Учёт и анализ эксплуатационных расходов локомотивного депо

    Оформленные первичные документы по учёту  выработки и выполненных работ вместе со всеми дополнительными документами (листками на доплаты, актами о браке и др.) передаются в бухгалтерию.

    Ежемесячно  составляют расчётные ведомости  по заработной плате. На основании табеля учёта рабочего времени, тарифных ставок и должностных окладов, а также данных о выработке работников и сдельных расценок производятся расчёты по оплате труда, которые отражаются в расчётных ведомостях. Для составления расчётных ведомостей необходимы также документы, подтверждающие временную нетрудоспособность работников, данные о количестве детей, а также другие сведения о работнике необходимые для проведения расчётов. Составляя ежемесячно расчётные ведомости необходимо иметь информацию об уходе работников в отпуск.

    Отдельно  в расчётной ведомости выделяется начисление пособий по временной нетрудоспособности. Основанием для начисления пособия работнику служит предоставленный им в бухгалтерию листок нетрудоспособности медицинского учреждения, выданный по каждому месту работы в отдельности, оформленный надлежащим образом и зафиксированный в табеле учета рабочего времени. Источником оплат такого вида неотработанного времени является не себестоимость, а средства органов социального страхования. При временной нетрудоспособности в связи с травматизмом, при временном переводе на нижеоплачиваемую работу в связи с заболеванием и в других аналогичных случаях комиссия по назначению пособия (полностью или частично), об отказе в пособии из-за отсутствия оснований и оформляет протокол с отметкой в листке нетрудоспособности.

    В заработок при исчислении выплат по временной нетрудоспособности включаются выплаты, на которые начисляются  страховые взносы на государственное социальное страхование (основная и дополнительная заработная плата, премия, а также материальная помощь, путевки, оплаченные предприятием, оплата обучения в учебном учреждении, командировочные сверх норм и т. д.).

    Расчет  повременного заработка (должностного оклада, доплат и надбавок), премий, вознаграждений производят непосредственно  в расчетно-платежной ведомости или в карточках по лицевым счетам.

    На  основе ведомости о распределении  начисленной оплаты труда производятся отчисления по установленным ставкам.

    По  элементу «Отчисления на социальные нужды» аналитический учёт ведётся по статьям расходов и видам оплаты. В состав данного элемента включают отчисления в следующие социальные фонды:

• Отчисления в фонд социальной защиты населения;
• Отчисления в фонд занятости.

    На  заработную плату, используя её как  базу для расчёта, начисляются ежемесячно налоги, обязательные отчисления на социальные нужды и платежи в Белгосстрах. В бухгалтерии одновременно с начислением заработной платы за счёт нанимателя производится начисление перечисленных ниже налогов, отчислений и взносов с включением этих сумм в себестоимость продукции (работ, услуг):

• Обязательные отчисления по государственному социальному страхованию в Фонд социальной защиты населения, общая ставка которых составляет  35% от облагаемых по закону видов начислений;
• Чрезвычайный налог и отчисления в фонд занятости (4%);
• Страховые взносы по обязательному страхованию от несчастных случаев (0,6%).

    Учёт  расчётов с бюджетом ведётся в  ведомости аналитического учёта  по счёту 68 «Расчёты по налогам и  сборам» (приложение В), ведомости аналитического учёта по счёту 69 «Расчёты по социальному страхованию и обеспечению» и  в ведомости аналитического учёта по счёту 76.04 «Расчёты с Белгосстрахом».

    Материальные  ценности в локомотивное депо поступают  от поставщиков, подотчетных лиц, в  порядке централизованных закупок,  от собственного производства, от ликвидации основных средств.

    Аналитический учёт поступления материалов в локомотивном депо ведётся по средним покупным ценам и поступившие материалы отражают на каждом аналитическом счете по средним ценам.

    Документы по поступлению, а затем по расходованию материальных ресурсов  играют наиважнейшую роль для целей контроля за движением, сохранностью и экономным расходованием средств.

    В соответствии с производственной программой локомотивное депо определяет потребность в материальных ресурсах и приобретает или производит их. На поставку соответствующих товарно-материальных ценностей депо заключает договоры поставок с предприятиями-поставщиками. В этих договорах предусматриваются права и обязанности обеих сторон, объем, ассортимент, сроки поставок, меры ответственности за нарушение условий договора. Отгружая материалы, поставщик высылает депо расчетные и другие сопроводительные документы – платежное требование-поручение, товарно-транспортную накладную (приложение Г), сертификаты, удостоверения качества, счета-фактуры (приложение Д), квитанцию к железнодорожной накладной и др.

       Поступившие документы передаются  в отдел материально-технического  снабжения, где они  тщательно  проверяются с точки зрения  их оформления, контроля объема  поставки, ассортимента, сроков, цен и т.д.

       Затем заполняются ведомость  оперативного учета выполнения  договоров поставок и  журнал  учета поступающих грузов. В журнале  указывается дата поступления груза, регистрационный номер, наименование поставщика, дата и номер транспортного документа, род груза, сумма счета, номер и дата приходного ордера, акта приемки, запроса о розыске груза, отметка об оплате  груза.

       В отделе снабжения на документах  поставщика делается отметка  о полном или частичном акцепте.

       Проверенные документы поступают в бухгалтерию, квитанции транспортных организаций передаются экспедитору для получения груза. Экспедитор, принимая грузы на станции железной дороги или непосредственно у поставщика, проверяет груз по массе (весу) и числу мест. В случае претензий к транспортной организации (недостача мест, массы груза, бой,  порча, повреждение тары т.д.) с участием начальника станции составляется коммерческий акт, а при хищении груза – и с участием железнодорожной милиции. Такой акт является  основанием для предъявления претензии к транспортной организации или же поставщику (ненадлежащая упаковка груза).

    Со  станции железной дороги,  а также  от местных поставщиков ценности получает экспедитор депо. Для этого  ему бухгалтерия оформляет и  выдает под  расписку доверенность и транспортные или иные документы. Доверенность дает право должностному лицу выступать в качестве доверенного лица при получении материальных ценностей.

    Если  при приемке товарно-материальных ценностей от транспортной организации будут обнаружены признаки нарушения или отсутствия пломб грузоотправителя, недостачи, порчи или повреждения ценностей (тары, упаковки), то экспедитор вправе потребовать проверки груза. Результаты проверки оформляются коммерческим актом, который может служить основанием для материальной ответственности транспортных организаций или грузоотправителей. Претензии о возмещении недостачи (порчи), утраты грузов, подтвержденные актом, предъявляются виновнику – железной дороге или поставщику.

    Материальные  ценности экспедитор доставляет на склады локомотивного депо и сдает заведующему. Здесь их тщательно проверяют на соответствие количества, ассортимента и качества данным, указанным в сопроводительных документах.

    При отсутствии расхождений поступившие  материальные ценности приходуются на склад. При этом составляется приходный ордер. Он применяется для оприходования  материалов, поступающих от поставщиков или из переработки, и составляется в одном экземпляре материально-ответственным лицом в день поступления ценностей на склад.

       При отгрузке и перевозке товаров автомобильным транспортом основным документом является товарно-транспортная накладная (ТТН-1), которую грузоотправитель выписывает в 4 экземплярах: первый – передаётся грузополучателю и служит основанием  для оприходования груза; второй – остается у грузоотправителя и служит основанием для списания  материальных ценностей; третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами)  грузоотправителя и грузополучателя, сдаются перевозчику. Третий – служит основанием для расчета за транспорт, и перевозчик его отправляет плательщику-заказчику автотранспорта. Четвертый экземпляр прилагается к путевому листу для учета работы транспорта и начисления заработной платы водителю.

       Если же при  приемке груза   установлены расхождения, то приемка груза приостанавливается и создается комиссия с участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации для составления акта приемки (ф. М-7), который является основанием для предъявления претензий поставщику. Фактический груз в этом случае принимается  по приходному ордеру (ф.  М-4).

       Со всеми материально ответственными  лицами (экспедиторы, заведующие складами, кладовщики и др.) заключен договор о полной материальной ответственности в двух экземплярах (один – администрации, второй – экспедитору, заведующему складом).

       Материально ответственные лица  ознакомлены с Положением о  приемке товаров по количеству  и качеству, сроках составления  актов с учетом специфики товаров,  материалов и места составления актов (на станции или складе), знают требования по заполнению товарных документов, в частности ТТН-1 и ТН-2 (это бланки строгой отчетности, имеющие типографский номер и серию).  Сама бухгалтерия депо руководствуется Положением о порядке использования бланков строгой отчетности от 21.02.2002г. №21, утвержденное Министерством финансов РБ.

    При поступлении материалов через отдел  материально-технического снабжения  Гомельского отделения Белорусской  железной дороги (НОДХ) поступающие грузы оформляются железнодорожной накладной. На складе локомотивного депо поступающие грузы регистрируются в журнале учёта поступающих грузов. Дубликат железнодорожной накладной остаётся в бухгалтерии, а оригинал отсылается в НОДХ. В НОДХ после получения оригинала выписывают ТТН-1 или ТН-2. В них заполняются реквизиты, указывается наименование материалов, количество и цена. Затем ТТН-1 или ТН-2 отсылается в депо вместе с извещением об оплате. Учёт расчётов с НОДХ ведётся через 79 счёт «Внутрихозяйственные расчёты» с указанием статьи на которые относятся эти расходы.

    Таким образом, поступившие материальные ценности оформляются соответствующими первичными документами: приходными ордерами, актами, товарно-транспортными накладными, накладными требованиями и др.

    Материалы отпускают со склада депо на производственное потребление, хозяйственные нужды. Для учёта движения материалов внутри депо применяют требования-накладные. Накладные составляют материально-ответственные лица участка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один из которых остаётся на месте с распиской получателя, а второй с распиской лица, отпускающего ценности, передаётся получателю ценностей.

    До  пятого числа каждого месяца документы  по приходу и расходу материалов сдаются в бухгалтерию организации по реестру приемки-сдачи документов, составляемому в двух экземплярах: первый сдаётся в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, а второй остаётся на складе.

    Данные  аналитического учёта используют для  выявления фактической себестоимости материалов, отклонений от стоимости их по учётным ценам, контроля за сохранностью материалов, а также увязки синтетического и аналитического учёта. В бухгалтерии составляют по истечении каждого месяца ведомость № 10 «Движение материальных ценностей» (приложение Е). Приходные документы группируют в пачки и после проверки составляют ведомость по учёту поступления материалов. В ведомости отражают стоимость приобретенных материалов по учётным ценам и фактической себестоимости с расшифровкой её слагаемых по каждому платёжному требованию поставщиков.

    На  основании ведомостей по учёту поступления материалов составляют сводную ведомость расчёта транспортно-заготовительных расходов и исчисляют коэффициент отклонений фактической себестоимости от стоимости по учётным ценам.

    По  данным расходных документов (накладная требование на отпуск, товарно-транспортная накладная, товарная накладная и т.д.) и указанной ранее сводной ведомости составляют ведомость расхода материалов по корреспондирующим счетам. В ней по каждому виду израсходованных материалов отражают их стоимость по учётным ценам, коэффициент отклонений и сумму отклонений, приходящиеся на израсходованные материалы.

    Для получения обобщенных данных по материалам по каждому из них составляют машинограммы-оборотные ведомости; их данные сверяют с общей оборотной ведомостью по синтетическим счетам и субсчетам и после сверки переносят в Главную книгу.