Документирование движения кадров: приём, перевод, увольнение работников, командирование, предоставление отпусков

Информация, содержащаяся в  приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях), фиксируется  в трудовых книжках работников.

Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии (Приложение №3). В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия), текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Трудовой контракт, как письменная форма трудового договора между работником и администрацией в лице руководителя предприятия, должен иметь следующие обязательные реквизиты: название вида документа, дата, индекс, место составления, текст, подписи, печать (Приложение №4). Контракт составляется в двух подлинных экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника.

4. ВЕДЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК РАБОТНИКОВ

 

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника.

Трудовые книжки ведутся  на всех работников, проработавших  свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также  на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию⁴.

Лица, поступающие на работу, обязаны предъявлять администрации  предприятия трудовую книжку, оформленную  в установленном порядке. Прием  на работу без трудовой книжки не допускается. При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.

Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации  справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, а  уволенные из рядов Вооруженных  Сил - военный билет.

 

Оформление трудовых книжек.

Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника  не позднее недельного срока со дня  приема на работу.

Трудовая книжка должна оформляться  и в дальнейшем вестись в точном соответствии с правилами, изложенными  в Инструкции о порядке ведения  трудовых книжек на предприятиях, в  учреждениях и организациях (последняя  редакция Инструкции была утверждена Госкомтруда СССР в 1986 г., частично менялась в 1990 г.).

В соответствии с Инструкцией  в трудовую книжку вносятся:

• сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
• сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;
• сведения о награждениях и поощрениях: награждения орденами и медалями, присвоение почетных званий; поощрения за успехи в работе, применяемые трудовым коллективом, а также награждения и поощрения, предусмотренные правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине; другие поощрения в соответствии с действующим законодательством;
• сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовую книжку не записываются. Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, о награждениях и поощрениях вносятся администрацией в трудовую книжку после издания  соответствующего приказа, но не позднее  недельного срока, а при увольнении - в день увольнения. Записи в трудовой книжке должны точно соответствовать  тексту приказа по личному составу.

Записи производятся аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, чернилами  или пастой черного, синего или фиолетового  цвета.

При оформлении трудовой книжки сначала заполняется ее титульный  лист, содержащий сведения о работнике.

Фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и дата Рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.

Образование - среднее, среднее специальное и высшее - указывается на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома).

Запись о незаконченном  среднем или незаконченном высшем образовании также производится на основании соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения и  т.п.).

Профессия или  специальность указывается в трудовой книжке на основании записи в документе о полученной специальности, профессии.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный  лист) трудовой книжки подписывает  лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать предприятия (или печать кадровой службы).

Внесение изменений  в записи

Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся администрацией по последнему месту работы на основании  документов (паспорта, свидетельства  о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) со ссылкой на номер и дату этих документов.

Указанные изменения вносятся в титульный лист трудовой книжки. При этом ранее внесенная запись зачеркивается одной чертой и  записывается новая. Ссылки на соответствующие  документы делаются на внутренней стороне  обложки трудовой книжки и заверяются подписью директора предприятия  или специально уполномоченного  им лица и печатью предприятия  или печатью кадровой службы.

В таком же порядке, при  необходимости, вносятся изменения  в сведения об образовании, профессии, специальности.

В случае выявления неправильной или неточной записи в сведениях  о работе, переводе на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и др. исправление производится администрацией того предприятия, где была внесена  соответствующая запись. Администрация  по новому месту работы обязана оказать  работнику в этом необходимую  помощь.

Если предприятие, внесшее  неправильную или неточную запись, ликвидировано, исправления вносятся правопреемником, а при его отсутствии - вышестоящей организацией, которой  было подчинено ликвидированное  предприятие.

Исправленные сведения о  работе, о переводах на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и др. должны полностью соответствовать  подлиннику приказа. В случае утраты приказа или распоряжения либо несоответствия их фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ , не указанных в  трудовой книжке.

Свидетельские показания  не могут служить основанием для  исправления внесенных ранее  записей.

В разделах «Сведения о  работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях» трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.

При необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового  номера и даты внесения записи в  графе 3 пишется: «Запись за № таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется  дата и номер приказа администрации, запись из которого неправильно внесена  в трудовую книжку. В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода, установленного органом по рассмотрению трудовых споров у и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например, пишется: «Запись за М таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причины увольнения пишется: «Запись за М таким-то недействительна, уволен...» и указывается новая формулировка.

В графе 4 в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, по просьбе работника  выдается дубликат трудовой книжки без  внесения в нее записи, признанной недействительной.

Выдача трудовой книжки при увольнении

При увольнении работника  все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время его работы на предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия  или специально уполномоченного  им лица и печатью предприятия  или печатью кадровой службы.

Администрация обязана выдать работнику его трудовую книжку в  день увольнения с внесенной в  нее записью об увольнении.

При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику  выплачивается средний заработок  за все время вынужденного прогула. Днем увольнения в этом случае считается  день выдачи трудовой книжки. О новом  дне увольнения издается приказ и  вносится соответствующая запись в  трудовую книжку работника, а ранее  внесенная запись одно увольнения признается недействительной.

Если работник отсутствует  на работе в день увольнения, то администрация  предприятия в этот же день направляет ему почтовое уведомление с указанием  о необходимости получения трудовой книжки.

Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с согласия самого работника..

В случае смерти работника  трудовая книжка выдается на руки его  ближайшим родственникам под  расписку или высылается по почте  по их требованию. В трудовой книжке умершего работника в разделе  «Сведения о работе» после  указания порядкового номера и даты записи в графе 3 пишется «Работа  прекращена в связи со смертью», далее заполняется графа 4 (указывается  дата и номер приказа). Эта запись заверяется в установленном порядке.

Дубликат трудовой книжки

Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее, чем через 15 дней после подачи заявления, администрация обязана выдать работнику  новую трудовую книжку или вкладыш  к ней (новых образцов) с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу титульного листа.

Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется  по общим правилам. В разделах «Сведения  о работе», «Сведения о награждениях»  и «Сведения о поощрениях»  при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней  работы на основании ранее изданных приказов.

Если работник до поступления  на данное предприятие уже работал  рабочим или служащим, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе  «Сведения о работе» в графе 3 делается запись об общем стаже  работы до поступления на данное предприятие, подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее  количество лет, месяцев, дней работы без  уточнения, на каком предприятии, в  какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом  владелец трудовой книжки.

После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным  периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 пишется наименование предприятия, где работал рабочий  или служащий, а также функциональная служба (отдел, цех, структурное подразделение) и должность (работа), на которую  был принят работник.

Если из представленных документов видно, что работник переводился  на другую постоянную работу на том  же предприятии, то об этом делается соответствующая  запись.

Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 - причина  увольнения, если в представленном работником .документе имеются такие  данные.

В том случае, когда документы  не содержат полностью указанных  выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании  которого произведены соответствующие  записи в дубликате. Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу. Администрация обязана оказать  содействие работнику в получении  документов, подтверждающих стаж его  работы, предшествующий поступлению  на данное предприятие.

При выдаче дубликата трудовой книжки работники кадровой службы должны использовать соответствующие справки, выписки из приказов, личных дел, личных карточек Т-2, лицевых счетов работников, ведомостей на выдачу заработной платы  и других документов, подтверждающих наличие трудового стажа.

При отсутствии названных  документов письменным свидетельством наличия трудового стажа являются трудовые договоры с отметками об их исполнении, а также расчетные  книжки и членские билеты профсоюзов и учетные карточки членов профсоюзов. По расчетным книжкам подтверждается период работы, за который имеются  отметки о выплате заработной платы, а по членским билетам и  учетным карточкам - период работы, за который имеются отметки об уплате членских взносов.