Составные элементы и этапы бюджетирования как управленческой технологии

 

Процесс бюджетирования направлен  прежде всего на получение результата, то есть достижение стратегических целей  предприятия. Определение стратегических целей предприятия - начальный этап процесса бюджетирования деятельности предприятия. Причем цели должны четко  сформулированными и реально  достижимыми.

 

Сущностью бюджетирования является структурирование доходов и расходов с четко определенными местами  их возникновения и закрепление  ответственных лиц за их движением.

 

Роль и место бюджетирования в общей системе финансовой деятельности предприятия достаточно полно характеризуются  функциями бюджета предприятия.

 

Главное в бюджетировании - создать систему координат для  бизнеса, по которой было бы видно, куда движется бизнес в настоящее время  и каковы его перспективы на будущее, то есть создать основу для выработки  и принятия управленческих решений  в финансовой сфере. По данным группы « Top-Консультант», около 80 % российских предпринимателей, занимающихся постановкой  внутрифирменного бюджетирования, внедряют на своих предприятиях финансовое планирование с целью более эффективного управления затратами. Они считают, что с  помощью успешного контроля за издержками можно добиться их снижения.

 

Для того чтобы система  бюджетирования была действительно  эффективна, должна быть выстроена  система план-фактного анализа, при  этом аналитические показатели план-фактного анализа должны быть взаимно сопоставимы. И если плановые данные берутся из системы бюджетирования, то источником фактических данных обычно является бухгалтерский (производственный) учет.

 

Таким образом, можно сделать  вывод, что с одной стороны  бюджетирование это прежде всего  процесс составления финансовых планов и смет, а с другой - управленческая технология, предназначенная для  выработки и повышения обоснованности принимаемых управленческих решений.; термин «бюджет» означает финансовый план, охватывающий все стороны деятельности организации, позволяющий сопоставлять все понесенные затраты и полученные результаты в финансовых терминах на предстоящий период в целом и  по отдельным его частям.

 

2. Виды бюджетов. Проблема  определения форматов основных  бюджетов в РФ

 

Главный бюджет представляет собой скоординированный по всем подразделениям или функциям деятельности план работы для организации в  целом. В результате его составления  создаются: план прибылей и убытков; прогноз денежных потоков; прогнозный бухгалтерский баланс (отчет о  финансовом положении).

 

Главный бюджет организации  состоит из двух основных бюджетов - операционного и финансового.

 

В операционном бюджете хозяйственная  деятельность организации отражается через систему специальных технико-экономических  показателей, характеризующих отдельные  стороны и стадии производственно-хозяйственной  деятельности.

 

Конечной целью операционного  бюджета является составление сводного плана прибылей и убытков. При  его формировании используются бюджеты: продаж; производства; закупки и  использования материальных запасов; трудовых затрат; общепроизводственных расходов; административно-управленческих расходов; коммерческих расходов.

 

Разработка операционного  бюджета начинается, как правило, с составления плана продаж. Это  связано с тем, что от величины и стоимости реализации во многом зависят все остальные экономические  показатели: объем производства, себестоимость, прибыль и другие.

 

На основе исследований, проведенных  отделом маркетинга о спросе на планируемую  к выпуску продукцию, конкуренции  на рынке, качестве и ценах, предполагаемых объемах продаж, руководство принимает  решение о выпуске продукции. Таким образом, основным источником информации при составлении бюджета  продаж служат данные отдела маркетинга. Бюджет продаж может быть скорректирован как производственными мощностями, так и ограниченным спросом. Во многих случаях бюджет продаж ограничивается имеющимися производственными мощностями.

 

Бюджет продаж формируется  как «сверху вниз» на базе стратегического  планирования, так и «снизу вверх» (например, исходя из емкости рынка, доли на рынке), принимая во внимание отдельных  клиентов и продукцию.

 

После установления планируемого объема продаж разрабатывается производственный бюджет, на основе которого составляют бюджеты закупки и использования  материалов, трудовых и общепроизводственных расходов. В соответствии с производственным бюджетом готовят сметы коммерческих и общехозяйственных расходов.

 

Потребность в материалах принимается с учетом остатков складских  запасов. Затраты планируются с  вычетом по стоимости возвратных материальных отходов.

 

Целью сметы по труду - предоставление исчерпывающей информации о расходах на основную и дополнительную заработную плату персонала, занятого в производстве. В смете определяется время в  часах, необходимое для изготовления запланированного объема продукции. На основании установленных тарифных ставок и окладов, с учетом сложности  и трудоемкости работ и квалификации работников определяются затраты труда  в денежном выражении.

 

Смета общепроизводственных расходов представляет собой планируемые  расходы по содержанию и эксплуатации машин и оборудования; амортизационные  отчисления и затраты на ремонт основных средств и иного имущества; расходы  на отопление, освещение и содержание производственных помещений; оплату труда  работников, занятых обслуживанием  производства и другое.

 

Смета коммерческих расходов представляет собой план расходов, связанных со сбытом продукции и  услуг, включая упаковку, транспортировку, рекламу, заработную плату работникам отдела реализации и другое. При  составлении сметы следует иметь  в виду, что часть расходов на продажу является постоянными расходами (расходы на рекламу). Расчет сметы  расходов на продажу готовит отдел  продаж.

 

В смете общехозяйственных  расходов рассчитываются плановые расходы  на нужды управления, не связанные  непосредственно с производственным процессом. Как правило, в данном документе могут быть представлены следующие плановые расходы: административно-управленческие; по содержанию общехозяйственного персонала, не связанного с производственным процессом; амортизационные отчисления и расходы  на ремонт основных средств общехозяйственного и управленческого назначения; арендная плата за помещения общехозяйственного назначения; расходы по оплате информационных, консультационных и аудиторских  услуг; другие управленческие услуги. Все эти расходы считаются  условно-постоянными, так как они  в целом не зависят от увеличения или уменьшения объемов производства.

 

На основании подготовленных смет рассчитывается план прибылей и  убытков, который является последним  шагом при подготовке операционного  бюджета. Бюджетный отчет о прибылях и убытках (план прибылей и убытков) включает в себя следующие показатели:

 

1. выручка от продаж;

 

2. себестоимость продаж;

 

3. валовая прибыль (убыток) (п.1-п.2);

 

4. коммерческие расходы;

 

5. управленческие расходы;

 

6. прибыль (убыток) от продаж.

 

Если в соответствии с  учетной политикой предприятия  общехозяйственные расходы распределяются на себестоимость реализуемой продукции, то соответственно из плана убирается  строка управленческие расходы, так  как данные расходы будут учтены в себестоимости продукции (работ, услуг).

 

Второй составной частью главного (сводного) бюджета организации  является финансовый бюджет (план). В  наиболее общем виде он представляет собой баланс доходов и расходов организации. В нем количественные оценки доходов и расходов, приводимые в операционном бюджете, трансформируются в денежные. Его основной целью  является отражение предполагаемых источников поступления финансовых средств и направления их использования.

 

С помощью финансового  бюджета можно получить информацию о таких показателях, как: объем  продаж и общая прибыль; себестоимость  продаж; процентное соотношение доходов  и расходов; общий объем инвестиций; использование собственных и  заемных средств; срок окупаемости  вложений и другое. В конечном итоге  финансовый бюджет представляет собой  баланс активов и пассивов предприятия.

 

Финансовый бюджет состоит  из бюджета инвестиций (капитальных  затрат), бюджета денежных средств; бюджетного бухгалтерского баланса.

 

В бюджете инвестиций (капитальных  затрат) определяются источники инвестиционных ресурсов и направления предполагаемых капитальных вложений, связанных  с приобретением зданий, сооружений, оборудования, транспортных средств, земельных  участков; реконструкцией, расширением  и техническим перевооружением  действующих предприятий и тому подобное.

 

Определение необходимости  данных действий и привлечение источников финансирования капитальных вложений являются ключевой задачей управленческого  учета.

 

В основу сметы капитальных  вложений при планировании привлечения  инвестиций должен быть положен инвестиционный анализ предлагаемых проектов по реконструкции  предприятия, внедрению новых технологий. При условии привлечения дорогостоящих  инвестиций и длительного периода  окупаемости проекта кредиты  могут оказывать весьма значительное влияние на финансовый бюджет и, соответственно, на экономику предприятия в целом.

 

Бюджет денежных средств  представляет собой планируемые  поступления денежных средств и  различные платежи, которые необходимо осуществить в заданном планируемом  периоде. При составлении бюджета  выявляются периоды излишка финансовых ресурсов или их нехватки. Четко  спланированный бюджет денежных средств  обеспечивает предприятию достаточную  кассовую наличность на любой момент. С его помощью прогнозируются конечные остатки на счетах денежных средств, необходимые для составления  прогнозного бухгалтерского баланса.

 

Последним шагом в подготовке главного бюджета (сводного) является разработка прогнозного бухгалтерского баланса. Он отражает структуру активов  и пассивов организации и соответствует  отчетной форме № 1.

 

Для составления этого  документа используются данные всех раннее разработанных смет операционного  и финансового бюджетов. При помощи бюджетного бухгалтерского баланса:

 

- рассчитываются все базы  по налогам : на имущество, добавленную  стоимость, на прибыль и другие;

 

- планируется дебиторская  и кредиторская задолженность,  в том числе просроченные;

 

- корректируются многие  производственные и экономические  показатели: себестоимость, цены  реализации, управленческие расходы,  расходы на продажу, выпуск  продукции, реализация и другое  в зависимости от поставленных  задач и возможных результатов.

 

Рассмотрение бюджетного бухгалтерского баланса представляет собой последнюю фазу принятия или  отклонения главного бюджета либо внесения необходимых изменений и корректировок.

 

Рассмотрение планового  главного бюджета - это серьезное  мероприятие, как для собственников  предприятия, так и для потенциальных  инвесторов. Не менее важен бюджет для руководства предприятия, так  как он является программой, обязательной для выполнения.

 

Для всех служб организации  на основании утвержденного бюджета  доводятся ежеквартальные и ежемесячные  планы доходов и расходов.

 

Эффективность и обоснованность бюджетирования оценивается путем  сопоставления плановых показателей  с фактическими. Как правило, чем  точнее планирование, тем меньше отклонений по всем показателям.

 

Наиболее распространенным в нашей практике и наиболее привычным  для понимания руководителями любого уровня управления является бюджет доходов  и расходов (БДиР) или, как его  называют, бюджет прибыли и убытков.

 

Назначение данного бюджета - показать соотношение всех доходов (выручки) от реализации (по фактически отгруженной или поставленной потребителям продукции либо по показанным услугам) с расходами.

 

Формируемые бюджеты должны отвечать следующим требованиям:

 

1. Бюджеты должны быть  напряженными, но достижимыми. Лишь  сбалансированность мотивирует  соблюдение бюджета.

 

2. Право на существование  имеет только действительный  бюджет. Теневой или аварийный  бюджеты недопустимы.

 

3. Бюджет является обобщающим  планом в натуральных и денежных  единицах.

 

4. Ответственный за исполнение  бюджета должен принимать участие  при его разработке, для того  чтобы со всей ответственностью  отнестись к составлению бюджета.

 

5. Бюджет является своеобразной  инструкцией к записи по счетам. Он требует равенства планируемых  и фактических данных.

 

6. Бюджет остается неизменным  во время бюджетного периода.

 

Составленный бюджет должен проходить согласование со всеми  службами организации, участвующими в  его формировании, после чего он представляется на рассмотрение руководству  организации. После одобрения руководством организации бюджет становится действующим. Он должен быть обязательно принят перед началом хозяйственного года, для того чтобы требуемые мероприятия  могли быть своевременно выполнены. Бюджет имеет силу для целого временного периода. Меняющиеся данные, параметры  или цели не ведут к изменению  бюджета. Сведения об отклонениях, полученные в результате сравнения плановых и фактических показателей, учитываются  на будущее к началу срока действия следующего бюджета.

 

Для выявления недостатков  и ошибок в организации бюджетирования проводят анализ основных показателей  бюджетов.