Орловский областной Совет народных депутатов как орган законодательной власти

Комитеты Орловского областного Совета народных депутатов формируются  из числа депутатов. Каждый депутат, за исключением Председателя и его заместителей, должен входить в один из комитетов Орловского областного Совета народных депутатов.

Председатели комитетов  избираются Орловским областным  Советом народных депутатов по предложению  Председателя Орловского областного Совета народных депутатов, а также его  депутатов на срок полномочий Орловского областного Совета народных депутатов  большинством голосов от числа избранных  депутатов. Заместители председателей комитетов, в свою очередь, избираются членами соответствующих комитетов. Председатели комитетов или их заместители, как правило, работают в Орловском областном Совете народных депутатов на постоянной основе.

Комитеты осуществляют свою деятельность по вопросам, отнесенным к их компетенции. Так они:

• осуществляют подготовку и предварительное рассмотрение законопроектов;
• организуют и проводят публичные депутатские слушания в соответствии с законом;
• осуществляют функции контроля за реализацией законов Орловской области, иных правовых актов Орловского областного Совета народных депутатов;
• дают заключения и предложения по соответствующим разделам проекта бюджета Орловской области;
• решают вопросы организации своей деятельности.

В целях обеспечения деятельности Орловского областного Совета народных депутатов образуется его аппарат, возглавляемый Руководителем аппарата Орловского областного Совета народных депутатов. Структура аппарата и его штатное расписание утверждаются постановлением Орловского областного Совета народных депутатов. Государственные служащие аппарата назначаются на должность и освобождаются от должности Председателем Орловского областного Совета народных депутатов на конкурсной основе, если иное не установлено федеральным законом и законом области.

Таким образом, Орловский  областной Совет народных депутатов  является постоянно действующим  высшим и единственным органом законодательной  власти Орловской области, состоящим  из 50 депутатов, избираемых населением области на 5 лет на основе всеобщего равного и прямого избирательного права при тайном голосовании.

Совет осуществляет нормотворческую  деятельность путем принятия нормативных  актов и других решений, обязательных для всех исполнительных органов  местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций, расположенных  на территории города. Совет осуществляет контроль за исполнением собственных  решений.  В его структуру входят Совет народных депутатов(см. приложение 1) и Аппарат Орловского областного Совета народных депутатов(см. приложение 2).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Управление делопроизводства Аппарата Совета как структурное подразделение Аппарата Совета.

 
     Управление делопроизводства Аппарата Орловского областного Совета народных депутатов является структурным подразделением аппарата Совета и осуществляет документационное обеспечение деятельности Совета.

Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами  и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом Орловской области, законами Орловской области, актами Губернатора  Орловской области.

Управление имеет печать со своим  наименованием, печать «отдел распорядительных документов», «для пакетов и телеграмм», другие необходимые для работы печати, а также штампы и бланки установленного образца.

В структуру Управления входят:

• Начальник Управления;
• Заместитель начальника Управления – начальник отдела информационно-технического обеспечения;
• Протокольный сектор;
• Сектор по работе со служебными документами;
• Сектор по работе с письмами и обращениями(см. приложение 3).

Согласно Инструкции по делопроизводству Управления делопроизводства областного Совета, Начальник управления организует работу Управления и несет ответственность за выполнение возложенных на него задач и обязанностей; вносит предложения о назначении, увольнении, перемещении работников Управления; руководству о поступающей  корреспонденции в Совет; обеспечивает взаимодействие с другими структурными подразделениями Аппарата Совета; подписывает служебную документацию в пределах компетенции Управления; участвует в заседаниях Совета, Президиума, совещаниях у Председателя Совета, руководителя Аппарата(15).

Заместитель начальника Управления –  начальник информационно-технического отдела в отсутствие начальника Управления исполняет его обязанности; организует работу отдела и несет ответственность за решение вопросов, относящихся к ведению отдела; планирует, организует, координирует, контролирует, использование кадровых, информационных, технологических, материально-технических и иных ресурсов отдела.

Основные задачи Управления делопроизводства определены в Положении «Об Аппарате Орловского областного Совета народных депутатов»:

• обеспечение депутатов, структурных подразделений Аппарата Совета соответствующими материалами к заседаниям Совета, его Президиума, комитетов;
• ведение и оформление протоколов и стенограмм заседаний Совета, своевременный выпуск и доведение принятых постановлений Совета и распоряжений Председателя Совета до исполнителей;
• соответствующее документальное оформление поручений Председателя Совета, его заместителя по поступающим документам и своевременное направление их исполнителям;
• обеспечение едиными для Аппарата Совета требованиями в вопросах ведения делопроизводства, организации работы с документами;
• формирование номенклатуры дел;
• ведение текущего архива, своевременная подготовка и сдача протоколов заседаний Совета, распоряжений Председателя Совета, других документов на постоянное хранение в архив;
• осуществление приема, регистрации и учета всей поступающей в Совет корреспонденции, ее аннотирование, реквизитное и документальное оформление и направление Председателю Совета, другим адресатам по назначению, осуществление контроля за своевременным прохождением документов, за сроками их исполнения;
• отправление адресатам всей исходящей корреспонденции Совета;
• обеспечение своевременного выполнения копировально-множительных и
• машинописных работ;
• оказание методической и консультативной помощи депутатам Совета, сотрудникам Аппарата Совета в вопросах делопроизводства и работы с документами;
• осуществление периодической сверки наличия документов;
• обеспечение сохранности штампов, журналов, другой документации;
• осуществление анализа поступивших в Совет обращений граждан и юридических лиц;
• обеспечение соблюдения режима секретности и защиты сведений, составляющих государственную тайну, а также иной охраняемой законом информации;
• информационно-техническое обеспечение деятельности Совета;
• информационное сопровождение телекоммуникационных сетей Совета, в том числе сайта Совета, и их развитие;
• обеспечение защиты общедоступной информации, размещаемой Советом в информационно-коммуникационных сетях;
• компьютеризация рабочих мест(11).

 

 

 

 

3. Организация документационного обеспечения деятельности Орловского областного Совета народных депутатов

Организация документооборота

Документооборот – движение документов с момента их получения  или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело(17).

Согласно Инструкции по делопроизводству в Аппарате Орловского областного Совета народных депутатов, все поступающие в областной Совет документы принимаются, проходят первичную обработку, распределение и регистрацию в Управлении делопроизводства (канцелярии). Документы, доставляемые фельдъегерской службой. Принимаются протокольным сектором или специально уполномоченными лицами(15).

При приёме и первичной  обработке документов производится проверка правильности адресования, оформления и доставки, целостности упаковки, наличия указанных вложений.

Все конверты, за исключением  конвертов, имеющих пометку «Вручить лично», вскрываются. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или отдельных листов и приложений, повреждение документов и т.д., составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр хранится в управлении Делопроизводства, а второй вместе с самими документами возвращается отправителю документа. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.

После регистрации документы  направляются Руководителю Аппарата областного Совета, в депутатские объединения, комитеты и комиссии областного Совета, структурные подразделения Аппарата областного Совета. Резолюции руководителей, рассмотревших документы, оформляются на специальном бланке или непосредственно на документе в верхней его части на свободном от текста месте.

Документы, рассмотренные  руководством областного Совета и Руководителем  Аппарата областного Совета, в соответствии с их поручениями направляются в подразделения через Управление делопроизводства. Сотрудники, ознакомившись с документом, проставляют свою подпись и дату ознакомления в нижней части оборотной стороны последнего листа документа. Руководители подразделений организуют работу с поступившими документами, обеспечивают подготовку ответных документов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений. После завершения работы над документом исполнитель должен кратко изложить на самом документе или на отдельном листе бумаги в форме краткой справки результаты выполнения поручения. На исполненном документе, на первом листе или на приложенной к нему справке о результатах исполнения документа руководителем проставляется отметка «В дело». Служба делопроизводства подразделения периодически сверяет наличие документов, находящихся на исполнении, с учетными данными,  составляет сводку о ходе исполнения документов и докладывает её руководителю подразделения.

Обращения граждан, адресованные областному Совету и его должностным  лицам, а также письма, телеграммы и другие документы, поступившие  в Управление делопроизводства, но не относящиеся к законодательной  инициативе и ведения областного Совета направляются в сектор по работе с письмами и заявлениями граждан.

На обращениях проставляется  регистрационный штамп с указанием  даты поступления и входящего  порядкового номера. Конверты от обращений  сохраняются и прикладываются к  письмам. Обращения, касающиеся деятельности областного Совета, после регистрации обработки направляются под расписку в аппараты депутатских объединений, комитетов и других подразделений.

 Обращения по вопросам, не относящимся к компетенции областного Совета, в пятидневный срок направляются сектором по работе с письмами и заявлениям граждан по принадлежности в соответствующие органы государственной власти, организации, должностным лицам с уведомлением об этом заявителей в письменной форме.

Сектор по работе с документами  и заявлениями граждан и другие подразделения обязаны обеспечить своевременное и объективное  рассмотрение обращений, сообщать о  результатах рассмотрения заявителям. Обращения рассматриваются в  срок не более 15 дней со дня их регистрации, а требующие дополнительного  изучения и проверки – в срок до 1 месяца. Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры или дано разъяснение и об этом уведомлен автор обращения.  Отметки о ходе и об итогах рассмотрения обращении вносятся в регистрационную форму, используемую для учета и регистрации обращений.

Подготовка  и оформление документов, их учёт и  рассылка

Служебные документы оформляются  на бланках А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм) установленной формы с угловым  или продольным расположением реквизитов, а также на стандартных листах бумаги. Для бланков поручений  установлен формат А6 (105х148 мм).

На бланках печатаются документы, представляемые для рассмотрения на заседаниях областного Совета, Президиума областного Совета, адресуемые руководству  областного Совета, а также в депутатские  объединения, комитеты, комиссии, исходящие  документы, направляемые в другие учреждения и организации. Внутренняя переписка  по вопросам материально-технического,  информационного, хозяйственного и иного обеспечения ведется без использования бланков на стандартных листах бумаги. Также бланки не применяются при подготовке первоначальных вариантов документов, для оформления копий служебных писем, остающихся в делах.