Учёт расчётов с подотчётными лицами на примере СПК «Ульдурга» Еравнинского района

Если работник в командировке заболел, то суточные выплачиваются и за весь срок временной нетрудоспособности, но не свыше двух месяцев, за исключением  случаев нахождения работника в стационаре.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также  невозможность  прибытия по состоянию здоровья к  месту постоянного жительства должны быть удостоверены больничным листом. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок  командировки.

Предприятие вправе производить дополнительные выплаты по суточным сверх установленных  нормативов. При этом суточные сверх  нормы также включаются в себестоимость  продукции, работ, услуг или издержек обращения, но при исчислении налога на прибыль сверхнормативные затраты должны включаться в налогооблагаемую прибыль. Также суммы суточных, выплаченных сверх нормы, суммируются с совокупным доходом работника и облагаются налогом на доходы с физических лиц.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются работнику по оплаченным счетам гостиниц со дня прибытия в пункт назначения по день выезда. Расходы по найму жилого помещения за время вынужденной остановки в пути, подтверждённой соответствующими документами, возмещаются в таких же размерах, как и в местах нахождения в командировке.

В случае болезни работника  в командировке ему возмещаются  квартирные согласно нормам, действующим  на момент нахождения его в командировке, при наличии больничного листа, за исключением нахождения работника  в стационаре.

Следует также отметить, что выплата возмещения расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов сверх установленных Минфином норм облагается  налогом на доходы с физических лиц. Если работник представляет документ, подтверждающий расходы по найму жилого помещения, то данная сумма налогом на доходы с физических лиц не облагается вне зависимости от её величины. Эти суммы включаются в себестоимость продукции, работ, услуг или издержки обращения, но при исчислении налога на прибыль суммируются с налогооблагаемой прибылью.

В соответствии с главой 25 Налогового кодекса РФ расходы на проживание и проезд командированных работников считаются прочими расходами. Подпункт 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса  РФ  позволяет уменьшить на них  налогооблагаемый доход только в том случае, если командировки связаны с производством и реализацией продукции. Также облагаемую базу по налогу на прибыль  можно уменьшить на суммы, уплаченные за дополнительные услуги (например, услуги прачечной, парикмахерской), которые оказывают в гостиницах. Однако это касается не всех расходов. Не уменьшают налогооблагаемую прибыль суммы, потраченные в барах и ресторанах, расходы за пользование сауной, бассейном, тренажёрным залом и т.п.

Оплата проезда осуществляется по документам, предъявленным подотчётными лицами. Если существует несколько видов транспорта, которыми можно добраться до пункта назначения, а руководство не предложило определённый вид, работник сам выбирает способ передвижения. Расходы по проезду в место командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования  (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательству страхования пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок во время  командировки, в том числе и  за время нахождения в пути. Средний  заработок сохраняется за все  рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Заработная плата выдаётся командированному работнику по приезду, либо пересылается по его просьбе в место нахождения командировки. Расходы по пересылке заработной платы несёт предприятие, которое командировало работника. При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется на том предприятии, которое его командировало. В случае направления  в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними.

На работника, находящегося в командировке, распространяется режим работы и  отдыха предприятий, в которые он командирован. Взамен дней отдыха, неиспользованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращению из командировки не предоставляются.

Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные  дни, компенсация за работу в эти  дни производится в соответствии с действующим законодательством. В случаях, когда по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращению из командировки предоставляется дополнительный день отдыха. Явка на работу в день отъезда в командировку и в день приезда из командировки решается с администрацией. В срок командировки дни временной нетрудоспособности, подтверждённые больничными листами, не включаются. Вместо заработной платы за эти дни работнику начисляется  и выплачивается соответствующее пособие.

Возвратившись из командировки, работник в течение трёх дней обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчёт. В нём он фиксирует фактические расходы по данной командировке, суточные, расходы по найму жилого помещения, расходы по проезду и другие с приложением  командировочного удостоверения с соответствующими отметками вместе с документами, подтверждающими расходы. Руководитель предприятия письменно на авансовом отчете подтверждает (или не подтверждает) целесообразность произведённых расходов.

Бухгалтер проверяет правильность составления работником авансового отчёта, а также соответствие и комплектность подтверждающих документов, производит необходимые расчёты, формирует суммарные проводки по включению командировочных расходов в себестоимость продукции предприятия или отнесения их за счёт чистой прибыли предприятия      и заполняет соответствующие графы лицевой стороны авансового отчёта. При этом бухгалтеру необходимо помнить, что на основании Закона РФ «О налоге на добавленную стоимость» и инструкции ГНС РФ № 39 от 11.10.95 года «О порядке начисления и уплаты налога на добавленную стоимость» суммы расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая оплату за пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством, включаются в себестоимость  продукции без НДС. Возмещать «входной» НДС из тех сумм, которые сотрудник заплатил за проезд в транспорте и за проживание в гостинице, нужно в соответствии с пунктом 7 статьи 171 Налогового кодекса РФ. Если до этого организации могли выделять НДС по командировочным расходам по расчётной ставке, то теперь так поступать нельзя. НДС по командировочным расходам можно зачесть, только если он выделен отдельной строкой во всех расчётных документах-билетах, квитанциях, счетах, чеках и т.д. При этом сумма налога, оплаченная при возмещении таких расходов сверх нормы, возмещению из бюджета не подлежит и покрывается за счёт собственных средств предприятия.

После проверки бухгалтером авансового отчёта и определения суммы к отчёту, руководитель предприятия утверждает эту сумму. Остаток неиспользованных сумм должен быть сдан подотчётным лицом в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру, а сумма перерасхода выдаётся из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчёта.

Если работник не представил авансовый  отчёт о расходовании сумм, выданных ему на командировочные расходы,  или не возвратил в кассу остатки  неиспользованных подотчётных сумм в установленный срок, бухгалтерия  вправе из начисленной работнику заработной платы удержать данную задолженность. Такое право предоставляет организации статья 137 Трудового кодекса РФ.

Если на предприятии подотчётные  суммы числятся за получившими их работниками длительное время, в  том числе по истечении трех дней после установленного срока отчёта о командировочных расходах, рекомендуется получить письменные объяснения от соответствующих подотчётных лиц и рассмотреть вопрос о включении выданной суммы в совокупный доход каждого из этих подотчётных лиц или, если это возможно, удержать указанные суммы  из заработной платы соответствующих подотчётных лиц.

Недопустимо производить списание задолженностей подотчётных лиц  без предоставления ими соответствующих  оправдательных документов, подтверждающих произведённые расходы. Подотчётные суммы, необоснованно списанные с лиц без удержания из заработной платы на основании статьи 217  Налогового кодекса  РФ, подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход этих лиц того календарного года, в котором суммы были списаны.

3.4. Синтетический и аналитический  учет

 расчётов с подотчётными  лицами.

Учёт расчётов с подотчётными лицами ведётся на счёте 71 «Расчёты с подотчётными лицами». По отношению к балансу  это активно-пассивный счёт, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчётных лиц предприятию или сумму не возмещённого перерасхода. По дебету записывают суммы, выданные под отчёт  или возмещение перерасхода. По кредиту- суммы списанной задолженности подотчётных лиц согласно утверждённых авансовых отчётов и суммы, сданные в кассу, неиспользованные подотчётными лицами.

Журнал-ордер № 7-АПК печатается с вкладными листами, поэтому  он может быть использован для  отражения расчётов с каждым подотчётным  лицом в течение квартала, полугодия  или года независимо от количества подотчётных лиц.

При открытии журнала-ордера  № 7-АПК  по каждому подотчётному лицу указывают  сумму переходящей задолженности  с прошлого месяца и дату её возникновения. В следующих графах указывают  суммы и даты выданных под отчёт  денежных средств (как правило, с кредита счета 50), затем суммы возмещения перерасхода по сравнению с выданным авансом или дополнительных выдач при длительной командировке, а также в других случаях. Суммы по этому разделу выверяют при обработке отчётов кассиров. Данный раздел журнала-ордера, по существу, является дебетом счёта 71.

В следующем разделе журнала-ордера, представляющем кредитовую часть счета 71, отражают суммы возврата и удержания  неиспользованных  подотчётных сумм, произведённых платежей и расходов за счет подотчётных сумм. В каждом конкретном случае указывают дату, номер авансового отчёта и сумму. Причём суммы платежей отражают как в целом, так и по графам- корреспондирующим  счетам.  Записи возврата и удержания неиспользованных подотчетных сумм производят на основе документов по кассе и расчетно-платёжных ведомостей. Израсходованные суммы записывают на основании принятых авансовых отчётов с приложенными документами.

В случае если подотчётному лицу, находящемуся в длительной командировке, направляют дополнительный аванс, или один и тот же работник вторично за месяц получает аванс, то сумму   и дату выдачи (перечисления) аванса отражают в свободных графах по той же строке, занятой на данного подотчётного лица.

При предоставлении одним работником за текущий месяц   двух авансовых отчётов соответствующие  суммы отражают путём записи в одной графе  по одной и той же строке.

Если подотчётное лицо является  материально ответственным за продажу  продукции или материалов (зав. складом, продавец магазина, ларька и т.п.), то полученную им выручку от продажи, отраженную по дебету счёта 71 и кредиту счёта 90, 57 «Переводы в пути», записывают в одну из свободных граф, а сумму выручки, внесённую в кассу организации, на расчётный счёт или отправленную почтовым переводом, отражают в графах 11-13. Суммы  поступившей и сданной выручки  должны соответствовать суммам, отражённым в соответствующих журналах-ордерах ( № 1-АПК, 2-АПК, 3-АПК, 11-АПК).

Суммы, относимые на дебет счетов 08, 20, 23, 25, 26, 29, 91, 96, подлежат группировке  по статьям аналитического учёта в листках-расшифровках. Общий кредитовый оборот  получают путём сложения итогов

кредитовых  оборотов по всем корреспондирующим  счетам (графам журнала-ордера).

В последних графах журнала-ордера по каждому  подотчётному отражают сумму расходов на командировки, в том числе по категориям персонала  и суточные.

Обороты счёта 71 с другими регистрами сверяют следующим образом. Кредитовые обороты счета 71 в журнале-ордере № 7-АПК сверяют: по счетам 25 и 26- с  данными сводных лицевых счетов (производственных отчетов) по общепроизводственным и общехозяйственным расходам; по счёту 19- с данными ведомости № 32-АПК; по счёту 50- с данными  раздела дебетовых оборотов  журнала-ордера № 1-АПК; по другим счетам- с  данными соответствующих листков-расшифровок по дебету счетов либо журнала-ордера № 10-АПК и ведомости № 46-АПК по материальным счетам. Дебетовые обороты счета  71  сверяют: по счёту 50 – с данными журнала- ордера № 1 АПК; по счёту 51- журнала-ордера № 2-АПК.

На последней странице  журнала-ордера записывают оборот по кредиту счёта 71 за соответствующий месяц и с начала года, определяемый путём суммирования итоговых данных по графам 12-17. Здесь же приводят стоимость приобретённых материальных ценностей по учётным ценам, которые сверяют с данными ведомости № 46-АПК.

Общую сумму кредитового оборота, а также суммы его составляющих по корреспондирующим счетам в установленном  порядке переносят в Главную  книгу.

Выдача денежных средств на подотчёт ведётся в журнале регистрации  расходных кассовых ордеров ( таблица 6).

Таблица 6.

Журнал регистрации расходных  кассовых ордеров 

за январь месяц 2003 года.