Теоретические и организационно-методические основы бухгалтерского учета кассовых операций

 

 

3. АУДИТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

 

Аудит это независимая  экспертиза финансовой отчетности, ведения  бухгалтерского учета, соответствие хозяйственных  и финансовых операций законодательству РФ. Экспертиза завершается составлением аудиторского заключения.

Аудит денежных средств в кассе предприятия  являет собой важный раздел аудита всего предприятия в целом  по нескольким причинам:

1. Денежные средства принадлежат к числу наиболее подвижных и легко реализуемых активов (наиболее подвижный характер в составе денежных средств имеют наличные деньги);
2. Денежные операции носят массовый и распространенный характер;
3. Подвижность денежных средств и массовость денежных операций делают этот участок хозяйственной деятельности предприятия наиболее уязвимым с точки зрения различных нарушений и злоупотреблений.

Кассовые операции однообразны, методы и процедуры проверки достаточно просты, однако этот этап аудиторской  проверки очень трудоемок из-за массового  характера кассовых операций.

 

3.1 Цель, задачи и планирование аудита кассовых операций

 

Денежные средства являются наиболее подвижными и легко реализуемыми активами предприятия. Денежные операции носят массовый характер, затрагивают  практически все сферы хозяйственной деятельности предприятия и являются наиболее уязвимыми с точки зрения нарушения.

Наибольшую подвижность  имеют наличные деньги. Их движение совершается посредством кассовых операций. В процессе аудита наличных средств, необходимо тщательным образом проверить соблюдение в организации порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09. 93 г. В соответствии с этим документом, каждой организации для расчетов наличными средствами необходимо иметь кассу, т.е. специально оборудованное и изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и хранения наличных денег.

В соответствии с правилами  ведения кассовых операций утверждается график плановых инвентаризаций наличных рублевых и валютных остатков, ценных бумаг, бланков строгой отчетности. Необходимо проведение внезапных ревизий кассы, результаты которых фиксируется в акте. Инвентаризация проводится с полным полистным пересчетом всех денег и проверкой других наличных ценностей.

В многообразии кассовых операций можно выделить основные из них, среди которых выдача средств: на оплату труда, административно-хозяйственные нужды, подотчетным лицам и другие.

Операции по движению денежных средств, проверяются сплошным порядком.

В задачи аудита кассовых операций входят:

- проверка своевременного  и полного отражения в бухгалтерском  учете операций с денежными  средствами при соблюдении требований  законодательства Российской Федерации;

- правильное документальное  оформление операций с денежными  средствами в соответствии с  установленными правилами ведения кассовых операций;

- контроль за сохранностью  денежных средств, документов  в кассе и их целевым использованием;

- своевременное проведение инвентаризации денежных средств в кассе, выявление ее результатов и отражение на счетах бухгалтерского учета.

Методы проверки кассовых операций четко разработаны и  имеют давнюю историю. Аудитор должен проверить соблюдение кассовой дисциплины на предприятии, обратить особое внимание на обеспечение сохранности денег  и ценностей. Этап проверки очень трудоемок, но он однообразен, а методы проверки достаточно просты.

При проведении аудита кассовых операций аудитор проверяет данные остатков по кассовой книге с данными  сводных регистров, и остатками  по синтетическим счетам Главной  книги.

При работе на контрольно-кассовых машинах проверяется наличие контрольных лент, а также правильность оформления и ведения книги кассира-операциониста, в которой должны быть указаны данные счетчика на начало и конец дня и суммы выручки, сданной за день. Проверяются показания счетчиков недействующих контрольно-кассовых машин, находящихся в запасе, ремонте. Они должны актироваться и заверяться подписями механика и администрации. Установить факт внесения в паспорт ККМ сведений о вводе их в эксплуатацию и ремонтах.

Определить, что гашение денежных счетчиков проводилось в присутствии налоговой инспекции.

Устанавливается правильность составления бухгалтерских проводок. Особое внимание уделяется операциям, при которых по бухгалтерскому учету, минуя счета расчетов, списываются на затраты производства или издержки обращения.

Обязательному контролю подлежат соответствия записей в  кассовой книге записям в журнале-ордере №1 и ведомости №1 по счету 50 "Касса" и данным Главной книге за проверяемый  период. Проверяется на соответствие заполнение первичных документов по реквизитам, суммам, датам, фамилиям, данным выписок из банка, сумм оформленных в подотчет. Проверяются акты инвентаризаций по возможности их формального заполнения, несоответствия дате проведения ревизии кассы, кем проводилась инвентаризаций, какие были последствия при нарушении кассовой дисциплины, наказание виновных.

В процессе проверки следует  убедиться в обоснованности записей  в книге, которые должны подтверждаться правильно оформленными приходными и расходными кассовыми ордерами или иными заменяющими их документами. Первичные документы в обязательном порядке записываются в специальных журналах регистрации с указанием краткой записи хозяйственной операции, эта мера позволяет даже при уничтожении кассовых ордеров восстановить хозяйственную операцию.

Аудитор, проверяя полноту  поступления денежных наличных средств, проводит встречный контроль сданными счета 51 "Расчетный счет". В  случае расхождения их сопоставляют по данным приходных кассовых ордеров  с данными банка, отчетам кассира, корешкам чеков, проверяют в особых случаях наличие подчисток, исправлений на документах.

Списание в расход проверяют по документам, приложенным  к кассовым отчетам, обращая внимание на четкое оформление документов (наличие  расписок получателей, погашение документов штампом "Оплачено" с указанием даты, отсутствие подчисток и исправлений).

Тщательной проверке подлежат депонированные суммы средств  на заработную плату, когда могут  сниматься эти средства без указаний руководителя и незаконного их получения. Проверяются платежные ведомости на предмет включения в них подставных лиц, завышения итоговых сумм. Выдача денежных средств в подотчет должна подтверждаться приказами руководителя, наличия всех подписей в расходных ордерах.

Контролируется целевое  использование полученных в банке денежных средств с учетом их получения по чеку, далее проверяется полнота сдачи выручки в банк и остатков другой наличной денежной массы, соблюдение остатка лимита кассы.

Аудитор проверяет законность выдачи наличной массы за выполненные объемы работ по договорам подряда в пределах утвержденного лимита по одной операции, а также подобных расчетов с юридическими лицами.

Аудитор отслеживает  наличие и подлинность подписей должностных лиц, а также отсутствие факта наличия только одной подписи, как списываются на расходы денежные средства без предоставления отчетов по этим операциям, правильности корреспонденции счетов по кассовым операциям.

При планировании аудита кассовых операций в ООО «РЕМСТРОЙТЕК»  с помощью специально составленного перечня вопросов необходимо определить состояние внутреннего контроля, дать предварительную оценку соблюдения кассовой дисциплины, выявить наиболее уязвимые с точки зрения злоупотреблений места и определить специфические черты ведения учета кассовых операций в данной организации. Такие вопросы подразумевают следующее:

• Установлена ли сигнализация в кассе?
• Хранятся ли денежные средства в несгораемом шкафу?
• Заключен ли договор с вневедомственной охраной?
• Где и у кого хранятся дубликаты ключей?
• Инкассируется ли данная организация?
• Хранятся ли в кассе денежные документы (бланки ценных бумаг, путевки, билеты и т.д.)?
• Сопровождается ли кассир при сдаче и получении денежных средств в банк?
• Кому предоставлено право подписи приходных и расходных кассовых ордеров?
• Имеются ли распоряжения руководителя предприятия (организации) о назначении уполномоченного лица ставить подпись на приходных и расходных ордерах в качестве главного бухгалтера?
• Своевременно ли производятся записи в отчете кассира? Каков срок сдачи отчета?
• Назначена ли приказом руководителя предприятия комиссия для производства ревизии кассы?
• Заключен ли договор с кассиром о полной материальной ответственности?
• В каком размере банком установлен лимит остатка наличности в кассе?
• Проводятся ли внезапные проверки кассы?
• Периодичность плановых инвентаризаций кассы.
• Регистрируются ли кассовые ордера в журналах регистрации?
• Ведется ли на предприятии кассовая книга?
• Проверяются ли бухгалтером отчеты кассира?
• Ведется ли на предприятии журнал учета депонентов?

Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров, поэтому я постаралась опросить каждого из перечисленных ответственных лиц. В результате опроса некоторые ответы не совпадали:

• кассир не знает, имеется ли на предприятии приказ о внезапных ревизиях кассы, у кого хранятся дубликаты ключей от кассы;
• отсутствие сигнализации в помещении кассы;
• наличие признаков формального проведения ревизий кассы (одни и те же лица в ревизионной комиссии).

Следовательно, данный участок  учета требует сплошной аудиторской  проверки.

 

3.2 Источники информации для проведения аудита кассы

 

Состав первичных кассовых документов, с одной стороны, очень  узок – это приходные и расходные  кассовые ордера, кассовая книга. С другой стороны, кассовые операции связаны практически со всеми остальными разделами учета, например, с продажами, расчетами с подотчетными лицами, с поставщиками и т.д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставлять кассовые документы с прочими.

Источниками информации для аудита кассовых операций являются следующие документы:

1. Приходный кассовый ордер. Необходимо проверить:

- правильность заполнения,

- отражение хозяйственных  операций на счетах бухгалтерского  учета

- наличие подписей  руководителя организации. Главного бухгалтера, кассира и лица сдающего денежные средства и ценности;

- регистрацию в журнале  приходных и расходных ордеров.

2. Расходный кассовый ордер. Необходимо проверить:

- целевое использование  наличных денег;

- наличие двух подписей – руководителя и главного бухгалтера;

- фактическое получение  денег;

- соответствует ли  дата получения денег;

- отражен ли документ, удостоверяющий личность получателя  – паспорт, военный билет.

3. Журнал регистрации  приходных и расходных кассовых  документов. Необходимо проверить:

- прошнурован ли, пронумерован  ли и указано ли количество  листов;

- наличие подписи руководителя;

- наличие регистрации  в момент выписки ордера.

4. Кассовая книга. Необходимо  проверить:

- прошнурована ли, пронумерованы  ли листы;

- наличие подписей  и печать организации,

- присутствуют ли исправления  (при наличии исправлений –  правильность их осуществления).

Также при аудите кассовых операций необходимо изучить отчеты кассира, журнал регистрации выданных доверенностей, журнал регистрации депонентов, журнал регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей, выписки банка, чековые книжки, оправдательные документы к кассовым документам, авансовые отчеты, список подотчетных лиц, акты ревизии и инвентаризации.

 

3.3 Нормативно-методическая и законодательная база аудита кассовых операций

 

Аудитор в своей работе обязан пользоваться нормативными, законодательными и методическими разработками. При  аудите кассовых операций используют следующие нормативные акты и  методические рекомендации: