Орловский областной Совет народных депутатов как орган законодательной власти

Таким образом, законодательную  и нормативную базу ДОУ составляют:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;
• указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;
• нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
• технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• унифицированные системы документации;
• нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

Нормативное регулирование ДОУ позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.

 

 

 

 

 

 

2. Системы документации в государственных учреждениях

Организационно-распорядительная деятельность в управлении заключается главным  образом в разработке и реализации управленческих решений, документируемых  в ОРД. Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом управленческой документации.

ОРД классифицируют на три группы:

—  организационную документацию (учредительные договоры, уставы, положения, правила, штатные расписания, инструкции);

—  распорядительную документацию (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

—  информационно-справочную документацию, которую, в свою очередь, можно условно подразделить на:                          

—  оперативно-информационную (письма, телефонограммы, факсы и т. п.);

—  справочно-информационную (акты, протоколы, докладные, служебные записки и т. д.).

Кроме того, Общероссийский классификатор  управленческой документации (ОКУД) в  число ОРД включает документы  по личному составу (персоналу): заявления, личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу и целый ряд  других.

Оформление ОРД, как уже было сказано, осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30—2003, устанавливающим состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного Герба РФ. Правильно оформленные реквизиты организационно-распорядительных документов гарантируют их юридическую силу(16).

В соответствии с ГОСТ Р 6.30—2003 при  подготовке и оформлении ОРД используются следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской  Федерации;

02 — герб субъекта Российской  Федерации;

03 — эмблема организации или  товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05  — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер  налогоплательщика / код причины  постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об  организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 — место составления или  издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

29 — отметка о поступлении  документа в организацию;

30 — идентификатор электронной  копии документа (отметка для  автоматического поиска документа)(16).

Перечисленный состав реквизитов следует  считать типовым, поскольку набор  их при подготовке различных видов  документов, документов одного и того же наименования в различных организационно-управленческих ситуациях может быть различным.

ГОСТ Р 6.30—2003 устанавливает в  рамках стандартного листа бумаги (формата) место расположения для каждого  реквизита с учетом последовательности оформления и прочтения документа  Стандартом предусматривается два  варианта бланков — угловой и  продольный.

Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения штампов располагается в левом верхнем углу формата для углового варианта бланка и в верхней его части при продольном варианте бланка документа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Документы этой системы играют служебную  роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. 

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх  по системе управления: от работника  к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в  вышестоящую. 

На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы  могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов. 

В состав информационно-справочных документов входят: докладная, служебная, объяснительная записки, предложение, представление, заявление, переписка, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Документы, создаваемые при  оформлении приёма, увольнения и перемещения  сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют кадровую документацию. Это – приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются  сведения, необходимые для осуществления  гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Они  участвуют в регулировании взаимоотношений  между сторонами трудовых правоотношений и определяют их полномочия, права  и обязанности. Поэтому изучение состава кадровой документации актуально  в современных условиях.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 – это формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приёме на работу.

Для заявления о приёме на работу характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, место проживания заявителя, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

Заявление о приёме на работу после его рассмотрения, а также  ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для  издания приказа о приёме на работу. В случае принятия отрицательного решения  заявителю сообщают о нём устно  или письмом (по указанному в заявлении  адресу).

Заявление о переводе на новую должность может быть написано на общем бланке или на стандартном  листе бумаги формата А5. В адресате заявления о переводе на другую должность  заявитель указывает занимаемую им должность.

Такие виды заявлений, как  заявление о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и  родам и т.п., должны содержать  в тексте указание на наличие необходимых  документов (больничного листа, справки  с места учёбы и т.п.), без  которых решение вопроса о  предоставлении отпуска невозможно. В этих случаях соответствующие  документы представляются на рассмотрение вместе с заявлением. Рассмотрение вопроса о предоставлении очередного отпуска производится с учётом графика отпусков.

Приказы по личному  составу представляют собой документы, которыми оформляется приём на работу, увольнение, переводы сотрудников предприятия.

Оформляют приказы по личному  составу на общих бланках. В заголовке  к тексту такого приказа пишут: "О  приёме на работу", "О переводе на другую работу", "Об увольнении", "О предоставлении отпуска", "О  поощрении", "О нарушении", "О  наложении административного взыскания" и т.п.

В приказах по личному составу  констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п. Эти глаголы печатают прописными буквами от 0-го положения табулятора. От 1-го положения табулятора начинают печатать содержание текста распорядительной части. Фамилию печатают полностью прописными буквами. А имя и отчество – строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издаётся приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.

Приказы по личному составу  хранятся 75 лет в архиве предприятия или организации. 

Трудовая деятельность граждан  фиксируется в трудовых книжках, в которые заносятся общие сведения о работнике, сведения о работе с начала трудовой деятельности, поощрениях и награждениях. Формулировки в трудовых книжках должны соответствовать формулировкам, указанным в Трудовом кодексе Российской Федерации.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Одним из основных документов кадровой документации является личная карточка рабочих и служащих. Форма карточки типовая. Все записи в карточке должны быть документально обоснованы. На основании паспорта указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, называются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, национальность, номер, серия и срок действия паспорта, кем и когда он выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указываются на основании записей в трудовой книжке.

В обязательном порядке проставляются  дата заполнения карточки и подпись  лица, на которое она заведена. При  увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа  и указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться  с особой тщательностью, так как  они нередко служат основанием для  подтверждения трудового стажа. Заполняются личные карточки от руки или машинописным способом. Графы, в  которых возможно частое внесение изменений, заполняют карандашом.

По краям личной карточки предусмотрена зона для кодирования  содержащейся в ней информации о  работнике, что даёт возможность  оперативного поиска нужной карточки с помощью соответствующих технических  средств.

При изменении сведений о  работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые  заверяются подписью специалиста отдела кадров, а если изменения вносятся в разделы "Общие сведения" и "Сведения о воинском учете", то и подписью самого работника.

Характеристика – это официальный документ кадровой документации, который выдаёт администрация, учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Характеристика может  быть оформлена на общем бланке формата  А4. Она имеет следующие реквизиты: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдаётся характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст подписи; печать.

В тексте характеристики можно  выделить логически взаимосвязанные  составные части. Первая – это  анкетные данные. Следующие за названием  документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, учётную степень  и звание (если они имеются), год  рождения, образование сотрудника. Вторая часть текста характеристики – данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т.п.). Третья часть – собственно характеристика, т.е. оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника: его отношения к работе, повышения профессионального уровня, поведения в быту. Четвёртая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.