсолютных отклонений и по другим показателям внутренней отчетности. В отчетных таблицах следует приводить результаты анализа отклонений. Одним из вариантов может быть расширение показателей отклонений фактических данных для сравнения не только с планом, но и с прогнозом и аналогичными данными предыдущего отчетного периода, а также представление плановых данных для сопоставления с прогнозными и фактическими данными предыдущего периода. Такие расчеты существенно расширяют информацию об отклонениях.

Внутренняя отчетность может содержать  данные об относительной величине отклонений в виде процентов или коэффициентов. Отсутствие отклонений принимается за единицу (за 100), показатель меньше 1 характеризует степень отрицательного отклонения (по издержкам - уровень экономии). Показатели, превышающие 1, характеризуют относительную величину положительного отклонения (по издержкам - относительный показатель перерасхода или превышения).

Полезно группировать отклонения по значимости, исключая незначительные их суммы; ранжировать отклонения от больших (значительных) к меньшим; выбирать отдельно отклонения, превышающие контрольную  сумму, или относительно большие (например, более 5% в ту или другую сторону).

Аналитические соотношения. Для оценки сметных или нормативных издержек лучшим вариантом являются отклонения, но по другим показателям последние не дают полной картины изменений и достигнутых результатов. В этих целях решение можно искать путем соотношения одних показателей к другим, вычислять относительные показатели, аналитические соотношения.

Аналитические соотношения подразделяются на несколько групп:

а) соотношения, характеризующие качество использования активов и трудовых ресурсов;

б) соотношения, позволяющие измерить и оценить рентабельность;

в) соотношения, характеризующие ликвидность  и финансовую устойчивость (для центров  ответственности, выступающих самостоятельными финансовыми агентами на рынке, имеющих расчетные счета в банках и отвечающих по своим финансовым обязательствам и заимствованиям).[9]

Оценка продаж с отложенной оплатой (а) определяется коэффициентом оборота  дебиторской задолженности и  числом дней, на которые выделены активы на отложенную оплату или коммерческий кредит. Он характеризует продолжительность периода, в течение которого возмещаются средства, вложенные в расчеты с покупателями. Формула расчета:

Коэффициент оборота  задолженности = Выручка от продаж за период /Дебиторская задолженность покупателей

Произведем расчет:

Коэффициент оборота  задолженности=96279/19016=5,06, т.е. активы, вложенные в коммерческие кредиты покупателям, совершают пять оборотов в течение года.

Оборот товарно-материальных запасов (а) характеризует эффективность  вложения средств в оборотные активы. Коэффициент оборота отражает число оборотов товарно-материальных запасов в течение года. Формула расчета:

Коэффициент оборота  запасов = Стоимость израсходованных материалов/ Средняя стоимость их запасов

Если разделить среднюю стоимость  материальных запасов на их однодневный  расход, получим продолжительность  одного оборота материальных запасов  в днях. Он дает ответ на вопрос, какова продолжительность иммобилизации денежных средств в материальных активах в данном периоде.

Для товарных запасов торгующих  организаций коэффициент оборота  рассчитывается делением стоимости  проданных товаров по ценам их закупки на среднюю стоимость товарных запасов в течение года. Аналогично можно рассчитать коэффициент оборота для готовой продукции.

Эффективность использования внеоборотных активов (а) определяется коэффициентом фондоотдачи, характеризующим эффективность средств, вложенных в основные средства и нематериальные активы, интенсивность их эксплуатации в производственном процессе. Формула расчета:

 

Фондоотдача = Выручка от продаж / (Основные средства + Нематериальные активы)

 

Коэффициент фондоотдачи можно  рассчитывать по первоначальной и остаточной стоимости внеоборотных активов, для чего из расчета исключается стоимость средств, составляющих инвестиционную собственность организации.

Фондоемкость = (Основные средства + Нематериальные активы) / Выручка от продаж

Коэффициент фондоемкости характеризует необходимые внеоборотные активы, их удельную величину на 1 руб. выручки от продаж.

В формуле расчета коэффициента фондоотдачи вместо выручки можно  взять в расчет только ту ее часть, которая компенсирует амортизацию  внеоборотных активов. Данный коэффициент показывает степень возмещения стоимости внеоборотных активов из выручки от продаж товаров, продукции, работ, услуг.

Пример. Исходные данные: выручка от продаж за год – 96 279 тыс. руб., стоимость  основных средств – 84 392 тыс. руб.; стоимость нематериальных активов – 35 512 тыс. руб.(Приложение 1)

Коэффициент фондоотдачи составит 0,8 руб. [96 279: (84 392+35 512)], т.е. в данном периоде  на каждый рубль стоимости внеоборотных активов было получено продукции  на 80 коп.

Эффективность применения всех активов (а) определяется как результат деления выручки от продаж на стоимость всех активов, закрепленных за данным подразделением. Активы включаются в расчет по остаточной стоимости. Для сопоставления с другими подразделениями организации можно вычислять продолжительность одного оборота активов в днях, для чего необходимо стоимость всех активов разделить на однодневную сумму выручки в отчетном периоде.

Производительность персонала (а) определяется в общем, виде как результат  деления выручки от продаж на среднюю численность персонала.

Производ.персонала=96 279:148=650,5 тыс.руб.

Рентабельность продаж (б) позволяет оценить эффективность коммерческих операций. Коэффициент рентабельности определяется делением прибыли на выручку от продаж. Числителем данной формулы является общая сумма прибыли до налогообложения, сумма чистой прибыли или сумма маржинального дохода, что позволяет варьировать различные коэффициенты рентабельности в зависимости от того, за какие показатели отвечает данный центр ответственности.[10]

Пример. Исходные данные (тыс. руб): выручка от продажи продукции  96 279; себестоимость проданной продукции - 80 193; валовая прибыль (маржинальный доход) – 16 086; управленческие и коммерческие расходы –  5 743; общая прибыль до налогообложения - 25 381; стоимость всех активов – 298 926; стоимость всех обязательств - 110 504; стоимость оборотных активов – 86 664.

Рентабельность продаж может быть исчислена: по общей прибыли:25 381: 96 279 = 26,4%; по маржинальному доходу: 16 086: 96 279 = 16,7%.

Рентабельность издержек (б), характеризующая  эффективность производственных издержек на производство продукции, продажу  и управление, определяется по общей  формуле:

Рентабельность издержек = Прибыль / Издержки

В числителе данной формулы применяют  показатели общей прибыли, чистой прибыли, маржинального дохода, в знаменателе - себестоимость продаж и полные издержки (себестоимость + управленческие и коммерческие расходы).

В нашем примере:

рентабельность издержек по маржинальному доходу: 16 086:80 193 = 20,1%; рентабельность издержек по общей прибыли: 25 381: (80 193 + 5 743) = 29,5%.

На основе вычисленных показателей  рентабельности можно сделать вывод, что на каждый рубль издержек подразделение  получит 20 коп. маржинального дохода и почти 30 коп. общей прибыли.

Рентабельность активов (б) характеризует  эффективность инвестиций и применяется  для оценки деятельности центров  инвестиций. Общая формула расчета:

 

Рентабельность активов = Прибыль / Активы

 

В конкретных расчетах показателей  возможны варианты для числителя и знаменателя формулы. В числителе в расчетах может применяться общая сумма прибыли или чистая прибыль (после налогообложения), в знаменателе - общая стоимость активов или их чистая стоимость, характеризующая собственные инвестиции в активы. В расчетах по центрам ответственности и секторам деятельности принимается стоимость активов, за эффективное использование которых несет ответственность данный центр. Для отдельных центров актуальным является применение показателя рентабельности, исчисленного по стоимости оборотных активов.

В нашем примере:

рентабельность всех активов:25 381: 298 926 = 8,5%;

рентабельность оборотных активов: 25 381: 86 664= 29,3%;

Коэффициент ликвидности (в) характеризует  финансовую надежность организации, ее способность отвечать по своим обязательствам. При расчетах стараются показать, насколько текущие активы превышают текущие обязательства, т.е. тот запас прочности, который вызывает доверие кредиторов. Из расчета исключаются внеоборотные активы, которые не могут быть быстро проданы и превращены в денежные средства для оплаты по обязательствам и которые формируются за счет собственного капитала и долгосрочных обязательств. Последние также исключаются из расчета, поскольку сроки их погашения наступают, по крайней мере, не ранее чем через год. Общая формула расчета:

 

Коэффициент ликвидности = Оборотные  активы / Текущие обязательства

Она показывает долю оборотных активов, формируемых за счет собственного капитала. Разность между суммами оборотных  активов и текущих обязательств характеризует сумму собственных средств в оборотных активах (собственных оборотных средств).

Ближе к истине результат, получаемый в расчете не всех оборотных активов, а только быстроликвидных. К последним  относятся денежные средства, рыночные ценные бумаги и дебиторская задолженность, уменьшенная на величину сомнительных долгов. В таком случае приведенная выше формула примет следующий вид[7]:

 

Коэффициент ликвидности = (Денежные средства + Рыночные ценные

бумаги + Дебиторская задолженность) / Текущие обязательства

Из множества аналитических  соотношений следует выбрать  наиболее важные для оценки деятельности данного центра ответственности  и подумать о том, как их использовать в формах внутренней отчетности. Необходимо озаботиться и методом их перекрестной проверки с другими данными центра ответственности.

4.Пути совершенствования  внутренней управленческой отчётности

В настоящее время на многих крупных  предприятиях разработана и действует  система управленческой отчетности. Для оценки выполнения установленных  организацией требований к такой системе в динамике необходим ее регулярный анализ. Этот анализ должен дать ответы на следующие основные вопросы (критерии):

— способна ли поступающая управленческая отчетность выявить имеющиеся проблемы, недостатки и найти соответствующие решения;

— поступает ли информация вовремя, т.е. располагает ли руководитель временем, необходимым для принятия решений, для того, чтобы вмешаться в  неудовлетворительно протекающие  процессы и скорректировать их;

— позволяет ли система управленческой отчетности предсказать возникновение проблем, дает ли она возможность сравнительного анализа с исторической информацией и данными прогнозирования;