Учёт, анализ и аудит производственных запасов

1.2 Оценка производственных запасов при их поступлении.

Производственные запасы в бухгалтерском учете и отчетности отражаются по фактической себестоимости, в которую включаются:

• сумма, уплаченная поставщику (продавцу) согласно договору поставок (за исключением налога на добавленную стоимость);
• комиссионное вознаграждение по приобретению производственных запасов;
• таможенные пошлины;
• расходы на транспортировку, хранение и доставку, а также за страхование груза в пути следования;
• проценты по кредитам и займам;
• иные затраты (подработка, сортировка, фасовка и др.).

При большом объеме поступающих материалов, большой их номенклатуре, сложно подсчитать фактическую себестоимость материалов до окончания месяца без наличия документов автотранспортных организаций, по расходам на погрузочно-разгрузочные работы и другие расходы. А отпускать на производство материалы необходимо ежедневно, поэтому возникает потребность вести учет материалов по учетным ценам, заранее установленным, это может быть плановая нормативная себестоимость или оптовая цена основного поставщика. В этом случае отклонения фактической себестоимости материалов от их стоимости по учетным ценам учитываются на счете 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

Фактическая себестоимость производственных запасов, изготовленных самой организацией, образуется из фактических затрат, связанных с производством данных запасов. Фактическая себестоимость производственных запасов, внесенная учредителями в уставный фонд организации, складывается из денежной оценки, согласованной учредителями и подтвержденной оценкой по акту экспертизы.

Экспертная оценка проводится компетентными органами при наличии соответствующей лицензии оценщиков. Фактическая себестоимость производственных запасов, полученных безвозмездно по договору дарения, определяется исходя из рыночной стоимости на дату оприходования (принятия к учету).

Стоимость производственных запасов, приобретенных за иностранную валюту, переводится в белорусские рубли по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату принятия запасов к бухгалтерскому учету (из РФ) или дату таможенного оформления груза (из дальнего зарубежья).

1.3 Способы оценки при отпуске производственных запасов.

При отпуске производственных запасов в производство и на другие нужды их оценка может производиться одним из следующих способов:

• по фактической себестоимости;

• по средневзвешенным ценам;

• по учетным ценам с учетом отклонений от их фактической стоимости;

• по ценам первой партии приобретения (метод ФИФО);

• по ценам последней партии приобретения (метод ЛИФО).

Использование того или иного способа (метода) оценки отражается в учетной политике предприятия на весь хозяйственный год. Фактическая себестоимость заготовления материалов исчисляется небольшой частью организаций по основным видам сырья и материалов (драгоценные металлы, драгоценные камни и т. п.).

Наиболее распространенным способом учета расхода материалов является списание по учетным ценам в течение месяца (это средняя цена приобретения либо плановая нормативная себестоимость), а в конце месяца списывается соответствующая доля отклонений фактической себестоимости материалов от стоимости их по учетным ценам. Способ ФИФО означает «первая партия материалов в приход – первая в расход».

Способ ЛИФО означает «последняя партия в приход – первая в расход». Списанные в производство материалы оцениваются по стоимости последней партии приобретения, затем предыдущей и т. д. Подтверждением цены партии последнего приобретения служат накладные поставщика. Постановлением Министерства финансов, Министерства экономики, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 29 декабря 2001 г. № 134/219/139 принято Положение о порядке бухгалтерского учета материалов, незавершенного производства, готовой и отгруженной продукции в организациях промышленности.[3]

Материальные ценности поступают от поставщиков, подотчетных лиц, из собственного производства, от ликвидации основных средств, как безвозмездное получение, в счет вклада в уставный фонд предприятия. Менеджеры, имеющие отношение к товарно-транспортным операциям, должны изучить Инструкцию по заполнению товарно-транспортных накладных формы № ТТН-1 и товарных накладных формы № ТН-2, а также другие товарные документы. Предприятия-покупатели заключают договоры поставок с предприятиями- поставщиками. В этих договорах предусматриваются все права и обязанности обеих сторон, объем, ассортимент, сроки поставок, меры ответственности за нарушение условий договора. Отгружая материалы, поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы – платежное требование-поручение, товарно-транспортную накладную, сертификаты, удостоверения качества, счета-фактуры, квитанцию к железнодорожной накладной и др.

Поступившие документы передаются в отдел материально-технического снабжения (маркетинговая служба), где они тщательно проверяются с точки зрения их оформления и проверки объема поставки, ассортимента, сроков, цен и т. д.[8]

В отделе снабжения на документах поставщика делается отметка о полном или частичном акцепте (согласии на оплату). Проверенные документы поступают в бухгалтерию, квитанции транспортных организаций передаются экспедитору для получения груза. Экспедитор, принимая грузы на станции железной дороги, пристани или непосредственно у поставщика, проверяет груз по массе (весу) и числу мест. В случае претензий к транспортной организации (недостача мест, массы груза, бой, порча, повреждение тары и т. д.) с участием начальника станции составляется коммерческий акт, а при хищении груза – и с участием железнодорожной милиции. Такой акт является основанием для предъявления претензии к транспортной организации или же поставщику (ненадлежащая упаковка груза). При перевозке товаров автомобильным транспортном основным документом является товарно-транспортная накладная (ТТН-1), которую грузоотправитель выписывает в 4 экземплярах: первый остается у грузополучателя и служит основанием для оприходования груза; второй остается у грузоотправителя и служит основанием для списания материальных ценностей; третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и грузополучателя, сдаются перевозчику. Третий служит основанием для расчета за транспорт, и перевозчик его отправит плательщику-заказчику автотранспорта. Четвертый экземпляр прилагается к путевому листу для учета работы транспорта и начисления заработной платы водителю. В ТТН-1 необходимо правильно и полно заполнить все реквизиты накладной. При отсутствии расхождений между фактическими данными груза и данными поставщика в ТТН-1 приходной ордер (форма №М-4) выписывать не следует. На ТТН-1 ставится штамп грузополучателя с указанием количества и стоимости груза, даты и Ф.И.О. получателя материалов, а также подпись материально ответственного лица.

Когда же при приемке груза расхождения установлены, то приемка груза приостанавливается и создается комиссия с участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации для составления акта приемки (форма №М-7), который является основанием для предъявления претензии поставщику. Фактический груз в этом случае принимается по приходному ордеру (форма №М-4).

Со всеми материально ответственными лицами (экспедиторы, заведующие складами, кладовщики и др.) должен быть заключен договор о полной материальной ответственности в двух экземплярах (один – администрации, второй – экспедитору, заведующему складом). Материально ответственные лица должны знать Положение о приемке товаров по количеству и качеству, сроках составления актов с учетом специфики товаров, материалов и места составления актов (на станции или складе грузополучателя), знать требования по заполнению товарных документов, в частности ТТН-1 и ТН-2 (это бланки строгой отчетности, имеющие типографский номер и серию). Сама бухгалтерия предприятий всех форм собственности должна руководствоваться Положением о порядке использования бланков строгой отчетности от 21 февраля 2002 г. № 21, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь. Используется и другая форма накладной – товарная накладная (форма № ТН-2), которой оформляется приемка и отпуск груза, если его перемещение осуществляется без участия автотранспортных средств (почтой или нарочным), и заполняется она в двух экземплярах: первый – с подписью и печатью отправителя и получателя груза, остается у грузополучателя; второй – у грузоотправителя.

Поставщик имеет право вносить в накладную оговоренные исправления, а получатель этого делать не имеет права. При получении материалов непосредственно со склада поставщика экспедитор должен иметь доверенность, которая выписывается в одном экземпляре (форма № М-2, М-2а) и действует не более 15 календарных дней со дня выписки, а при плановых платежах – весь календарный месяц. Гражданским кодексом Республики Беларусь (ст.187) установлен срок действия доверенности (постоянной) до 3 лет. Учет выданных доверенностей ведется в специальном журнале (форма № М-3). Неиспользованные доверенности подлежат возврату и аннулированию. Актом или приходным ордером оформляются грузы, прибывшие без сопроводительных документов поставщика (неотфактурованные поставки). Стоимость груза оценивается по аналогии с предыдущими поставками или по учетным ценам. Поставки относятся в дебет забалансового счета 002 «Товарно- материальные ценности, принятые на ответственное хранение». Сырье и материалы заказчика, принятые в переработку (давальческое сырье), учитываются у получателя по дебету забалансового счета 003 «Материалы, принятые в переработку». Поступление материалов из собственного производства, отходов производства, материалов от списания основных средств оформляется накладными на внутреннее перемещение в двух экземплярах: один – для цеха- сдатчика, второй – складу-получателю материалов. Подотчетные лица приобретают материалы за наличные деньги или расчетные чеки в торговле, на рынках, у населения, у кооператоров. К авансовому отчету должен быть приложен товарный счет и кассовый чек (из магазина), если материалы приобретены на рынке или у населения, то прилагается акт (справка), где указывается дата, место покупки материалов, наименование материалов, их количество и цена, данные паспорта продавца. На поступившие материалы составляется приходный ордер.[3]

Учет материалов на складе ведут материально ответственные лица (зав. Складом, кладовщик) в карточках количественно-суммового учета (формы № М-17), которые открывает бухгалтер и под расписку в реестре карточек передает кладовщику. Карточки открываются на год, и учет в них ведется только в натуральном (количественном) выражении. В карточках указывается наименование материалов, его цена, единица измерения, номенклатурный номер, приход и расход по каждому документу и выводится остаток после каждой хозяйственной операции. Основанием для записи прихода (поступления) материалов являются приходные ордера или накладные поставщиков, для записи расхода (отпуска) материалов являются требования (форма № М-11) и лимитно-заборные карты (форма № М-8). Первичные документы со складов передают в бухгалтерию вместе с реестром, где указывается наименование и номер сдаваемых документов. Лимитно- заборные карты на отпуск материалов в цеха предприятия сдаются в бухгалтерию не позднее первого числа следующего месяца. Реестр составляется в двух экземплярах.

В целях оперативного контроля, бухгалтер в присутствии завскладом проверяет правильность оформления документов и правильность записей в карточках, расписывается в карточках и ставит дату проверки. Такая проверка производится систематически не реже одного раза в 7–10 дней. В конце каждого месяца кладовщик заполняет ведомость учета остатков материалов (сальдовую ведомость), в которую из карточек записывается наименования материалов, единицы измерения, номенклатурные номера, цены, количественный остаток, затем бухгалтер перемножает количество на цену (выполняет таксировку) и подсчитывает общую сумму. Эту сумму бухгалтер сверяет с остатком (сальдо) по синтетическому счету 10 «Материалы». Такой учет называется оперативно-бухгалтерским, или сальдовым. Его преимущество в том, что отсутствует дублирование складского учета в бухгалтерии.

При сортовом методе учета на складе ведутся карточки в количественном выражении, а бухгалтер должен вести аналитический учет на карточках в количественно-суммовом выражении. Данные карточек затем обобщаются в оборотных ведомостях по учету материалов. Итоговые данные оборотной ведомости сравниваются с синтетическим счетом 10 «Материалы». Такой учет обеспечивает более строгий контроль за сохранностью материальных ценностей, но он более трудоемкий. [7]

Учет материалов по партиям прихода применяется при партионном методе учета. Партия материалов – это материалы, прибывшие по одной железнодорожной накладной или по одной товарно-транспортной накладной. Каждая партия материалов должна быть отмечена специальной биркой, на которой указывается дата поступления, номер документа, срок хранения, номенклатурный номер. В бухгалтерском учете они еще различаются по ценам. Учет материалов по партиям прихода используется, если в учетной политике предприятия по расходу материалов будут применяться методы ФИФО или ЛИФО.

При использовании компьютерных программ вместо карточек учета материалов применяют ежедневно составляемые ведомости движения и остатков материалов по каждому первичному документу (накладной, приходному ордеру, акту и т. д.), по каждому номенклатурному номеру (названию) материалов по аналогии со складскими карточками. В конце месяца компьютер выдает ведомость расхода материалов по статьям затрат и объектам калькуляции.[3]

1.4 Синтетический учет поступления производственных запасов.

Материалы могут учитываться по фактической себестоимости их приобретения или по  учетным ценам.

Таблица 1. Запись учёта материалов по фактической себестоимости.[17]

Выявленные во время приемки материалов недостача, бой, лом, брак,  пересортица и т. д. по вине поставщика или транспортной организации  отражаются по счетам следующими записями: