Документирование движения кадров: приём, перевод, увольнение работников, командирование, предоставление отпусков

Копии приказов по личному  составу и других документов (или  выписки из них) должны иметь отметку  о заверении и оттиск печати.

В справках о работе необходимы ссылки на основание их выдачи, т.е. на номера и даты приказов о приеме на работу и об увольнении. Справки  подписываются руководителем организации  или начальником кадровой службы.

В исключительных случаях  могут быть использованы справки, не имеющие основания выдачи:

• справки предприятий и колхозов, выданные работнику в период его работы (справки с места работы), и оставшиеся у работника;
• справки, выданные при увольнении с работы;
• справки, выданные колхозами, впоследствии прекратившими свою деятельность.

В документах, подтверждающих трудовой стаж, могут быть указаны  лишь годы работы. В этих случаях  за дату принимается: 1 июля соответствующего года (при отсутствии числа и месяца) или 15 число соответствующего месяца (при отсутствии числа).

Если трудовая книжка (вкладыш  к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана, замазана и т.п.), то администрация  по последнему месту работы выдает рабочему или служащему дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней).

При этом на титульном листе  трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: «Взамен выдан  дубликат», а книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое  место работы рабочий или служащий обязан предъявить дубликат трудовой книжки.

 

Расчеты за трудовые книжки и их хранение

При выдаче трудовой книжки (дубликата, вкладыша) администрация  предприятия взимает с работника  денежный взнос⁵.

В случаях неправильного  первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней, а также  в случае порчи их бланков вследствие небрежного хранения стоимость испорченных  бланков оплачивается предприятием.

При утрате трудовой книжки работника предприятием по причинам стихийного бедствия либо по другим причинам владельцу выдается дубликат трудовой книжки без взимания ее стоимости.

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в  кадровой службе отдельно от остальных  трудовых книжек рабочих и служащих. После этого невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве в течение 50 лет, а по истечении  указанного срока могут быть выделены к уничтожению в установленном  порядке.

Администрация предприятия  обязана постоянно иметь в  наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей  к ним.

 

 

Учет трудовых книжек

На предприятии должна вестись следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек (согласно Инструкции по ведению трудовых книжек):

а) приходо-расходная книга  по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (Приложение №5);

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (Приложение №6).

В приходо-расходную книгу  вносятся все операции, связанные  с получением и расходованием  бланков трудовых книжек и вкладышей  к ним, с указанием серии и  номера каждого бланка. Книга ведется  бухгалтерией предприятия (кассиром).

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется  кадровой службой предприятия или  лицом, ответственным за документационное обеспечение кадровой деятельности. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также  трудовые книжки и вкладыши к ним  с записью серии и номера, выданные рабочим и служащим вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке Т-2 и книге учета.

Приходо-расходная книга  и книга учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью директора  предприятия и сургучной печатью.

Бланки трудовых книжек и  вкладышей к ним хранятся в  бухгалтерии Предприятия как  документы строгой отчетности и  выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за документационное обеспечение  кадровой деятельности.

По окончании каждого  месяца (квартала) бухгалтерия требует  от последнего отчета о наличии бланков  трудовых книжек и вкладышей к  ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением приходного кассового ордера. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется соответствующий акт (Приложение №7).

Споры по вопросам ведения  трудовых книжек решаются в соответствии с действующим законодательством.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 Таким образом, можно с уверенностью сказать, что значение рассмотренной темы очень велико. Для менеджера важно научиться четко представлять динамику кадров на предприятии, а тем более важно научиться управлять этим процессом, не нарушая внутреннего устройства организации и установленных законодательством норм. Несомненно, тема является более управленческой, нежели чисто экономической. Стоит отметить, что в работах российских авторов большее внимание уделяется математическим расчетам необходимого числа служащих. Поэтому, необходимо отметить, что с развитием сегмента рекрутерских (подбор кадров) услуг на рынке труда, многие предприятия, особенно в крупных городах России, для решения ранее обозначенных вопросов используют услуги специализированных кадровых агентств. Но все же при должной организации управления персоналом собственные силы кадровой службы любого предприятия способны эффективно решать возникающие проблемы. Именно это доказывает актуальность выбранной темы. В процессе изучения процесса документирования движения кадров,  поставленные  задачи были решены следующим образом:

• Под текучестью кадров понимается явление, которое представляется непосредственной причиной какого-либо ущерба, а именно стихийное, неорганизованное движение рабочей силы. Различают естественный уровень текучести в пределах 3—5% от численности персонала и повышенный, вызывающий значительные экономические потери.
• Одной из основных должностных обязанностей начальника отдела кадров является организация работы по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности, формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении.
• Одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия является документирование трудовых правоотношений. Самой многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии.  Под движением кадров условно понимается:

- прием, перевод и увольнение  работников;

- предоставление отпусков;

- командирование.

• Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней. Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Трудовая книжка должна оформляться и в дальнейшем вестись в точном соответствии с правилами, изложенными в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях. В соответствии с Инструкцией в трудовую книжку вносятся: сведения о работнике, сведения о работе, сведения о награждениях и поощрениях,  сведения об открытиях, на которые выданы дипломы.

Представленные результаты  изучения основных аспектов, возникающих в процессе движения кадров на предприятии с точки зрения управляющего (начальника отдела кадров) говорят о достижении поставленной цели.

ЛИТЕРАТУРА

 

1. Гражданский Кодекс Российской Федерации (часть первая - в ред. Федеральных законов от 20.02.96 N 18-ФЗ, от 12.08.96 N 111-ФЗ,                    от 08.07.99 N 138-ФЗ);
2. Генкин Б.М. Экономика и социология труда. Учебник для ВУЗов.                        3-е издание. – М.:НОРМА, 2001. – 448 с.;
3. Ховард К., Коротков Э. Принципы менеджмента : Управление в системе цивилизованного предпринимательства : Учеб.пособие. - М.:ИНФРА-М, 1996. - 224 с.;
4. http://www.spravkoved.ru/trudovaya-knigka/62-raschet-hranenie - сайт по справочным материалам;
5. http://www.afga.ru/ - должностная инструкция начальника отдела кадров;
6. http://www.kitaphana.kz/en/articles;
7. http://other-game.ru/kursovye-raboty/ekonomika;
8. http://ru.wikipedia.org/wiki - свободная энциклопедия.                                          

 

 

 

 

 

 

Приложение №1

 

Этапы управления текучестью кадров

 

 

 

 

 

Приложение №2

 

Образец приказа о приёме иностранных специалистов

 

Приложение №3

 

Образец личного заявления работника об увольнении

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение №4

Образец трудового договора

 

Приложение №5

 

Образец приходно-расхожной  книги по учету бланков                                   трудовой книжки и вкладыша в нее

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение №6

 

Пример заполнения книги учета движения                                                      трудовых книжек и вкладышей к ним

 

 

 

 

 

 

Приложение №7

 

Пример оформления акта об уничтожении испорченного бланка                    трудовой книжки и вкладышей к ним

¹ http://slovari.yandex.ru  - словарь на Яндекс.ру (дата обращения 25.03.2011)

² http://www.aup.ru/articles/personal/2.htm - методические подходы к управлению текучестью кадров (дата обращения 17.04.2011)

³ http://www.afga.ru/ - должностная инструкция начальника отдела кадров                                                (дата обращения 15.04.2011)

⁴ http://ru.wikipedia.org/wiki - свободная энциклопедия (дата обращения 7.04.2011)

⁵ http://www.spravkoved.ru/trudovaya-knigka/62-raschet-hranenie - сайт по справочным материалам (дата обращения 26.03.2011)