Учет денежных средств

-перед составлением  годовой бухгалтерской отчетности;

-при смене кассира;

-если были выявлены факты хищения наличных денег;

-если наличные деньги  были частично или полностью  уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций.

Порядок и сроки проведения инвентаризации денежных средств ООО "Социальная аптека-98" определяет председатель. Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная распоряжением председателя.

В состав комиссии, как  правило, включают представителей администрации  предприятия, работников бухгалтерии  и других специалистов (например, старших  кассиров, специалистов по контрольно-кассовым машинам и т.д.).

При проведении инвентаризации комиссия проверяет достоверность  данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей  и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета.

Одновременно с проверкой  фактического наличия денежных средств  и денежных документов в кассе  организации проводится проверка:

-правильности оформления  первичных расходных документов - наличие подписей получателей  наличных денег, наличие подписи председателя ООО "Социальная аптека-98" и главного бухгалтера на расчетно-платежных (платежных) ведомостях на выплату заработной платы и иных платежных документах, для которых наличие указанных подписей необходимо для осуществления расходования денежных средств;

-полнота и правильность  оприходования денежных средств,  полученных в учреждении банка.  Наличные деньги должны быть  оприходованы в кассе в день  их получения в банке. Проверка  осуществляется посредством проведения  сплошной сверки данных выписок  о состоянии расчетного счета организации в кредитной организации с данными кассовой книги;

-полнота и своевременность  оприходования наличных денег,  сданных по приходным кассовым  ордерам;

-соблюдение лимита  остатка наличных денег в кассе  в течение отчетного года.

Отдельные проверки кассовых операций и наличия денежных средств  могут производится:

-учредителями ООО  "Социальная аптека-98", а также  аудиторами (аудиторскими фирмами)  в соответствии с заключенными  договорами. При производстве документальных  ревизий и проверок в ООО "Социальная аптека-98" они производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины;

-учреждениями банков, которые обязаны систематически  проверять соблюдение предприятиями  требований Порядка ведения кассовых  операций;

-органами внутренних дел в пределах своей компетенции, проверки технической укрепленности кассы, обеспечения условий сохранности денег и ценностей в ООО "Социальная аптека-98".

Кроме того, при проведении инвентаризации наличных денежных средств  в ООО "Социальная аптека-98" проводится сплошная проверка состояния расчетов с материально ответственными лицами по выданным подотчетным суммам. Проверяется правомерность выдачи подотчетных сумм (лицам, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, а также лицам, направляемым в служебные или производственные командировки), правильность определения сумм, выдаваемых под отчет (на хозяйственные нужды - в соответствии с нормами, установленными отдельным распорядительным документом руководителя организации, на приобретение имущества - в пределах действительной потребности, при служебных командировках - в соответствии с проведенным расчетом), своевременность погашения подотчетных сумм (представления авансового отчета и сдачи неиспользованного остатка).

Также проверяется соблюдение требований Правил ведения кассовых операций в части обеспечения сохранности денежных средств при их транспортировке и хранении, что и проводится в ООО "Социальная аптека-98".

Результаты инвентаризации денежных средств в ООО "Социальная аптека-98" оформляются Актом инвентаризации наличных денежных средств. Эта же форма акта применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации.

Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах  и подписываются всеми членами  комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся  для сведения председателя. Один экземпляр  акта передается в бухгалтерию УПО, второй - остается у материально ответственного лица. При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий - в бухгалтерию.

Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.

В ООО "Социальная аптека-98" могут также проводиться внезапные  ревизии кассы. Такая ревизия возможна:

-по инициативе председателя  ООО "Социальная аптека-98";

-по требованию налоговой  инспекции.

Ревизию также проводит специальная комиссия, назначенная  распоряжением председателя ООО "Социальная аптека-98".

Ревизия проводятся в  сроки, установленные председателем ООО "Социальная аптека-98", а также при смене кассиров на каждом предприятии, с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей  в кассе в акте ревизии наличных денежных средств указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Результаты ревизии  отражаются в акте о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ - 9).

Разновидностью инвентаризации кассы можно назвать ежедневную сверку данных фактического наличия  денежных средств и данных учета, проводимую самим бухгалтером - кассиром. Сверку целесообразно осуществлять до выведения итогов по кассовой книге.

Отражение инвентаризации денежных средств оформляются следующими бухгалтерскими проводками:

.Обнаружены излишки  денежных средств:

Дебет счета 50 " Касса ",

Кредит счета 91 субсчет 1 "Прочие доходы"

.Обнаруженные в результате  инвентаризации недостачи взыскиваются с кассиров:

Списание недостающих  денег в кассе:

Дебет счета 94 " Недостачи  и потери от порчи ценностей ",

Кредит счета 50 "Касса";

Предъявление иска кассиру:

Дебет счета 73 субсчет 2 "Расчеты  по возмещению материального ущерба",

Кредит счета 94 " Недостачи и потери от порчи ценностей";

.По мере взноса  кассира в возмещении недостач  делаются записи:

Дебет счета 50 "Касса", 51 "Расчетный счет", 70 "Расчеты  с персоналом по оплате труда",

Кредит счета 73 субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

Последний раз инвентаризация в ООО "Социальная аптека-98" проводилась  перед составлением годовой бухгалтерской  отчетности по состоянию на 1 января 2011 года по инициативе руководителя. Инвентаризацию проводила комиссия, назначенная  распоряжением председателя № 29 от 18 декабря 2010 года.

В состав комиссии были включены представители администрации ООО "Социальная аптека-98", работники  бухгалтерии.

Во время ревизии  никакие операции, связанные с  приемом или выдачей ценностей  из кассы, не проводились.

При проведении инвентаризации комиссии проверила достоверность  бухгалтерского учета и фактическое  наличие денежных средств, ценностей  и документов, находящихся в кассе.

Остаток денежной наличности в кассе сверялся с данными  учета по кассовой книге.

Результат инвентаризации были оформлен актом. Недостачи или  излишка ценностей в кассе  комиссией не обнаружено, что и  отражено в акте.

Акт инвентаризации был  составлен в 2-х экземплярах: один остался в делах бухгалтерии, другой - у кассира.

В акте комиссия указала, сколько наличных денег находилось в кассе в момент проверки. Акт подписали все члены комиссии и кассир. Акт хранится в архиве организации 5 лет.

 

2.5 Автоматизация учета денежных  средств

 

Бухгалтерский учет в  ООО "Социальная аптека-98" ведется с применением программного продукта "1С-Бухгалтерия". Организация использует рабочий план счетов, разработанный на основе типового плана счетов утвержденного Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н.

Для автоматизации ввода  кассовых операций в типовой конфигурации программы "1С: Бухгалтерия" предусмотрены документы "Приходный кассовый ордер" и "Расходный кассовый ордер".

Документы в ООО "Социальная аптека-98" используются для разных целей:

-для ввода и сохранения  информация из реального первичного  документа в компьютерной базе данных;

-для формирования  бухгалтерских записей (проводок) и их сохранения в базе учетных  данных;

-для формирования  печатного образа документа, который  может быть просмотрен, сохранен  в компьютере или выдан на  печать.

Для кассовых документов предусмотрен еще журнал с наименованием "Касса", этот журнал используется для регистрации документов двух типов - приходных и расходных кассовых ордеров.

Для ввода нового документа  можно пользуются документом "Приходный  кассовый ордер" или "Расходный кассовый ордер" в меню Документы.

Бухгалтер ООО "Социальная аптека-98" проверяет правильность составления документа. Если документ сформирован верно, все поля заполнены  правильно, то можно распечатать  данный документ на принтере нажатием пиктограммы ("Принтер") стандартной панели инструментов. Экземпляр приходного кассового ордера, подписанный главным бухгалтером и кассиром, остается в архиве бухгалтерии, а квитанция выдается на руки лицу, внесшему наличные в кассу.

После завершения печати документа окно с печатной формой закрывается, а также завершается процесс ввода документа нажатием кнопки ОК в диалоговой форме ввода документа.

Прежде чем завершить  данный режим работы программа выдаст два запроса:

"Сохранить документ?" - положительный ответ приведет к сохранению документа в базе данных, кроме того, во все журналы, предусмотренные для документа данного типа, будут внесены записи о наличии документа.

"Провести документ?" - положительный ответ на этот  вопрос приведет к проведению  документа, то есть будут сформированы проводки, предусмотренные данным документом, и помещены в базу учетных данных. При этом документ получает статус "Проведенный".

После завершения операции ввода нового документа увидим, что  в окне журнала "Касса" появилась  запись о введенном документе "Приходный кассовый ордер 1".

Данный документ является проведенным, о чем свидетельствует  пометка, размещенная слева от записи. Следовательно, этому документу  соответствует операция, содержащая проводки.

Находясь в журнале  операций, можно выделить требующийся документ (щелкнуть по нему один раз) и в нижней части журнала просмотреть проводки того документа, который выделен в верхней половине журнала.

Находясь в журнале  документов можно быстро перейти  от документа к порожденным им операции и проводкам. Для этого бухгалтер ООО "Социальная аптека-98" устанавливает курсор на заинтересовавшем документе и посредством меню "Действия - Перейти в журнал операций" или соответствующей пиктограммы обратиться к журналу операций. В раскрывшемся окне журнала операций, увидим, что данному документу соответствует операция, которая включает одну проводку.

Рассмотрим порядок  отражения в бухгалтерии ООО "Социальная аптека-98" операции по сдаче наличных на расчетный счет в банке.

Например, необходимо сдать  на расчетный счет сверхлимитный остаток кассы. Выписку расходного кассового ордера бухгалтер ООО "Социальная аптека-98" выполняет с использованием документа "Расходный кассовый ордер" (меню Документы).

Поле "Корр. счет" предназначено  для ввода счета, корреспондирующего по кредиту со счетом 50 субсчет 1 "Касса". На счете 51 аналитический учет ведется в разрезе расчетных счетов в банках, поэтому программа автоматически включает в документ поле для ввода реквизита "Банковские счета". Его бухгалтер ООО "Социальная аптека-98" заполняет путем выбора значения из соответствующего справочника.

Поле "Движение денежных средств" заполняется по смыслу при  помощи выбора из списка нужной строки. Например, выбираем в нашем случае "сдача наличных в банк".

Поскольку на счете не предусмотрено других аналитических разрезов, то ненужные поля становятся блеклыми и недоступными для ввода информации.

В графе "Выдать" указывается  ФИО лица, получившего наличные или, в случае сдачи наличных в банк, указывается "На расчетный счет".

Поле "По документу" заполняется, если наличные выдаются физическому  лицу, тогда в нем указываются  реквизиты документа, удостоверяющего  личность.

В поле "Сумма" вводится сумма, которая сдается на расчетный  счет.

В поле "Основание" указывается содержание хозяйственной операции по выдаче денег из кассы; "сдан на расчетный счет сверхлимитный остаток кассы".

В поле "Приложение" перечисляются документы, прилагаемые  к кассовому ордеру.

После заполнения всех полей  документа нажатие экранной кнопки "Печать" приведет к выводу на экран окна, содержащего печатную форму документа "Расходный кассовый ордер".

Бухгалтер ООО "Социальная аптека-98" проверяет правильность составления документа. Если документ сформирован верно, все поля заполнены  правильно, то можно распечатать данный документ на принтере.