Учёт поступления и выбытия основных средств

На основании этих документов бухгалтер  заполняет инвентарную карточку на весь период эксплуатации объекта  по форме ОС-6 (Приложение В). Инвентарные  карточки составляются в одном экземпляре. В них указываются: наименование объекта, его краткая характеристика, первоначальная стоимость, норма амортизационных  отчислений, номер акта и дата приемки  основных средств, инвентарный номер  и т.п.

В момент составления акта по форме  ОС-1 каждому инвентарному объекту  основных средств присваивается инвентарный номер, который сохраняется за объектом весь период его нахождения на данном предприятии. Этот номер наносится на объект масляной краской или прикрепляется в виде жетона. Инвентарные объекты нумеруются по порядково - серийной системе. Каждой классификационной группе основных средств выделяется определенная серия порядковых номеров, которые в последовательном порядке присваиваются каждому объекту данной группы основных средств.

Внутреннее перемещение объектов оформляется актом приемки- передачи или накладной на внутреннее перемещение основных средств (форма ОС-2) в двух экземплярах. Первый экземпляр передают в бухгалтерию для записи в инвентарной карточке, а второй остается у сдатчика для отметки о выбытии соответствующего объекта (Приложение Г).

Отсутствие данного документа  объясняется тем, что на предприятии  за отчетный месяц не было внутреннего  перемещения.

При перемещении основных средств  внутри предприятия, ремонте и выбытии  в карточках делаются соответствующие  отметки. Основанием для этого служат данные документов о перемещении, ремонте, ликвидации основных средств.

Инвентарные карточки хранятся по классификационным  группам основных средств, а внутри каждой группы по местам их нахождения и видам. Это позволяет легко  установить наличие основных средств  по каждой группе и местам их нахождения. При выбытии основных средств  инвентарные карточки из картотеки  изымаются.

Для того чтобы обеспечить контроль за сохранностью инвентарных карточек составляют "Опись инвентарных карточек по учету основных средств" которая составляется в одном экземпляре. Опись инвентарных карточек ведется в разрезе классификационных групп основных средств

Есть предприятия, где количество объектов основных средств незначительное и пообъектный учет на них ведется в инвентарной книге (форма ОС-11).

Записи в книге производятся в разрезе классификационных  групп основных средств и по местам их нахождения. На таких предприятиях опись инвентарных карточек (форма  ОС-10) не составляется.

Кроме вышеуказанных документов для  учета движения основных средств  составляется "Карточка учета движения основных средств" (форма ОС-12). Данная карточка открывается на год на каждую классификационную группу основных средств. В карточке указывают наличие  основных средств на начало месяца, поступление и выбытие основных средств, сумму износа и затраты  на капитальный ремонт. Инвентарные  карточки и карточки учета движения основных средств сверяются с данными синтетического учета основных средств и используются для заполнения отчетности о наличии и движении основных средств.

Для пообъектного учета основных средств в местах их нахождения и по материально ответственным лицам применяется "Инвентарный список основных средств" (форма ОС-13). В нем указывают наименование классификационной группы, номер и дату инвентарной карточки, инвентарный номер объекта, полное наименование объекта основных средств, его характеристика, первоначальная стоимость, отметки о выбытии (перемещении) и др. На ОАО «Белхозторг» такой список не ведется.

Инвентарные списки составляются в  двух экземплярах. Один экземпляр списка хранится у материально ответственного лица по месту нахождения объекта  основных средств, а другой экземпляр - в бухгалтерии с распиской  материально ответственного лица. Данные списки не реже одного раза в полугодие  должны сверяться.

При частичной автоматизации учета  основных средств на ОАО "Белхозторг"данные инвентарных карточек вводятся в ЭВМ и в дальнейшем хранятся в памяти компьютера в виде картотеки. При поступлении и выбытии основных средств в полученный массив инвентарных карточек вносятся соответствующие изменения. Учет движения основных средств отражается в машинограмме "Оборотная ведомость движения по счету 0Г' за отчетный месяц (Приложение Д). В ней указывается наименование основного средства, информация о поступлении и выбытии, входящее и исходящее сальдо.

Кроме вышеперечисленного в оборотной ведомости содержится информация о безвозмездном поступлении основных средств от других предприятий. А в конце года составляются сведения о безвозмездной передаче основных средств и сведения о приобретенных основных средствах за отчетный год (Приложение И).

В процессе деятельности предприятия  совершаются действия, в результате которых основные средства выбывают. Порядок отражения выбытия основных средств зависит от его причины. Чаще всего они выбывают по следующим  причинам:

Ш при реализации основных средств юридическим и физическим лицам;

Ш при безвозмездной передаче основных средств другим предприятиям;

Ш при их внесении в качестве взноса в уставный капитал других предприятий;

Ш при ликвидации основных средств, связанной с их физическим и моральным износом;

Ш при недостачах, выявленных в результате проведенной инвентаризации;

Ш при уничтожении основных средств в результате аварий, стихийных бедствий;

Ш при передаче арендодателю капитальных вложений в арендованные основные средства после истечения срока аренды.

В условиях рыночных отношений возникают  случаи, когда тот или иной объект становится предприятию не нужным, и оно должно попытаться его реализовать. Условия продажи - покупки, продажная  цена оговариваются с покупателем. Продажная цена зависит от величины остаточной стоимости продаваемого объекта, его физического и морального износа, спроса и предложения на рынке на такие товары. Цена, по которой  предприятие реализует основные средства, может быть на уровне остаточной стоимости, выше или ниже ее.

При продаже основных средств материально  ответственное лицо, в подотчете  которого находится объект, получив  от представителя покупателя доверенность на право совершения покупки, выписывает товарно-транспортную накладную. В  накладной работник бухгалтерии  указывает необходимые данные по объекту (первоначальную или восстановительную  стоимость, начисленный за время  эксплуатации износ, отпускную цену и т.п.).

Кроме этого к накладной прилагается  необходимая техническая и другая документация на основные средства.

При продаже основных средств комиссия составляет "Акт приемки- передачи основных средств". На основании данного акта в бухгалтерии делаются соответствующие отметки в инвентарных карточках, а затем они изымаются из картотеки, о чем делаются соответствующие записи в описи инвентарных карточек или в инвентарной книге.

При частичной автоматизации учета  основных средств на рассматриваемом  предприятии, при продаже основных средств карточка изымается из картотеки, а соответствующая запись, сделанная  на ЭВМ - удаляется.

Когда основные средства пришли в  негодность и реализовать или  передать безвозмездно другому предприятию  невозможно, то они подлежат списанию и ликвидации. Ликвидация - это выбытие  основных средств вследствие их физического и морального износа, аварий, ветхости, стихийных бедствий, нарушения нормативных условий эксплуатации, а также в связи со строительством, техническим перевооружением предприятия и по другим причинам. Предприятие имеет право списывать с баланса здания, сооружения, оборудование, транспортные средства и другое имущество, входящее в категорию основных средств, если они изношены либо морально устарели.

Для определения непригодности  объектов основных средств к дальнейшему использованию, невозможности реализации или неэффективности их восстановления, а также оформления соответствующей документации по ликвидации на предприятии создается специальная комиссия. В ее состав обязательно включаются главный бухгалтер (или заместитель) и лицо, на которого возложена ответственность за сохранность основных средств.

Бывают случаи, когда приемку  и списание основных средств осуществляет одна и та же комиссия.

На предъявленный к списанию объект комиссия составляет "Акт  ликвидации основных средств" по форме  ОС-3 (Приложение Е) в двух экземплярах. В нем указываются наименование объекта основных средств, дата поступления  на предприятие и ввода в эксплуатацию, инвентарный номер, первоначальная стоимость, причины списания с баланса, износ, наличие драгоценных металлов в списываемом объекте. При списание автотранспортных средств составляется «Акт на списание автотранспортных средств» (Приложение Ж).

При списании с баланса машин, оборудования и транспортных средств вследствие аварии к акту о ликвидации основных средств прилагается копия акта об аварии, где указываются ее причины и виновники.

Акт на списание основных средств  подписывают все члены комиссии, главный бухгалтер. К ликвидации объекта основных средств приступают только после утверждения акта руководителем предприятия. После утверждения акт передается в бухгалтерию для отражения в учете.

Выбывшие основные средства снимаются  с учета предприятия.

Поскольку в учете основные средства числятся по первоначальной (восстановительной) стоимости и за весь период их эксплуатации начисляется износ, они должны быть сняты с учета по этой стоимости. Одновременно по ним уменьшается  износ.

На рассматриваемом предприятии  сумма выбывшего объекта основных средств отражается в машинограмме "Оборотная ведомость движения по счету ОС' по кредитусчета 01. Помимо этого объект снимается с учета, для чего в инвентарной карточке делается отметка и она изымается из картотеки.

3.3 СИНТЕТИЧЕСКИЙ  И АНАЛИТИЧЕСКИЙ УЧЁТ ДВИЖЕНИЯ  ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ.

Аналитический учет представляет собой  такую организацию учета, когда  он ведется по каждому конкретному  объекту.

Учет основных средств, как правило, ведется централизованно в разрезе  отдельных объектов и классификационных  групп.

В аналитическом учете основные средства учитываются в натуральном  выражении по инвентарным объектам. Под инвентарным объектом понимается отдельный предмет (или комплекс предметов), предназначенный для  выполнения определенных функций, например отдельное здание, станок и т.д. Аналитический пообъектный учет основных средств ведется бухгалтерией предприятия в инвентарных карточках по форме ОС-6, ОС-7.

Инвентарные карточки составляют в  бухгалтерии на каждый инвентарный  номер в одном экземпляре. Карточки заполняют на основе первичных документов (актов приемки-передачи, технических  паспортов и др.), которые передают затем под расписку в соответствующий  отдел предприятия.

В связи с тем, что на предприятии  учет основных средств частично автоматизирован, то данные, содержащиеся в инвентарных  карточках, вводятся в ЭВМ. Вся информация, содержащаяся в карточках, фиксируется  на дискете и в дальнейшем по ней  можно получать соответствующие машинограммы о наличии и движении основных средств в необходимом разрезе. Основным документом аналитического учета при списании объектов основных средств вследствие ветхости или износа служит "Акт ликвидации основных средств".

В том случае, когда основные средства выбывают, либо происходит их перемещение  внутри предприятия или ремонт, то в карточках делается соответствующая  пометка.

Итоги записей в карточках за год используются для заполнения отчетности о движении основных средств.

Для синтетического учета основных средств в плане счетов предназначен счет 01 "Основные средства". Этот счет предназначен для обобщения информации о наличии и движении собственных основных средств предприятия, находящихся в эксплуатации, запасе, на консервации или сданных в текущую аренду. Счет 01 "Основные средства" является активным. По дебету счета отражается оприходование и дооценка основных средств, а покредиту - списание выбывших и ликвидированных основных средств, их уценка. Дебетовое сальдо по счету 01 показывает стоимость собственных основных средств предприятия на отчетную дату.

Синтетический учет собственных основных средств на счете 01 ведется по первоначальной (восстановительной) стоимости в  течение всего срока их эксплуатации.

Амортизация основных средств учитывается  на регулирующем счете 02 "Амортизация  основных средств". Т.к. счет 02 регулирующий, т.е. при помощи его регулируется оценка основных средств, то с увеличением  основных средств всегда увеличивается износ и с уменьшением основных средств износ уменьшается.

По кредиту счета 02 "Амортизация основных средств" отражается сумма начисленной амортизации, а также амортизация по вновь поступившим основным средствам, бывшим ранее в эксплуатации. По дебету счета списывается амортизация , относящийся к выбывшим основным средствам.

При приобретении предприятием объекта  основных средств, сумма налога на добавленную  стоимость входит в стоимость  основного средства. При введении объекта в действие, сумма налога должна быть вычтена и это должно быть подтверждено документально.

При оприходовании основного средства на сумму налога на добавленную стоимость, указанную в первичных документах, дебетуется счет 18 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", субсчет 18/1 "Причитающийся к уплате налог" и кредитуется счет 60 " Расчеты с поставщиками и подрядчиками" или счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". При расчете с поставщиками за приобретенные основные средства производится запись, на сумму уплаченного налога на добавленную стоимость, по дебету субсчета 18/21 "Уплаченный налог по основным средствам и нематериальным активам" и кредиту субсчета 18/1 "Причитающийся к уплате налог". После того, как объект введен в эксплуатацию производится вычет (зачет) налога на добавленную стоимость, уплаченного при их приобретении по дебету счета 68

"Расчеты с бюджетом", субсчет  "Налог на добавленную стоимость"  и кредиту субсчета 18/21 "Уплаченный  налог по основным средствам  и нематериальным активам".