Документационное обеспечение управления

1. Виды  и реквизиты служебных  писем. Бланки, на которых  оформляются служебные  письма.

     Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

     Служебные письма применяются для решения  многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.

     Так как служебные письма выступают  связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения. Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или в личном разговоре).

     Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке письма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, так как при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов. Поэтому, если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует составить отдельный документ. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности. _

     Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составлялся: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п. Учитывая постоянный рост объемов информации, с которой приходится знакомиться работникам управленческого аппарата, для активизации восприятия информации письма можно рекомендовать изменить традиционный порядок изложения текста письма и начинать его с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть.

     Письма  по несложным, обговоренным заранее  вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.

     Например: "Просим выделить 15 компьютеров для конкурса операторов ЭВМ".

      Главная цель служебного письма - побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Слова должны точно отражать смысл. Многословие мешает выделить суть документа.

     Приводимые  факты должны быть объективны, обязательно проверены, цифровые данные - точны. Тон письма должен быть нейтральным.

     В ГОСТе Р 6.30-97 указано: "В письмах  используют следующие формы изложения:

     - от первого лица множественного числа ("просим направить", 
"направляем на рассмотрение");

     - от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", 
"прошу выделить");

     - от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным")"^

     Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкцией: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п.

     Уважение  к адресату помогают выразить деепричастные  обороты типа: "внимательно рассмотрев Ваши предложения,..", "Тщательно изучив Ваши замечания...".

     Несмотря  на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: "В порядке обмена...", "В порядке исключения...", "В связи...", "В соответствии..." и т.п.

     Причины принятия решений также формулируются с помощью деепричастных оборотов: "учитывая", "считая", "принимая во внимание", "рассматривая", "руководствуясь" и т. д.

     Так как письмо оформляется на бланке, его текст не следует начинать с указания наименования учреждения-автора, оно уже имеется в самом бланке.

     Письма  оформляются на специальном бланке для писем. Составитель документа, кроме текста, должен сформулировать заголовок письма (для формата А4), отвечающий на вопрос "о чём", указать адресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имя, отчество и номер телефона (реквизит составителя), проверить наличие приложений (если они есть).

     Письма, отправляемые из учреждения, делятся  на две группы-инициативные и ответные). Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится в бланк из инициативного письма при окончательном оформлении письма-ответа.

     По  характеру информации письма можно  разделить на большое количество разновидностей.

     Сопроводительное  письмо - часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д.

     Начинаются  письма этой разновидности словами: "Посылаем", "Направляем", "Возвращаем", "Прилагаем" и т.п., далее указываются заголовки и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа. Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка. Например:

     Направляем     Вам     на     рецензирование     рукопись "Программы     курса     "Организация     информационного обеспечения   управления".   Программа   предполагается как типовая для высших учебных заведений, имеющих специализации «менеджмент» или "организация управления". Отзыв просим прислать до 12 сентября 2011 г. Приложение: на 24 л. в 1 экз.

     или

     Направляем  Вам "Инструкцию по применению плана  счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий"'. Текст инструкции дается с учетом изменений, внесенных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 28 декабря 1994 г. № 1 73. Учитывая, что Инструкция вводится в действие с 1 января 2012 г., предлагаем ознакомить с ней всех заинтересованных работников финансовых служб. Приложение: инструкция.

     Во  всех остальных случаях, когда сопроводительное письмо не несет какой-либо информации, оно будет лишним и не должно составляться.

     Письма-приглашения  предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям.

     Информационное письмо - сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность каких-либо организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

     Рекламное письмо - разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров.

     Этот  вид писем получил распространение  с созданием хозрасчетных и кооперативных организаций. Его цель - побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно. Ниже приводим пример оформления рекламного письма.

     Письмо-извещение  по своему стилю близко к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами; "Извещаем", "Сообщаем", "Ставим Вас в известность" и т.п., далее излагаются какие-либо факты Например:

     Сообщаем, что Ваш заказ принят к исполнению 26.12.11 и будет выполнен в трехмесячный срок с отгрузкой контейнером равными партиями в январе, феврале и марте 2012 г. Точные даты отправки и номера партий будут сообщены дополнительно.

 
     Письмо-подтверждение  содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.) Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола "подтверждать". Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправки позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им писем-напоминаний.

     Письмо-напоминание  содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть.

     Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Инициативные письма - это письма, требующие ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена. Однако их характер предполагает вариантность положительного или отрицательного решения поставленного вопроса. Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем, так как тема их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. 

2. Номенклатура  дел структурного подразделения. Составление  и оформление номенклатуры дел для текущего хранения документов.

 

    Пункт 75 ГОСТа Р 51141-98 определяет номенклатуру дел как «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Важно следующее:

    —  номенклатура закрепляет систематизацию всех документов;

    —  она содержит сроки хранения каждого  дела;

    —  чтобы стать действующим документом, она должна быть оформлена по правилам.

    Надо  учитывать, что номенклатура дел - локальный  нормативный документ, обязательный для исполнения всеми без исключения работниками организации, а не только службой ДОУ. Ее общее назначение - упорядочивание документов, формируемых в дела.

    Конкретные  функции номенклатуры таковы:

    —  используется как схема классификации  при распределении и группировке  исполненных документов в папки-дела. Заголовки дел, закрепленные в номенклатуре, переносятся затем на обложки дел;

    —  каждое дело имеет указание срока  хранения включенных в него документов. Определение сроков хранения - первый этап экспертизы ценности документов;

    —  нужна при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре;

    —  классификационная схема номенклатуры используется при формировании справочной картотеки на исполненные документы, причем рубрики картотеки соответствуют рубрикам номенклатуры;

    —  номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при  сдаче в архив дел со сроками  хранения до 10 лет включительно. Она  же - основа для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного. 

    Чтобы номенклатура соответствовала своему предназначению, при ее составлении  обязательно следует соблюдать  определенные правила, установленные  действующими в настоящее время  документами:

    —  Государственной системой документационного обеспечения управления и

    —  Основными правилами работы архивов  организаций.