Учёт, анализ и аудит производственных запасов

3.3 Аудит операций по поступлению и движению производственных запасов.

Важным звеном организации систематического контроля за обоснованностью поступления, полнотой и своевременностью оприходования приобретенных ценностей является предварительный и текущий контроль за указанными операциями, осуществляемый общественными контролерами, вышестоящими организациями. В ходе предварительного контроля выявляют наличие расчетов потребности, договоров и других оснований для совершения сделки по поставщикам той или иной партии ценностей, соблюдение действующего порядка выдачи доверенностей на их получение, сроков условий доставки, формы расчетов.

Текущий контроль осуществляется в процессе поступления и оприходования указанных товарно-материальных ценностей путем проверки товарно-транспортных накладных, счетов-фактур, других сопроводительных документов, их встречной сверки с документами по оприходованию этих ценностей или фактическим осмотром и инвентаризацией их в натуре.

Всестороннему изучению подлежат указанные операции при документальных ревизиях. Особое внимание в этих случаях следует обратить на обоснованность приобретения тех или иных ценностей, своевременность их оприходования и эффективность использования. Необходимо выяснить, соблюдается ли на предприятии порядок выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отчетности по их использованию. При этой проверке необходимо выяснить: ведется ли на предприятии журнал учета выдачи доверенностей по типовой форме; соблюдается ли установленный порядок отчетности за полученные доверенности; выдаются ли доверенности только работникам данного предприятия, отчитавшимся по предыдущим доверенностям; на какой срок выдаются доверенности (как правило, они должны выдаваться на срок не более 15 дней или в исключительных случаях при систематическом получении материала — на месяц); возвращаются ли неиспользованные доверенности на следующий день после истечения срока их действия; сдает ли доверенное лицо после получения ценностей документы о выполнении поручений и о сдаче на склад материальных ценностей. Тщательно проверяют соблюдение порядка хранения книжек доверенностей и текущего контроля за этими операциями со стороны главного бухгалтера.

Своевременность оформления документов при приемке и отпуске ценностей и записи в книги или карточки складского учета проверяется при обследовании мест хранения товарно-материальных ценностей. При этом необходимо выяснить наличие на складе неучтенных излишков, договоров (контрактов) и разовых сделок по поставщикам материальных ресурсов.

Объектом исследования аудиторско-ревизионных проверок является оперативная и служебная информация.

Выявить нарушавших условия договора (контракта) поставщиков позволяет достоверная информация о выполнении договорных обязательств. При установлении факта нарушения условий договора (контракта) к нарушителям предъявляются штрафные и другие санкции. Если штрафные санкции не были удовлетворены, следует выяснить, не связано ли это с пропуском исковой давности или неправильным и неполным оформлением исковых материалов через хозяйственные суды и выявить конкретных виновников.

Регистры синтетического и аналитического учета по счетам, на которых собирается информация о наличии и движении ценностей, отчеты материально ответственных лиц с приложенными к ним первичными документами, регистры синтетического и аналитического учета расчетов с поставщиками и прочие регистры являются источниками проверки полноты оприходования товарно-материальных ценностей.[12]

При проверке полноты и правильности оприходования покупных материальных ценностей устанавливают соответствие итоговых сумм, отраженных в ведомостях учета товарно-материальных ценностей данным других учетных регистров (журналов-ордеров). Так, если по дебету счета 10/1 "Сырье и материалы" поступили ценности на сумму 2211 789 680 рублей, при этом с кредита счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" — 2 210 408 680 рублей, с кредита счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" — 1381000 рублей, то такие же суммы должны найти отражение в журналах-ордерах по кредиту счетов 60,71, в которых в отдельных графах производятся записи в дебет счета 10/1 "Сырье и материалы".

Одновременно следует проверить согласованность записей между синтетическим и аналитическим учетом по балансовым счетам и субсчетам, по которым учитывают товарно-материальные ценности.

Если в результате проверки были установлены расхождения, следует определить их причины. Такие отклонения могут образовываться из-за небрежного отношения бухгалтеров к выполнению своих служебных обязанностей, а также в результате неполного оприходования ценностей.

Проверке операций по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" уделяется особое внимание, так как учет на нем осуществляется линейно-позиционным способом, по дебету которого отражается оплата долга поставщику за поставленные товарно-материальные ценности, а по кредиту их поступление. В том случае, когда оплачены материалы, оставшиеся на конец месяца в пути или не вывезенные со складов поставщиков, то на счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" числится дебиторская задолженность до того времени, пока материалы не поступят на предприятие и не будут приняты на приход материально ответственными лицами.

Проверять такие суммы следует каждую в отдельности. Вначале устанавливают дату оплаты расчетных документов поставщиков и наименование ценностей по документам, приложенным к выпискам банка. Затем по материальным отчетам следующего месяца проверяют полноту их оприходования. Нормативный срок нахождения в пути товарно-материальных ценностей выясняют в том случае, когда они не оприходованы. В этом же случае аудитором выясняется, какая проведена предприятием работа по розыску груза.

Для того, чтобы проверить правильность оприходования товарно-материальных ценностей, необходимо использовать следующие документы: сопроводительные документы поставщиков, приложенные к отчетам материально ответственных лиц товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, спецификации, упаковочные ярлыки, качественные удостоверения, приемные квитанции и прочие, зависящие от вида груза, его упаковки и способа доставки.

Внутренние документы сверяются с сопроводительными документами поставщиков при проверке полноты оприходования материальных ценностей. При этом проверяются правильность составления актов на расхождение в количестве и качестве поступивших товарно-материальных ценностей и своевременность предъявления претензий к поставщикам или железнодорожной (транспортной) организации. Расхождения в количестве и качестве поступивших ценностей могут образовываться за счет их присвоения и оформления подложных документов (актов) в целях сокрытия недостач или пересортиц товарно-материальных ценностей. Можно также обнаружить подлоги в сопроводительных документах поставщиков при оприходовании материальных ценностей, такие как изменения наименования отдельных видов товарно-материальных ценностей или их потребительских свойств (сортности, марки, артикула, размера, влажности и прочие), завышение веса брутто, тары и другие нарушения. Поэтому при проверке документов на оприходование ценностей необходимо хорошо владеть экспертной оценкой документов. Сомнительные документы необходимо сверить с записями в отчетах материально ответственных лиц, проверить правильность бухгалтерских записей и произведенных записей в регистрах бухгалтерского учета, таких как накопительные ведомости, журналы-ордера. Если есть необходимость, производят встречную проверку с документами, находящимися у поставщиков товарно-материальных ценностей.

От правильной организации и постановки синтетического и аналитического учета зависит правильность оценки материальных ценностей. Следовательно, в ходе аудита прежде всего необходимо проверить правильность учета на счете 10 "Материалы" в разрезе Субсчетов и по каждому наименованию материальных ценностей в зависимости от их потребительских свойств. Затем проверяется присвоение материальным ценностям номенклатурного номера в зависимости от их потребительских свойств и их запись в первичных документах и складском учете.

Далее аудитор на основании первичных документов проверяет правильность отражения в учете покупной стоимости товарно-материальных ценностей и транспортно-заготовительных расходов.

Поскольку наибольший удельный вес в составе себестоимости занимают транспортные расходы, следует проверить их отражение в договоре. При проверке документов, по которым они оплачены или начислены, выясняют, не превышают ли они действующих тарифов на перевозку грузов и правильно ли они присоединены к тем группам и отдельным наименованиям товарно-материальных ценностей, за которые произведена или начислена оплата.

Если материалы перевозились автотранспортными хозяйствами, необходимо проверить факт оказанных услуг, правильность указанных объемов выполненных работ, соблюдение действующих тарифов, правильность указания пробега автотранспорта, часы под погрузкой и разгрузкой, связь услуг с коммерческими и другими расходами, а также правильность их включения в стоимость соответствующих товарно-материальных ценностей.

Нередко на предприятии приходуют не полностью поступившие товарно-материальные ценности (в меньшем количестве, чем указано в сопроводительных документах) в полной сумме предъявленных к оплате и фактически оплаченных счетов поставщиков и не предъявленных к ним претензий. Следует установить причины и характер образовавшихся недостач и в случае вины поставщика принять меры к оформлению претензионных требований к возврату, изъятию уплаченных сумм.

Иногда за указанными расхождениями могут скрываться факты присвоения тех или иных ценностей отдельными должностными лицами, что устанавливают сверкой записей по книгам и карточкам складского учета, проверкой движения этих материалов, опросом соответствующих работников, связанных с их доставкой, разгрузкой, приемкой, отпуском и производственным потреблением. По всем выявленным фактам злоупотреблений составляют отдельные промежуточные акты. На счета виновных лиц указанные недостачи относят исходя из количества недостающих ценностей и их стоимости по свободным ценам.

Тщательной проверке подлежит состояние работы по приемке и отпуску товарно-материальных ценностей на складах, в кладовых и других местах их хранения. Для этого рекомендуется в процессе ревизии провести фактический контроль приема и отпуска отдельных видов материалов.

В частности, присутствуя при приемке тех или иных материально-технических средств, ревизионная группа может установить следующее: как соблюдается установленный порядок приемки продукции производственно-технического назначения по количеству и качеству; составляются ли приемные и коммерческие акты в случаях нарушения целостности упаковки, недостач материальных ценностей в пути; правильно ли составляются внутренние документы и записи в регистрах складского учета на оприходование поступивших ценностей, производится ли их биркование, метка. При проверке отпуска отдельных видов материалов выявляют наличие основания для данной хозяйственной операции, правильность оформления затребованного и фактически отпущенного количества, своевременность отражения этой операции в регистрах складского учета. Правильность ведения учета в местах хранения ценностей оказывает большое влияние на состояние складского учета организации, так как при его запущенности создаются благоприятные условия для нарушений и злоупотреблений. Для этого необходимо ознакомиться с фактическим состоянием складского учета на отдельных складах. Проверяется: наличие в достаточном количестве книг или карточек складского учета материалов; правильность их заполнения и ведения по хранимым ценностям; своевременность осуществления в них учетных записей и составления ежемесячных отчетов о движении материальных ценностей; правильность и своевременность проведения их инвентаризаций, сличения ее результатов и принятия соответствующих мер по регулированию результатов инвентаризаций. Выдача ТМЦ производится по требованию-накладной, где в обязательном порядке указывается единица измерения количество затребованного ТМЦ и отпущенного, а так же цена единицы ТМЦ. Для списания ТМЦ составляется Акт о списании ТМЦ.[12]

Для отражения операций, связанных с поступлением, хранением, выдачей и списанием горюче-смазочных материалов (далее - ГСМ) в бухгалтерском учете используется сч. 10 "Материалы" субсчет 3 "Топливо". Аналитический учет по данному счету ведется в разрезе материально ответственных лиц, видов ГСМ и мест хранения. При проверке устанавливается, чтобы оформление и учет движения ГСМ внутри организации были организованы в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

Проверка таких операций идентична проверке операций с товарно-материальными ценностями. Однако следует учитывать следующие особенности.

В связи с пожароопасностью для населения основных видов топлива следует установить соблюдение Правил технической эксплуатации складов нефтепродуктов, утвержденных постановлением Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь от 30.09.2004 № 3, Правил технической эксплуатации автозаправочных станций, утвержденных постановлением Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь от 04.12.2003 № 38, Правил устройства и безопасной эксплуатации паровых котлов с давлением пара не более 0,07 МПа (0,7 бар) и водогрейных котлов с температурой нагрева воды не выше 115°С, утвержденных постановлением Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь от 25.01.2007 № 5 (с изм. от 16.04.2008 № 31) и Правил устройства и безопасной эксплуатации паровых и водогрейных котлов (ПУБЭ М 0.00.1.08-96), утвержденных приказом-постановлением Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь и Министерства труда Республики Беларусь от 20.01.1997 № 2/6.

Далее устанавливается наличие утвержденных норм расхода ГСМ, а также поправочные коэффициенты при различных особенностях.

При приобретении ГСМ за наличный расчет на территории Республики Беларусь необходимо контролировать установленный обслуживающим банком лимит расчетов наличными между субъектами хозяйствования.

Приказом руководителя организации должно быть утверждено ответственное лицо, осуществляющее ведение журнала учета температур в случае эксплуатации транспортной техники. Должна быть установлена периодичность и порядок проведения инвентаризаций ГСМ по местам хранения и материально ответственным лицам с учетом нахождения машин в командировках.

Особое внимание уделяется экономному расходованию тепла, электроэнергии, природного газа и других ресурсов с учетом требований Директивы Президента Республики Беларусь "Экономия и бережливость - главные факторы экономической безопасности государства" от 14.06.2007 № 3 и установленных правительством республики заданий по экономии ресурсов.[11]