Теоретические основы внутреннего контроля

- Требование ущемления интересов. Необходимо создавать специальные условия, при которых любые отклонения ставят какого-либо работника или подразделение организации в невыгодное положение и побуждают их к регулированию «узких мест». Необходимость таких условий обусловливается возможностью появления отклонений, в которых определенные работники или коллектив заинтересованы.

- Недопущение концентрации прав первичного контроля в руках одного лица. Сосредоточение первичного контроля в одних руках может привести к недостоверному учету в интересах данного лица.

- Требование компетентности, добросовестности и честности субъектов внутреннего контроля. Если персонал организации, в служебные функции которого входит осуществление контроля, не обладает этими характеристиками, то даже идеально организованная системы внутреннего контроля не сможет быть эффективной.

- Требование приемлемости (пригодности) методологии внутреннего контроля. Ставящиеся перед центрами ответственности контрольные цели и задачи должны быть рациональными. Необходимо целесообразное распределение контрольных функций. Программы внутреннего контроля и применяемые методы должны быть целесообразными.

- Требование непрерывности развития и совершенствования. Со временем даже самые прогрессивные методы управления устаревают. Система внутреннего контроля должна быть построена таким образом, чтобы можно было гибко ее «настраивать» на решение новых задач, возникающих в результате изменения внутренних и внешних условий функционирования организации, и обеспечить возможность ее расширения и модернизации.

- Требование приоритетности. Абсолютный контроль над обычными незначительными операциями (например, мелкими расходами) не имеет смысла и только отвлекает силы от более важных задач. Но если высшее руководство считает, что какие-либо области деятельности организации имеют стратегическое значение, то в каждой такой области обязательно должен быть налажен контроль, даже если эта область с трудом поддается измерению по принципу «затраты-эффект».

- Исключение ненужных этапов шагов процедур в проведении контроля. Контроль необходимо организовывать рационально, так как это часто связано с дополнительными затратами труда и средств.

- Требование оптимальной централизации (или адекватности оргструктуры). Динамичность, устойчивость, непрерывность функционирования системы внутреннего контроля обусловливается единством и оптимальным уровнем централизации организационной структуры организации. Организационная структура должна соответствовать размерам и степени сложности организации.

- Требование единичной ответственности. Каждая отдельная контрольная функция должна быть закреплена только за одним центром ответственности. Во избежание безответственности недопустимо закрепление отдельной функции за двумя или несколькими центрами ответственности. Но закрепление нескольких контрольных функций за одним центром ответственности вполне допустимо. Например, отдельной контрольной функцией главного бухгалтера является контроль осуществляемых хозяйственных операций на предмет их соответствия законодательству Российской Федерации. Он же должен нести ответственность за недоведение до руководства информации о нарушениях. Контрольная функция внутреннего аудитора в этом случае -- осуществление проверки на предмет качества исполнения бухгалтером своей контрольной функции. Аудитор оценивает и законность отраженных операций, но ответственность он должен нести за необнаружение негативных операций, отраженных бухгалтером. Данное требование не распространяется на ситуации, когда во избежание ошибок или злоупотреблений отдельных должностных лиц (центров ответственности) принимается коллегиальное решение (например, принятие решений по сбытовой политике).

- Требование взаимодействия и координации. Контроль должен осуществляться на основе четкого взаимодействия всех подразделений и служб организации. Необходима четкая координация их усилий для решения поставленных задач контроля.

Вывод по главе. Эффективность хозяйствования субъекта во многом зависит от хорошо налаженной системы оперативного учета, обеспечения  достоверности бухгалтерских документов, сохранности запасов. Все это составляет сущность внутреннего контроля. Данная глава раскрывает сущность контроля представленную в виде задач и прав СВК, дает нам возможность лучше понять ее место и значение в организации предприятия, а отраженная законодательная и нормативно-правовая база призвана обеспечить единообразное понимание и соблюдение единых принципов контроля в организации. Для более детального понимания внутреннего контроля хранения товарно-материальных ценностей, рассмотрим его на примере конкретной организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Организация внутреннего контроля хранения товарно-материальных ценностей на примере ООО «Интер.ру»    

2.1 Порядок проведения внутреннего контроля в ООО «Интер.ру»  

МПЗ поступают в организацию от поставщиков, подотчетных лиц, закупающих материалы  за наличный расчет, от своего производства (возврат и отходы), от списания пришедших в негодность основных средств.

Все хозяйственные  операции, проводимые организацией, согласно Федерального закона от 06 декабря 2011 года №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Хозяйственные операции, не оформленные первичным учетным документом, не принимаются  к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.

№п/п	Номер формы	Наименование  формы
1	М-2	Доверенность
2	М-2а	Доверенность
3	М-4	Приходный ордер
4	М-7	Акт о приемке  материалов
5	М-8	Лимитно-заборная карта
6	М-11	Требование-накладная
7	М-15	Накладная на отпуск материалов на сторону
8	М-17	Карточка учета  материалов

Доверенность  № М-2 или № М-2а - применятся для оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного лица организации по получению материальных ценностей от поставщика. Доверенность составляется в одном экземпляре бухгалтерией организации и выдается под расписку получателю. Срок действия доверенностей, как правило, не должен превышать 15 дней; в исключительных случаях она может выдаваться на календарный месяц.

Приходные ордера № M-4 используются для учета материалов, поступающих  от поставщиков или из переработки. Приходный ордер составляется в  одном экземпляре материально ответственным  лицом в день поступления ценностей  на склад. Приходный ордер выписывается на фактически принятое количество ценностей. Бланки приходных ордеров вручаются материально ответственным лицам в заранее пронумерованном виде.

Акт о  приемке материалов № М-7 применяется для оформления приемки материальных ценностей в тех случаях, когда имеются количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика, а также при приемке запасов, поступивших без документов (при неотфактурованных поставках). Акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику; он составляется в двух экземплярах членами приемочной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации. Утверждается акт руководителем организации или другим уполномоченным лицом. Один экземпляр акта с приложенными первичными документами передается в бухгалтерию для учета движения материальных ценностей, другой - в отдел снабжения или бухгалтерию для направления претензионного письма поставщику.

Каждая  операция отпуска, так же, как и  приемка, оформляется первичным  документом, а количество отпускаемых материалов измеряется, взвешивается, подсчитывается. Отпуск со склада осуществляется только лицами, специально на то уполномоченными, списки и образцы подписей которых заранее сообщаются на склады. Отпуск материалов, потребляемых в течение месяца, регулярно оформляется лимитно-заборными картами № М-8. Само название документа свидетельствует о том, что отпуск по нему допускается в пределах лимита, который устанавливается, исходя из производственной программы изготовления данного вида изделия (детали, полуфабриката) и действующей технической нормы расхода материала на единицу изделия. Лимитно-заборные карты составляются в плановом отделе или в специальной группе отдела материально-технического снабжения в двух экземплярах сроком на один месяц, а при небольших объемах - на квартал. Один экземпляр лимитно-заборной карты передается до начала отчетного периода цеху-потребителю, другой - складу.

Требование-накладная  № М-11 применяется для учета  движения материальных ценностей внутри организации, их отпуска филиалам, расположенным  за его пределами, и при продаже  запасов.

Отпуск  материалов на сторону оформляется накладной № М-15, она используется для учета отпуска материальных ценностей сторонним организациям на основании договоров и других документов. Накладная выписывается в двух экземплярах по предъявлении доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передается на склад в качестве основания для отпуска материалов, второй — получателю.

Для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду, размеру используется карточка учета материалов № М-17. Карточки являются документом строгой отчетности и выдаются кладовщику под расписку. Материально ответственное лицо (кладовщик, заведующий складом) ежедневно производит записи в карточках на основе первичных приходно-расходных документов в день совершения операции в натуральном выражении и выводит остатки. Остатки на 1-ое число каждого месяца переносятся из карточек в сальдовую книгу или ведомость, таксируются по учетной цене и подсчитываются по укрупненным группам материалов, складам и балансовым счетам.

При централизованной доставке материальных ценностей автотранспортом со склада поставщика груз оформляется товарно-транспортной накладной ф. № ТОРГ-12. Накладная выписывается в четырех экземплярах, которые предоставляются: покупателю, как основание для оприходования материалов; в банк для расчета с автобазой; поставщику для списания материалов; транспортной организации для учета работы автомашин и расчетов по заработной плате. 

 

 

 

 

     28 ноября 2012 года руководством ООО «Интер.ру», было принято решение о проведении в организации внеплановой инвентаризации товарно-материальных ценностей.      

Целью инвентаризации являлось выяснение степени сохранности материальных ценностей, принадлежащих организации, а также  выявление фактов нарушения учетной дисциплины, установление ответственных лиц и привлечение виновных лиц к ответственности.      

Для этого генеральным директором ООО  «Интер.ру», был оформлен Приказ о проведении инвентаризации ф. № ИНВ-22 (Приложение 2).

Согласно  методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств для проведения инвентаризации в организации создается инвентаризационная комиссия.

В состав комиссии вошли:

• Кузецова Наталья Ивановна – бухгалтер
• Насонова Ирина Павловна – ревизор
• Ципанова Елена Семеновна - менеджер по розничным продажам

Председатель ревизионной комиссии – экономист - Степанова Людмила Игоревна.      

Руководитель  организации после создания приказа, вручил текст приказа членам инвентаризационной комиссии, а председателю комиссии был передан контрольный пломбир.

До начала инвентаризации комиссия обязана:

• составить перечень подлежащих инвентаризации ценностей;
• проверить правильность указания в описи отличительных признаков материальных ценностей

 

     До  начала проверки фактического наличия  имущества комиссия получила последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы. Она завизировала все приходные и расходные документы с указанием «До инвентаризации на__28 ноября 2012 года», что должно служить для бухгалтерии организации основанием для определения остатков на складе к началу инвентаризации по учетным данным.     

А материально ответственные лица до начала инвентаризации дали расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные  документы на материальные ценности сданы в бухгалтерию и все  ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход.      

При проверке результатов ранее проведенных  инвентаризаций особое внимание уделялось:

• проверке состава инвентаризационных комиссий с точки зрения их полноты и компетентности, а также того, чтобы один и тот же работник не назначался председателем комиссии два раза подряд. Необходимость тщательного анализа состава инвентаризационных комиссий была обусловлена тем, что от него в значительной степени зависит качество инвентаризации.
• проверке наличия и содержания расписок, полученных от материально-ответственных лиц до начала каждой инвентаризации;
• проверке оформления каждой страницы инвентаризационной описи;
• проверке правильного и полного наименования каждого товара и его другие отличительные черты;
• указано ли прописью число порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общий итог количества натуральных показателей;
• указана ли общая стоимость товаров;
• подписана ли каждая страница всеми членами комиссии;
• проверке описей на факт подчисток, исправлений количества товаров и их цены, не заверенных подписями всех членов комиссии;
• проверке наличия на последней странице инвентаризационной описи отметок о проверке цен, и подсчетов итогов за подписями лиц, проводивших эти проверки;
• по актам результатов проверки ценностей проверялись: правильность перенесения в них учетных и фактических остатков, определение окончательных результатов инвентаризации, правильность их оформления, своевременность составления;
• проверке инвентаризационных описях на наличие приписок не имевшихся в наличии товаров. Если такие приписки были, то их можно выявить путем контрольного сличения.