Деловые письма в своем историческом развитии и их виды

Своевременное предупреждение важно не только потому, что дебиторская  задолженность сковывает капитал, с которым фирма могла бы рентабельно  работать, но и потому, что должник в скором времени может превратиться в плохого клиента. Он с большей охотой покупает там, где у него еще нет долгов. Помимо всего прочего, напоминание должно не только просто требовать деньги с клиента, но и добиваться его расположения.

Напоминание принадлежит к одной из сложных и важных разновидностей деловых писем. Предварительно необходимо тщательно обдумать текст такого письма. Это нужно сделать только раз, потому что письма-напоминания в дальнейшем могут быть размножены. Размноженные предупреждения действуют даже менее раздражающе. Только закоренелых должников следует предупреждать лично. При этом необходимо избегать острот, юмористических формулировок.

Уровни писем-напоминаний:

1-я ступень: мягкое напоминание, оформленное в любезное письмо-рекламу, смотря по обстоятельствам, связанное с коммерческим предложением общего характера, чтобы дать понять клиенту, что он еще не потерял доверия. Но первое напоминание должно последовать незамедлительно, как только подойдет срок оплаты счетов (Die erste Erinnerung muß ; aber sofort verschickt werden, wenn der Rechnungsbetrag fallig geworden ist). Целесообразно повторение письма этого первого уровня, только несколько сдержаннее.

2-я ступень: должнику устанавливается срок оплаты. (Man setzt dem Schuldner eine Zahlungsfrist).

3-я ступень: сразу после истечения (указанного выше) повторного срока отправляется персональное письмо. Но оно уже направляется не бухгалтерией, а руководством фирмы или другого отдела, скажем, отдела сбыта или продаж, (die Vertriebs- oder Verkaufsabteilung).

4-я ступень: письмо с уведомлением Einschreibebrief. Оглашается приказ об оплате (der Zahlungsbefehl wird angekündigt). Однако и в этом письме пока еще клиенту говорится, что ему охотно возобновят поставки.

5-я ступень: приказ об оплате Zahlungsbefehl. Хороший бизнесмен должен пытаться найти взаимопонимание по вопросу предупреждений и приказа об уплате и с самым злостным неплательщиком. Если же приказ об оплате уже неизбежен, то имеет смысл в отдельном письме обосновать причины, вынудившие это сделать. Даже и тот, кто однажды попал в финансовые затруднения, впоследствии может оказаться хорошим клиентом. Поэтому полезно об оплате напоминать не только в письмах, но и в телефонных разговорах, и во время встреч представителя фирмы.

 

1.4.8 Отказ

Таким же неприятным и  тяжелым, как и напоминание, является отказ от заказа. С правовой точки  зрения отказ законен только когда  он производится одновременно с заказом. Поэтому рекомендуется отправлять телеграммы. Но телеграмма в любых  обстоятельствах должна быть дополнена подчеркнуто вежливым письмом, поясняющим отказ (но не перекладывая ответственности на партнеров!!) и, по возможности, предлагающим другой заказ, с помощью которого стараются найти у клиента понимание относительно своего отказа и выражают признательность за принятие отказа. На практике упомянутое законодательное установление срока выполняется предупредительно и снисходительно. То же самое действительно и при изменении коммерческого предложения.

 

1.4.9 Рекламное письмо

Любое коммерческое письмо является в то же время и рекламным, даже письма-напоминания. Хороший коммерсант-корреспондент при написании любого письма никогда не забывает о рекламе. Письма коммерсанту приходится писать в любом случае; тот, кто одновременно использует их и в качестве носителя рекламы, поступает умно и по-деловому.

По своим целям рекламные  письма подразделяются на две группы:

1. письма, в которых рекламируются товары -Briefe, die für die Ware werben.

2. письма, завоевывающие доверие клиентов -Briefe, die um das Vertrauen des Kunden werben.

К первой группе относят  все письма, в которых клиенту  делается общее коммерческое предложение. Часто они сопровождаются рассылкой  проспектов, или просят у клиента  позволения прислать проспект или каталог. В рекламных письмах, проспектах или каталогах следует избегать напыщенных утверждений. В любом виде рекламы нельзя делать даже намека на недобросовестную конкуренцию! Это наказуемо. Недобросовестной рекламой в понимании законодателя являются:

- ложные сведения о предприятии, товарах, услугах, источниках поставок, количестве произведенной продукции и ценах (falsche Angaben über Ihren Betrieb, Ihre Waren, Leistungen, Bezugsquellen, Vorräte und Preise);

- бросовые цены - "демпинг" (Preisschleuderei -"Dumping");

- дискредитация своих конкурентов (Verleumdung Ihrer Konkurrenten);

- переманивание рабочей силы (Abwerben von Arbeitskräften);

- промышленный шпионаж (Betribsspionage)

 Ко второй группе относится регулярная информация клиентуры по обслуживанию, информация по особым поводам (переезд Umzug, открытие филиала Einrichtung einer Filiale, изменение цен Preisänderung), поздравительные письма (Gratulationsbriefe) и т.д. Все рекламные письма по способу их написания подразделяются на две больших группы:

1. индивидуальные письма, напечатанные на машинке;

2. размноженные стандартные письма. Они могут быть набраны на компьютере или напечатаны типографским способом.

 

1.4.9.1 Индивидуальное письмо

Индивидуальное письмо обладает большими преимуществами, если не принимать в расчет затраты. Если оно направлено клиенту по особому поводу (Новый Год - юбилей фирмы -семейное торжество), такой знак особого внимания будет должным образом оценен и вознагражден развитием, вполне возможно, еще более тесных деловых контактов. Поздравления по подобным поводам могут, если они составлены с отменным вкусом, содержать тонкий рекламный намек на характер отношений между составителем письма и виновником торжества.

 

1.4.9.2 Стандартное письмо

Достигает более широкого эффекта, поскольку сфера его  распространения намного шире. Зато его гораздо сложнее довести до нужного адресата. Для этого письмо можно снабдить диаграммами и схемами и сделать его графически более действенным. При использовании размножаемых писем желательно отходить от обычных схем. Шапка письма должна располагаться под самой важной, первой, ударной строкой.

Ни в коем случае нельзя придавать стандартному письму вид  индивидуального. Адресат сразу  это распознает и будет считать, что к нему относятся не очень  уважительно. Стандартное письмо не должно скрывать, что оно обращено ко многим. Но его следует сформулировать и оформить так, чтобы как можно больше людей могли счесть его достойным своего внимания. Первая строчка должна приковать взор и увести в текст письма. Поэтому начало первого предложения охотно выносят в заглавие письма. Но его продолжение следует сформулировать таким образом, чтобы оно создавало иллюзию непосредственного обращения к клиенту и возбуждало его любопытство. Например: (16).

Первая строка должна заговорить с читателем в подлинном смысле этого слова и пробудить его любопытство к содержанию письма. Поэтому она должна тесно примыкать к самому тексту, однако слишком не раскрывая его. К примеру рекламное письмо одной большой американской рассылочной фирмы. В этом письме предлагаются брюки из не мнущейся ткани: (17).

Предложение фирмы обращено к потребителю.

При написании письма следует постоянно держать в  уме адресата или группу адресатов, особенно в рекламных письмах. Нельзя в одном письме рекламировать  разнородные товары, у которых  различный круг заинтересованных лиц. Рекламные письма можно классифицировать на две больших группы:

1. рекламные письма к посредникам - Werbebriefe an Wiederverkäufer.

2. рекламные письма к потребителям - Werbebriefe an Verbraucher

Рекламное письмо к коммерсантам может и должно быть деловым, в то время как рекламные письма к потребителю в основном направлены на их эмоции. Вместо заинтересованности в прибыли здесь следует пробуждать жажду обладания.

В свою очередь рекламные  письма к клиентам (потребителям) можно тоже подразделить на две группы:

1. письма к клиентам - Werbebriefe an Kunden;

2. письма к "еще-неклиентам" (или: потенциальным клиентам) - Werbebriefe an Noch-nicht-Kunden.

В рекламных письмах  к клиентам можно исходить из того, что многое уже известно. В рекламе можно напомнить клиенту о качестве товара, о сфере обслуживания. Помимо этого предоставляется возможность продемонстрировать клиенту, что данное коммерческое предложение рассчитано именно на него. При этом допустимы ссылка на прежние контакты с клиентом или вид товаров, которые клиент уже покупал. Часто и запрос самого клиента становится поводом к направлению индивидуального рекламного письма. Подобный повод дает "еще-не-клиент" и тогда, когда его внимание привлекают объявлениями или когда он сам ведет поиск поставщика.

Рекламные письма к потенциальному клиенту несравнимо труднее сформулировать. Они всегда менее эффективны.

"Еще-не-клиентов", как  правило, пытаются отыскать с  помощью размноженных и разработанных  по определенному плану серий  рекламной продукции (плакаты, рекламные материалы, рассылаемые по почте, листовки). Одно письмо должно дополнять другое, углублять его эффективность. Одно-единственное письмо в большинстве случаев бесплодно. Оно производит воздействие только в серии. Первое письмо подготавливает почву для восприятия последующих рекламных писем. Только повтор приводит к желаемому успеху. Это относится как к рекламным письмам, так и объявлениям.

 

2. Структурные, лексические и синтаксические особенности деловых писем

 

В практической части работы мы хотели бы проанализировать современные деловые письма и письма 19 века на основе немецкого языка, а затем сравнить правила и приемы, используемые для ведения современной деловой переписки в Германии и в России.

Для анализа немецких писем, относящихся к разным временным периодам, мы выбрали письма-заказы (Bestellung oder Auftrag) и подтверждение отправки товара или выполнения заказа (Versandanzeige oder Bericht uber die Ausfuhrung einer Waaren-Bestellung).

 

1. Современные немецкие деловые письма и письма 19 века

 

1. Заказ товара

 

2.1.1.1Форма письма

Письмо 19 в. (18) представлено только в виде текста письма (начало, содержание, конец); адрес получателя, место и день составления опущены. Однако, основываясь на теоретическом материале, мы обнаруживаем, что эти данные уже в 14 веке стали неотъемлемой частью при составлении писем, а с 18 века ставятся исключительно в начале. Следующие составные элементы: обращение, текст письма, заключительная фраза прощания и подпись присутствуют и в том и в другом примере (11), (19).

В начале письма 19 в. Упоминают необходимую в структуре того времени дату последнего письма делового партнера (10 d. Mts.), в современном мы видим уже только номер (Nr. 3655/93).

 

2.1.1.2 Синтаксис

В 19 в. основными качествами хорошего коммерческого (делового) стиля считались «ясность, краткость и благозвучность», но несмотря на это в письмах присутствовало большое количество предложений со сложными конструкциями и клише канцелярского бюрократического стиля. В нашем примере первое предложение текста является сложно-подчинительным, с однородными членами предложения (ersuche und bitte) и инфинитивной конструкцией (mir durch erste Fuhrgelegenheit zu senden). В этом состоит основное различие в синтаксисе, т. к. в настоящее время коммерческие письма пишутся в деловом, четком и естественном стиле. Текст должен быть предельно понятен, информативен, логично построен, без лишних слов и повторов, что мы и видим в нашем примере (19). Все предложения текста являются простыми, распространенными и повествовательными (Die Rechnung erbitten wir in dreifacher Ausfertigung).

Одним из основных правил в написании деловых писем является предпочтение в использовании «Sie»-стиля вместо «wir»-стиля. Данная тенденция явно прослеживается в наших примерах: …womit Sie mir Ihren letzten Preiscourant ubersandten; Bitte liefern Sie die Gerate…

Общей чертой в письмах  можно назвать то, что в соответствии со стилем все предложения повествовательные, т. к. в текстах делового стиля  не употребляются восклицательные  и вопросительные предложения, а  также риторические вопросы (20).

 

2.1.1.3 Лексика

Наиболее явные отличия  между современными деловыми письмами и письмами 19 в. наблюдаются в  лексике. В письмах 19 в. употребляется большое количество устаревшей лексики (in Erwiederung Ihres Geehrten, Fuhrgelegenheit, Preiscourant). В современном языке слово «Preiscourant» заменено немецким эквивалентом «Preisliste», употребляемом не только в деловом стиле. В данном латинско-французском заимствовании (21), как и в первом, латинском (22), компоненте сложного слова «Colonialwaaren» и в слове арабского происхождения, перешедшего затем во французский язык и из него заимствованное в немецкий, «Caffee» (23) еще не наблюдается орфографической ассимиляции (24): «-courant», «Caffee» и «Colonial-» пишутся через несвойственную немецким словам букву «С» в начальной позиции, которая позже, в результате уже вышеупомянутой ассимиляции заимствованных слов, была заменена на «К»: «Kolonial-», «Kaffee», слово же «Courant» в современных немецких словарях не встречается. Наблюдаются орфографические различия в слове «Waare(n)».В 19 в. оно пишется через удвоенный гласный «а», в современном же языке – «Ware(n)», через один гласный.

Несмотря на то, что заимствованное из французского наречие «’a» (25) в значении предлога «по» употребим в современном немецком языке (’a 10 Euro – по 10 евро), все же в деловой переписке общепринятым является выражение «zum Preis von…». Различия также наблюдаются в весовых и денежных единицах измерения. «U.» является сокращением от весовой категории «Unze» = «унция», ныне неупотребимой.

В письмах 19 в. встречаются сокращения, принятые в том же написании и в современном языке: «d. Mts.», т. е. «dieses Monats», в современных немецких письмах существует также вариант «d.M.». В примере современного письма (19) мы обнаруживаем следующие сокращения: z.Hd. = zu Haеnden (на данный момент оно уже считается устаревшим), Frankfurt a. M. = Frankfurt am Main, Nr. = Nummer, o.g. = oben genannt, Best.-Nr. = Bestellnummer, Co. = Kompagnon, i. V. = in Vollmacht. Можно заметить, что письмо прямо таки переполнено сокращениями, что не является положительной характеристикой данного примера, т. к. большое количество сокращений может означать то, что автор письма не хотел тратить много времени на его составление, и он не очень серьезно и уважительно относится к получателю.