Учет, анализ и аудит оборотных средств

За командированными работниками в течение всего времени командировки сохраняются место работы (должность) и средний заработок, в том числе

и за время нахождения в пути. Ему возмещают также расходы по найму жилого помещения и на проезд к месту командировки и обратно, выплачивают суточные. Расходы на проезд возмещают в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользо­вания (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров а транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Нормы возмещения расходов, связанных с командировкой (кроме расходов

на проезд к месту командировки и обратно), нормированы работникам министерств, других государственных органов исполнительной власти, государственных организаций, расположенных на территории России, установлены постановлением Правительства РФ.

За время пребывания в зарубежной командировке суточные выплачиваются:

—  при проезде по территории РФ — в российских рублях по нормам, установленным для служебных командировок на территории РФ;

—  при проезде по иностранной территории и за время пребывания
на иностранной территории — в иностранной валюте по нормам, установленным для служебных командировок за границу.

В тех случаях когда работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей сто­роны, направляющая сторона суточные этим лицам не выплачивает.

Работникам, выехавшим в командировки за границу и возвратившимся
в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются
в размере 50% нормы. При направлении работника и командировку в две или более страны суточные за день перемещения из страны в страну выплачиваются
в размере 100%; как правило, и валюте и по нормам страны, в которую направляется работник.

Все перечисленные расходы на проезд возмещаются только при
их документальном подтверждении (счета, квитанции, проездные билеты). Все расходы, кроме суточных и тех, что связанны с получением загранпаспорта
и виз, с пропиской паспорта, должны быть подтверждены документально (проездными билетами и счетами, квитанциями и др.). Иначе они
не возмещаются работнику. При направлении работника в служебную командировку за границу ему должен быть выдан аванс в иностранной валюте

на текущие расходы исходя из реальных потребностей в стране пребывания,

с учетом непредвиденных расходов в пути и по прибытии к месту назначения. Для этого с текущего валютного счета организации снимается наличная иностранная валюта на основании заявления, в котором должны быть указаны номер и дата приказа о направлении работника в служебную командировку

за границу. 

Снятие со счета наличных средств в иностранной валюте может.

быть произведено не ранее чем за три банковских дня до отъезда работника
в зарубежную командировку. Снятые средства должныбыть выданы работнику под отчет. В случае невыдачи они должны быть возвращены в полном объеме

на тот же текущий валютный счет в течение трех банковских дней с момента
их снятия. При этопредставляется документ, подтверждающий их снятие с того счетам на который наличная иностранная валюта будет зачислена.             

Вместо наличной иностранной валюты может быть куплен банковский
или дорожный чек в валюте для покрытия расходов, связанных
с загранкомандировкой. Порядок покупки и возврата чек такой же как для снятия и сдачи наличной иностранной валюты.

Выезжающему в служебную командировку работнику выдаете задание (справка-расчет), в котором должны быть  указаны нормы выплат, маршруты, место назначения, срок командировки и все полученные им денежные выплаты.

В течение трех дней по возвращении из командировки работник обязан представить письменный отчет о результатах командировки и авансовый отчет
об израсходованных денежных суммах. В командировку могут быть направлены и внештатные сотрудники, однако следует иметь в виду, что возмещаемые

им расход должны включаться  в их совокупный доход. Он взимается и с сумм, относимых за счет чистой прибыли, по лицам, работающим в штате организации. .Денежные авансы разрешается расходовать только на те цели,
на которые они были выданы.

В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить авансовые отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Например, отчеты по командировкам должны быть представлены в течение трех дней по возвращении. Неизрасходованные суммы аванса сдают в кассу. Новый аванс выдают подотчетному лицу только после полного расчета по ранее выданному. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяют и устанавливают расходы, подлежащие списанию. Отчеты утверждает руководитель.

Подотчетные суммы учитывают на счете 71 «Расчеты с подот­четными лицами». Выдачу денежных авансов отражают записью:

Дебет 71              Кредит 50 «Касса»

Расходы, оплачиваемые из подотчетных сумм, списывают сле­дующим образом:

Дебет 10, 26, 44 и др.              Кредит 71

Возврат остатка неиспользованных сумм в кассу оформляют корреспонденцией:

Дебет 50              Кредит 71

Тем самым по данной сумме позиция по счету 71 «закрывается».

Суммы командировочных расходов налогом на доходы физических лиц облагаться не должны. Необходимо только предусмотреть размер таких расходов в коллективном договоре и утвердить их приказом руководителя организации.

1.3. Материально-производственные запасы и их оценка

Материально-производственные запасы (МПЗ) — это различные вещественные элементы, используемые в качестве предметов труда
в производственном процессе. Они полностью потребляются в каждом производственном цикле и переносят свою стоимость на стоимость производимой продукции.

Для правильной организации учета материалов важное значение имеют их научно обоснованная оценка и выбор единицы учета.

В зависимости о той роли, которую играют запасы в процессе производства, их подразделяют на группы: сырье и основные материалы, вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты, топливо, товары, тара
и тарные материалы, запасные части, животные на выращивании и откорме.

Такое деление лежит в основе построения их синтетического, учета. Для этого применяют следующие счета:

10               «Материалы»;

11               «Животные на выращивании и откорме»;

14               «Резервы под снижение стоимости материальных ценное;

15               «Заготовление и приобретение материальных ценностей

16               «Отклонение в стоимости материальных ценностей»;

19«Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».

Кроме того, используют забалансовые счета; 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение», 003 «Материалы, принятые

в переработку» 004 «Товары, принятые на комиссию». К счету 10 могут быть открыты субсчета. На малых предприятиях производственные запасы можно учи­тывать на одном синтетическом счете 10 «Материалы».

Материальные ценности отражают на синтетических счетах
по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или по учетным ценам.

Фактическую себестоимость материальных ресурсов определяют исходя

из затрат на их приобретение, включая оплату процентов
за приобретение в кредит, наценки (надбавки), комиссионные вознаграждения, уплаченные снабженческим, внешнеэкономическим  организациям, стоимость услуг товарных бирж, таможенные пошлины, расходы на транспортировку, хранение и доставку, осуществляемые силами сторонних организаций.

Понятно, что фактическую себестоимость материалов можно

рассчитать только по истечении месяца, т. е. после получения бухгалтерией всех документов (платежных поручений поставщиков, счетов транспортных организаций за перевозку, погрузочно-разгрузочные работы и др.), подтверждающих формирование слагаемых этой себестоимости.

Приход и расход производственных запасов зачастую происходит ежедневно либо в течение одного дня неоднократно, что требует  своевременного документального оформления и отражения в учете.

В этой связи возникает необходимость использовать в текущем учете твердые, заранее установленные цены. Их называют учётными. Ими могут быть договорные цены или плановые, рассчитываемые организацией самостоятельно.

Исчисление фактической себестоимости заготовления каждого вида сырья
и материалов требует значительных затрат труда и времени. Поэтому фактическую себестоимость заготовления исчисляют лишь по основным видам сырья
или материалов. По остальным материальным ценностям текущий учет ведут
по твердым учетным ценам: либо по покупным (фактурным) ценам, либо
по плановой себестоимости. Отклонения фактической себестоимости материалов
от покупной цены или от плановой себестоимости материалов учитывают
на отдельных аналитических счетах по группам.

Единицей бухгалтерского учета МПЗ является номенклатурный номер.

1.3.1  Учет материалов на складе, наличие материально-ответственных лиц, заключающих договор о полной материальной ответственности

Учет материалов на складе в типографии ООО «Новый ветер» осуществляет заведующий складом (кладовщик). Его принимают на работу по согласованию
с бухгалтером организации. По установленной форме с кладовщиком заключают типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

При отсутствии должности заведующего складом его обязанности могут
быть возложены на любого работника с его согласия с обязательным заключением договора о материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации

товарно-материальных ценностей и передачи их по акту.

Учет движения и остатков материалов кладовщик ведет в карточках складского учета. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку. Поэтому складской учет называют сортовым и ведут только
в натуральном выражении.

Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов в день совершения операции. После каждой записи выводят остаток материалов.
В результате склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов.
Если остаток материалов будет больше или меньше установленной нормы, заведующий складом обязан сообщить об этом в отдел снабжения.

Ведение складского учета материалов допускается также в кни­гах сортового учета, которые содержат те же реквизиты, что и кар­точки складского учета.

Первичные документы сдают в бухгалтерию..

Поступившие со склада первичные документы по движению материалов
в бухгалтерии подвергаются проверки, а затем таксированию по твердым учетным ценам. После этого они служат основани­ем для записи в регистрах бухгалтерского учета.

В типографии ООО «Новый ветер» в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которых на основании первичных документов записывают операции по поступ­лению и расходу материалов. Учет материалов в них ведут не толь­ко в натуральном,  

но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют оборотные ведомости аналитического учета и сверяют  

их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах.

В типографии ООО «Новый ветер» приходные и расходные документы группируют по номенклатурным номерам и в конце месяца подсчитанные
по документам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном
и денежном выражении по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам.

При данном варианте трудоемкость учета значительно уменьшается, поскольку отпадает необходимость ведения карточек. Но и в этом случае учет остается громоздким, поскольку в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров материалов.

Более прогрессивным является оперативно-бухгалтерский, или сальдовый, метод учета материалов. При этом методе бухгалтерия не дублирует складской сортовой учет ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а в качестве регистров аналитическо­го учета использует карточки складского учета, ведущиеся на складах.

Ежедневно или в другие установленные сроки работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках складского учета и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии переносит количественные данные об остатках на первое число месяца
по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек складского учета
в ведомость учета остатков материалов (без оборотов прихода и расхода).

После проверки и визирования работником бухгалтерии ведомость остатков передают в бухгалтерию.

В типографии ООО «Новый ветер» сальдовый метод учета материалов является эффективным, осо­бенно в условиях ручной обработки учетных данных. Однако целесообразнее использовать компьютерный учет  основанный 
на программе 1С: «Складские операции 8.0», позволяющие совместить аналитический и синтетический учет.