Документационное обеспечение управления

    Порядок разработки и оформления номенклатуры дел 

    Номенклатура  дел на предстоящий год должна составляться в последнем квартале текущего года и после утверждения руководителем вводиться в действие с 1 января.

    Пример 1

    Номенклатура  дел на 2010 год должна быть разработана  в последнем квартале 2009 года и введена  в действие с 1 января 2010 года. 

    Каждый  год номенклатура пересматривается и уточняется, а не реже чем раз в 5 лет заново составляется и согласовывается. Новая номенклатура потребуется и при изменении функций и структуры организации, ведь это серьезно меняет состав документов. Общие требования к номенклатуре дел, которые учитываются при ее составлении, сводятся к следующему:

    —  систематизация всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

    —  включение в одно дело документов с учетом объединяющих признаков (хронологического, предметно-вопросного, номинального и т.п.) или возможного сочетания этих признаков. Раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

    —  конкретная и четкая формулировка заголовка  дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в  нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

    —  систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

    Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются для организаций, однотипных по характеру деятельности. Разница между ними состоит в характере применения:

    —  Типовая номенклатура устанавливает  типовой состав дел, их единую индексацию, типовые сроки хранения. Она является нормативным документом, поэтому при составлении конкретной номенклатуры дел обязательно используются установленные типовой номенклатурой порядок систематизации заголовков дел и сроки их хранения. Заголовки дел могут несколько уточняться с учетом специфики состава документов конкретной организации, но в целом они также переносятся из типовой номенклатуры в конкретную практически без изменений.—  Примерная номенклатура дел не является нормативным документом. Она устанавливает примерный состав дел, их индексы и сроки хранения. При использовании примерной номенклатуры дел в номенклатуре дел конкретной организации может быть изменено количество дел, составлено несколько заголовков вместо одного или, наоборот, несколько примерных заголовков дел с одинаковыми сроками хранения объединены в один.

    Если  номенклатура составляется не впервые, то используются и номенклатуры дел  за предшествующие годы.

    Перед составлением номенклатуры необходимо провести аналитическую работу - изучить  состав, содержание и количество всех документов. В этом помогут: уставы и положения об организации, ее структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником станут документы текущего делопроизводства и документы прошлых лет, хранящиеся в службе ДОУ и структурных подразделениях организации.

    Основное  требование, предъявляемое к номенклатуре, - охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться как документация, которая создается в самой организации (внутренняя и исходящая), включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки, так и получаемая от других организаций и лиц (входящая).

    В номенклатуру дел включаются также  документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций  для продолжения или окончания  решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более 1 года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса.

    В течение года номенклатура может  быть дополнена делами, образовавшимися  после начала года в результате появления  в деятельности организации новых  вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров (см. в Примере 2 дела с индексами 01-33 и 01-34).

    Не  включаются в номенклатуру только печатные издания (сборники, справочники и  т.д.).

    Обычно  в качестве основы для определения структуры (разделов) номенклатуры дел организации берут структуру, закрепленную в ее штатном расписании. Первым разделом сводной номенклатуры всегда идет название службы ДОУ: Управление делами, канцелярия или др. Последними - наименования организаций или органов, действующих на общественных началах.

    В небольших организациях или в  случае отсутствия стабильной структуры  разделами номенклатуры становятся управленческие функции или направления  деятельности, например: Руководство, Кадры, Рекламная деятельность и т.п.

    Номенклатура  дел составляется по унифицированной  форме, которая разработана архивными  органами и закреплена в настоящее  время в Основных правилах работы архивов организаций. Форма номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф. Каждая строка табличной части номенклатуры дел называется статьей и описывает одно дело. В 1 графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру.

    Индексы дел - условные обозначения, присваиваемые  каждому делу, имеют большое значение для практического использования номенклатуры. Для обозначения индексов дел используются арабские цифры.

    Обычно  индекс дела состоит из цифрового  обозначения структурного подразделения, которое принято в организации, и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 02-04 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «02», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «04». Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом. 

    2 графа - это названия заголовков  дел (правила их составления  и систематизации подробно рассмотрены  ниже).

    В 3 графе указывают количество дел (томов конкретного дела). Толщина дела не должна превышать 4 см, что составляет примерно 250 листов. Если листов получилось больше, то дело делят на части (тома). Их точное количество становится известным только по окончании делопроизводственного (т.е. календарного) года, и эта графа заполняется в конце текущего года.

    В графе 4 «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного  дела и статью конкретного перечня. Ссылка на название и выходные данные самого перечня делается на первой странице номенклатуры дел.

    Сроки хранения дел устанавливают для  обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения - важное основание для группировки документов в дела, так как документы с  постоянным сроком хранения, сроками  хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.

    Сроки хранения документов - постоянные или  временные (1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет  и т.д.) - устанавливаются в зависимости  от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается по наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения 1 год, 3 года и 5 лет, все дело хранится 5 лет.

    Срок  хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом  окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством  в 2009 году, будет исчисляться с 1 января 2010 года.

    Основными пособиями при определении сроков хранения дел служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.

    Типовые перечни, разрабатываемые архивными  учреждениями, устанавливают сроки  хранения документации, типичной для  большинства учреждений, организаций, предприятий. Они отражают общие функции и вопросы (организация системы управления, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и т.п.). При определении сроков хранения документов могут использоваться несколько видов типовых перечней, например:

    —  Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций  с указанием сроков хранения (2000 г.);

    —  Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (2007 г.) и т.д.

    Перечни типовых управленческих документов являются нормативными документами, и  значит, сроки хранения документов, закрепленные в них, нарушать нельзя (таким образом, организация не может хранить документы менее установленного срока, хотя увеличить этот срок она вправе).

    Однако  типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на их базе министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное систематизированное перечисление документации организаций и предприятий определенных отраслей. При определении сроков хранения документации прежде всего пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии - типовыми перечнями. 

    В последней графе «Примечания» проставляются  отметки о новых делах, о передаче дел в архив, о переходящих (то есть не законченных в данном году) делах, о выделении дел к уничтожению  и т.п.

    Составление и систематизация заголовков (наименований) дел

    К составлению заголовков дел приступают после того, как выявлен круг документов организации для включения в  номенклатуру. Заголовки дел должны в обобщенной форме кратко, четко  и однозначно отражать их состав, так  как именно по заголовку дела производится поиск документов.

    Дела  с перепиской располагают в следующем  порядке: вначале - переписка с директивными и вышестоящими органами, затем - с  неподчиненными организациями и  в конце - с подведомственными  организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами. При большом количестве однородных корреспондентов они могут размещаться в алфавитном порядке наименований корреспондентов или географических названий, например:

    —  «Переписка с компанией «ИНКОМ»«,

    —  «Переписка с компанией «Корона»«,

    —  «Переписка с компанией «Максигор».

    Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре организации должен быть стабильным и одинаковым для всех структурных  подразделений, так как только в этом случае будет обеспечен быстрый поиск конкретного дела и необходимых документов.

    Номенклатура  дел составляется службой или  лицом, ответственным за документационное обеспечение.

    Номенклатура  дел организации (ее еще называют сводной номенклатурой дел) составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений, согласованных с архивом компании и подписанных руководителями соответствующих подразделений. Она оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем службы ДОУ (или иным должностным лицом, отвечающим за делопроизводство, например, секретарем) и в обязательном порядке утверждается руководителем организации.

    Номенклатура  дел организации должна пройти процедуру  согласования. Она визируется руководителем  архива (или должностным лицом, ответственным за архив) и должна быть одобрена экспертной комиссией (ЭК) организации. Если организация сдает свои документы на хранение в государственный/муниципальный архив, то ее номенклатура дел раз в 5 лет направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. Если же организация не комплектует ни государственный, ни муниципальный архив, то с ЭПК этих учреждений согласовывать свою номенклатуру ей не нужно.

    После утверждения сводной номенклатуры дел организации делопроизводственная служба рассылает в структурные подразделения выписку из ее соответствующих разделов (номенклатуры дел структурных подразделений). Они используются в течение года для формирования дел в подразделениях, их учета и поиска документов. В небольших организациях, не имеющих четкой структуры, составляется одна номенклатура дел, которая хранится в отдельной папке в службе документационного обеспечения управления или у секретаря руководителя.

    В конце года оформляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. В ней указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно, а также число дел, переходящих на следующий год.

    После итоговой записи оформляется подпись  лица, составившего номенклатуру, и  проставляется дата составления.