Формирование системы бухгалтерской управленческой информации

Часы  работы парка автобусов:

Номер по порядку	Название поля	Тип данных	Описание
1	выезд	числовой	выезд
2	возвращение	числовой	возвращение
3	Количество часов работы	числовой	Количество часов работы
4	в том числе в движении	числовой	в том числе в движении

Спецификация товарного чека

Номер по порядку	Название поля	Тип данных	Описание
1	ИП	текстовый	ИП
2	ИНН	числовой	ИНН
3	Номер товарного чека	числовой	Номер товарного чека
4	Дата выдачи	дата	Дата выдачи
5	Наименование оплачиваемых  приобретенных товаров	текстовый	Наименование оплачиваемых  приобретенных товаров

Спецификация товарного чека

Номер по порядку	Название поля	Тип данных	Описание
1	ИП	текстовый	ИП
2	ОГРН	числовой	ОГРН
3	ИНН	числовой	ИНН
4	Номер товарного чека	числовой	Номер товарного чека
5	выдан	дата	выдан

Спецификация товарно-гарантийного чека

Номер по порядку	Название поля	Тип данных	Описание
1	Срок гарантии	числовой	Срок гарантии
2	Наименование товара	текстовый	Наименование товара
3	цена	числовой	цена
4	Дата покупки	дата	Дата покупки
5	продавец	текстовый	продавец

 

1.3. Управляющие формы БД ПД

Управляющая форма путевого листа автобуса

 

 

Путевой лист автобуса. По временным характеристикам

Путевой лист автобуса. По количественным характеристикам

Путевой лист автобуса. По качественным характеристикам

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Управляющая форма. В ней содержатся кнопки для перехода на другие формы. Это помогает нам переходить из одной формы в другую, нажав только одну кнопку. Следовательно, это экономит нам время и это более удобное управление БД.

2. Информация об автопарке и водителях автобусов(форма качества): содержит поля информирующие о содержании качественных характеристик что способствует экономии времени.

3. Характеристика ездок автобусов(форма количества):содержит поля количественных характеристик что тоже экономит наше время так как их удобней искать

4. Часы работы парка автобусов(форма времени): в ней содержатся поля содержащие информацию о времени работы автобусного парка что тоже очень удобно.

1.4. Макросы БД ПД

Макрокоманда или макрос (от греч. μακρός - большой, долгий;) — программный объект, который во время вычисления заменяется на новый объект, создаваемый определением макроса на основе его аргументов, затем выражается обычным образом.

Используя макросы, можно значительно (в десятки, а то и в сотни  раз) увеличить эффективность работы с приложением. Помимо выполнения набора встроенных в приложение команд, макрос позволяет производить обработку  внешних файлов, загрузку и передачу файлов и данных через интернет, чтение и изменение настроек операционной системы. В большинстве случаев  макрорекордер (режим записи действий пользователя в виде макроса) выдаёт код, нуждающийся в доработке. Но, тем не менее, и такой макрос значительно сокращает время, требующееся на выполнение рутинных операций.

 

Макрос для проверки редких значений организаций	Сообщение	[Формы]![Качественная спецификация путевого листа автобуса]![Организация]="Бетоника"	Найдена запись редкой организации, Да, Информационное
Макрос для нахождения значения меньше допустимого числового значения	Сообщение	[Формы]![Количественная спецификация путевого листа автобуса]![Замер при смене водителя]<6	В таблице имеются значения меньше допустимого, Да, Предупреждающее!
Макрос для нахождения значения в интервале дат	Сообщение	[Формы]![Повременная спецификация путевого листа автобуса]![дата составления] Between #22.06.2011# And #13.09.2012#	Дата составления соответствует  диапазону дат с 22.06.2011 по 13.09.2012, Да, Информационное
Макрос для нахождения значения больше допустимого числового значения	Сообщение	[Формы]![Количественная спецификация путевого листа автобуса]![Замер при смене водителя]>5	В таблице имеются значения больше допустимого, Да, Предупреждающее!
AutoExec	ОткрытьФорму	управляющая форма	Форма, Обычное
Макрос, запускающийся при выходе из базы данных	Сообщение	Осуществляется выход  из БД ПД	Да, Информационное
	Выход	Подтверждение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Макрос для проверки редких значений организаций

Макрос для проверки редких значений организаций

 

 

Качественная спецификация путевого листа автобуса, Организация

 

 

        Бетоника

 

нет да

 

Переход на следующую запись

Найдена запись редкой организации

 

 

Завершение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Макрос для нахождения значения меньше допустимого числового значения

 

Макрос для нахождения значения меньше числового значения

характеристик

 

 

 

Количественная спецификация путевого листа автобуса, Замер при смене водителя

 

 

              <6

 

нет да

 

Переход на следующую запись

В таблице имеются значения меньше допустимого

 

 

Завершение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Макрос  для нахождения значения в интервале  дат 

Макрос для нахождения значения в интервале дат времен хар количеств хар

характеристик

 

 

 

Повременная спецификация путевого листа автобуса, дата составления

 

 

Between #22.06.2011# And #13.09.2012#

 

нет да

 

Переход на следующую запись

Дата составления соответствует  диапазону дат с 22.06.2011 по 13.09.2012

 

 

Завершение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Макрос для нахождения значения больше допустимого числового значения

 

Макрос для нахождения значения больше допустимого количеств хар

времен хар количеств хар

характеристик

 

 

 

Количественная спецификация путевого листа автобуса, Замер при смене водителя

 

 

                  >5

 

нет да

 

Переход на следующую запись

В таблице имеются значения больше допустимого

 

 

Завершение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Макрос, запускающийся при  выходе из базы данных

Макрос, запускающийся при выходе из базы данных

 

 

 

Нажимаем на макрос

 

 

Осуществляется выход из БД ПД

 

нет да

 

Остаемся в БД

Подтверждение и выход

 

 

Завершение

 

 

 

 

 

 

 

5. Запросы БД ПД

Макрос, осуществляющий выход из БД

Подтверждение «ОК»

Осуществляется выход из БД

Сообщение

«Осуществляется выход из БД ПД»

Макрос, осуществляющий выход из БД

Подтверждение «ОК»

Осуществляется выход из БД

Сообщение

«Осуществляется выход из БД ПД»

Макрос, осуществляющий выход из БД

Подтверждение «ОК»

Осуществляется выход из БД

Сообщение

«Осуществляется выход из БД ПД»

 Запросы являются одним из основных инструментов выборки, обновления и обработки данных в таблицах базы данных. Запрос позволяет сформировать пользовательское представление о данных, не обязательно отвечающее требованиям нормализации. Запрос строится на основе одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, позволяя объединять данные, содержащиеся в них. При этом могут использоваться таблицы базы данных, а также сохраненные таблицы, полученные в результате выполнения других запросов. Кроме того, запрос может строиться непосредственно на другом запросе с использованием его временной таблицы с результатами.

Результат выполнения запроса — это новая, чаще всего временная, таблица, которая существует до закрытия запроса. Структура такой таблицы определяется выбранными из одной или нескольких таблиц полями.

Записи таблицы формируются путем объединения записей таблиц, участвующих в запросе.

Способ объединения записей различных таблиц указывается при определении их связи.

Условия отбора, сформулированные в запросе, позволяют фильтровать записи, составляющие результат объединения таблиц.

Простейшие запросы могут быть созданы с помощью мастера. Также любой запрос можно создать в режиме конструктора. Конструктор предоставляет удобное для пользователя диалоговое графическое средство формирования запросов, с помощью которого легко может быть построен сложный запрос.

С помощью запроса можно выполнить  следующие виды обработки данных:

• включить в результирующую таблицу запроса заданные пользователем поля;
• выбрать записи, удовлетворяющие условиям отбора;
• произвести вычисления в каждой из полученных записей;
• сгруппировать записи, которые имеют одинаковые значения в одном или нескольких полях, в одну запись и одновременно для других полей образовавшихся групп выполнить одну из статистических функций;
• произвести обновление полей в выбранном подмножестве записей;
• создать новую таблицу базы данных, используя данные из существующих таблиц;
• удалить выбранное подмножество записей из таблицы базы данных; "а добавить выбранное подмножество записей в другую таблицу.

Многотабличный запрос позволяет сформировать записи результата путем объединения взаимосвязанных записей из таблиц базы данных и включения, нужных полей из них. В частности, при объединении двух нормализованных связанных одно-многозначными отношениями таблиц, результирующая запись образуется на основе записи подчиненной таблицы, в которую добавляются поля из связанной записи в главной таблице.

Заметим, что подобное объединение  формирует новую ненормализованную таблицу, в которой данные могут многократно дублироваться.

Рассмотренный способ формирования записей  запроса задается при установлении связи между таблицами по умолчанию. По умолчанию связи устанавливаются  с параметром объединения первого  типа: объединение только тех записей, в которых значения полей связи  обеих таблиц совпадают. Могут устанавливаться  и другие способы объединения  таблиц.