Документирование на предприятии

 Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие  не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко  акты составляется комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении  акта - установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение  какого-либо вопроса или факта.¹²

По содержанию докладные  записки бывают: информационные; отчетные (по результатам командировки и т.д.).

В зависимости от адресата докладные записки бывают: внутренние; внешние. Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор-составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации.

Докладные записки составляются как по инициативе автора, так и  по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ представляются руководству постоянно.

Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Справки составляются для описания и подтверждения  фактов или событий в производственной деятельности организации.

Выводы и предложения  в справке не даются. Это и отличает её от докладной записки.

В справке фиксируют  сведения определенного периода  времени. Датой справки является дата её подписания.

Справки составляются для удостоверения юридических  фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т.д.

При составлении справок, удостоверяющих юридические факты, используются унифицированные трафаретные бланки формата А5.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

2.1. Практическое задание 6. Составьте протокол.

 

              ВЛАДИВОСТОКСКИЙ

 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ 

           ЭКОНОМИКИ И СЕРВИСА

                  ПРОТОКОЛ

25. 04.2010                                    № 4

г. Владивосток                                                

Заседания ректората

 

Председатель – ректор, профессор А.А.Свистунов.

Секретарь – А.А.Соколова.

Присутствовали: декан  технического факультета Савинцев Т.И., декан гуманитарного факультета Плотникова О.Д., декан технологического факультета Иванов А.А., начальник отдела кадров Скачко Т.Г., начальник учебно-методического отдела  Ковешникова С.А., заведующая кафедрой художественного оформления одежды Журова Л.И.

Приглашенные: модельер-конструктор  Дома Моды С.Зайцева  Решетникова  О.О.

 

ПОВЕСТКА ДНЯ:

 

1. О создании нового факультета. Доклад  декана технологического факультета А.А.Иванова.
2. О начале весенней экзаменационной сессии. Доклад начальника учебно-методического отдела А.А.Ковешниковой.

 

1. СЛУШАЛИ:

 

Иванова А.А. – обосновала необходимость подготовки студентов, специализирующихся в области обработки тканей, проектирования индивидуальных и массовых моделей одежды и обуви.

 

ВЫСТУПИЛИ:

Журова Л.И. – поддержала  необходимость подготовки студентов по новой специализации. Обратила внимание на возросшие потребности в специалистах этого профиля на отечественном рынке труда и внесла предложение договориться с представителем Дома моды о прохождении студентами у них производственной практики.

 

ПОСТАНОВИЛИ:

 

Поручить деканату технологического факультета Иванову А.А. подготовить учебные планы и программы по новой специализации в срок до 25 июля 2010 г.

 

2. СЛУШАЛИ:

 

Ковешникова А.А. – сделала сообщение о проблемах размножения учебных программ в редакционно-издательском отделе.

 

 ВЫСТУПИЛИ:

 

 Савинцев Т.И. – доложил о готовности преподавательского состава технического факультета к проведению сессии.

 Плотникова О.Д. – доложила о готовности преподавательского состава гуманитарного факультета к проведению сессии.

 Иванов А.А. - доложил  о готовности преподавательского  состава технологического к проведению сессии.

 

 ПОСТАНОВИЛИ:

 

 Поручить начальнику  редакционно-издательского отдела  Алексееву Р.Н.. предоставить на факультеты необходимые учебные программы в срок до 04 мая 2010 г.

 

Председатель                                    л/п                                                      А.А.Свистунов

Секретарь                                            л/п                                                     А.А.Соколова

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Управление предприятием неизбежно  требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования (бизнес-план), финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и др.

Управленческие документы, то есть зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, следует относить к доказательству того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в суде.

Многие   виды   управленческих   документов   предприятие   обязано предъявлять при проверках со стороны государственной налоговой службы, комплексных документационных ревизиях, проводимых аудиторами. Знание    вопросов    современного    документационного    обеспечения управленческой деятельности поможет руководителю работать без внешних внутренних   конфликтов,   сосредоточив   внимание   на   решении   задач производственно-хозяйственной     деятельности    

Деятельность учреждений фиксируется  в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание и другие документы. Все эти виды составляют группу организационно-правовых документов.

Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями. Состав распорядительных документов, издаваемых организацией, учреждением, определяется ее учредительными документами.

Но все-таки большинство документов, создаваемых учреждениями, организациями и структурными подразделениями, являются информационно-справочными.

Общие требования к оформлению данного комплекса документов установлены: ГСДОУ, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Конституция РФ // Российская газета. - 1993. - № 273.
2. ФЗ РФ от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» № 15-ФЗ // Российская газета. – 2003. - № 15.
3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. – М.: 1991.
4. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: 1998.
5. ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов. Утв. Пост. Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-СТ.
6. ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 Управление документами. Общие требования.
7. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. -2-е изд., перераб. и доп. /В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. – М.: ТК Велби, 2004. – 456 с.
8. Делопроизводство: Учебник для вузов/ Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М: МЦФЭР., 2004.
9. Корнеев И.К., Пшенко А.В. Деловая переписка и образцы документов: учебно-практическое пособие. – М.: ТК Велби, 2005. – 328 с.
10. Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.

11.  Кузнецова Т.В. Делопроизводство (ДОУ). - М.:  2002. – С. 107.

12. Организация работы с документами. Учебник для вузов. Под ред. В.А. Кудряева. – М.: Инфра-М, 2002. – 592 с.

13.  Санкина Л.В. Делопроизводство (ДОУ). - М.: 2002. – 317 с.

 

¹ ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.

² ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 Управление документами. Общие требования.

³ Кузнецова Т.В. Делопроизводство (ДОУ). М., 2002. – С. 107.

⁴ Санкина Л.В. Делопроизводство (ДОУ). М., 2002. – С. 148.

⁵ Краткий словарь видов и разновидностей документов. М., 1974.

⁶ Организация работы с документами. /под ред. Проф. В.А.Кудряева. М., 2002. – С. 174.

⁷ Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. / В.В.Галахов , И.К.Корнеев и др. М., 2004. – С. 44.

⁸ Гражданский кодекс Российской Федерации (ч.1 ст.1-453) по состоянию на 23. 12. 2007 г.)

⁹ Краткий словарь видов и разновидностей документов. М., 1974.

¹⁰ Организация работы с документами: Учебник / под ред. Проф. В.А. Кудряева.  М., 2002. – С. 192.

¹¹ Корнеев И.К., Пшенко А.В. Деловая переписка и образцы документов: учебно-практическое пособие. М., 2005. - С.77.

¹² Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов /В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева.  М., 2004. – С. 76.